Comment être plus efficace dans vos tâches

L'efficacité est de 10% d'être productif. Je suis tombé sur cette phrase en faisant des recherches pour cet article de blog. Élaborons là-dessus. L'efficacité signifie faire des tâches rapidement et bien les faire. D'autre part, pour être productif, vous devez vous occuper de vos tâches importantes de manière cohérente. Donc, d'une certaine manière, être efficace est un élément essentiel de votre productivité.

Maintenant, lorsque vous ne semblez pas pouvoir accomplir vos tâches quotidiennes à un rythme plus rapide (sans compromettre leur qualité), vous vous sentez probablement frustré. Mais la bonne nouvelle est que vous pouvez apprendre à être plus efficace dans vos tâches.

Dans cet article, vous découvrirez :

• ce que signifie être efficace au travail,
• comment se concentrer et faire son travail,
• comment être plus performant et efficace au travail.

Que signifie être efficace au travail ?

Connaissez-vous ces scènes de film où une personne tape très rapidement, avec un sourire confiant sur son visage ? Ces scènes sont généralement suivies d'une musique entraînante au piano. Quand je pense à l'efficacité, je vois cette image dans mon esprit.

Lorsqu'il s'agit d'efficacité sur le lieu de travail, cela implique plus que le cadre ludique mentionné précédemment. L'efficacité au travail implique que les employés effectuent les bonnes tâches de manière appropriée, sans perdre trop de temps ou d'énergie. De cette façon, les travailleurs aident leurs clients/consommateurs en leur offrant davantage de produits/services de haute qualité. Par conséquent, les employés aident leur entreprise à se développer. En outre, les employés efficaces sont également productifs car ils savent gérer leurs tâches et terminer toutes les missions correctement et à temps.

Comment pouvez-vous vous concentrer et faire votre travail ?

Voyons ce que vous pouvez faire pour rester concentré et travailler facilement, quel que soit votre poste.

Travail en séances courtes suivies d'une petite pause

Selon l'étude de l'Université de l'Illinois, "de brefs détournements d'une tâche peuvent considérablement améliorer la capacité de se concentrer sur cette tâche pendant de longues périodes". Ainsi, lorsque vous commencez à travailler sur un devoir, assurez-vous de travailler en courtes sessions, pendant 20 à 30 minutes, puis faites une brève pause de 5 minutes.

Vous pouvez essayer la technique Pomodoro, qui consiste en des séances de travail de 25 minutes (Pomodoros). Après chaque séance, faites une pause de 5 minutes. Une fois que vous avez terminé quatre séances de travail, vous pouvez faire une pause plus longue, environ 30 minutes. Si vous pensez que 25 minutes sont trop courtes pour vos tâches, vous pouvez organiser votre travail en ayant des Pomodoros de 90 minutes.

Diriger votre attention sur votre tâche pendant ces Pomodoros améliorera votre efficacité.

Suivez vos rythmes circadiens

Un rythme circadien est un cycle de 24 heures qui tire son nom de l'expression latine "circa diem", qui signifie "environ un jour". Les rythmes circadiens régulent vos systèmes mental et physique. De plus, votre capacité à vous concentrer dépend de votre rythme circadien. Certaines personnes sont mentalement alertes le matin, tandis que d'autres s'épanouissent l'après-midi ou le soir.

Pour être plus efficace dans vos tâches quotidiennes, vous devez organiser votre journée en fonction de vos rythmes circadiens. Si vous souhaitez en savoir plus sur votre rythme circadien, assurez-vous de suivre vos niveaux de concentration pendant au moins deux semaines. Par exemple, vous pouvez noter vos niveaux d'énergie sur une échelle de 1 à 10 tout au long de la journée. Ensuite, planifiez vos tâches les plus importantes pour les périodes de vigilance les plus élevées. Laissez ces affectations moins critiques pour les périodes où vos niveaux d'énergie sont plus faibles.

Embrasser l'errance et l'oisiveté

La rêverie peut-elle être bénéfique et vous rendre plus efficace ? Étonnamment, oui.

