Frais de retour : avantages, inconvénients et conseils

Considérez ce scénario réel : un magasin de détail commande un lot de 500 sacs de créateurs auprès d'un fournisseur en gros et précise que les sacs doivent arriver avant une certaine date pour une promotion planifiée.

Cependant, les sacs arrivent 3 jours plus tard que la date de livraison convenue. En conséquence, le détaillant manque la fenêtre de promotion, ce qui entraîne une perte de ventes s'élevant à 1 000 $. Exprimant sa déception face au retard, le détaillant demande au grossiste de compenser la perte de revenus en envoyant une facture de 1 000 $.

En d’autres termes, le détaillant utilise les arriérés de frais comme moyen de récupérer les revenus perdus auprès du grossiste.

Alors, que sont exactement les arriérés de frais et comment affectent-ils votre entreprise ?

Dans cet article de blog, nous examinerons de plus près ce que sont les frais rétroactifs et comment ils fonctionnent, avec quelques exemples concrets. Nous soulignerons également leurs inconvénients et leurs avantages avant d’énumérer 6 stratégies intelligentes pour maximiser vos chances de succès en matière de rétrofacturations.

Qu'est-ce qu'un frais de retour ?

Les arriérés sont les factures qu'une partie (comme un détaillant ou un entrepreneur) envoie à une autre partie (comme un fournisseur en gros ou un sous-traitant) si elle subit des pertes à la suite d'actions ou d'erreurs de la seconde partie.

Cependant, pour émettre des arriérés de frais, les deux parties doivent avoir mis en place un contrat juridiquement contraignant qui précise les situations qui entraînent des arriérés de frais.

Dans leur livre intitulé Construction Accounting Deskbook , les auteurs Louis P. Miramontes et Huge L. Rice définissent les frais rétroactifs dans le contexte de la construction comme suit :

« Facturations pour les travaux effectués ou les coûts engagés par une partie qui, conformément à l'accord, auraient dû être exécutés ou engagés par la partie à laquelle ils ont été facturés. Les propriétaires facturent les frais aux entrepreneurs généraux, et les entrepreneurs généraux facturent les frais aux sous-traitants.

Bien qu'ils soient généralement observés dans le secteur de la construction, les frais rétroactifs sont également courants dans les secteurs de la vente au détail, de la fabrication et de la finance.

Par exemple, une entreprise qui embauche un développeur de logiciels peut émettre des arriérés si le développeur retarde le projet ou si le logiciel présente des défauts.

Une société émettrice de cartes de crédit peut émettre des arriérés de frais à un client si ce dernier ne paie pas sa cotisation à temps. Dans le contexte des cartes de crédit, vous avez peut-être également rencontré le terme « rétrofacturation ».

Nous ne vous en voulons pas si vous vous demandez si les rétrofacturations et les rétrofacturations sont synonymes. La section suivante éclaire le sujet.

Rétrofacturations et rétrofacturations : quelle est la différence ?

Contrairement aux frais rétroactifs qui sont utilisés dans plusieurs secteurs, les rétrofacturations sont généralement utilisées dans le secteur des cartes de crédit. Le processus de rétrofacturation vise à protéger les consommateurs contre les frais de carte de crédit frauduleux, indésirables ou incorrects, selon la Federal Trade Commission.

Pour mieux comprendre la différence entre les rétrofacturations et les rétrofacturations, nous avons contacté Francis Fabrizi, AATQB (Association of Accounting Technicians Qualified Bookkeeper) chez Keirstone Limited.

Selon Fabrizi, la distinction entre les termes tourne autour de celui qui porte les accusations et de celui qui les règle. Opposé aux frais rétroactifs, lorsque la partie responsable (un commerçant, un vendeur, un client ou un sous-traitant) effectue le paiement directement à la partie qui réclame des arriérés de paiement, les rétrofacturations ne sont généralement réglées par les banques qu'après un litige résolu sans succès :

« Les rétrofacturations sont généralement utilisées pour résoudre les litiges entre les commerçants et les clients lorsque le client a déjà tenté de résoudre le problème directement avec le commerçant et n'a pas réussi. »

Fabrizi explique comment fonctionnent généralement les rétrofacturations avec un exemple. Disons qu'un client achète un produit dans un magasin avec sa carte de crédit et constate que le produit est défectueux. Ils demandent alors au magasin de rembourser le montant, mais le commerçant refuse de le faire. Le client dépose désormais une réclamation auprès de sa banque, qui émet une rétrofacturation au client pour rembourser le montant.

La banque récupère ensuite le montant auprès du commerçant.

De même, un client peut également contester les frais incorrects ou indésirables émis par l'émetteur de sa carte de crédit. Dans ce cas, la banque émettrice (la banque qui a émis la carte de crédit) annule temporairement les frais pendant qu'elle enquête sur l'affaire.

Comment fonctionnent les frais de retour ?

