Comment l'analyste financier Ben Cole utilise Clockify pour le blocage du temps

Des tas de gens cherchent désespérément à échapper à leurs impôts, sans parler de se passionner pour le secteur financier.

Pourtant, certains esprits brillants ont le don de faire des calculs et de se plonger dans tout ce qui touche à la finance. Ben Cole, le président d'ERP Connect Consulting, est l'une de ces personnes.

Vous vous demandez peut-être comment nous sommes tombés sur ce sujet et Ben en particulier. Eh bien, il a récemment mentionné Clockify dans l'un de ses messages sur les réseaux sociaux.

À son tour, cela nous a rendus curieux de découvrir ce qu'il fait pour s'organiser au milieu des listes de tâches interminables et chronophages de son secteur. D'autant plus qu'il a quitté une énorme entreprise bien établie pour lancer sa propre entreprise.

Donc, nous avons fait ce que nous faisons toujours - nous avons rassemblé tous nos comment et pourquoi et nous nous sommes assis avec l'homme lui-même pour lui poser toutes ces questions :

• Pourquoi Ben a choisi de devenir son propre patron,
• Comment il aborde sa charge de travail quotidienne,
• Qu'est-ce que le temps bloque pour Ben dans son travail, et
• Pourquoi il utilise Clockify depuis 2 ans.

Allons droit au but !

Ben Cole : un aperçu de la vie d'un analyste financier

Ben aime se décrire comme un professionnel de la finance occupé, occupé et occupé . Et ce n'est pas lui qui exagère sa charge de travail. Au contraire, il dirige une entreprise prospère avec près d'une douzaine d'employés et doit s'occuper de nombreux clients.

En un mot, Ben Cole est président d'ERP Connect Consulting, où ERP signifie Enterprise Resource Planning . C'est le jargon de l'industrie pour dire qu'ils créent des logiciels qui :

• Des plans,
• Budgets, et
• Rapports sur les résultats financiers d'une entreprise.

Aujourd'hui, Ben travaille et vit à Dallas, au Texas. Pourtant, il a eu une riche carrière. Alors, jetons un coup d'œil à ce qui a précédé ses efforts actuels.

Ben est diplômé de l'Université Drake avec une double majeure en finance et systèmes d'information. Depuis, il baigne dans le monde financier.

"J'ai fait mes débuts dans l'espace ERP en 2016. J'ai travaillé dans un grand cabinet d'expertise comptable pendant 5 ans, puis j'ai travaillé pour une petite startup à Austin, au Texas."

Mais Ben n'est pas votre technicien financier typique qui maintient à peine un équilibre travail-vie personnelle. En fait, il entretient une relation stable avec sa future épouse, avec qui il se marie dans quelques mois.

Tout aussi important, contrairement à ses emplois précédents, il décide maintenant des valeurs qu'il veut inculquer à son environnement de travail. Selon Ben, les valeurs les plus importantes de l'entreprise incluent :

• Qualité,
• Transparence, et
• Efficacité.

Mais dans tous les cas, vous vous demandez peut-être pourquoi il a décidé de quitter son emploi dans une grande entreprise, de devenir son propre patron et de créer son entreprise.

Découvrons-le!

Pourquoi Ben est devenu indépendant

Contrairement à certains de ses pairs, Ben pensait qu'il pouvait grandir beaucoup plus vite par lui-même, au lieu de faire partie d'une entreprise bien connue. Et c'est cette conviction qui l'a poussé à changer de cap.

«Ce qui m'a principalement amené à faire le saut, c'est l'environnement dans lequel j'étais. Avec toutes les transactions de type entreprise, il y a tous les freins et contrepoids; vous devez attendre votre tour pour obtenir la promotion ou l'augmentation que vous souhaitez.

En revanche, la société de Ben utilise un modèle de rémunération directe. En termes simples, ce modèle signifie que les employés sont payés en fonction de ce qu'ils produisent, c'est-à-dire qu'ils gagnent leur rémunération en fonction de ce qu'ils apportent à l'entreprise. Mais, plus particulièrement, Ben est convaincu que cette approche aide à développer une équipe pour qu'elle réalise son plein potentiel et développe des compétences durables - des compétences qui assureront les perspectives d'emploi de chacun :

"Si tout va mal et que [une entreprise] ne fonctionne pas, j'ai toujours les compétences et les connaissances techniques pour aller travailler pour n'importe quel type d'entreprise dans laquelle je travaillais auparavant."

Comment Ben s'attaque à sa charge de travail quotidienne

La plupart des gens qui réussissent ont un système en place qui, eh bien, les fait réussir.

