9 principaux canaux de communication d'entreprise et exemples

Des salles de réunion aux salles de pause, des sièges sociaux en hauteur aux bureaux à domicile, le consensus est clair : une bonne communication est la pierre angulaire d’une grande entreprise.

Nous souhaitons tous améliorer l'impact de nos messages, mais avec autant de canaux, de technologies et de préférences d'équipe, quelle est la clé pour y parvenir ?

Tout se résume à ces quatre facteurs clés : comprendre les nuances et les besoins, utiliser judicieusement la technologie, gérer la façon dont les équipes travaillent ensemble et les bases de la psychologie humaine. Les dirigeants doivent trouver la bonne combinaison de ces éléments pour réussir.

Explorons neuf des meilleurs canaux de communication numérique qui vous aideront à mettre votre entreprise sur la voie du succès.

Qu'est-ce qu'un canal de communication d'entreprise ?

Les canaux de communication d'entreprise sont des moyens de partager des informations et des idées avec d'autres personnes au sein d'une organisation. Ils sont généralement classés en canaux externes ou internes, selon le destinataire de votre message.

Les canaux externes sont destinés à communiquer avec les clients, partenaires, prospects et clients en dehors de votre entreprise. Les canaux internes facilitent la communication entre les employés, la direction et les autres membres de l'équipe.

La communication est la clé du maintien de la productivité, de la culture d’entreprise et de l’engagement des employés.

Jetez simplement un œil à ces faits :

• Plus de 95 % des travailleurs conviennent que la communication a un impact sur leur efficacité sur le lieu de travail.
• Plus de 80 % des travailleurs américains citent la communication avec les employés comme le principal facteur de confiance entre une entreprise et ses employés.
• Près de 70 % des employés affirment que la productivité augmenterait grâce à de meilleurs processus de communication.

Changements dans les méthodes de communication

Les canaux de communication d'entreprise se répartissent en deux catégories distinctes : les canaux synchrones et asynchrones.

La communication synchrone se produit lorsque l'échange d'informations se produit en temps réel, où tout le monde doit être présent et concentré sur le dialogue pour acquérir une compréhension commune de la tâche à accomplir. Les appels téléphoniques et les réunions sont des exemples de communication synchrone.

La communication asynchrone se produit lorsque les informations sont fournies de manière préventive afin que chacun puisse consommer et agir sur les informations indépendamment des conversations en temps réel. Les e-mails, les vidéos enregistrées et les articles de blog sont des exemples de communication asynchrone.

La combinaison de ces méthodes de communication permet d’obtenir les meilleurs résultats.

Alors que le travail à domicile atteint 58 % de la main-d'œuvre et que les employés passent en moyenne 20 heures par semaine à utiliser des outils de collaboration, une communication efficace est la priorité absolue pour la productivité.

Dans les recherches menées par Grammarly, un nouvel écosystème de communication d'entreprise prend forme. Les salariés communiquent 18 % plus par écrit et préfèrent utiliser des canaux de communication asynchrones.

Les défis de la communication d'entreprise

Autre tendance croissante : les dirigeants remarquent le lien entre une mauvaise communication et son impact sur leurs résultats, provoqué par une baisse de productivité, des délais non respectés et une augmentation des coûts.

Principaux canaux de communication d'entreprise et exemples

De la vitesse de la messagerie instantanée à la formalité du courrier électronique et à l'efficacité des appels téléphoniques VoIP , découvrez ci-dessous les avantages et les inconvénients de nos canaux les plus essentiels.

1) Communication en personne

La communication en face à face favorise la connexion et renforce la confiance.

Essentielles pour la constitution d’une équipe et indispensables aux réunions clés, les interactions en personne permettent aux gens de communiquer de plusieurs manières : l’écoute, la communication verbale et la communication non verbale.

En raison de la nature très engageante des réunions en personne, les gens sont plus attentifs et libérés des distractions habituelles des appels téléphoniques et vidéo.

Les réunions, rencontres et conférences au bureau sont des lieux idéaux pour réunir vos employés et vos contacts, vous aidant ainsi à établir des liens humains dans une main-d'œuvre de plus en plus exclusivement numérique.

Avantages de la communication en personne

• Relations solides : les relations en personne sont imbattables pour établir des relations commerciales durables.
• Communication claire : les malentendus sont réduits grâce à l’ajout d’indices non verbaux.
• Rétroaction immédiate : les conversations en face à face encouragent une rétroaction rapide sur les sujets de discussion.