Voyons comment fonctionnent les frais rétroactifs dans la pratique avec un exemple tiré du secteur de la construction.

Un entrepreneur en construction (une partie) conclut un accord avec un sous-traitant (une autre partie) pour le câblage électrique d'un bâtiment.

Si le sous-traitant ne parvient pas à terminer les travaux dans les délais convenus, cela entraîne un retard du projet car les autres tâches dépendent de l'achèvement des travaux électriques. Ces retards peuvent se traduire par des coûts supplémentaires pour l’entrepreneur qui devra peut-être retenir la main-d’œuvre plus longtemps que prévu initialement.

Dans cette situation, l’entrepreneur peut facturer ces coûts supplémentaires de main d’œuvre comme arriérés au sous-traitant.

En général, les frais rétroactifs aident :

• Répartir équitablement les coûts,
• Promouvoir la responsabilité,  
• Faciliter la résolution des litiges, et
• Améliorer la gestion de projet.

En tenant les parties responsables de leurs actes, les arriérés de frais favorisent la transparence et l’équité financière.

Maintenant, vous vous demandez peut-être si les frais rétroactifs sont un droit légal. La section suivante se concentre sur les aspects juridiques des frais rétroactifs.

Les frais de retour sont-ils un droit légal ?

Comme il n’existe pas de lois spécifiques relatives aux frais rétroactifs, ils sont généralement réglementés par le contrat entre deux parties, comme :

• L'entrepreneur et le sous-traitant,
• Le détaillant et grossiste,
• La société émettrice de la carte de crédit et les consommateurs, ou
• Le fabricant et distributeur.

Les contrats correctement rédigés et mutuellement convenus sont juridiquement contraignants. Cela signifie que si une partie viole les termes du contrat, l’autre partie a le droit légal d’agir, par exemple en réclamant des frais ou en engageant une procédure judiciaire.

Cependant, dans le secteur de la construction, certaines lois, telles que la Prompt Pay Act, affectent indirectement les arriérés. Le Prompt Pay Act garantit que les entrepreneurs et sous-traitants sont payés à temps.

De nombreux États (Colorado, Texas, New York, Illinois, Maryland et Caroline du Sud, pour n'en nommer que quelques-uns) ont adopté un modèle de fonds fiduciaire dans lequel l'argent que les propriétaires versent à l'entrepreneur est détenu en fiducie. L'entrepreneur ne peut utiliser le fonds en fiducie que pour payer les sous-traitants pour les travaux effectués.

En d’autres termes, l’entrepreneur ne peut pas retenir les fonds en fiducie à titre d’arriérés pour tout travail déficient effectué par le sous-traitant dans le cadre d’un autre contrat.

Il est important de noter que la plupart des lois des États américains donnent aux entrepreneurs ou sous-traitants le droit de refuser le paiement lorsqu'une autre partie n'exécute pas les tâches convenues. Par exemple, si le sous-traitant ne fournit pas les bons matériaux comme convenu, ce qui entraîne des défauts dans le bâtiment, l'entrepreneur peut facturer des arriérés au sous-traitant.

Maintenant, vous vous demandez peut-être combien une partie peut réclamer à titre de frais rétroactifs.

Selon la National Law Review, la partie qui demande des arriérés de frais (dans l'exemple ci-dessus, l'entrepreneur) ne peut facturer qu'un montant égal à ce qu'elle a dépensé pour rectifier le travail qui n'a pas été effectué correctement.

Quel est un exemple de rétrofacturation ?

Certaines des raisons courantes pour réclamer des frais rétroactifs comprennent :

• Des retards,
• Dommages à la propriété,
• Matériaux ou fabrication défectueux, et
• Non-respect des règles de sécurité et d'hygiène sur le chantier.

Nous discuterons d’exemples concrets pour chaque scénario afin de vous aider à mieux comprendre le fonctionnement des frais rétroactifs.

Exemple n° 1 : arriérés de frais pour les retards

Dans la section ci-dessus, vous avez vu comment le fait de ne pas terminer les travaux à temps peut entraîner des frais rétroactifs. Des frais de retour peuvent également être encourus si un fournisseur livre des marchandises en retard ou si un client ne parvient pas à effectuer les paiements en temps opportun pour les services ou les biens qu'il achète.

En outre, les sociétés émettrices de cartes de crédit peuvent également imposer des frais rétroactifs lorsque les titulaires de carte n’effectuent pas leurs paiements par carte de crédit à temps. Ces frais constituent la pénalité en cas de non-respect de la date d'échéance de paiement spécifiée dans l'accord.

Les frais de retour peuvent également être utilisés par les vendeurs en gros et au détail lorsqu'une autre partie retarde les paiements. Par exemple, XYZ est un grossiste de condiments. John gère un magasin de détail et achète régulièrement des condiments chez XYZ. Le magasin de gros envoie donc des factures à John sur une base mensuelle.