Dans son livre Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi parle de l'importance de l'errance mentale :

« Lorsque notre esprit vagabonde, nous activons ce qu'on appelle le « mode par défaut », l'endroit mental où nous résolvons des problèmes et générons nos meilleures idées, et nous nous engageons dans ce qu'on appelle la « planification autobiographique », qui est la façon dont nous donnons un sens à notre monde et nos vies et fixer des objectifs futurs .

Elle souligne également que lorsque nous nous écartons, c'est à ce moment que nous faisons une pensée originale.

Alors, laissez-vous rêvasser pendant 10 ou 15 minutes tout en faisant une tâche répétitive ou en faisant une pause. De cette façon, vous penserez à de nouvelles façons de traiter vos problèmes ou vos tâches complexes, ce qui augmentera votre efficacité. De plus, vous serez plus concentré au travail lors d'une réunion ou face à une tâche difficile.

Outre l'errance mentale, être inactif peut également être précieux pour vous. Voici comment l'essayiste et dessinateur Tim Kreider explique les avantages de l'oisiveté dans le livre de Cal Newport Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World :

« L'oisiveté n'est pas seulement des vacances, une indulgence ou un vice ; elle est aussi indispensable au cerveau que la vitamine D l'est à l'organisme, et sans elle nous souffrons d'une affection mentale aussi défigurante que le rachitisme… elle est, paradoxalement, nécessaire à l'accomplissement de tout travail ».

Mais que se passe-t-il si vous êtes trop occupé et que vous ne semblez pas perdre de temps à ne rien faire ? Voici ce que propose Cal Newport dans ce livre.

« À la fin de la journée de travail, arrêtez votre réflexion sur les problèmes de travail jusqu'au lendemain matin - pas de vérification des e-mails après le dîner, pas de rediffusions mentales des conversations et pas d'intrigues sur la façon dont vous allez gérer un défi à venir ; arrêtez le travail en pensant complètement .

Newport ajoute que l'un des avantages de la fermeture est que "les temps d'arrêt aident à recharger l'énergie nécessaire pour travailler en profondeur". Et, comme le définit Newport, le travail en profondeur est "le type de travail qui optimise vos performances".

Comment être plus performant et efficace au travail ?

Comme déjà mentionné plus tôt, il y a une différence entre l'efficience et l'efficacité. Lorsque vous êtes efficace, vous terminez vos tâches de manière rapide et organisée. En revanche, lorsque vous êtes efficace, vous obtenez les résultats escomptés. Comme vous pouvez l'imaginer, en ce qui concerne vos tâches professionnelles, vous devrez exceller dans les deux domaines. Jetons un coup d'œil aux conseils les plus pratiques pour être efficace et efficace au travail.

Concentrez d'abord votre attention sur les tâches les plus importantes

Au début de chaque journée, pensez aux tâches les plus importantes de la journée. De plus, essayez d'être réaliste et écrivez jusqu'à trois devoirs que vous devez terminer d'ici la fin de la journée.

Avoir un objectif clair en tête et devant vous vous aidera à rester sur la bonne voie et à améliorer votre efficacité et votre productivité.

Essayez la méthode de la matrice d'Eisenhower

L'un des moyens les plus utiles pour apprendre à prioriser est d'essayer la technique de la matrice d'Eisenhower. Cette méthode de gestion du temps vous aidera à séparer les tâches importantes des tâches non importantes.

La méthode de la matrice d'Eisenhower comprend quatre quadrants temporels :

1. tâches importantes et urgentes,
2. tâches importantes mais non urgentes,
3. des tâches non importantes mais urgentes,
4. tâches non importantes et non urgentes.

Ainsi, les tâches du premier quadrant sont vos priorités. Une fois que vous les avez terminés, attaquez-vous à ceux du deuxième quadrant. En parlant du troisième quadrant, vous devriez déléguer ces missions à vos collègues. Enfin, les tâches du quatrième quadrant doivent être éliminées.

Étant donné que cette méthode vous aide à avoir une vue d'ensemble plus claire de votre journée de travail, la technique de la matrice d'Eisenhower peut également améliorer votre gestion du temps. Ainsi, vous serez plus efficace et productif dans vos tâches.

