Outils de communication d'entreprise : les meilleures solutions pour la réussite de l'équipe

Lorsque de simples e-mails, appels, chats et réunions peuvent faire évoluer votre entreprise, des outils de communication exceptionnels sont indispensables.

Alors, quelle est la plateforme idéale pour les communications d’entreprise ? La vérité est qu’il n’existe pas de solution universelle, mais il y en a quelques-unes qui s’en rapprochent.

Des modules complémentaires d'IA aux capacités asynchrones et aux fonctionnalités conviviales à distance, la mer des outils de communication est vaste et encombrée. C'est pourquoi nous avons rassemblé les meilleurs qui répondent aux exigences des environnements de travail distribués dynamiques d'aujourd'hui.

Ces outils ouvrent la voie et responsabilisent ceux qui les utilisent. Mais voyons d’abord pourquoi la communication d’entreprise est si importante.

Pourquoi les communications d'entreprise sont importantes

La communication d'entreprise est le flux d'informations à la fois au sein et à l'extérieur d'une organisation. La communication facilite la collaboration entre les équipes, les dirigeants et les parties externes pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Une communication d'entreprise efficace peut instaurer la confiance, maximiser la productivité et augmenter la fidélisation des employés au sein des équipes. Pendant ce temps, les ruptures de communication sont souvent responsables d’attentes manquées. Cela va dans les deux sens.

Selon McKinsey, une mauvaise communication peut entraver considérablement la réussite des projets commerciaux. Une enquête a révélé que 44 % des dirigeants associaient les obstacles à la communication au sein de l'équipe aux retards et aux échecs des projets, et 18 % imputaient une mauvaise communication à la perte de ventes, s'élevant parfois à des centaines de milliers de dollars. Ces informations mettent en évidence le rôle essentiel d’une communication efficace dans la réussite de l’entreprise et les coûts élevés associés aux pannes de communication.

Connexes : Tendances de communication d'entreprise à connaître en 2024

L’état actuel de la communication d’entreprise

Pour sélectionner les bons outils, commençons par examiner la manière dont les équipes communiquent. D'après une étude de Project.co, la communication d'équipe ressemble actuellement à ceci :

• 31 % utilisent le courrier électronique.
• 30 % utilisent des outils de messagerie d'équipe tels que Slack.
• 15% utilisent des outils de gestion de projet.
• 7% communiquent par téléphone.
• 7% communiquent face à face.

De nombreuses entreprises adoptent définitivement le travail à distance ; cependant, ce paramètre introduit des obstacles de communication supplémentaires, notamment une perte de temps, des messages manqués, un épuisement professionnel, des fichiers manquants, une mauvaise expérience client et une attrition des clients.

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise aux prises avec des défis de gestion des communications dans un environnement distant, vous n'êtes pas seul. Plus de 70 % des entreprises ont adopté de nouveaux outils au cours de la dernière année pour les aider à organiser, communiquer et gérer des projets.

En 2024, les entreprises s’orientent vers l’adoption d’outils de communication unifiée qui réduisent l’incertitude, améliorent la prise de décision et répondent pleinement aux besoins des équipes distantes. Ces outils intègrent l'IA, la communication asynchrone et divers canaux commerciaux, offrant un moyen fiable, efficace et engageant d'améliorer les communications du personnel.

Connexes : Quels sont les meilleurs canaux de communication commerciale à utiliser ?

Outils de communication d'entreprise les mieux notés

1) Nextiva

Nextiva est lauréate du prix Gartner et se distingue comme l'une des meilleures plateformes de communication d'entreprise. Combinant efficacement les appels vocaux, la messagerie d'équipe, la vidéoconférence, les capacités de centre d'appels et les outils de gestion client dans une seule plateforme facile à utiliser, Nextiva aide les propriétaires d'entreprise à prendre le contrôle de leurs canaux de communication.

Les entreprises qui s'associent à Nextiva peuvent facilement fournir un service client personnalisé de classe mondiale et communiquer de manière transparente avec leurs équipes, où qu'elles se trouvent.

