Comment commencer à suivre votre temps

Intégrer le suivi du temps dans votre routine de travail peut être un défi, comme c'est le cas pour toute pratique encore nouvelle pour vous. Que vous souhaitiez ajouter votre temps de travail à une feuille de temps sur une base hebdomadaire ou suivre le temps avec une minuterie sur une base quotidienne, il est trop facile d'oublier de le faire. Du moins, au début.

Dans cet article, nous vous proposons 10 conseils qui vous aideront à commencer à suivre régulièrement le temps et à faire de cette activité une habitude.

1. Soyez clair sur la raison pour laquelle vous suivrez le temps

À moins que vous ne décidiez à l'avance pourquoi vous voulez suivre le temps, il sera plus difficile d'adopter cette pratique - alors réfléchissez d'abord à vos raisons :

• Voulez-vous suivre le temps pour facturer vos clients avec plus de précision ?

Le suivi du temps peut vous aider à facturer vos clients plus facilement et avec plus de précision. Par exemple, si vous facturez à vos clients 20 $ de l'heure et que vous suivez 20 heures sur un projet particulier, vous saurez immédiatement que vous devez facturer 400 $ pour votre travail sur ce projet.

• Vous souhaitez suivre le temps pour analyser votre productivité ?

Le suivi du temps peut vous aider à comprendre comment vous passez réellement le temps lorsque vous devriez travailler sur un projet. Par exemple, vous pensez peut-être que vous ne passez que 8 heures par jour à vous concentrer sur votre travail de projet. Mais, vos résultats de temps peuvent montrer que vous passez 5 heures de ce temps sur des e-mails, des réunions ou simplement à tergiverser sur votre téléphone.

• Vous souhaitez suivre le temps pour évaluer votre rentabilité ?

Le suivi du temps peut vous aider à comparer le temps que vous consacrez à un projet avec l'argent que vous en gagnez, afin de comprendre si votre temps et vos efforts sont vraiment payants. Par exemple, si vous facturez 400 € pour 20 heures de travail, mais que vous dépensez 500 € pour l'équipement de travail et l'utilisation d'Internet pendant cette période, vous dépensez en réalité plus que ce que vous gagnez et devez augmenter votre taux horaire en conséquence.

• Votre entreprise vous demande-t-elle de suivre le temps au travail ?

Cette quatrième raison est liée à la politique de l'entreprise, qui prend votre propre désir de suivre le temps hors de l'équation. Mais ce n'est pas parce que vous n'avez pas décidé de suivre le temps par vous-même que les avantages énumérés ci-dessus ne s'appliquent pas à vous. Vous pourrez toujours aider votre entreprise à facturer avec précision les clients, mais également à améliorer les processus commerciaux grâce à l'analyse du rapport sur la productivité et la rentabilité de votre équipe.

Une fois que vous aurez compris pourquoi vous voulez ou devez suivre le temps, il sera beaucoup plus facile d'adopter cette pratique.

2. Définissez votre routine de suivi du temps

Afin de cultiver la pratique du suivi du temps, vous devrez décider à quoi ressemblerait une routine de suivi du temps réussie pour vous - et quelle approche vous devriez adopter pour en faire une réalité.

Définir les bases de votre routine de suivi du temps

Tout d'abord, réfléchissez au moment où vous souhaitez suivre le temps. Le ferez-vous pendant que vous travaillez ou quand vous aurez fini de travailler ? La réponse clarifiera comment vous devez suivre le temps :

• Voulez-vous suivre le temps pendant que vous travaillez ? Vous devrez le faire avec une minuterie.
• Vous souhaitez ajouter du temps après le travail ? Vous devrez le faire manuellement, en ajoutant une durée à vos projets et tâches.

Il en va de même si vous souhaitez construire votre routine de suivi du temps en sélectionnant d' abord la méthode :

• Voulez-vous suivre le temps avec une minuterie ? Vous devrez le faire quotidiennement, en prenant des précautions pour vous assurer de ne pas oublier de démarrer et d'arrêter le chronomètre lorsque vous commencez et terminez le travail.
• Voulez-vous ajouter du temps manuellement ? Vous pourrez le faire après avoir terminé une tâche, un projet, une journée ou une semaine de travail. De plus, en ajoutant du temps manuellement, vous pourrez également ajouter du temps à l'avance. Cela peut être un complément approprié à votre routine si vous travaillez selon un horaire et que vous vous sentez obligé d'ajouter "8 heures, le lundi 4 janvier" à votre logiciel de suivi du temps, dès que vous êtes censé travailler - même si cela est une semaine à l'avance.

