Guide de format de rapport d'activité : structure formelle et exemples

Publié: 2021-12-24

En ce qui concerne les rapports, il s'agit peut-être des tâches quotidiennes les moins amusantes, mais elles sont essentielles à la croissance de votre entreprise, car un bon rapport peut vous aider à affiner vos stratégies et à planifier l'avenir. Par conséquent, il est important d'avoir un format commercial approprié pour tout présenter clairement et rendre votre contenu facile à comprendre.

Dans cet article, nous clarifierons la définition d'un rapport d'activité, ses avantages pour toute organisation, les différents types et les façons de le structurer, quelques exemples et, plus important encore, comment en formater un simple.

Articles Similaires:

7 choses que chaque rapport marketing devrait inclure
Avantages, inconvénients et comment être réellement orienté marché
Avantages et comment faire un audit marketing ?
55 meilleurs exemples de directives de marque à apprendre

Qu'est-ce que le rapport d'activité ?

Un rapport d'activité est une compilation de données qui présente des détails historiques liés aux activités, au développement, aux perspectives de départements particuliers d'une organisation, et crée un cadre pour les processus de prise de décision potentiels ou les perspectives factuelles nécessaires pour coordonner les fonctions commerciales.

Il est important d'identifier ces types de rapports pour mieux reconnaître les meilleures utilisations des rapports d'activité. Il organise l'information pour un secteur particulier. Alors que certains rapports passeront par une approche plus complète pour évaluer les fonctionnalités et les politiques d'un service spécifique, d'autres types de rapports commerciaux se concentreront davantage sur l'image plus large de la gestion de l'entreprise.

Pourquoi un rapport d'activité est important

Ces rapports permettent également la collecte de données en suivant les progrès. Vous pouvez comparer les différentes périodes et opérations, le développement, etc. Vous pouvez également voir quels biens ou services sont plus efficaces que d'autres, quelles campagnes marketing sont plus performantes que d'autres et quels marchés ou segments nécessitent une plus grande attention.

Il est utile d'acquérir toutes ces données et, ce faisant, vous créez un dossier papier de vos événements passés. Ils permettent aux personnes extérieures à l'entreprise, comme les banques ou les investisseurs, d'être au courant de vos activités et de vos résultats et de faire connaître aux parties prenantes les actifs corporels et incorporels de votre entreprise.

Les avantages suivants d'un bon rapport d'activité peuvent contribuer à la croissance de votre entreprise.

Évaluation des risques et opportunités

Vous améliorerez la prise de conscience des menaces et des opportunités au sein de votre organisation grâce à des exemples de rapports d'activité. Des exemples de rapports mettent l'accent sur le lien entre les performances financières et non financières : ils rationalisent les processus, réduisent les coûts et améliorent la cohérence globale.

Tendances et connexions

Des exemples du rapport d'activité vous permettront de comparer vos résultats avec d'autres unités commerciales ou entreprises du même secteur. Un modèle de rapport à un niveau plus détaillé vous aidera à approfondir les indicateurs organisationnels, les spécificités et à trouver des similitudes qui autrement passeraient inaperçues. Obtenir une compréhension plus approfondie de vos données à l'ère numérique moderne vous permettra de développer des stratégies qui améliorent les principaux aspects de la croissance de votre entreprise grâce à la détection des tendances. La valeur d'un rapport d'activité s'illustre par ce seul aspect.

Intelligence d'affaires (BI)

Les outils de BI utiles peuvent décider de votre survie sur le marché.

En produisant le rapport d'activité d'une entreprise conçu pour améliorer vos opérations de BI et répondre aux questions critiques de l'entreprise, vous pouvez obtenir l'opportunité de discuter d'observations uniques qui peuvent créer un avantage significatif et surveiller les dépenses globales. Vous pouvez fournir des composants de base pour développer un plan de business intelligence efficace en comprenant comment créer un rapport avec des exemples et des modèles particuliers.