Comment Nextiva améliore la communication d'entreprise

En rationalisant plusieurs canaux en une seule plateforme, Nextiva aide les entreprises à gagner du temps, à fournir un support client personnalisé, à prendre des décisions plus rapides et à éviter des erreurs de communication coûteuses. Ne manquez jamais un message d'un client ou d'un employé grâce au système de communication unifié de Nextiva.

Caractéristiques notables

• Communication professionnelle tout-en-un (téléphone VoIP, messagerie d'équipe, chat vidéo, etc.)
• Gestion de la relation client
• Applications de bureau et mobiles (iOS et Android)
• Automatisation des flux de travail IA et analyses avancées
• Outils de gestion des médias sociaux et de la réputation
• Solutions de centre de contact et routage avancé des appels

Évaluation client : 4,5 sur 5 (2 908 avis G2)

2) Mou

Véritable moteur des applications de messagerie d'équipe, Slack remplace souvent le courrier électronique comme principal canal de communication pour les équipes commerciales. Il rationalise également la communication avec les employés et le partage de fichiers, facilitant ainsi la diffusion des informations.

L'interface conviviale de Slack facilite la gestion de plusieurs conversations et reste au courant des canaux de communication, aidant ainsi les équipes à rester organisées et sur la même longueur d'onde.

Comment Slack améliore la communication d'entreprise

Slack simplifie la communication professionnelle en centralisant tous les messages, fichiers et outils de l'équipe commerciale sur une seule plateforme de messagerie facile à utiliser. Slack remplace le courrier électronique pour de nombreuses entreprises, offrant un outil offrant une meilleure organisation, vitesse et sécurité.

Au lieu de chaînes de courrier électronique longues et encombrées, la communication est organisée en canaux faciles à créer, à rechercher et à rejoindre. Chaque canal facilite les discussions de groupe de travail, l'engagement des employés et la collaboration en équipe.

Caractéristiques notables

• Messagerie instantanée professionnelle avec fonctionnalités de partage de fichiers
• Canaux de conversation consultables
• Intégration simple avec des applications et outils de productivité populaires
• Invitations faciles pour les membres de l'équipe externe ou les invités

Évaluation client : 4,5 sur 5 (32 191 avis G2)

3) Notion

Notion est un espace de travail tout-en-un qui réunit la prise de notes, la gestion de projet, les bases de données, les galeries d'images et les calendriers dans une seule plateforme simple et intuitive.

Partez de zéro et personnalisez la plate-forme en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, ou utilisez la bibliothèque de modèles professionnels de Notion pour une bonne longueur d'avance. Cette adaptabilité fait de Notion un choix populaire parmi les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent un outil rentable mais sur mesure avec une large gamme d'applications.

Comment Notion améliore la communication d'entreprise

Notion simplifie la communication d'entreprise en aidant les équipes à rester organisées dans un espace unifié. Ses outils personnalisables pour le suivi des projets et la délégation des tâches offrent clarté et responsabilité aux équipes distantes, hybrides ou au bureau.

Caractéristiques notables

• Application complète de prise de notes et de documentation
• Gestion des tâches et bases de données entièrement personnalisables
• Gestion de projet avec vues calendrier et chronologie
• Outils de partage et de collaboration

Évaluation client : 4,7 sur 5 (5 031 avis G2)

4) Asanas

En tant que leader dans le domaine de la gestion de projet, Asana est connu pour son interface utilisateur élégante, son ensemble complet de fonctionnalités de flux de travail et d'automatisation et ses fonctionnalités de gestion des ressources.

Avec Asana, les équipes peuvent facilement gérer tous leurs projets, objectifs et responsabilités dans tous les départements et fournir un travail de haute qualité. Avec l’arrivée prochaine de fonctionnalités d’IA prédictive, la gestion de projets avec Asana est sur le point de s’améliorer encore.

Comment Asana améliore la communication d'entreprise

Les capacités de gestion de projet d'Asana offrent aux équipes, petites et grandes, une vue complète des tâches, des délais de projet et des mises à jour. Son interface simplifiée garantit que chacun est aligné sur les tâches et les responsabilités, réduisant ainsi le besoin de messages excessifs et minimisant les erreurs de communication.

