Meilleures façons de communiquer efficacement sur le lieu de travail

Toute communication sur le lieu de travail doit être claire, conviviale et facile à évaluer. Cela est vrai quel que soit le public visé. Ne pas communiquer efficacement peut avoir un impact sur une entreprise.

En fait, dans une enquête auprès de 1 000 entreprises informatiques, plus de 1 projet sur 4 n'a pas pu respecter ses délais. Pourquoi? Mauvaise communication. Cela peut arriver dans n'importe quelle industrie. Avec les bonnes connaissances, de telles situations sont entièrement évitables.

Comment créer une communication efficace sur le lieu de travail

La communication est importante pour réussir en équipe. Les connexions vous aident à définir des objectifs, à coordonner vos efforts, à créer de nouvelles idées, etc. Ensuite, les travailleurs terminent les projets réussis à temps. Plus important encore, les dirigeants ajustent leurs objectifs au besoin.

Une communication inefficace peut aggraver les problèmes et créer des retards. Plus le projet prend de temps, plus une mauvaise communication aura un impact important.

Si vous souhaitez savoir comment communiquer plus efficacement en milieu de travail, les étapes suivantes sont un excellent point de départ.

Sachez à qui vous parlez

Pour communiquer efficacement, vous devez d'abord considérer à qui vous parlez. Tout le monde ne traite pas les informations de la même manière ou ne réagit pas bien aux différents canaux de communication. Choisir la meilleure façon de communiquer est la partie la plus importante d'une communication réussie sur le lieu de travail.

Par exemple, ceux qui occupent des postes élevés au sein d'une entreprise sont souvent les plus réceptifs aux critiques et aux commentaires « négatifs ». Dans de nombreux cas, ils ignoreront complètement les commentaires positifs. Pour ces personnes, les informations objectives et fondées sur des faits concrets sont souvent les plus précieuses.

Gardez votre message clair

Une fois que vous avez réfléchi à ce à quoi le récepteur pourrait répondre, il est essentiel de savoir ce que vous allez dire. Garder les choses claires et faciles à comprendre aide un auditeur à rester concentré sur ce dont il a besoin.

Restez réceptif et conscient de vous-même

Si vous restez positif et accessible, vous envoyez le signal que vous pouvez communiquer efficacement. Les travailleurs ont l'impression qu'il est possible d'avoir une conversation avec vous. Lorsque les gens développent la réputation d'être inaccessibles, il peut être difficile de changer cette opinion.

Accepter les commentaires

La rétroaction est difficile à fournir. Cela peut vite être pris à cœur. Cependant, si vous souhaitez communiquer efficacement avec votre personnel, cela devrait être accepté. La communication est rarement claire, surtout lorsqu'une équipe est impliquée.

Lorsque vous acceptez des commentaires de toute nature, il est important de rester un auditeur actif. Vous devez évaluer objectivement ce qui est dit, puis proposer une réponse. S'il y a beaucoup à régler, remerciez l'autre personne pour sa contribution et revenez vers elle une fois que vous avez une réponse appropriée. Se précipiter vers une conclusion peut ralentir les efforts de communication.

Différents types de communication en milieu de travail

Tous les types de communication ne conviennent pas à tous les groupes et à toutes les situations. La culture et les antécédents peuvent influencer les formes de communication les plus efficaces ou les plus faciles à utiliser pour un groupe donné.

Cependant, il est également essentiel de limiter les canaux de communication utilisés par une équipe donnée ou pour un projet. Si trop de canaux sont utilisés, cela peut augmenter considérablement le temps nécessaire aux membres de l'équipe pour trouver des informations critiques.

Vous trouverez ci-dessous des sections consacrées aux quatre outils les plus courants pour communiquer efficacement dans un environnement de travail. Il existe également des statistiques et des conseils pour vous aider à sélectionner la meilleure option de communication pour votre lieu de travail.

Présentations et réunions de groupe

Les réunions peuvent être des outils pratiques pour communiquer efficacement si vous gardez quelques règles à l'esprit. Premièrement, vos sessions doivent être de 15 minutes maximum. Cela maintient tout le monde sur la tâche. Cela évite également que la réunion ne se déroule trop tard.

Quinze minutes devraient suffire pour couvrir un sujet. Vous pouvez répondre aux questions les plus urgentes et assigner des tâches. Pour faciliter les choses, incluez des aides visuelles. Vous pouvez le faire avec un résumé à puces des points couverts ainsi que des affectations et des dates critiques.

De plus, de courtes présentations à des groupes plus petits peuvent aider à prévenir la fatigue cognitive ou sociale. Cela permet de favoriser une communication efficace tout au long de la journée de travail.

Si possible, l'incorporation d'un élément visuel peut aider les travailleurs à se souvenir de l'information.

Cela peut signifier

• mise en place d'un diaporama
• création d'un graphique ou d'une liste
• y compris un tableau d'images.

Tout ce qui peut aider les autres personnes à visualiser les informations que vous présentez peut conduire à une réunion plus mémorable.

