7 meilleures pratiques pour de meilleurs rapports de BI

Les rapports de BI sont l'un des aspects les plus cruciaux de toute implémentation de BI. S'ils sont configurés de manière incorrecte, ces rapports peuvent semer la confusion et même, dans certains cas, égarer leurs propres utilisateurs finaux. En d'autres termes, le système pourrait ne pas avoir de sens pour les personnes qui en ont le plus besoin.

D'autre part, des rapports et des tableaux de bord BI bien conçus peuvent vous aider à obtenir rapidement des informations critiques et à découvrir des modèles cachés dans vos données.

Voici sept éléments à garder à l'esprit lors de la conception de rapports BI pour votre organisation, afin de maximiser le retour sur vos rapports.

1. Identifier les exigences en matière de rapports

La première étape consiste à dresser une liste exhaustive de toutes les parties prenantes, décideurs et utilisateurs finaux de vos rapports. Cela vous donnera une idée claire du public cible de vos livrables.

Planifiez des entretiens (via des réunions en face à face, par téléphone ou par Skype) avec les parties prenantes concernées pour recueillir toutes les exigences de reporting de leur part. Ces réunions doivent inclure tous les cadres, responsables et analystes de données qui examineront régulièrement vos rapports BI.

Vous ne pourrez peut-être pas rencontrer toutes les parties prenantes en même temps. Dans de tels cas, évitez de vous contenter de spécifications écrites ou d'e-mails. Au lieu de cela, planifiez une série de réunions en face à face et des suivis avec chaque groupe d'utilisateurs pour identifier complètement toutes les exigences. Cela vous aidera à découvrir des exigences conflictuelles ou même contradictoires et à les résoudre dès le départ, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps sur la route.

2. Identifier les KPI et les métriques pour chaque rapport BI

Ensuite, créez une liste de KPI et de métriques que vous souhaitez afficher sur chaque livrable BI.

Planifiez des entretiens avec les parties prenantes concernées pour savoir ce qu'elles souhaitent voir dans leurs rapports.

La plupart des entreprises ont déjà mis en place un processus de signalement. C'est juste que les utilisateurs n'en sont pas satisfaits, soit parce qu'il ne fournit pas les informations requises, soit parce qu'il s'agit d'un système sujet aux erreurs de classeurs Excel préparés manuellement ou à l'aide de scripts ad hoc.

La clé est d'analyser leurs systèmes de reporting actuels pour avoir une idée de ce qu'ils suivent actuellement et identifier les domaines d'amélioration. Évitez de leur demander directement ce qu'ils veulent voir dans leurs rapports. Cela ne fera que confondre les utilisateurs finaux.

En cas de problème, revenez vers les parties prenantes pour discuter des prochaines étapes possibles. Cela prendra deux à trois itérations, mais à la fin, vos utilisateurs auront une bonne idée de ce à quoi s'attendre dans vos rapports BI.

3. Choisissez la bonne visualisation pour chaque métrique

L'une des erreurs les plus courantes que les gens commettent lors de la présentation visuelle d'informations consiste à utiliser le mauvais graphique ou la mauvaise visualisation. Cela transmet non seulement le mauvais message, mais dans certains cas, cela peut même prêter à confusion.

Voici deux graphiques qui montrent les mêmes informations. Selon vous, lequel est le plus intuitif ?

Choisissez une visualisation qui prend en charge les données sous-jacentes

Dans le premier graphique, le spectateur est obligé de perdre du temps à faire des allers-retours entre la légende du graphique et les tranches de tarte.

D'autre part, le deuxième graphique permet de repérer facilement la tendance des ventes même sans regarder les chiffres réels.

Pour chaque métrique, il est essentiel de choisir une visualisation qui prend en charge le message sous-jacent dans vos données.

Vous trouverez ci-dessous un organigramme pour vous aider à choisir la visualisation à utiliser pour présenter vos indicateurs de performance clés et vos métriques, en fonction du type d'informations qu'ils contiennent.

Trouvez le bon graphique pour vos données (Source)

4. Disposez les éléments du rapport dans vos rapports BI

Une fois que vous avez déterminé quelles (métriques) afficher sur vos rapports et comment (quelle visualisation), il est temps de les organiser de manière facile à comprendre pour concevoir votre maquette de rapport.

Nous savons, grâce à diverses études de suivi oculaire, que lorsque les humains lisent des pages Web, nos yeux partent du coin supérieur gauche de la page. Lorsque nous lisons le contenu de la page, nos yeux se déplacent de gauche à droite, formant des motifs en forme de F ou de Z.

La clé est de tirer parti de ce modèle de lecture naturel à notre avantage pour présenter les informations de manière intuitive. Affichez les informations les plus importantes et les plus urgentes dans le coin supérieur gauche de vos rapports. Les informations de faible priorité et à évolution lente doivent être affichées dans la moitié inférieure de votre rapport.

Afficher les informations importantes et urgentes dans le coin supérieur gauche des rapports

Voici un exemple de tableau de bord BI mal conçu :

Un tableau de bord BI mal conçu

Les deux premiers graphiques ("Top 10 des clients par chiffre d'affaires depuis le début de l'année" et "Nombre d'utilisateurs par tranche d'âge") ne changent pas fréquemment.