Définir des détails supplémentaires pour votre routine de suivi du temps

Une fois que vous avez décidé quand et comment vous souhaitez suivre le temps, vous devrez vous occuper des détails :

Comment aborderez-vous le temps de suivi avec une minuterie ?

• Arrêterez-vous le temps lorsque vous ferez une courte pause ?
• Suivrez-vous séparément différentes tâches au sein d'un projet ?

Si vous ajoutez du temps manuellement, quand le ferez-vous ?

• À la fin de chaque activité ?
• A la fin de la journée de travail ?
• Ou, chaque vendredi, peut-être ?

Quelles données allez-vous ajouter pour la catégorisation ?

• Allez-vous définir et ajouter des projets ?
• Allez-vous définir et ajouter des balises et des tâches ?
• Allez-vous ajouter une combinaison de projets, de tâches et de balises ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous obtiendrez une image plus claire du type de routine de suivi du temps que vous cherchez à poursuivre.

3. Démarrez la routine de suivi du temps à plus petite échelle

Afin de commencer à suivre le temps ou à poursuivre toute pratique sur une base régulière, vous aurez besoin de volonté .

Selon les recherches, la volonté ressemble à un muscle - plus vous l'utilisez tout au long de la journée, plus elle est fatiguée. Mais, étant donné que les muscles se renforcent plus vous les utilisez au fil du temps , d'autres recherches indiquent que vous pouvez renforcer votre volonté, plus vous vous engagez dans vos habitudes.

Ainsi, au lieu de plonger de la tête aux pieds dans la pratique du suivi du temps dès le départ, commencez petit.

Au lieu de suivre le temps pour tous les projets et les pauses avec une minuterie, d'ajouter des tâches et des balises à toutes les entrées de temps, puis de générer plusieurs types de rapports chaque semaine, commencez par ajouter du temps manuellement de manière régulière :

• À la fin de chaque journée de travail, prenez 5 minutes pour ajouter manuellement le temps que vous avez passé sur des projets spécifiques ce jour-là (par exemple, 3 heures pour le "Projet A" et 5 heures pour le "Projet B").
• Pour le moment, ne vous embêtez pas à ajouter des tâches ou des balises, à générer des rapports régulièrement ou à suivre le temps de chaque activité individuelle avec une minuterie.

Selon une étude de 2009 publiée dans le European Journal of Social Psychology, il faut en moyenne 66 jours pour prendre une nouvelle habitude, 18 jours étant le minimum.

Alors, soyez patient avec vous-même, jusqu'à ce que vous commenciez à suivre régulièrement votre routine de suivi du temps de base, sans trop y penser.

4. Introduire progressivement de nouveaux aspects du suivi du temps

Une fois que vous êtes habitué à suivre le temps à plus petite échelle, il est temps d'élargir votre routine. Par exemple, une fois que cela devient une norme pour vous d'ajouter du temps manuellement chaque jour sans faute, vous pouvez commencer :

• ajouter du temps pour les pauses
• suivi du temps avec une minuterie
• ajouter plus de détails à vos entrées de temps, telles que les tâches et les balises

Passez également en revue les fonctionnalités supplémentaires de votre logiciel de suivi du temps et décidez quels autres éléments vous souhaitez commencer à mettre en œuvre dans votre routine à l'avenir.

Travaillez à vous habituer à chaque fonctionnalité à la fois, jusqu'à ce que vous l'intégriez naturellement dans votre flux de travail .

Si vous êtes un responsable qui cherche à mettre en place une routine de suivi du temps au sein de votre équipe, le même conseil s'applique : n'introduisez pas tous les aspects du suivi du temps en même temps et faites preuve de patience pendant que votre équipe s'adapte.

5. Définir un système de récompense pour motiver le suivi du temps

Chris Bailey, l'auteur du livre sur la productivité "The Productivity Project " , suggère de vous attribuer des "points d'habitude" chaque fois que vous réalisez avec succès une bonne habitude. Vous pouvez mettre en place un tel système de récompense pour vous encourager à poursuivre également la pratique du suivi du temps.

Supposons que vous ayez l'habitude de suivre le temps d'un projet avec une minuterie, de suivre les temps de pause séparément et de définir régulièrement des projets, des tâches et des balises. Voici comment vous pouvez définir des « points d'habitude » pour chaque partie du processus :

• Démarrage d'un chronomètre lorsque vous commencez à travailler sur un projet : 5 points
• Ajout d'une description, d'un projet, d'une tâche et d'une étiquette à l'entrée de temps d'exécution : 5 points
• Arrêter le chronomètre à chaque pause : 5 points
• Démarrage du chronomètre lorsque vous reprenez le travail sur un projet : 5 points
• Démarrage d'un chrono sur un nouveau projet ou une pause, à chaque fois que vous arrêtez le chrono du projet précédent : 5 points
• Arrêt du dernier minuteur en fin de journée : 5 points

Au total, cela représente 30 points par jour. Vous pouvez conserver une liste de contrôle que vous utiliserez chaque jour pour évaluer vos résultats, soit dans un cahier, soit dans une feuille de calcul.