Rencontres en face à face

De nombreux travailleurs préfèrent les critiques constructives lorsqu'elles sont faites de manière objective. Ils le préfèrent même 7% de plus que les commentaires positifs. Cependant, de nombreux managers évitent de formuler des critiques ou des suggestions d'amélioration car ils trouvent le processus inconfortable.

Les réunions privées en face à face peuvent aider à rendre ou à recevoir des critiques utiles. Cependant, les travailleurs âgés sont plus ouverts aux conversations sur la façon de s'améliorer et préfèrent les rencontres en personne.

Les conversations sont un excellent moyen de couvrir des sujets difficiles. Les conversations évitent les conflits. Cependant, ce n'est jamais une mauvaise idée de faire suivre les réunions en face à face d'un rappel par SMS ou par e-mail. Passez en revue les points clés et les faits saillants de votre conversation pour créer un enregistrement.

Les travailleurs qui sont nouveaux dans un domaine, jeunes ou qui ont des niveaux de confiance inférieurs peuvent avoir plus de mal à communiquer les faits pour faire face. Ils préfèrent les e-mails ou les SMS.

Messages texte ou SMS en ligne

L'utilisation de SMS sur le lieu de travail est une nouvelle méthode de communication. Cependant, si vous cherchez à améliorer la communication au sein d'une équipe, en particulier une équipe composée de jeunes membres, le texte peut être la solution.

Les messages texte ont des résultats positifs. Premièrement, ils sont visuels. Les méthodes de communication visuelle sont 25 % plus efficaces que la communication orale. Si vous combinez les deux approches, disons avec une présentation orale et un suivi textuel, vous pouvez vous attendre à une augmentation de 55 % de la rétention par rapport à la présentation seule.

Les propriétaires de smartphones sont également très familiers avec les SMS. Ces données indiquent que 97 % des utilisateurs de téléphones intelligents envoient des SMS chaque semaine. Comparé à d'autres options de communication de type chat, les SMS sont familiers. 80% des professionnels actuels utilisent les textos pour les affaires, et 70% encourageraient ce comportement.

Aussi formidables que puissent être les messages texte pour fournir un enregistrement facile à consulter, ils peuvent être difficiles à interpréter pour certains. Cela peut faciliter l'utilisation des applications de chat et de texte sur le lieu de travail pour rester concentré sur la tâche et aller droit au but. Toute conversation chargée d'émotion, comme les critiques ou les commentaires constructifs, est toujours mieux donnée en face à face.

L'envoi de SMS est également l'un des moyens les plus appréciés pour la planification du lieu de travail ou le partage de mises à jour et de bulletins. Dans une étude menée par la West Virginia State University, les participants étaient quatre fois plus susceptibles de préférer les messages texte pour les mises à jour positives et les avis de réunion.

E-mail et newsletters

Le courrier électronique peut être le moyen le plus productif d'envoyer et de recevoir des communications en milieu de travail. L'employé moyen reçoit plus de 100 e-mails liés au travail par jour, il tombe rapidement au bord du chemin en tant qu'outil de communication préféré.

Les jeunes générations qui entrent aujourd'hui sur le marché du travail envoient rarement des e-mails.

• Seuls 6 % des participants de la génération Z à une étude Pew de 2012 ont envoyé des e-mails.
• Le courrier électronique n'est pas le bon outil de communication si vous avez besoin de communiquer des informations importantes.

Les boîtes de réception d'aujourd'hui sont surchargées.

• Jusqu'à 60,8 % des employés ont sciemment ignoré les communications en milieu de travail par e-mail.

• Près de 1 sur 2 a déclaré qu'un autre outil de communication aurait été préférable.
• Les travailleurs affirment que le courrier électronique réduit en fait la communication.
• Les messages textes voient un taux de lecture de 97 %.

Avantages d'une communication efficace en milieu de travail

Les entreprises qui ont un niveau élevé de communication réussie voient des rendements supérieurs de 47 % selon une étude de 5 ans.

Une communication réussie est définie comme la capacité de savoir ce que veulent leurs employés. En outre, cela signifie que vous savez comment communiquer avec succès au sein de l'industrie de l'entreprise. Vous planifiez et fixez des objectifs qui sont systématiquement atteints.

De plus, une communication d'équipe réussie réduit les conflits et le roulement de l'entreprise de 40 à 50 %, selon le secteur.

Conclusion – Oui, vous pouvez communiquer efficacement

Ces faits le montrent clairement. Il est facile de voir comment les entreprises incluses dans cette étude communiquent efficacement. Avec un peu d'aide, vous pouvez communiquer efficacement sur le lieu de travail. Trouvez le bon outil d'innovation dans votre secteur d'activité.

Vous pouvez rapidement faire passer votre message. Communiquez efficacement et votre message sera compris. La vérité est qu'une communication efficace peut amener le changement à s'enraciner plus rapidement. Cela conduit à des niveaux d'acceptation plus élevés.

N'oubliez pas que vous communiquez efficacement lorsque vous faites des critiques constructives et que vous communiquez ouvertement. Pourquoi? Simplement. Les employés peuvent s'améliorer et recevoir des commentaires qui leur permettent de le faire.