D'autre part, des tableaux fréquemment modifiés tels que "Inscriptions par mois" et "Metrics quotidiens" ont été placés en bas.

Par conséquent, chaque jour, un utilisateur final consulte ce rapport, il devra parcourir les deux premiers graphiques, qui se ressemblent la plupart du temps, avant d'accéder aux informations qui changent régulièrement.

5. Mettez en surbrillance les informations clés

Les rapports de BI regorgent d'informations et peuvent rapidement devenir visuellement gênants. Guidez les utilisateurs du logiciel vers les bons chiffres et tendances, à l'aide d'indices visuels.

L'utilisation des bonnes couleurs est un moyen puissant de mettre en évidence les informations critiques sur vos rapports et tableaux de bord BI.

Par exemple, lorsque vous regardez le tableau de bord suivant, où vont vos yeux ?

Utilisez des couleurs pour attirer l'attention de l'utilisateur du rapport sur les informations clés

Peut-être avez-vous regardé le graphique à secteurs en bas à droite ou le graphique linéaire en haut à gauche, à cause de leurs couleurs. C'est exactement ce que ce tableau devrait vous inciter à faire. Cela dit, évitez d'utiliser trop de couleurs car cela peut entraîner un bruit visuel.

Il est également important de se rappeler que certaines couleurs sont plus accrocheuses que les autres. Donc, si cela distingue un graphique ou une visualisation particulier, alors selon les principes de Gestalt, nous accordons plus d'attention à ce composant de rapport et essayons de comprendre pourquoi il est différent.

Par exemple, les deux graphiques ci-dessous affichent les mêmes informations :

Utiliser des couleurs pour mettre en évidence des informations dans un graphique ou un tableau

Cependant, les couleurs supplémentaires du premier graphique ne fournissent aucune information supplémentaire. Au contraire, ils nous font penser "Est-ce que le vert signifie que quelque chose de bien s'est passé en octobre ?"

Dans le deuxième graphique, l'utilisation d'une seule couleur nous indique que toutes les barres mesurent la même métrique (c'est-à-dire les ventes). Cela nous aide également à voir les tendances des ventes et à établir des comparaisons.

La clé est donc d'utiliser les couleurs de manière stratégique pour mettre en évidence les éléments d'information clés dans vos rapports de BI et atténuer ceux qui ne sont pas importants/non urgents.

6. Regroupez les KPI et les métriques associés

Étant donné que les rapports de BI sont utilisés pour obtenir des informations et prendre des mesures, il est important qu'ils aident les utilisateurs finaux à établir rapidement des connexions au sein des données.

L'un des moyens les plus efficaces d'y parvenir consiste à regrouper les informations connexes et à les regrouper. Regardez le tableau de bord ci-dessous :

Regroupez les informations connexes pour montrer les connexions

Dans le tableau de bord ci-dessus, la couleur et la position des graphiques vous permettent de comprendre et de comparer rapidement les informations associées :

1. La première ligne contient des informations sur les mesures globales telles que les revenus, les bénéfices, la part de marché
2. La deuxième ligne affiche les statistiques de vente sur les produits individuels
3. La troisième ligne présente des informations sur les ventes régionales

Dans le même ordre d'idées, si vous éloignez les informations connexes, cela peut prêter à confusion et empêcher les utilisateurs de voir la connexion.

7. Obtenez une signature sur les maquettes

Une fois que vous êtes satisfait des maquettes, retournez voir les parties prenantes et obtenez leur approbation, car ce sont elles qui utiliseront régulièrement vos rapports.

Assurez-vous qu'ils comprennent les informations présentées dans vos rapports et comment les utiliser. Par exemple, si vos rapports comportent des fonctionnalités interactives telles que des listes déroulantes, des filtres et des explorations, assurez-vous que les utilisateurs finaux savent comment les utiliser pour obtenir les informations dont ils ont besoin.

Il s'agit d'un processus itératif qui peut prendre des semaines, voire des mois, car les parties prenantes peuvent ne pas être sûres de ce qu'elles veulent voir dans leurs rapports ou de la manière dont elles veulent que cela soit présenté. Il est conseillé de limiter le nombre de réunions d'examen des rapports et de le communiquer dès le départ. Par exemple, nous avons généralement jusqu'à trois itérations d'examen de rapport avec nos clients, sur une période d'un à deux mois.

Plus important encore, obtenez une approbation écrite formelle pour vos maquettes afin de pouvoir commencer à créer les rapports réels. Cela vous aidera à éviter les itérations inutiles susceptibles de retarder votre projet. Sinon, vous continuerez à recevoir des demandes de modification tout au long de votre implémentation.

Envelopper

Des rapports de BI bien conçus permettent aux utilisateurs finaux d'obtenir facilement les informations dont ils ont besoin pour faire un meilleur travail, qu'il s'agisse de surveiller les opérations quotidiennes, d'exécuter des analyses ad hoc pour étudier les problèmes ou d'explorer les données pour de nouvelles opportunités de croissance.

La clé est de comprendre votre public cible - qui il est, à quels problèmes il est confronté, quelles informations il souhaite et comment il l'utilisera. Une fois que vous avez compris cela, présentez les informations de manière à permettre aux utilisateurs finaux d'obtenir rapidement des informations et de prendre des décisions.