Meilleur logiciel de gestion des dépenses pour les entreprises de commerce électronique

Publié: 2022-08-26

Tel un archéologue parcourant le désert, vous déterrez enfin ce reçu Google Ads de mars dernier, enfoui au fond de votre boîte de réception. "Il ne reste plus que six", vous dites-vous en téléchargeant l'artefact perdu depuis longtemps dans votre logiciel de comptabilité.

Nous connaissons tous la difficulté de rechercher des reçus sur plusieurs plates-formes publicitaires et d'essayer de les faire correspondre à nos dépenses. Mais la plupart de cette frustration et de cette perte de temps peuvent être évitées avec le bon logiciel de gestion des dépenses.

De nombreuses dépenses courantes dans les entreprises de commerce électronique ne sont pas vraiment considérées comme des dépenses par les applications de gestion des dépenses. Ces applications se concentrent généralement sur les dépenses générales d'entreprise et de voyage. Alors que les entreprises de commerce électronique encourent également ces dépenses, les dépenses spécifiques au secteur telles que les reçus publicitaires et les paiements sur plusieurs plates-formes sont plus difficiles à suivre.

Il est donc difficile de trouver une bonne solution tout-en-un qui réponde aux nuances de la gestion des dépenses de commerce électronique. Pour réduire le travail manuel que vous consacrez à la gestion des dépenses et libérer un temps précieux pour travailler sur votre entreprise, vous devez prendre en compte :

Avez-vous un aperçu en temps réel de vos dépenses ?
L'automatisation de la collecte des reçus vous permettrait-elle d'économiser du temps et des efforts ?
Votre logiciel dispose-t-il de la variété d'intégrations dont vous avez besoin pour prospérer ?
Pouvez-vous séparer vos dépenses par des fournisseurs spécifiques ?

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Options logicielles de gestion des dépenses sur le marché actuel

Il y a beaucoup de choix lorsqu'il s'agit de trouver un bon logiciel de gestion des dépenses. Bien qu'il existe certaines plates-formes dotées de fonctionnalités intéressantes adaptées au commerce électronique, elles ne sont pas conçues spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises de commerce électronique. Regardons quelques-uns des prétendants.

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Concurrence SAP

SAP Concur vise à rationaliser les processus pour réaliser des économies d'efficacité, en mettant l'accent sur l'élimination de la saisie manuelle des données, des reçus perdus et des remboursements de TVA non réclamés. En tant que tel, il est peut-être mieux adapté aux grandes organisations.

Capture et soumission des reçus via une application native
Règles de dépenses automatisées pour une cohérence à l'échelle de l'entreprise
Synchronisation avec les flux de données des banques, des cartes de crédit et de certaines entreprises tierces
Processus d'examen automatique des dépenses
Tableau de bord intelligent pour suivre les dépenses par rapport aux budgets

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Brex

Bien que Brex ne soit pas uniquement destiné aux marques de commerce électronique, il est destiné aux entreprises axées sur la technologie, il y a donc un chevauchement avec le commerce électronique. Son produit de gestion des dépenses simple existe depuis un certain temps et il a récemment lancé son logiciel de gestion des dépenses.

Appariement automatique des reçus après l'envoi des reçus par courriel ou texto
Fonction de détection d'anomalies alimentée par l'IA
Synchronise les données de plusieurs sources pour un rapprochement automatisé des dépenses
Remboursement global des dépenses en devises locales
Rapports de dépenses personnalisés pour voir où des économies peuvent être réalisées

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Dépense Zoho

Zoho Expense est l'application de suivi des dépenses professionnelles de la suite d'outils commerciaux Zoho, ce qui signifie qu'elle s'intègre aux autres applications de gestion financière de Zoho. Il s'agit d'une plate-forme à un prix très raisonnable adaptée à la gestion de tous les aspects de la gestion des dépenses et des rapports pour les PME.

Scannez les reçus via iOS ou Android
Rapports de dépenses automatisés
Extrayez les flux de cartes de crédit et automatisez le rapprochement
Processus d'approbation simplifiés et automatisés
Demandes d'achat intégrées pour un contrôle accru des dépenses

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Dépenser

Expensify est une application pour suivre les dépenses de l'entreprise lors de vos déplacements. La plupart des fonctionnalités de gestion des dépenses peuvent être effectuées sur votre téléphone, tandis qu'une série d'intégrations pratiques permettent d'automatiser et de rationaliser les processus de téléchargement et d'attribution des reçus.

Scanner de reçus dans l'application native
Importations de cartes de crédit avec fusion automatique des reçus
Workflows d'approbation personnalisés pour les politiques de dépenses
S'intègre à Sage, QuickBooks, Xero et Oracle
Intégrations de reçus avec Uber, Trainline, The Parking Spot, etc.

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QuickBooks

L'une des nombreuses fonctionnalités du logiciel de comptabilité intelligent QuickBooks est son outil de gestion des dépenses intégré. Le traitement des dépenses via votre plateforme comptable présente des avantages évidents. Ses fonctionnalités n'ont pas été développées spécifiquement pour le commerce électronique, mais beaucoup d'entre elles se traduisent par des entreprises de commerce électronique.