Caractéristiques notables

• Outil complet de gestion de projet
• Vues de projet personnalisables (par exemple, tableaux Kanban) et autorisations
• Intégrations d'applications populaires (par exemple, intégration du tableau blanc Miro)
• Modèles de projet et tableaux de bord

Évaluation client : 4,3 sur 5 (9 550 avis G2)

5) Zoho Un

Souvent appelé système d'exploitation d'entreprise, Zoho One intègre des applications destinées aux ventes, au marketing, au support, à la comptabilité, aux opérations et aux ressources humaines sur une seule plateforme.

Avec plus de 55 applications parmi lesquelles choisir, les propriétaires d'entreprise peuvent entièrement personnaliser la plateforme en fonction de leurs besoins spécifiques. Zoho vise à éliminer les barrières entre les départements et à accroître l'efficacité opérationnelle.

Comment Zoho One améliore la communication d'entreprise

Zoho One combine des outils de communication, de gestion de projet, de CRM, de finance et de ressources humaines intégrés dans une seule plateforme, permettant une meilleure coordination et un meilleur flux d'informations entre les départements de l'entreprise.

Caractéristiques notables

• Plateforme tout-en-un fournissant plus de 55 outils CRM, commerciaux et marketing
• Fonctionnalités de collaboration et fonctionnalité de productivité
• Outils de gestion financière et RH
• Outil personnalisable et évolutif

Évaluation client : 4,4 sur 5 (19 129 avis G2)

6) Métier à tisser

Loom permet aux équipes d'enregistrer et de partager facilement des vidéos interactives avec leurs coéquipiers et leurs clients. Cet outil unique aide les équipes à résoudre les problèmes, à fournir des commentaires et à optimiser la productivité.

La nature asynchrone du partage vidéo et le contact humain améliorent la concentration, la clarté et la connexion au sein des équipes distribuées.

Comment Loom améliore la communication d'entreprise

Loom fournit des outils d'enregistrement d'écran et vidéo faciles à utiliser, offrant un moyen personnel et engageant de partager des informations et des commentaires, en particulier pour les équipes distantes.

Loom peut être utilisé pour enregistrer des webinaires, répondre aux messages avec des commentaires vidéo détaillés et diffuser des informations récurrentes dans toute l'entreprise.

Caractéristiques notables

• Enregistrement et partage vidéo sur double écran faciles à utiliser
• Capacités de transcription et de sous-titrage
• Réactions et informations interactives des spectateurs
• Intégration simple avec les outils de productivité populaires

Évaluation client : 4,7 sur 5 (1 827 avis G2)

Choisir le meilleur outil de communication pour votre entreprise

️ Est basé sur le cloud et a une configuration rapide

Un outil basé sur le cloud permet un accès facile depuis n'importe où, ce qui le rend idéal pour les entreprises distribuées et mondiales qui souhaitent communiquer et partager des fichiers via le stockage dans le cloud.

Choisir un outil qui nécessite une configuration minimale et s'intègre à votre infrastructure existante évite les temps d'arrêt et permet à votre équipe de démarrer rapidement.

️ Offre un mélange de fonctions de communication asynchrones et en temps réel

La plate-forme de communication de votre choix doit comporter un mélange de fonctionnalités de communication asynchrones (par exemple, e-mail et messagerie d'équipe) et en temps réel (par exemple, outils de vidéoconférence et applications de messagerie instantanée). Ce mélange répond à différents styles de travail et besoins de projet tout en garantissant une flexibilité dans la façon dont votre équipe communique, en particulier dans les modèles de travail hybrides.

La communication asynchrone vise à minimiser les distractions et les notifications, permettant ainsi au destinataire de travailler sans interruption.

Alors que les réunions virtuelles gagnent en popularité, les équipes recherchent des formats de travail plus asynchrones. Une étude de 2023 a révélé que 42 % des travailleurs du savoir souhaitaient davantage de ce style de travail, tandis que seulement 14 % en avaient moins envie. D'autres avantages importants du travail asynchrone incluent sa capacité à minimiser l'épuisement professionnel, à renforcer la confiance de l'équipe et à améliorer la productivité.