De même, Ben est un professionnel de la finance très occupé et doit jongler avec plusieurs tâches et projets chaque jour. Mais il n'y a pas deux jours pareils.

"Honnêtement, chaque jour est un peu différent. Ce matin, je me suis réveillé, j'ai fait un entraînement rapide juste pour faire circuler le sang; et j'ai eu un appel interne pour passer en revue certains éléments de développement de nos applications. »

Mais que se passe-t-il une fois qu'il a terminé tout ce récapitulatif du matin et ses activités énergisantes ?

"Plus tard cet après-midi, j'ai reçu quelques appels de clients et un autre projet démarre cette semaine. Je pense que la chose la plus importante est de suivre les changements et d'être flexible pour s'occuper des éléments les plus prioritaires.

Avec tant de choses dans son assiette, nous étions impatients d'en savoir plus sur les principales pierres d'achoppement de Ben dans sa journée de travail.

« Je pense que le plus gros obstacle est l'inattendu. Donc, en ce moment, j'ai encore 6 ou 7 réunions aujourd'hui. Mais on ne sait jamais quand quelqu'un va appeler et avoir besoin de quelque chose.

Mis à part le flux incessant de demandes entrantes, Ben doit encore se débrouiller avec la ressource limitée que nous appelons le temps. Ainsi, il rend essentiel de distinguer ce qui compte de tout le reste.

« Le temps est toujours votre plus grand atout. Vous n'en obtenez pas plus; et être vraiment capable de hiérarchiser ces éléments et de regarder ce que vous devez faire maintenant par rapport à ce qui peut attendre et vraiment essayer de ne pas dérailler.

Cela prépare le terrain pour la prochaine question que nous avons envoyée à Ben. Vous l'avez deviné : les priorités !

Réflexions de Ben sur l'établissement des priorités

Pour le faire démarrer sur la chose sans doute la plus importante de son industrie – et de toute autre industrie, vraiment – ​​nous avons parlé de distinguer les priorités des non-priorités.

«Je suis un gars avec une grande liste de choses à faire. Et parfois, les listes de tâches peuvent même devenir incontrôlables. Ma liste de choses à faire contient généralement 20 ou 30 choses.

Mais Ben a une solution aux demandes toujours croissantes de son temps.

"J'essaie toujours d'utiliser [un concept] appelé" le top 3 d'aujourd'hui ". J'écris littéralement les 3 choses que je veux faire aujourd'hui. À la fin de la journée, je regarde [et me demande] : Ma journée est-elle réussie ? C'est réussi si j'ai fait ces 3 choses. Je ne sais pas ce qui s'en vient [mais je suis toujours] hyper-concentré et donne la priorité à ces 3 premiers.

Ben dit qu'il est heureux lorsqu'il supprime ces tâches les plus importantes, créant ainsi une boucle de rétroaction. Fait intéressant, cependant, il préfère noter ses éléments critiques sur un post-it physique.

«Je suis un grand partisan de l'écriture sur un morceau de papier parce que cela vous oblige vraiment à le faire – que ce soit votre top 3 ou votre top 5. Je pense que c'est comme se fixer des objectifs. Si vous vous fixez des objectifs si grands que vous savez que vous ne pourrez jamais les atteindre, ce ne sont pas vraiment des objectifs, n'est-ce pas ? »

Il pense que les professionnels doivent être réalistes quant à leurs objectifs car faire quelque chose sans arriver à rien… A quoi ça sert encore ?

Pour notre dernier chapitre de l'histoire de Ben, nous nous penchons sur quelques techniques de productivité éprouvées et sur la manière dont Clockify s'intègre.

Suivi du temps : le changement dans la vie professionnelle de Ben

La vie d'un expert financier et d'un président d'une entreprise en pleine croissance peut être éprouvante. Allez comprendre!

Mais sérieusement, Ben doit prévoir du temps pour ce qui est essentiel et s'occuper également des petits éléments moins importants. Toute la journée, tous les jours. Pour rester productif tout au long, Ben doit aborder sa charge de travail de manière efficace et efficiente. Et il ne prétend pas non plus que jongler avec ses ambitions personnelles et professionnelles soit une promenade dans le parc. C'est tout le contraire.

« 'Je dirais que la chose la plus importante qui se chevauche dans [ ma vie personnelle et professionnelle ] est que je suis extrêmement occupé. Qu'il s'agisse d'essayer de créer de nouveaux produits ou d'attirer de nouveaux clients, ou simplement d'essayer de suivre ma vie personnelle, car j'ai une fiancée et nous avons un chat et un chien ; [et] j'aime aller au golf et j'aime faire du ski.