Lorsque vous gagnez le maximum de points, assurez-vous de « tirer profit » de ces points – les récompenses sont importantes pour cultiver des habitudes, car elles représentent un facteur de motivation extrinsèque destiné à vous aider à faire avancer votre routine.

Par exemple, chaque jour où vous cochez tous les éléments et marquez 30 points, vous pouvez regarder un épisode de votre émission de télévision préférée ou prendre un bain parfumé lorsque vous sortez du travail.

6. Associez le suivi du temps à une pratique que vous avez déjà

Si vous avez déjà une routine de travail établie, vous pouvez associer le suivi du temps à une habitude de travail existante - et même utiliser votre suivi du temps pour suivre le temps qu'il vous faut pour exécuter ladite habitude.

Par exemple, si vous avez tendance à répondre aux e-mails pour la première fois lorsque vous commencez à travailler à 9h00, puis pour la deuxième fois à 16h30, avant de terminer le travail de la journée, associez cette pratique au suivi du temps .

Si vous suivez le temps pendant que vous travaillez, démarrez le chronomètre avant d'ouvrir votre premier e-mail, à 9h00, et arrêtez le chronomètre lorsque vous répondez à votre dernier e-mail de la journée à 17h00. Il en va de même pour le suivi manuel du temps - ajoutez simplement votre temps de travail une fois que vous avez terminé de travailler par e-mail à la fin de la journée de travail.

Si vous cherchez à commencer à utiliser un logiciel de suivi du temps, ce serait parfait si vous pouviez le coupler avec d'autres logiciels que vous utilisez - le logiciel de suivi du temps offre généralement des intégrations avec des applications populaires que les gens utilisent déjà régulièrement, donc cela devrait ce ne sera pas un problème.

Par exemple, si vous utilisez Trello pour gérer vos projets et suivre la progression de vos tâches, vous pouvez rechercher des extensions de suivi du temps qui ajouteront un bouton de suivi du temps dans vos cartes Trello.

Disons que vous avez déjà l'habitude de déplacer vos cartes Trello dans les colonnes nommées "À faire", "En cours" et "Terminé", comme indication de votre progression dans les tâches.

Lorsque vous déplacez une carte de la colonne "À faire" vers la colonne "En cours", associez simplement cette activité à l'activité consistant à cliquer sur le bouton de suivi du temps.

De même, en ayant un bouton de suivi du temps dans vos cartes, vous vous souviendrez plus facilement d'arrêter le chronomètre lorsque vous déplacez la carte de la colonne "En cours" à la colonne "Terminé".

7. Marquez les jours où vous avez réussi votre routine de suivi du temps

Au cours des premiers mois où vous construisez encore votre pratique de suivi du temps, ayez un calendrier où vous suivrez vos efforts. Ce conseil découle de la technique populaire de gestion de la productivité et du temps appelée « la méthode Seinfeld » que vous devez mettre en œuvre comme suit :

• Accrochez un calendrier sur votre lieu de travail.
• Peu importe ce que votre routine de suivi du temps implique, chaque jour où vous l'effectuez comme prescrit, mettez un "X" pour ce jour.
• Si vous suivez le temps chaque jour, le nombre de jours avec "X" augmentera.
• Bientôt, vous construirez une chaîne de jours marqués d'un « X » qui mettra en valeur votre engagement envers le suivi du temps et vous motivera à éviter de manquer un jour, et donc de « casser la chaîne ».

Bien sûr, si vous manquez une journée, ne vous inquiétez pas.

Selon James Clear, les erreurs individuelles dans votre routine de construction d'habitudes ne signifient pas grand-chose, si vous revenez sur la bonne voie dès que possible. Donc, si vous avez oublié de suivre le temps avec un chronomètre pour une journée, cela ne signifie pas que tout votre engagement précédent dans la pratique a été vain.

Tout d'abord, vous pouvez toujours ajouter votre temps manquant manuellement.

Et deuxièmement, vous pouvez toujours faire un meilleur effort pour effectuer votre routine de suivi du temps comme prévu demain.