Inconvénients de la communication en personne

• Coût : Les frais de déplacement, d’hébergement, de nourriture et de divertissement peuvent s’accumuler rapidement.
• Utilisation des ressources : organiser une rencontre en personne prend plus de temps que se connecter virtuellement.
• Limites géographiques : les rencontres en personne ne sont pas pratiques pour les équipes et les clients internationaux.

2) Vidéoconférence

Que vos employés travaillent à domicile ou interagissent avec des clients du monde entier, la vidéoconférence est un canal de communication qui connecte des équipes distribuées.

Considérez cela comme la meilleure chose après la communication en personne. Il permet aux participants de capter des signaux faciaux, de transmettre des émotions humaines, d'établir un contact visuel et de comprendre la personnalité unique de quelqu'un.

Les logiciels de visioconférence populaires incluent Zoom, Google Meet et Nextiva . Ces outils performants permettent aux équipes de mener des réunions vidéo, de partager leur écran, de discuter en direct avec les participants, et bien plus encore.

Avantages de la visioconférence :

• Portée mondiale : connectez-vous avec des clients, des partenaires, des collègues et des clients partout dans le monde.
• Économies de temps et d'argent : réduisez le nombre de ressources investies dans les réunions en face à face (par exemple, dîners, hôtels et café).
• Enregistrable et transscriptable : enregistrez ou transcrivez facilement votre réunion pour référence future.
• Subtilités de la communication : évitez les malentendus et établissez des relations en observant les signaux sociaux par vidéo.

Inconvénients de la visioconférence :

• Exigences de connectivité : les participants doivent disposer d'une connexion Internet solide pour des réunions fiables et de haute qualité.
• Moins personnel : une réunion virtuelle est moins personnelle qu'une réunion en face à face.
• Fatigue de l'écran : Une surcharge de réunions virtuelles peut entraîner une fatigue de l'écran. Les symptômes courants comprennent la fatigue oculaire, les maux de tête et les difficultés de concentration.

3) Appels téléphoniques

Les appels téléphoniques sont des formes de communication rapides, directes et immédiates. Ils sont personnels et pratiques, ce qui les rend idéaux pour les moments où vous avez besoin de réponses, stat.

Ils aident les équipes à se lancer dans un fil de discussion électronique et à éviter les tracas liés à la planification de réunions virtuelles, tout en fournissant un élément humain à la connexion. C'est pourquoi 67 % des travailleurs mobiles signalent une augmentation de leur productivité et une résolution de problèmes en passant un simple appel.

Héros méconnus de la communication d’entreprise, les appels téléphoniques sont relativement simples. Les participants doivent avoir accès à une ligne fixe classique, à un téléphone portable ou à un service VoIP.

Avantages des appels téléphoniques

• Touche personnelle : permet des subtilités telles que des inflexions de voix et des pauses.
• Rapide et pratique : Idéal pour les communications urgentes ou les questions simples qui nécessitent l’intervention d’une personne spécifique.
• Accessibilité : La plupart des gens ont déjà accès à un téléphone.
• Faible coût : les systèmes téléphoniques sont économiques, la VoIP permettant aux entreprises d'économiser jusqu'à 60 % .

Inconvénients des appels téléphoniques

• Impersonnel : les indices de communication non verbaux tels que le langage corporel et le contact visuel ne sont pas disponibles.
• Aucun visuel : le manque de contexte visuel peut conduire à une mauvaise interprétation du ton ou du message.

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4) Messagerie texte

Les messages texte sont des formes de communication rapides, efficaces et discrètes. Ils constituent un choix idéal pour des mises à jour rapides de l'équipe, des questions simples et des moments « pour information » qui ne nécessitent pas une longue réponse.

Les entreprises adoptent également de plus en plus le SMS comme canal de communication clé pour leurs clients, grâce à son taux d'ouverture exceptionnellement élevé de 98 %. Ce taux d'engagement élevé fait des SMS une évidence pour de nombreuses entreprises, 90 % d'entre elles faisant état de campagnes de marketing SMS réussies.

Une application de messagerie texte de base telle que WhatsApp, Facebook Messenger, des applications de messagerie standard sur téléphones portables ou un service VoIP tel que celui de Nextiva est tout ce dont vous avez besoin pour démarrer avec cette forme de communication.

Avantages de la messagerie texte

• Rapidité, efficacité et accessibilité : la livraison des messages s'effectue en temps réel, améliore la collaboration avec les équipes et établit des liens avec les clients. De plus, presque tout le monde a accès à un téléphone mobile doté d’une application de messagerie texte.
• Peu perturbateur : les appels téléphoniques et les réunions virtuelles perturbent souvent le flux de travail d'une personne. Les messages texte perturbent peu leur emploi du temps.
• Capacités d'enregistrement : contrairement aux appels téléphoniques, la messagerie texte vous permet de sauvegarder une archive détaillée de votre conversation.