Adhésion

Bien qu'il existe de nombreux types de rapports commerciaux pour une entreprise, ils ont tous un trait commun : la collecte de données et le suivi des activités commerciales liées à quelque chose de spécifique. En travaillant avec les bons rapports, les utilisateurs peuvent effectuer des analyses visuelles approfondies de nombreux domaines ou fonctions clés de l'entreprise et fournir des recommandations éclairées qui amélioreront l'efficacité et encourageront l'innovation.

Bien qu'une organisation dispose de plusieurs types de rapports d'activité différents, ils partagent tous une caractéristique similaire : la collecte d'informations et le suivi des activités commerciales liées à quelque chose de particulier. Les utilisateurs peuvent effectuer une analyse visuelle approfondie de nombreux domaines ou fonctions commerciaux importants en communiquant avec les rapports appropriés et faire des suggestions éclairées qui finiront par stimuler la productivité et favoriser l'innovation.

Efficacité opérationnelle

Plus le rapport devient objectif, plus les données sont claires. Si les données sont bien structurées et claires, il est préférable d'observer les opérations commerciales de manière rentable, en minimisant le temps nécessaire pour examiner les résultats.

Une structure solide pour les rapports d'activité fournit un examen approfondi dans lequel les auteurs démontrent comment leurs résultats ont été interprétés.

Un rapport marketing, par exemple, peut minimiser le temps nécessaire pour évaluer une campagne particulière. En revanche, un rapport RH peut fournir des perspectives sur le processus de recrutement et déterminer, par exemple, pourquoi le coût par embauche a augmenté.

Spécificité

Vous vous offrirez une opportunité vitale de discuter de préoccupations spécifiques si vous remplissez un rapport d'activité, qui est également utilisé lorsque des décisions doivent être prises. Ils servent à plusieurs fins : certains enregistrent les détails de la planification future, certains enregistrent des données historiques pour expliquer un scénario, et d'autres fournissent une alternative viable à un problème commercial. Certains tableaux de bord exécutifs sont destinés à un usage quotidien, tandis qu'un modèle de rapport d'activité mensuel peut vous permettre de caractériser plus régulièrement et progressivement vos activités. Ils sont tous essentiels au succès de l'entreprise car ils simplifient les résultats d'analyse complexes.

Comme indiqué précédemment, plus les données sont claires, plus les résultats seront rentables, il est donc important de garder à l'esprit les données spécifiques à intégrer dans ce type de rapport.

Dans différentes industries, vous pouvez trouver plusieurs exemples d'indicateurs de performance principaux qui doivent être pris en compte lors de la création de ce type de rapport. Pour comparer les valeurs de l'industrie pour voir votre concurrence, vous pouvez également créer un rapport inter-services et entre les entreprises.

Précision et cohérence

Les données sont un vaste environnement dans le monde numérique, et si vous voulez en tirer pleinement parti, il est important de rechercher la cohérence et la précision. Si vos données sont manquées, cela pourrait nuire à l'entreprise à long terme. L'utilisation d'une plateforme de tableau de bord en ligne pour compiler vos rapports est un avantage énorme en termes de facilité d'utilisation, de gain de temps mais surtout de précision des informations que vous allez utiliser.

Tout sur votre rapport sera à jour lorsque vous traiterez des données en temps réel, et les décisions que vous prendrez seront étayées par les derniers faits. Les exemples de rapports d'entreprise sont extrêmement utiles pour explorer les données et effectuer des analyses de données afin d'obtenir des informations précieuses. Avec la visualisation des résultats, ils apporteront une valeur ajoutée substantielle au rapport, ajoutant plus de clarté et de compréhension à l'analyse, ce qui est le but ultime des exemples de rapports d'entreprise.

Engagement

Vous pouvez comprendre des outils de reporting intuitifs et visuels centrés sur l'entreprise qui communiquent un message pertinent pour le public. En quelques clics seulement, vous pouvez obtenir des informations approfondies tout en examinant vos données. Un rapport propre et personnalisé est précieux.

