Restez au top de la prévention de la fraude commerciale en surveillant ces 6 signaux d'alarme

La fraude commerciale pourrait coûter plus de 350 000 $ à votre entreprise. Aucune entreprise ne peut se le permettre, c'est pourquoi vous devez surveiller ces signes avant-coureurs.

REMARQUE : cet article est destiné à informer nos lecteurs sur les problèmes liés aux entreprises aux États-Unis. Il n'est en aucun cas destiné à fournir des conseils juridiques ou à approuver une ligne de conduite spécifique. Pour obtenir des conseils sur votre situation particulière, consultez votre conseiller juridique.

Dans "Ocean's Eleven", près d'une douzaine d'escrocs combinent leur intelligence, leurs talents d'acrobate et leurs voitures cool pour arnaquer un casino de manière extravagante. Le propriétaire du casino ne dénoue le plan complexe que peu de temps après que les anti-héros se sont enfuis avec des millions.

La bonne nouvelle pour la plupart des chefs d'entreprise, cependant, est que si votre entreprise se fait arnaquer, les preuves seront beaucoup plus faciles à découvrir en utilisant votre logiciel de comptabilité et en gardant un œil sur quelques signes avant-coureurs.

La prévention de la fraude commerciale est-elle vraiment si importante ?

Le détournement de fonds d'affaires est un gros problème.

Hiscox, un fournisseur mondial d'assurances spécialisées, a interrogé 200 professionnels américains de la comptabilité et de la finance qui ont travaillé dans une entreprise où des détournements de fonds ont eu lieu pour son étude Hiscox Embezzlement Study de 2018. Cette étude a révélé que le cas de détournement de fonds moyen durait plus de deux ans et coûtait aux entreprises impliquées en moyenne plus de 350 000 dollars, mais que plus de 50 % des entreprises récupéraient finalement moins d'un tiers de ce qui avait été pris.

Il ne s'agit pas de quelques blocs de notes autocollantes et de marqueurs permanents dont nous parlons. L'Association of Certified Fraud Examiners a constaté que 22 % des cas de fraude ont causé des pertes supérieures à 1 million de dollars. Le détournement de fonds peut prendre toutes sortes de formes, de l'écrémage des pourboires à la fraude salariale complexe. Et ces chiffres reflètent des cas connus , sans tenir compte des situations dans lesquelles le détournement de fonds n'a jamais été découvert.

Les techniques de détournement de fonds les plus courantes, selon une étude Hiscox

La fraude commerciale peut être particulièrement dévastatrice pour les petites entreprises, pour lesquelles les problèmes de trésorerie sont la principale cause de fermeture d'entreprise. Et plus l'entreprise est petite, plus la fraude peut être dévastatrice.

Une affaire de détournement de fonds de 100 000 $ peut entraîner des litiges désagréables pour une grande entreprise, mais peut être paralysante pour une boutique familiale. Les dirigeants de petites entreprises ont généralement moins d'expérience dans la gestion d'une entreprise que les dirigeants de moyennes et grandes entreprises, et les employés des petites entreprises ont moins de surveillance et plus d'autonomie entre les fonctions de l'entreprise.

Les petites entreprises perdent également près de deux fois plus (200 000 $) dans le cas de détournement de fonds moyen que les moyennes et grandes entreprises (104 000 $), selon l'Association of Certified Fraud Examiners.

6 drapeaux rouges de fraude commerciale à surveiller

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez avoir un plan en place pour prévenir la fraude commerciale. Les professionnels de la comptabilité et de la finance qui ont répondu à l'enquête Hiscox ont constaté qu'au-delà de l'argent, la fraude à laquelle leurs entreprises étaient confrontées leur coûtait des employés, des clients, des partenaires commerciaux et leur réputation, des blessures qui finiraient par faire tomber des entreprises de toutes tailles.

Mais assez de pessimisme. Examinons quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour détecter la fraude avant qu'elle ne mette votre entreprise à genoux.

1. Les fonds de l'entreprise sont transférés vers/depuis des pays avec lesquels vous ne faites pas affaire

Pourquoi c'est une source de préoccupation : les détourneurs de fonds peuvent transférer l'argent de l'entreprise à l'étranger pour le blanchir, puis le retourner sur un compte bancaire personnel avec une piste confuse.

Exemple : Vous remarquez un crédit sur votre compte depuis le Canada, même si vous n'avez pas de clients ou de clients de là-bas.

Ce que vous devriez faire à ce sujet : Révisez vos livres au moins une fois par mois. Si de l'argent va ou provient d'une source/destination que vous ne connaissez pas, enquêtez, même si un employé vous dit que c'est légitime.

2. Les employés paient les fournisseurs ou d'autres employés en espèces

Pourquoi c'est une source de préoccupation : les paiements en espèces ne laissent pas de traces écrites, ce qui permet aux détourneurs de fonds de dissimuler des activités frauduleuses.

Exemple : Un de vos superviseurs insiste pour payer un fournisseur de fournitures (qui se trouve être un de ses anciens copains de lycée) en espèces parce que c'est ainsi que le fournisseur préfère être payé.

Ce que vous devriez faire à ce sujet : Insistez pour que toutes les affaires de l'entreprise soient effectuées à l'aide de chèques ou de cartes de débit/crédit de l'entreprise (sauf pour les plus petits frais accessoires, comme donner un pourboire à un livreur de pizza). Si vous entendez qu'un employé effectue des transactions en espèces à des fins commerciales, enquêtez.