Consacrez du temps au travail en profondeur

Le travail en profondeur mentionné précédemment joue un rôle crucial lorsqu'il s'agit de tâches exigeantes ou de missions essentielles pour votre poste. Lorsque vous devez effectuer ces tâches, vous devez être concentré et éviter les distractions à tout prix.

Par exemple, puisque je suis un rédacteur de contenu, mon travail profond consiste à écrire des blogs. Pour pouvoir me glisser dans un profond état d'esprit de travail, je préfère écouter de la musique classique ou des musiques de film. Ces genres musicaux m'aident à rester productif et à finir d'écrire le blog.

Maintenant, si vous avez du mal à garder votre attention et à vous lancer dans un travail en profondeur, Newport suggère le rituel de travail en profondeur suivant :

• Choisissez où vous allez travailler et pour combien de temps. Vous aurez besoin de trouver un endroit paisible pour vos périodes de travail intense. De plus, si possible, dédiez une partie particulière de votre bureau (à domicile) uniquement au travail en profondeur. Par exemple, une salle de conférence, une bibliothèque tranquille ou un fauteuil confortable, si vous travaillez à domicile. Avant de commencer à travailler, réfléchissez à combien de temps vous devez rester dans la zone pour pouvoir accomplir la tâche.
• Décidez comment vous allez travailler. Fixez-vous des objectifs spécifiques pour votre période de travail approfondi. Par exemple, si vous écrivez un article, vous pouvez régler le nombre de mots ou le nombre de sous-titres que vous devez terminer pendant une période de travail approfondi. De plus, vous pouvez également activer un bloqueur de site Web une fois que vous commencez à travailler, pour éviter de vous distraire avec les médias sociaux ou les actualités.
• Choisissez comment vous soutiendrez votre travail. Votre rituel de travail en profondeur devrait également couvrir tous les éléments essentiels dont vous aurez besoin pendant que vous travaillez. Par exemple, une tasse de café ou une collation au cas où vous auriez faim. De plus, choisissez le bon éclairage et une chaise confortable.

Ce ne sont là que quelques idées pour rendre votre rituel de travail en profondeur plus confortable et efficace. Vous pouvez toujours modifier le rituel afin qu'il soit plus adapté à vous et à vos tâches.

Évitez le multitâche

Lorsque vous effectuez deux tâches en même temps, vous changez en fait votre concentration entre ces tâches. C'est ce qu'on appelle le changement de contexte et comme vous passez rapidement d'une tâche à une autre, il semble que vous effectuiez deux tâches simultanément.

Mais le multitâche n'est pas aussi efficace qu'il y paraît. Lorsque vous concentrez votre attention sur une tâche, puis rapidement sur l'autre, votre cerveau a besoin de plus de temps et d'énergie pour charger et recharger le contexte.

C'est pourquoi vous devriez éviter le multitâche. Au lieu de cela, vous concentrer sur une tâche à la fois vous rendra plus efficace.

Cependant, lorsque vous êtes débordé de travail et que vous n'avez pas d'autre choix que d'effectuer plusieurs tâches à la fois, suivez nos conseils pour basculer entre les projets et les tâches sans perdre en productivité.

Analysez vos tâches plus importantes en plus petites

Avouons-le : sachant que vous devez accomplir une tâche complexe qui demande beaucoup de temps et d'énergie, vous ne serez pas motivé pour commencer à travailler dessus. Ainsi, au lieu d'avoir une tâche plus importante pour toute la journée, divisez-la en tâches plus petites.

Par exemple, vous devez créer une illustration pour le billet de blog. En analysant cette tâche en plus petits morceaux, vous obtiendrez des affectations telles que :

1. faire le premier brouillon,
2. entrer en contact avec un rédacteur de contenu pour discuter de la première ébauche,
3. apporter les modifications si nécessaire,
4. ajouter un logo ou tout détail similaire, et
5. joindre une illustration à l'outil de gestion de projet.

Une fois que vous avez terminé la première tâche, vous vous sentirez motivé pour continuer. Ainsi, l'accomplissement d'une tâche plus importante sera plus facile à gérer.