Analyse comparative

Vous assurerez la continuité de votre entreprise tout en catalysant votre croissance globale et vos niveaux de productivité en fixant régulièrement des objectifs centrés sur vos priorités commerciales les plus critiques et en utilisant des outils de reporting visuels.

Communication

L'amélioration de la coordination interne et de la connectivité est l'une des principales applications des rapports d'activité. Vous motiverez tout le monde dans l'organisation avec un meilleur accès aux connaissances en ayant un accès en temps réel aux données commerciales les plus importantes tout en améliorant la façon dont vous les interprétez et les présentez, ce qui, à son tour, renforcera la communication et la collaboration internes.

Ces rapports peuvent également être de plusieurs types différents, mais ils ont tous une caractéristique commune : collecter des données et surveiller tout ce qui est particulièrement pertinent pour les activités commerciales. À partir de là, leur auteur procédera également à un examen et fournira des informations aux organisations.

Lire la suite:

Comment construire et mesurer le capital marque ?
Qu'est-ce qu'une avance de fonds marchand ?
Comment devenir distributeur ?
20 conseils pour améliorer la présence des entreprises sur les réseaux sociaux

Types de rapport d'activité

Le rapport informel

Une ou deux pages de longueur et formatées comme une lettre ou une note de service peuvent être le rapport informel. Il pourrait également être partagé par e-mail. Votre entreprise aura un format particulier à adopter, il serait donc utile d'utiliser les rapports antérieurs comme référence.

Alternativement, pour faciliter la lecture, vous pouvez sélectionner un style avec des titres et des sous-titres, des listes numériques ou un plan. Comme ligne d'objet, le titre du rapport doit être ajouté.

Assurez-vous de prendre en compte le lecteur de votre rapport et d'utiliser un vocabulaire et un ton adaptés à votre public. Même ainsi, l'accessibilité et la précision restent des éléments importants.

Le rapport formel

Généralement, le rapport formel est plus détaillé et compte plusieurs pages. L'exactitude factuelle, la prononciation et la grammaire sont indispensables.

Si plus d'une personne rédige le rapport, assurez-vous qu'il est cohérent (pas de sauts brusques d'un sujet à l'autre) et d'une voix claire (pas de contrastes de style gênants). Votre entreprise aurait son format de rapport, ou vous devrez peut-être en créer un à partir de zéro.

La structure d'un rapport d'activité

Le contenu d'un rapport d'activité peut dépendre du sujet sur lequel vous écrivez. Même le style d'écriture peut dépendre de la personne sur laquelle vous écrivez. Il existe cependant un cadre général que la plupart des études de marché adoptent. Dans cet article, nous pouvons donc jeter un coup d'œil sur la façon de structurer un rapport d'activité pour une cohérence et un professionnalisme absolus.

Titre de page

Chaque rapport d'activité doit avoir une page pour le titre. Le titre lui-même doit indiquer de quoi traite le rapport. Vous devez également inclure votre nom et la date du rapport.

Sommaire

Un examen des points clés est la première page de la plupart des rapports d'activité. Efforcez-vous de donner un bref aperçu de ce dont parle l'article. Comment l'étude a été menée (par exemple, les méthodes de collecte des données), les principaux résultats de l'étude. Mettez également en lumière les principales conclusions et suggestions.

S'il s'agit d'un rapport avec un paragraphe ou deux, cette partie peut ne pas être nécessaire. Pourtant, un résumé analytique complet est requis pour des rapports plus longs ou plus complets.

Table des matières

Pour les longs rapports, cette page doit être ajoutée. Vous devez inclure le titre de chaque section et la structure du rapport. Essayez de faire correspondre exactement les titres à ceux utilisés dans le texte principal. Aussi, numérotez correctement les sections.

Introduction

La première section de l'étude est l'introduction formelle. Ici, expliquez le synopsis du rapport que vous avez reçu lorsqu'on vous a demandé de préparer le document. Cela structure le reste de l'étude en couvrant les informations de base (par exemple, l'historique de l'entreprise ou les données du marché), l'intention du rapport (c'est-à-dire ce que vous avez contacté pour atteindre) et sa portée (c'est-à-dire ce qui sera inclus dans l'article et ce sera licencié).