Organisation automatique et mise en correspondance des reçus avec les transactions
Connectez vos flux bancaires et de carte de crédit
Tri instantané des dépenses dans la bonne catégorie fiscale
Prenez une photo des reçus et envoyez-les par e-mail à votre compte QuickBooks
Collaboration dans l'application avec votre comptable

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Comment gérer la gestion des dépenses de commerce électronique

La meilleure façon de maîtriser vos dépenses avec un minimum de temps est d'investir dans une plateforme ou une application pour suivre les dépenses de votre entreprise. Le bon logiciel pour votre entreprise dépendra du type de dépenses que vous engagez généralement.

Pour la plupart des entreprises de commerce électronique, cela comprendra :

Regrouper automatiquement les dépenses de manière utile ou logique
Réduire le temps nécessaire pour obtenir un reçu d'une boîte de réception ou d'un compte là où il doit être
Automatisation de la capture et de l'importation des reçus à partir des plates-formes et des fournisseurs fréquemment utilisés
Réduction du temps passé à télécharger et à attribuer des reçus Google Ads

Les logiciels et les applications que nous avons présentés ci-dessus ont d'excellentes fonctionnalités et cochent certaines des cases, mais aucun d'entre eux n'est uniquement destiné au commerce électronique. C'est pourquoi nous devons jeter notre chapeau sur le ring...

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juin

Nous savons qu'il est difficile de trouver une solution tout-en-un pour la gestion des dépenses. C'est pourquoi nous sommes de grands fans de logiciels qui vous aident à intégrer la gamme complète de plates-formes dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise avec succès. C'est aussi pourquoi notre plateforme est construite de cette façon.

Cartes sur table : Juni n'est pas un logiciel de gestion des dépenses. Mais nous voulons tous répondre aux besoins financiers des entreprises de commerce électronique, ce qui signifie qu'il y a un chevauchement considérable.

Tout ce que nous faisons est axé sur la satisfaction de vos besoins en tant que propriétaire d'une entreprise de commerce électronique. Si la plupart de vos dépenses sont l'achat de médias et les transactions en ligne, Juni vous fournira beaucoup de choses dont vous avez besoin d'un logiciel de gestion des dépenses. Jetons un coup d'œil à certains d'entre eux.

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Aperçu des dépenses en temps réel

Juni rassemble toutes les transactions de vos flux bancaires, transactions par carte de crédit, passerelles de paiement, réseaux publicitaires et autres comptes dans un seul tableau de bord. Cela signifie que vous pouvez facilement suivre vos dépenses en un seul endroit.

Vous pouvez également joindre des reçus aux transactions pour que tout soit prêt pour votre comptable ou votre équipe financière.

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Plusieurs cartes virtuelles

Avec la création instantanée de cartes virtuelles et autant de cartes que vous en avez besoin, Juni vous aide à gérer vos dépenses au point de dépense. Attribuez une carte à vos dépenses Google Ads, une autre à Facebook Ads et une troisième à Amazon. Gardez une trace des abonnements en attribuant une carte à Shopify, une autre à Klaviyo et une troisième à Yotpo.

Ou suivez l'exemple du détaillant d'électronique Boltshop et créez une carte dédiée pour chaque fournisseur. De cette façon, toutes les dépenses liées à un fournisseur particulier sont facilement catégorisées. "Juni nous a massivement aidés à acquérir un nouveau niveau de contrôle sur notre entreprise", déclare le co-fondateur Max Bekink.

Décomposez vos dépenses de la manière qui vous convient le mieux, afin que toutes les dépenses connexes soient immédiatement regroupées sur une seule carte.

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Autorisations et contrôles de groupe et d'utilisateur

Autorisez facilement des individus ou des groupes d'employés à utiliser des cartes spécifiques, afin que vous puissiez contrôler qui peut dépenser pour chacune d'entre elles.

Vous pouvez également imposer des limites à des cartes spécifiques, créer des flux d'approbation pour les dépenses et ajouter des notes pour clarifier les dépenses.

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Jusqu'à 40 comptes multidevises

Créez autant de comptes IBAN que nécessaire comme moyen supplémentaire de ventiler les dépenses au point de dépense. Obtenez des comptes IBAN en GBP, EUR, USD et SEK* afin de pouvoir dépenser dans la devise la plus logique tout en regroupant immédiatement toutes les transactions dans chaque devise pour un suivi simple des dépenses. Créez jusqu'à dix comptes pour chaque devise.

*Comptes SEK actuellement disponibles pour les entreprises basées dans l'UE uniquement.

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Correspondance automatique des reçus Google Ads

Les reçus Google Ads constituent peut-être la plus grande perte de temps pour les entreprises de commerce électronique en matière de gestion des dépenses. Rechercher dans les boîtes de réception, cliquer sur le tableau de bord Google Ads, télécharger des factures et des reçus et les affecter à des transactions par carte. C'est un gros fardeau administratif si vous avez un grand nombre de transactions à traiter. L'intégration Google Ads de Juni et la correspondance automatique des reçus vous permettent d'économiser immédiatement une grande partie de ce temps.

Découvrez comment Juni peut vous faire gagner plus de temps aujourd'hui