De plus, vous pouvez également utiliser Clockify pour diviser votre projet en tâches plus petites. Ce type de travail avec des tâches est pratique car vous pouvez organiser votre projet comme une liste de tâches. Ensuite, marquez les tâches comme terminées dès que vous les avez terminées. De plus, avoir un tel calendrier peut également vous aider à suivre les projets et les tâches de vos clients.

Limitez le temps que vous passez sur les e-mails

Comme indiqué dans le rapport d'Asana The Anatomy of Work Index, répondre à des e-mails et des messages constants est la principale raison pour laquelle les employés travaillent tard. Il est probable que, chaque fois que vous voyez ou entendez une notification par e-mail, vous ressentez le besoin de la vérifier. Mais, retrouver votre concentration par la suite ne sera pas toujours facile.

À moins que votre travail ne vous oblige à être actif et à répondre aux messages dès que possible, essayez de limiter le temps que vous passez sur les e-mails. Par exemple, vous pouvez consulter vos e-mails au début et à la fin de la journée de travail.

En dehors de cette option, essayez d'être plus précis lors de la rédaction des e-mails. Ce faisant, la communication avec vos collègues ou partenaires sera plus précise, vous éviterez ainsi les allers-retours d'e-mails. Par conséquent, vous serez moins distrait par les e-mails, ce qui vous aidera à être plus efficace et productif.

Automatisez les tâches récurrentes

Les tâches récurrentes sont celles qui se produisent régulièrement, par exemple, tous les jours, une fois par semaine ou une fois par mois. Il peut s'agir d'activités telles que répondre à des e-mails et assister à des réunions.

Pour gagner du temps sur les tâches récurrentes, vous devez les surveiller à l'aide d'une application de suivi des tâches. Ensuite, vous saurez exactement combien d'heures par jour vous consacrez à des missions récurrentes. Ainsi, vous pourrez automatiser certaines de ces tâches.

Par exemple, vous pouvez utiliser Clockify pour créer des modèles pour vos projets. C'est très pratique si vous et votre équipe gérez généralement des projets qui exigent le même ensemble de tâches. Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour tout projet similaire à l'avenir.

En parlant de gestion des e-mails, vous devriez commencer à catégoriser vos messages en utilisant des étiquettes. Les étiquettes sont une sorte de dossiers dans votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez ajouter le libellé « Important » afin de pouvoir accéder facilement à ce dossier à tout moment tout en ignorant les autres messages. Une fois que vous aurez pris soin de votre boîte de réception, vous pourrez vous concentrer uniquement sur le travail et améliorer votre efficacité et votre productivité.

Pensez à votre santé et au besoin de vous ressourcer

Lorsque vous avez faim ou sommeil, vous ne pourrez pas penser correctement et être productif. Alors, ne sous-estimez jamais l'importance d'une bonne nuit de sommeil ou d'un petit-déjeuner.

En fait, il existe des types particuliers d'aliments qui sont extrêmement bons pour votre cerveau, donc pour votre productivité. C'est un super-aliment, et nous avons déjà un blog dédié aux collations super-alimentaires qui peuvent booster la productivité.

En plus de manger et de dormir, assurez-vous de faire de l'exercice régulièrement. Même si vous n'en êtes pas fan, vous pouvez au moins faire une promenade tous les jours après le travail. Vous réaliserez bientôt à quel point cette routine vous aide à vous ressourcer et à vous détendre après le travail.

Conclusion

Être efficace avec les tâches signifie les accomplir correctement et rapidement. Pour ce faire, vous devrez concentrer votre attention uniquement sur vos devoirs et éviter toute distraction.

Comment tu fais ça? En travaillant par séances courtes ou en suivant vos rythmes circadiens. Assurez-vous que votre cerveau a également besoin de temps d'arrêt, alors n'hésitez pas à vagabonder. Cette activité va sûrement booster votre efficacité.

De plus, si vous souhaitez travailler à la fois sur vos compétences d'efficacité et de productivité, cet article a couvert quelques conseils pratiques que vous pouvez essayer.