Inconvénients de la messagerie texte

• Manque de nuances : il est facile de mal interpréter le ton, le sens et les abréviations modernes des SMS.
• Communication informelle : elle peut ne pas convenir à tous les messages professionnels, en particulier aux communications à enjeux élevés.
• Peut sembler intrusif : trop de messages texte à certains moments de la journée peuvent sembler intrusifs pour certains.

5) Vidéo enregistrée

Les réunions virtuelles manquent souvent de temps et de profondeur pour transmettre correctement votre message ; une vidéo enregistrée peut aider à combler les lacunes.

L'enregistrement d'une vidéo, avec ou sans visuels, vous permet de communiquer tous les points que vous devez aborder tout en permettant au destinataire de conserver l'enregistrement pour référence à long terme.

La vidéo était autrefois un support complexe à produire et à éditer, mais désormais, grâce à des plateformes d'édition et d'hébergement révolutionnaires telles que YouTube, Vidyard et Loom, vous pouvez rapidement produire et partager des vidéos en quelques secondes.

Avantages de la vidéo enregistrée

• Commodité : enregistrez votre message une fois et partagez-le avec autant de destinataires que vous le souhaitez. Les destinataires peuvent visionner la vidéo selon leur propre horaire.
• Réutilisabilité : produisez une vidéo et envoyez-la ou modifiez-la plusieurs fois si nécessaire. C’est idéal à des fins éducatives.
• Personnalisation : personnalisez l'enregistrement pour inclure des références uniques pour le spectateur, augmentant ainsi la confiance et augmentant l'efficacité de votre message.

Inconvénients de la vidéo enregistrée

• Manque d’interaction : la vidéo manque de l’engagement bidirectionnel et de l’authenticité nécessaires pour nouer des relations solides.
• Prend du temps : les enregistrements plus complexes peuvent nécessiter plus de temps pour être produits, filmés et montés.
• Nécessite des compétences en montage : que vous utilisiez votre téléphone mobile ou que vous produisiez une vidéo soignée, des compétences en montage peuvent être nécessaires pour obtenir le montage final parfait.

6) Discussion d'équipe

Les plateformes de discussion en équipe ont remplacé le courrier électronique comme principal moyen de communication pour de nombreuses équipes, 65 % des entreprises Fortune 100 s'appuyant sur ces applications dans le cadre de leur pile technologique de communication d'entreprise.

Moins formelles que le courrier électronique, les plateformes de messagerie d'équipe entretiennent une atmosphère d'équipe en ligne, favorisent une culture d'entreprise en évolution rapide et renforcent les capacités de collaboration.

Les principaux outils tels que Microsoft Teams, Slack et Nextiva sont des centres numériques pour les équipes qui ont besoin d'un endroit pour discuter, partager des informations et des fichiers et faire avancer rapidement les affaires.

Avantages du chat en équipe

• Communication instantanée : tout comme la messagerie texte, le chat en équipe facilite des réponses rapides aux communications et aux demandes.
• Collaboration améliorée : partagez facilement des fichiers, des commentaires et des idées en temps réel.
• Mobilité : avec les applications de bureau et mobiles, les outils de discussion d'équipe modernes sont accessibles partout et à tout moment.

Inconvénients du chat en équipe

• Communication informelle : contrairement au courrier électronique, le chat en équipe est considéré comme un canal de communication moins formel et peut sembler moins professionnel.
• Notifications distrayantes : un flux constant de notifications peut nuire à la productivité quotidienne.
• Messages manqués : au sein des grandes équipes, les messages manquants sont une possibilité étant donné le nombre élevé de notifications quotidiennes.

7) Courriel

Le courrier électronique est le cheval de bataille numérique fiable de la communication d'entreprise, les employés recevant en moyenne 74 e-mails par jour et en envoyant 26 e-mails par jour.

Les canaux écrits sont idéaux pour envoyer des messages détaillés, communiquer avec des contacts formels et conserver des enregistrements clairs des conversations professionnelles.

Bien que la sécurité du courrier électronique se soit grandement améliorée, l’envoi d’informations professionnelles sensibles par courrier électronique n’est pas conseillé.

Les preuves contre le courrier électronique peuvent être accablantes : 80 % des organisations mondiales ont connu une augmentation des attaques de phishing par courrier électronique, et 92 % des organisations ont été victimes de ces pièges en 2022.