Le remède à tant de stress et de désordre ? Avec d'autres plates-formes, Ben a trouvé que Clockify était un outil pratique qui l'aide à arriver à la fin de ses jours en se sentant comme s'il avait beaucoup accompli.

Quoi qu'il en soit, voici un aperçu de la publication LinkedIn qui a suscité notre intérêt à interviewer Ben.

Sans surprise, nous étions curieux de savoir comment Ben a rencontré Clockify et les avantages que son équipe a tirés de l'utilisation de notre application de blocage du temps au cours des 2 dernières années.

Comment Ben est tombé sur Clockify

Ben a prospéré dans le secteur financier pendant près d'une décennie, utilisant de nombreux outils puissants pour améliorer les flux de travail en cours de route. Mais il dit qu'il est gêné de mentionner sa plate-forme de choix pour le suivi du temps avant de s'installer sur Clockify. Alerte spoiler - c'était Excel.

“Nous avons commencé à utiliser Clockify probablement 3 mois après le démarrage de mon entreprise. Et un de mes collègues m'a présenté l'outil. Il avait un prototype d'intégration Clockify avec Business Central.

Surtout, l'intégration utile (entre Clockify et Business Central) a amené Ben à réaliser que Clockify pourrait changer la donne dans son travail.

Pourquoi Ben pense que Clockify est un énorme gain de temps

Ben sent qu'il a adopté Clockify rapidement parce qu'il était une équipe d'une seule personne à l'époque. Mais il pense qu'il est également assez facile pour toute main-d'œuvre nombreuse d'adopter l'outil, à condition de commencer le processus d'intégration le plus tôt possible.

"Mon plus gros truc est de mettre en œuvre les outils avant que vous en ayez besoin, car il est tellement plus facile d'intégrer les autres. Si vous avez 10 employés qui travaillent tous dans Excel et que vous essayez ensuite de les faire accéder à Clockify - c'est toujours possible et probablement pas trop difficile - mais c'est beaucoup plus facile [de le faire à l'avance].

Avec plus de 80 intégrations, Clockify fonctionne de manière transparente avec un ensemble diversifié d'applications. Ben dit qu'il est très satisfait de la façon dont l'intégration avec Business Central lui fait gagner des heures chaque semaine.

"Cela fonctionne de manière transparente et cela me fait probablement gagner 4 heures par semaine maintenant. [Avec la taille actuelle de notre équipe], il me faudrait probablement une journée entière [pour le faire manuellement]. Je sais que cela prendrait 4 heures car cela m'en prenait 2 quand c'était juste moi qui le faisais dans Excel. Et nous avons 10 Xed depuis lors.

En plus de faire gagner beaucoup de temps à Ben, Clockify lui permet de créer facilement des factures à l'intérieur de la plate-forme et de les envoyer aux clients.

“Je ne pouvais pas imaginer notre organisation sans Clockify, car il prend toutes les entrées de temps et les met directement dans une facture dans mon système financier. Ensuite, je clique simplement sur un bouton et toutes mes factures sont envoyées par e-mail à mes clients. »

Fonctions Clockify que Ben préfère

Avec des dizaines de fonctionnalités pratiques pour les particuliers et les entreprises, Clockify peut facilement améliorer les processus au travail. Du suivi du temps aux rapports et à l'exportation de données, Clockify vous permet de gérer votre temps plus efficacement.

Voyons donc quelles fonctionnalités Ben trouve les plus utiles lorsqu'il s'agit de travailler avec des clients et des membres d'équipe.

Fonctionnalité n° 1 : blocage du temps + intégration du calendrier

Ben dit que le blocage du calendrier est une belle touche à son emploi du temps chargé.

"J'ai cette réunion que je peux marquer comme administrative, puis la prochaine réunion que je pourrais avoir est une réunion client facturable. Donc, [il est utile de pouvoir] utiliser cela et à la fin de la journée - allez dans Clockify et cliquez littéralement sur chaque événement du calendrier.

De plus, la fonction d'affichage du calendrier permet à l'équipe de Ben de travailler de manière transparente et d'obtenir une image parfaitement claire de ses tâches, activités et événements. En dehors de cela, Clockify permet à son entreprise d'être payée plus rapidement et plus facilement - sans aucune friction.

«En gros, transformez-le en une entrée de temps client facturable ou une entrée administrative – et Clockify suit le temps de travail de tout le monde. Donc, le calendrier est absolument la chose #1 que j'utilise.

Pourtant, la disposition visuellement attrayante des activités n'est pas la seule chose que Ben aime à propos de Clockify. Il utilise également le calendrier comme un planificateur de blocage du temps et une centrale de productivité.