3. Vous repérez de vagues accords commerciaux sans objectif clair

Pourquoi c'est une source de préoccupation : les employés qui détournent des fonds peuvent mettre en place des accords fictifs avec des complices extérieurs pour faire apparaître la fraude comme une activité légitime de l'entreprise.

Exemple : l'un de vos managers met en place un contrat nébuleux de « consultation » pour son beau-frère qui verse une provision de 1 000 $ par mois.

Ce que vous devriez faire à ce sujet : Exigez de tous les employés qu'ils fournissent une analyse de rentabilisation claire et valable pour toutes les transactions commerciales, et vérifiez régulièrement que ces transactions offrent toujours une valeur commerciale.

4. Les employés concluent des accords avec des fournisseurs qui n'ont pas été approuvés par les canaux appropriés

Pourquoi est-ce une source de préoccupation : les employés qui détournent des fonds peuvent contourner les points de contrôle normaux pour mettre en place des accords frauduleux avec des fournisseurs fictifs en passant par-dessus la tête de la direction.

Exemple : Vous venez un lundi matin pour apprendre d'un de vos employés qu'il a mis en place un nouveau contrat d'achat avec un fournisseur de pièces dont vous n'avez jamais entendu parler. L'affaire semble trop belle pour être vraie.

Ce que vous devriez faire à ce sujet : Établissez une politique pour toutes les transactions commerciales nécessitant l'approbation de plusieurs responsables.

5. Vos livres ne sont pas équilibrés

Pourquoi c'est une source de préoccupation : Des livres équilibrés sont le pouls sain de toute entreprise. Si vous avez de l'argent qui entre ou qui sort dont vous ne pouvez pas rendre compte, cela signifie que quelqu'un dans votre entreprise prépare quelque chose ou que votre comptabilité est bâclée. Aucune des deux situations n'est bonne.

Exemple : Vous vérifiez vos livres à la fin du mois et constatez qu'il vous manque 1 500 $ sans aucune explication.

Ce que vous devriez faire à ce sujet : Vérifiez votre logiciel de comptabilité tous les jours pour vous assurer que tout est comptabilisé. Le logiciel vous avertira lorsque quelque chose ne va pas.

6. Les dépenses professionnelles et personnelles ne sont pas séparées

Pourquoi c'est une source d'inquiétude : L'utilisation d'une carte d'entreprise pour payer des dépenses personnelles est un grand non-non, même si l'employé rembourse l'entreprise. Cela brouille les cartes et rend plus difficile la détection des détournements de fonds lorsqu'ils se produisent.

Exemple : Vous avez une employée qui met « accidentellement » de l'essence dans son véhicule personnel sur la carte de crédit de l'entreprise, même si elle vous rembourse en espèces.

Ce que vous devriez faire à ce sujet : Appliquez une politique stricte qui n'autorise que les dépenses professionnelles légitimes sur les cartes de crédit de votre entreprise. Cela vous évitera également d'avoir à passer au crible les dépenses au moment des impôts. Certains logiciels de notes de frais permettent même la numérisation des reçus.

Portrait d'un escroc

Bien que les signes suivants puissent avoir de nombreuses explications différentes et innocentes, les enquêtes Hiscox et ACFE ont révélé que les détourneurs de fonds :

• Vivre un style de vie somptueux clairement au-dessus de leurs moyens (par exemple, se présenter soudainement au travail dans une nouvelle voiture de luxe).
• Montrez un comportement imprudent (par exemple, jeu excessif, accumulation de contraventions pour excès de vitesse, utilisation excessive de la prise de force).
• Devenez mécontents au travail s'ils sentent qu'ils ont été traités injustement.
• Montrer des problèmes de contrôle (par exemple, une réticence à partager leurs tâches avec des assistants ou des remplaçants temporaires).
• Souffrez de difficultés financières.

Aucun de ces comportements ne justifie d'accuser un employé de détournement de fonds, mais, lorsqu'ils sont combinés aux signaux d'alarme décrits ci-dessus, ils valent la peine d'être surveillés dans le cadre d'une image plus large.

Bien qu'il puisse sembler raisonnable de se méfier davantage des nouveaux employés qui n'ont pas encore fait leurs preuves, les détourneurs de fonds sont, en moyenne, dans leur entreprise depuis huit ans.

En effet, ces salariés ont généralement eu le temps de se familiariser avec le fonctionnement d'une entreprise, ont subi un affront réel ou supposé les incitant à tenter de se faire pardonner, voire à recruter des complices pour les aider à commettre une fraude (le nombre moyen de personnes impliquées dans un schéma donné est de trois).

Que faire lorsque vous identifiez une fraude commerciale

La prévention de fraudes ou de détournements de fonds importants dans votre entreprise commence par l'embauche des bonnes personnes, leur traitement équitable et la connaissance des signes à surveiller.

Mais que faites-vous si vous avez repéré des signes évidents de fraude et que vous devez agir ? Hiscox recommande :

La prévention de la fraude commerciale n'est qu'une pièce du puzzle comptable des petites entreprises. Pour rester au courant d'une grande variété de sujets de comptabilité d'entreprise - du moment où il est temps de mettre à niveau votre logiciel de comptabilité à la façon de déclarer vos impôts - suivez notre blog sur la comptabilité et la finance.