Les outils classiques tels que Gmail, Outlook et Yahoo Mail sont des plateformes de messagerie géantes qui offrent des fonctionnalités sécurisées et fiables aux entreprises de toutes tailles.

Avantages du courrier électronique

• Accessible : le courrier électronique fonctionne sur divers appareils courants, ce qui en fait une forme de communication flexible et pratique.
• Largement utilisé : le courrier électronique est une forme de communication commerciale numérique universellement acceptée, et presque tout le monde l’utilise.
• Professionnel : Le courrier électronique est considéré comme un moyen de communication formel et professionnel adapté à tous les types de correspondance commerciale.

Inconvénients du courrier électronique

• Dangereux : les travailleurs peuvent facilement être la proie d'attaques de phishing et d'autres escroqueries par courrier électronique susceptibles de compromettre des informations professionnelles sensibles.
• Indésirables : les boîtes de réception professionnelles sont souvent submergées par des courriers indésirables.
• Non sécurisé : sans cryptage approprié, les e-mails sont vulnérables aux interceptions non autorisées et mettent en danger les informations commerciales sensibles.

8) Médias sociaux

Les médias sociaux sont un canal de communication important qui permet aux entreprises de nouer et d'entretenir de nouvelles relations en ligne.

Qu'il s'agisse de créer des liens avec de nouveaux clients, d'interagir avec des clients potentiels dans les commentaires ou d'avoir des conversations plus longues via des messages directs, les conversations sur les réseaux sociaux sont un autre moyen pour les entreprises d'instaurer la confiance, de communiquer les valeurs de leur marque et d'interagir avec le public.

Pour de nombreuses entreprises, les plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn, X, Facebook, Instagram et TikTok leur permettent de se connecter avec un nouveau type de client. De plus, le caractère décontracté des chaînes ajoute une composante authentique propre aux plateformes.

Avantages des médias sociaux

• Engagement direct : contournez les barrières de connexion en contactant directement votre client ou client cible via sa page de médias sociaux.
• Renforcement de la marque et de l'autorité : créez du contenu et des conversations qui renforcent votre autorité et communiquez l'histoire de votre marque à un large public.
• Portée mondiale : interagissez avec des clients existants et potentiels du monde entier.

Inconvénients des médias sociaux

• Sujet aux réactions négatives du public : les conversations négatives dans les commentaires peuvent se retourner contre vous et créer un cauchemar de relations publiques.
• Consommateurs de ressources : les médias sociaux nécessitent un flux constant de contenu pour se développer et maintenir une visibilité auprès de votre public.
• Faible visibilité : des algorithmes de médias sociaux confus peuvent empêcher votre contenu d'atteindre le bon public.

9) Blogues

Un blog est un moyen unique d'explorer des sujets liés aux affaires, de présenter votre expertise et de créer une communauté parmi vos clients ou employés les plus fidèles.

Vous pouvez commencer à bloguer en sélectionnant d’abord un créneau lié à votre entreprise. Rédigez du contenu qui intriguera votre public cible, résoudra ses plus grands défis ou suscitera un plus grand sentiment de communauté.

Les exemples de blogs que les entreprises peuvent explorer incluent les blogs d’entreprise et les blogs d’équipe internes.

Avantages des blogs

• Leadership éclairé : peu de canaux de communication renforcent l'autorité autant que le contenu d'un blog de longue durée.
• Visibilité en ligne : un blog public doté d'une stratégie de référencement efficace renforcera l'attractivité de votre site Web sur les plateformes de recherche telles que Google.
• Génération de leads : les blogs axés sur la valeur et comportant des appels à l'action convaincants peuvent être des outils efficaces pour la stratégie de génération de leads de votre entreprise.

Inconvénients des blogs

• Consommateur de ressources : un blog cohérent nécessite un contenu hebdomadaire long qui est coûteux et prend du temps à produire.
• Résultats lents : voir les résultats de votre contenu de haute qualité peut prendre des semaines, voire des mois.
• Volume de contenu : la croissance d'un blog nécessite une production de contenu cohérente de semaine en semaine.

Choisir la meilleure méthode de communication

Lors de la sélection d’un ou plusieurs outils de communication, tenez compte de quelques facteurs avant de faire votre choix. Demande toi:

• Dans quelle mesure vous et le destinataire faites-vous confiance au canal de communication ?
• Quel est l’impact escompté de votre message ?
• Y a-t-il des problèmes de confidentialité et de sécurité ?
• Dans combien de temps souhaitez-vous qu'il soit livré ?