Méthodes et résultats

Avoir une section sur la méthodologie tout en effectuant des travaux de recherche. Cela peut être aussi simple que d'identifier les sources que vous utilisez et pourquoi vous les avez choisies. Montrez au lecteur comment les données ont été recueillies et analysées.

Vous devriez clarifier vos résultats par la suite. Cette section décrira simplement et de manière concise les résultats de votre analyse, en veillant à ce que tous les points clés soulignés dans le résumé soient traités.

Le conseil ici est de diviser les résultats en sous-sections, y compris des titres pour diriger le lecteur avec les informations que vous avez présentées. En attendant, utilisez des tableaux et des diagrammes pour transmettre visuellement l'information, tout en vous assurant qu'ils sont clairement étiquetés afin que le lecteur comprenne sa relation avec le texte.

Conclusions et Recommendations

La dernière section clé de votre rapport comprend des conclusions et des recommandations. La section de conclusion doit résumer ce que l'étude vous a montré. Si on vous le demande, vous pouvez également recommander des étapes pertinentes en fonction de vos résultats. Si vous n'êtes pas certain de ce qu'il faut proposer dans ce document, reflètez les objectifs définis dans votre mémoire.

Références

Affichez les sources tierces dans une bibliographie si vous les avez utilisées lors de la rédaction du rapport. Les exemples sont des documents commerciaux, des articles universitaires ou même des reportages.

L'objectif est de démontrer sur quoi vous avez fondé vos résultats et vos conclusions.

Annexes

Enfin, tout au long de votre étude, vous avez peut-être obtenu des documents supplémentaires, tels que des transcriptions d'entretiens, du contenu marketing ou des détails financiers. Il serait trop long et déroutant de l'inclure dans le rapport principal, mais à la fin du document, vous pouvez le déplacer vers une annexe (ou plusieurs annexes) au cas où le lecteur le chercherait.

Exemples de rapport d'activité

Modèle de livre blanc

Les livres blancs sont un instrument idéal pour éduquer et persuader les parties prenantes. Ils peuvent également être utilisés par les consultants pour augmenter leur popularité auprès des grands cabinets de conseil et des boutiques ou pour les utiliser comme aimants principaux dans la publicité sur Facebook, etc.

Un modèle soigné est, comme toujours, beaucoup plus enclin à engager des dirigeants ou des clients potentiels. Le moyen le plus simple de créer quelque chose à la fois attrayant et facile à comprendre est un modèle de rapport d'activité ou un modèle de rapport de conseil.

Par exemple, ce rapport de conseil a une page entière consacrée aux visuels pour éviter que le rapport ne soit ennuyeux. Il prend également en charge les données.

Modèle de plan de projet

Le moyen le plus simple de maintenir un projet sur la bonne voie consiste à établir un calendrier de projet.

Mais il peut être difficile de montrer les étapes vers la réalisation d'un projet et de montrer comment chaque étape est réalisable et observable. Si vous êtes un consultant et que vous ne pouvez pas compter sur des modèles commerciaux, c'est extrêmement difficile.

Ce modèle de plan de projet est un moyen idéal d'imaginer ce qui doit avoir lieu et quand. Avec des graphiques à barres, des icônes et un code couleur, ce modèle présente les informations de manière efficace. Vous pouvez personnaliser le programme en entrant dans l'éditeur et en cliquant sur le graphique à barres.

Modèle d'étude de cas d'entreprise

Les études de cas commerciales fournissent généralement des ressources pour expliquer comment les entreprises réelles ont géré un scénario ou un problème spécifique. Normalement, l'étude de cas inclut la théorie commerciale et illustre sa pertinence par rapport à des situations réelles.

Par exemple, ce modèle illustre comment Gen Led utilise la haute qualité pour stimuler les ventes sur un marché concurrentiel.

Comment formater un rapport d'activité simple

L'utilisation du modèle à espacement simple conventionnel dans Word est préférable lors de la saisie et de la mise en forme de rapports commerciaux d'une page.