De plus, les entreprises qui excellent dans le travail asynchrone peuvent utiliser les données associées pour améliorer leur efficacité grâce à l'IA.

️ Résout les besoins pratiques de l'entreprise

Tenez compte de la nature pratique de chaque outil et concentrez-vous sur ses fonctionnalités essentielles car elles sont liées aux besoins spécifiques de votre équipe plutôt que de vous laisser distraire par des cloches et des sifflets supplémentaires. Bien sûr, les nouvelles fonctionnalités d’IA peuvent sembler avant-gardistes et intéressantes, mais cela vaut-il la peine de changer si les fonctionnalités que vous utilisez le plus ne disposent pas des fonctionnalités dont vous avez besoin ?

Que vous gériez des projets, réfléchissiez à des idées ou organisiez des réunions en ligne, chaque outil doit améliorer ces tâches, et non les compliquer.

️ S'intègre aux applications existantes

Si vous êtes une entreprise établie, vous disposez probablement déjà de quelques outils de communication d’équipe dont vous ne voulez pas vous séparer. Assurez-vous que toute nouvelle plate-forme offre des intégrations faciles avec les applications et les outils que votre entreprise utilise déjà.

Il suffit de le lire sur le site d'évaluation de logiciels peer-to-peer G2 : les intégrations réduisent considérablement le temps passé à jongler avec des outils distincts et augmentent la productivité. Nextiva s'intègre facilement aux outils populaires tels que Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams et Oracle Sales Cloud.

️ Propose des applications mobiles et de bureau

De nos jours, de nombreuses équipes peuvent travailler n’importe où. Choisir des outils aussi mobiles que votre équipe augmentera la productivité d'une manière qui convient aux membres de l'équipe. Les applications mobiles et de bureau leur permettent de rester connectés et productifs depuis leur domicile, au café ou sur leur lieu de travail. Combler le fossé entre la maison, le bureau et les espaces de travail en déplacement est plus important que jamais.

️ A des plans tarifaires flexibles

Les bons outils offrent des options de tarification qui peuvent évoluer avec votre entreprise. Recherchez des plans tarifaires flexibles qui offrent des fonctionnalités de base dans les niveaux inférieurs tout en offrant des fonctionnalités plus avancées pour les grandes équipes. À mesure que votre entreprise se développe, évitez d’avoir à passer à un autre nouvel outil. Choisissez-en un qui peut s’adapter et répondre à vos besoins évolutifs dès le départ.

Améliorez la productivité et travaillez plus rapidement avec Nextiva

Au cours de l’année écoulée, les demandes des clients et du marché ont augmenté, et ce que nous attendons d’une plate-forme de communication va bien au-delà de ce que nous avions envisagé il y a à peine dix ans.

Les outils de communication sont la clé de voûte pour dynamiser le travail d’équipe et accroître la productivité de l’entreprise.

Les bons outils peuvent apporter de la clarté, améliorer la prise de décision et prendre pleinement en charge le nouveau modèle hybride de travail à distance. À l’avenir, l’IA est appelée à jouer un rôle encore plus important dans la révolution des communications externes et internes, en offrant des moyens de connexion et de collaboration plus intelligents, plus intuitifs et de plus en plus automatisés.

Chacun des outils discutés – Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One et Loom – apporte des fonctionnalités uniques. Ces plateformes sont à l’avant-garde de l’amélioration des communications d’entreprise et deviendront encore plus efficaces, prédictives et personnalisées à mesure que l’IA progressera.

Lorsque vous explorez les meilleures possibilités pour votre stratégie de communication d'entreprise, il est important de choisir les bons outils. Nextiva se distingue comme une plate-forme unifiée basée sur le cloud qui répond aux besoins de communication des petites entreprises et s'adapte à mesure que votre équipe se développe. Découvrez comment Nextiva peut transformer votre communication d'entreprise.

FAQ sur les outils de communication