Prenez note de vos objectifs, mais réfléchissez également à l'impact d'une combinaison de support et de message choisie sur votre destinataire. Recevrez-vous la réponse que vous attendez ? Cela aura-t-il un impact positif ou négatif sur votre relation commerciale ?

Faire le point sur ces points clés facilite la prise de décision lorsqu’il s’agit d’élaborer la communication de votre entreprise.

Confiance et familiarité

Considérez dans quelle mesure vous et votre destinataire êtes familiers avec le canal choisi. Un média commun que vous utilisez fréquemment peut renforcer la confiance et conduire à une communication plus efficace à l’avenir.

Impact des messages

Chaque plateforme a ses forces et ses limites lorsqu’elle transmet le ton de la voix, l’urgence, la clarté, le professionnalisme et l’autorité. Le ton de votre message correspond-il au canal que vous avez sélectionné ?

Réservez des sujets sensibles pour les e-mails ou les communications en face-à-face, et fournissez des mises à jour rapides via la messagerie instantanée.

Confidentialité et sécurité

Dans quelle mesure les informations que vous partagez sont-elles sensibles ? Les plates-formes offrant un cryptage, une authentification à deux facteurs et une protection stricte des données sont essentielles pour les communications confidentielles.

Ceci est particulièrement important pour les entreprises traitant de données personnelles sensibles, de propriété intellectuelle ou de détails financiers.

Vitesse et évolutivité

La rapidité de livraison peut parfois faire ou défaire une transaction commerciale. Avoir accès à des canaux favorisant l’immédiateté et la réactivité est essentiel dans certaines analyses de rentabilisation.

C'est la même chose pour l'évolutivité. Les petites entreprises peuvent bien fonctionner en utilisant uniquement le courrier électronique au début. À mesure qu’elles se développent, des plates-formes plus sophistiquées peuvent s’avérer plus adaptées à leurs besoins complexes.

Pour les équipes mondiales travaillant sur plusieurs fuseaux horaires, une plateforme qui donne la priorité aux outils de communication asynchrones peut être plus efficace.

Meilleures pratiques pour la communication d'entreprise

Alors qu'un nombre croissant d'entreprises adoptent les possibilités du travail à distance à l'échelle mondiale, les meilleures pratiques modernes de communication évoluent continuellement.

Voici trois bonnes pratiques que les entreprises au bureau, hybrides et à distance peuvent adopter pour gérer leur communication et augmenter simultanément leur productivité :

• Diffusez votre message sur plusieurs canaux : disposer de différents types de canaux de communication augmente l'impact de votre message, répond à un plus grand nombre de besoins de communication variés de votre équipe et aligne votre message et votre destinataire sur le bon canal.
• Utilisez une plate-forme de communication d'entreprise unique : le choix d'une plate-forme de communication d'entreprise tout-en-un élimine le stress lié à la gestion des exigences de sécurité et de confidentialité de plusieurs plates-formes. Augmentez l'engagement et la productivité en regroupant toutes vos communications d'entreprise dans un seul hub central.
• Optez pour une communication asynchrone pour plus d'efficacité : Les outils de communication asynchrone (e-mail, vidéo enregistrée, chat d'équipe, chatbot, etc.) permettent aux membres de l'équipe ou aux clients de consommer et de répondre aux messages à leur rythme, rendant le travail plus agréable.

La meilleure solution pour rationaliser vos communications

La sélection des meilleurs canaux de communication pour votre entreprise consiste moins à choisir l'outil le plus performant qu'à déterminer la combinaison de canaux idéale pour vos besoins spécifiques.

Les bons canaux de communication et outils de gestion de projet varient d’une entreprise à l’autre. Certains points clés à prendre en compte incluent les exigences en matière de confidentialité et de sécurité ainsi que la rapidité de livraison.

Sélectionner trop d’outils n’est pas idéal non plus.

C'est pourquoi une plateforme tout-en-un comme Nextiva est une excellente option pour gérer votre communication d'entreprise. Avec une variété de canaux sur une seule plateforme centralisée, Nextiva simplifie la tâche de gestion du nombre considérable de conversations de votre entreprise.

Alors que les taux d’épuisement professionnel augmentent et que le bien-être en entreprise est une priorité, les outils de communication asynchrones sont désormais essentiels. Permettre aux membres de l’équipe de consommer des informations et de répondre aux messages à leur propre rythme réduit les distractions et augmente la productivité – un gagnant-gagnant pour tout le monde !

Questions fréquemment posées