Démarrez Word et agrandissez la fenêtre Word, puis cliquez sur l' onglet Fichier > Nouveau et sélectionnez Document vierge traditionnel à simple interligne .

Le formatage des caractères peut être utilisé lorsque vous souhaitez formater du texte comme des mots individuels dans un document. Cela peut être fait en utilisant la mini-barre d'outils, qui ne s'affiche que lorsque vous pointez sur un texte sélectionné dans un document ou à partir du groupe de polices de l'onglet Accueil. Il existe des boutons largement utilisés dans le groupe de polices que vous pouvez utiliser pour ajouter du gras, de l'italique, du soulignement, de l'ombre, du trait ou de la couleur à votre texte.

La forme et la taille de police par défaut sont Calibri 11 points, mais vous pouvez modifier ses attributs ou son apparence après avoir choisi un type de police. Par exemple, en ayant la police en gras, en italique ou soulignée, vous pouvez ajuster la taille de la police ou ajuster son style.

Pour pimenter vos papiers, vous pouvez également ajouter de la couleur et appliquer des effets de texte spéciaux. La taille de la police est calculée en estimant la hauteur des caractères en unités appelées points. Les tailles de police habituelles sont de 10, 11 et 12 points pour le texte.

En modifiant l'espacement entre les caractères et les mots, vous pouvez désormais également ajouter un crénage à votre texte. Vous pouvez également ajuster le boîtier du document, y compris les majuscules ou les minuscules.

Activez le symbole pour afficher/masquer. En haut de la page, qui est le point d'insertion existant, votre I-beam clignotera. Activez ensuite le symbole Afficher/Parcourir pour voir vos marques d'espacement de paragraphe et de ligne.

Appuyez sur l' onglet Accueil > Groupe de paragraphes > Afficher/Masquer le bouton
Cliquez 5 fois sur ENTRÉE pour commencer sur la première ligne du rapport qui se trouve à 2 pouces du haut de la page
Choisissez les deux premières lignes du titre du rapport et depuis l' onglet Accueil > Groupe de polices , ajustez la taille de la police à 14 points , gras et centré.
Avec le texte déjà choisi, appuyez sur l' onglet Accueil > Groupe de polices > bouton Changer la casse et changez la casse en MAJUSCULES.
Cliquez une fois sur ENTER après le TITRE pour ajouter un interligne entre le TITRE et le SOUS-TITRE. Choisissez les 3 lignes suivantes (SOUS-TITRE, BYLINE et DATE) et changez la taille de la police en 12 points, gras et centré. Cliquez sur ENTRÉE après chaque ligne afin que le SOUS-TITRE, LA LIGNE et la DATE soient à double interligne.
Mettez en majuscule et en gras les SIDE HEADINGS. Pour mettre les trois en majuscule en même temps, choisissez le premier titre puis maintenez la touche ctrl de votre clavier enfoncée et appuyez sur les autres titres.
Sous la rubrique LibreOffice WRITER, choisissez les 3 lignes de texte
Appuyez sur l'onglet Accueil > Groupe de paragraphes et choisissez la numérotation pour appliquer votre style de numérotation.
N'oubliez pas de vérifier l'orthographe, de relire et de prévisualiser votre document pour l'orthographe et la mise en forme

Articles Similaires:

Utiliser Instagram pour les entreprises
Qu'est-ce que le co-branding ? Avantages et inconvénients et exemples
Meilleures agences de marketing des médias sociaux pour démarrer
Comment démarrer une marque de vêtements ?

Dernières pensées

Il est essentiel de présenter un rapport d'activité de la manière la plus simple et la plus succincte possible. Votre lecteur veut comprendre facilement et commodément les points clés et vous devez donc évaluer dans quelle mesure la structure et le format de votre rapport servent à transmettre ces informations.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à laisser un commentaire dans la case ci-dessous. Nous sommes heureux de vous aider. Si vous trouvez cet article utile, vous pouvez le partager avec vos amis.