8. Créez un environnement de travail qui vous encourage à suivre le temps

La meilleure précaution qui vous aidera à suivre le temps est d'établir un environnement qui vous encouragera à poursuivre la pratique, dès le début de votre journée de travail.

Tout d'abord, vous pouvez définir le site Web de votre logiciel de suivi du temps comme page de démarrage , c'est-à-dire celle qui s'affiche en premier lorsque vous lancez votre navigateur. Si vous travaillez dans Google Chrome, il vous suffira de suivre plusieurs étapes pour l'activer :

• cliquez sur les trois points en haut de la page de votre navigateur Chrome pour obtenir plus d'options
• sélectionnez "Paramètres"
• sous "Au démarrage", sélectionnez "Ouvrir une page ou un ensemble de pages spécifique"
• cliquez sur "Ajouter une nouvelle page" et entrez https://clockify.me/

Désormais, chaque fois que vous ouvrirez votre navigateur, vous serez invité à envisager de suivre le temps passé sur un projet, une tâche ou même certaines activités quotidiennes.

Comme autre solution, vous pouvez également installer votre application de suivi du temps sur tous les appareils, de sorte que vous ayez l'icône de l'application sur votre bureau et/ou votre téléphone mobile chaque fois que vous ouvrez vos appareils. La simple présence de l'application à côté de vos dossiers et fichiers de travail peut vous rappeler que vous devez suivre le temps.

9. Trouvez un partenaire responsable

Les recherches de l'American Society of Training and Development montrent que les gens sont 65 % plus susceptibles d'atteindre un objectif s'ils s'engagent auprès d'une autre personne à ce sujet. De plus, la même recherche montre que les gens ont 95% plus de chances de réussir à atteindre un objectif s'ils tiennent des réunions régulières à ce sujet avec leurs partenaires de responsabilité.

Comme vous vous en doutez probablement, vous pouvez mettre en œuvre cette pratique de responsabilité dans tout ce que vous faites, y compris le suivi du temps :

• Si vous êtes un employé, vous pouvez prendre l'initiative et trouver un partenaire responsable parmi vos collègues.
• Si vous êtes un gestionnaire en charge des personnes qui doivent suivre le temps, vous pouvez vous-même affecter ces partenaires.

Dans tous les cas, les partenaires de responsabilisation peuvent alors tenir des réunions régulières de 10 minutes à la fin de la semaine, pour évaluer s'ils ont respecté leurs routines de suivi du temps prescrites, et même discuter de quelques idées d'amélioration.

10. Si vous êtes dans la direction, donnez un exemple personnel pour le suivi du temps

Si vous êtes un manager qui essaie d'intégrer le suivi du temps dans la routine de travail de votre équipe, la meilleure façon de les encourager à cultiver cette pratique est de leur montrer l'exemple personnel. Après tout, à moins que le manager ne veuille faire l'effort de suivre le temps de travail, est-il réaliste de s'attendre à ce que l'habitude reste avec l'équipe ?

Tout d'abord, réfléchissez à la routine de suivi du temps que vous souhaitez établir. Expliquez vos attentes à votre équipe et annoncez que vous suivrez également le temps de la même manière - et restez fidèle à votre parole :

• Souhaitez-vous que votre équipe suive le temps, non seulement sur les projets, mais également sur les tâches liées au projet ? Assurez-vous également de distinguer les tâches liées au projet sur lesquelles vous travaillez lors du suivi du temps.
• Souhaitez-vous que l'équipe ajoute des balises aux entrées de temps que vous avez déjà facturées au client, pour les marquer comme telles dans vos archives de suivi du temps ? Assurez-vous de toujours ajouter la balise « facturé » à vos propres entrées de temps.

En suivant le temps avec votre équipe, vous les rendrez plus à l'aise pour adopter la pratique eux-mêmes.

Emballer

Comme c'est le cas pour toute pratique que vous cherchez à intégrer à votre routine habituelle, cultiver l'habitude de suivre le temps demandera de la patience. Une fois que vous comprenez pourquoi vous suivez le temps en premier lieu et quel type de routine vous cherchez à cultiver, commencez par les bases et introduisez progressivement des éléments supplémentaires de suivi du temps. Établissez un environnement de travail qui vous encouragera à suivre le temps, et n'oubliez pas de suivre vos progrès, de récompenser vos succès et de vous assurer que vous êtes responsable de la pratique. Il est également conseillé aux managers de donner l'exemple et de suivre le temps avec leurs équipes. À la suite de tous les efforts et initiatives énumérés, le suivi du temps est susceptible de s'installer comme un élément régulier et naturel de votre routine de travail.