Fait intéressant, Ben stocke rapidement les événements ou les tâches à venir en créant des blocs de 30 minutes sur son calendrier. Il utilise des descriptions simples comme X, Y, Z client . Et cela lui fait des merveilles !

De plus, Ben utilise la vue du calendrier comme un second cerveau, car cela lui permet, à lui et à son équipe, de suivre autant de choses différentes qu'ils en ont besoin.

« Lors d'une folle journée, il sera difficile de se souvenir de 15 réunions différentes que vous avez eues. Au contraire, ils sont déjà sur mon calendrier. Je vais juste cliquer dessus.

Dans l'ensemble, Ben est satisfait de Clockify car cela lui fait gagner, à lui et à son entreprise, des dizaines d'heures chaque mois.

Fonctionnalité n° 2 : pointage d'entrée/sortie

Clockify permet à l'équipe de Ben d'éviter de faire l'une des choses les plus fastidieuses : le chronométrage. Nous lui avons donc demandé de nous donner son grain de sel à ce sujet dans un scénario réel.

"Pour quiconque travaille dans le service professionnel, ce que vous aimez le moins, c'est d'entrer dans le temps quand il le faut. La dernière chose que vous voulez faire est de passer 15 minutes à entrer tout votre temps manuellement. Ainsi, Clockify permet de rationaliser très facilement cela, à la fois de mon côté et de celui de l'utilisateur.

Grâce à cette fonctionnalité, Ben peut facilement suivre la présence des employés et obtenir des rapports d'arrivée et de départ. Mais surtout, son équipe peut facilement chronométrer son temps sur n'importe quel appareil, en ligne ou hors ligne.

Fonctionnalité #3 : Rappels automatiques

Au lieu de chasser les membres de son équipe pour faire des entrées de temps, Ben peut faire d'autres choses plus importantes. Comment? Eh bien, Clockify fait le travail pour lui et envoie des rappels automatiques aux membres de l'équipe.

"Clockify a d'excellentes fonctionnalités pour rappeler aux gens de soumettre leur temps. Donc, je n'ai pas à suivre qui que ce soit. Clockify le fait pour moi, et j'ai vu de très bons retours en termes de rapidité avec laquelle les gens consacrent leur temps.

Pour définir des rappels comme Ben le fait tous les jours, il vous suffit de choisir votre :

• Horaires et jours ouvrables, et
• L'heure après laquelle vous souhaitez que Clockify vous envoie un rappel.

C'est ça!

Fonctionnalité #4 : Rapports

Une autre fonctionnalité intéressante dont Ben parle avec plaisir sont les rapports Clockify. Cet ajout aide son équipe à gérer des projets et à savoir ce que tout le monde a fait récemment.

En plus d'éviter de perdre du temps, la fonction de rapport unique Clockify permet à Ben de voir où et comment son équipe passe du temps en obtenant un résumé complet des heures suivies - et même des heures facturables - dans des rapports soigneusement emballés. Tout ce que votre équipe doit faire est d'enregistrer le temps à l'aide d'un suivi en temps réel ou de pointer manuellement les heures dans la feuille de temps.

Ben explique comment les rapports lui permettent de maîtriser l'énorme charge de travail de son entreprise.

« Si quelqu'un n'a pas d'heures [cadencées] le lundi, je peux le voir ; cela m'aide du point de vue de la gestion de projet de dire "vous n'êtes plus aussi fortement utilisé".

Le mardi matin, Ben peut consulter un rapport du lundi pour vérifier qui a travaillé sur quoi et pendant combien de temps. S'il remarque que certains employés sont sous-performants dans certaines tâches, il peut changer de vitesse et attribuer différents éléments.

Conclusion : utilisez des outils pour vous concentrer sur les tâches les plus importantes

C'était génial d'interviewer Ben ! Et si vous regardez de plus près, vous verrez quelques thèmes et petites leçons qu'il a partagés à partir de sa riche expérience.

Alors, voici quelques plats à emporter que vous pouvez probablement utiliser dans votre vie et votre travail :

• Quittez une entreprise si vous pensez qu'elle empêche votre croissance,
• Perfectionnez vos compétences à la volée pour pérenniser vos perspectives d'emploi,
• Établir des valeurs pour stimuler le comportement et la performance des employés,
• Suivre le temps que les employés consacrent aux tâches pour les plus grands avantages,
• S'appuyer sur des outils au lieu de dépendre des gens pour se souvenir des choses, et
• Automatisez les flux de travail pour un succès à long terme.

Dans tous les cas, nous sommes heureux que Clockify ait aidé Ben et son équipe à augmenter leur productivité.

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