Cependant, en juillet, XYZ a livré les condiments à John comme d'habitude, mais a manqué la facturation de quelques articles. En conséquence, le propriétaire de XYZ a ajouté ces éléments comme arriérés à la facture qu'il a envoyée à John en août.

Exemple n° 2 : Remboursements pour dommages matériels

Il s'agit des dépenses engagées par une partie à la suite de dommages matériels causés par une autre partie. Les frais sont généralement facturés à la partie responsable et servent à récupérer les coûts de réparation des dommages.

Par exemple, si un client de l'hôtel cause des dommages à une chambre d'hôtel, comme des meubles cassés ou des biens vandalisés, l'hôtel peut émettre des frais de remboursement pour récupérer le coût des réparations ou du remplacement des articles endommagés.

Exemple n° 3 : arriérés de frais pour exécution inadéquate

L’une des causes courantes des frais rétroactifs est la mauvaise qualité de fabrication.

Shea Connelly Development (SCD) a embauché Revive comme sous-traitant pour deux projets de construction, l'un à Park Place et l'autre à Glendale.

SCD a affirmé que le travail de Revive à Park Place n'était pas à la hauteur, ils ont donc renvoyé Revive de ce projet. SCD a déclaré avoir dû embaucher un autre sous-traitant pour remédier à la mauvaise qualité du travail de Revive sur le projet Park Place. En conséquence, ils déduiraient le montant dépensé pour réparer le travail de Revive de tout paiement qu'ils devaient à Revive.

Voici un autre scénario du secteur immobilier. Disons qu'un propriétaire immobilier a engagé une société de gestion immobilière pour entretenir son immeuble. Le contrat entre ces deux parties précise certaines responsabilités et normes de qualité.

Après une inspection de routine de l'immeuble, le propriétaire découvre des problèmes, tels que des équipements de sécurité brisés et des dommages non réparés à l'extérieur du bâtiment.

Le propriétaire contacte la société de gestion immobilière pour l'informer des problèmes et demande à la société de remédier aux problèmes dans un certain délai. Mais l’entreprise n’y parvient pas malgré les rappels.

Le propriétaire résout les problèmes en embauchant une autre entreprise et calcule les coûts de résolution des problèmes. Le propriétaire facture ensuite ces dépenses à la société de gestion immobilière à titre d'arriérés.

Exemple n° 4 : arriérés de frais pour des problèmes de sécurité

Supposons qu'un fournisseur de produits alimentaires conclue un contrat avec une entreprise de transformation alimentaire pour livrer certains ingrédients alimentaires de la plus haute qualité.

Le fournisseur livre les ingrédients et comme il s’agit du premier lot d’ingrédients, l’entreprise de transformation alimentaire procède à une inspection de qualité approfondie. L'entreprise constate que certains ingrédients sont contaminés, ce qui peut entraîner des risques pour la santé.

L'entreprise de transformation alimentaire émet des arriérés pour couvrir les coûts liés aux contrôles de qualité et à l'élimination des produits contaminés.

Les frais d'arriérés pour des problèmes de sécurité sont également courants dans le secteur de la construction.

Multiplex Construction Europe Ltd, un entrepreneur basé à Londres, a embauché Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, un sous-traitant pour les travaux de bétonnage d'un projet de construction.

Multiplex a également embauché un autre sous-traitant, BRM Construction, pour concevoir l'appareil à coffrage glissant (un équipement de construction qui coule et façonne le béton en continu) qui a été utilisé pour les travaux de bétonnage effectués par Bathgate.

Plus tard, Multiplex a mis fin à son contrat avec Bathgate, qui avait fait faillite, et a engagé un nouveau sous-traitant. Après avoir inspecté le travail effectué jusqu'à présent, le nouveau sous-traitant a déclaré que l'appareil à coffrage glissant et le bétonnage étaient défectueux et dangereux.

Multiplex a réclamé le coût du remplacement de ces équipements dangereux et de ces travaux de bétonnage à titre d'arriérés de plus de 12 millions de livres sterling (environ 14,6 millions de dollars) auprès de BRM et de Bathgate.

Avantages des frais rétroactifs

Les frais rétroactifs peuvent présenter de nombreux avantages dans certaines situations, en particulier dans les relations de construction et contractuelles où les problèmes doivent être résolus rapidement. Voici quelques-uns des avantages les plus courants liés à l’utilisation des frais rétroactifs.

Avantage n°1 : les frais de retour pourraient aider au recouvrement des coûts

Selon Tom Zauli, vice-président senior et directeur général de SOFTRAX, le principal avantage des frais rétroactifs est qu'ils aident une entreprise à récupérer des revenus qui autrement pourraient disparaître :

"Le principal avantage des frais rétroactifs est que le processus permet à une entreprise de récupérer des revenus qui autrement seraient perdus."

Les frais rétroactifs peuvent fournir un niveau de protection au cas où un sous-traitant ou un fournisseur ne respecterait pas ses obligations. Ces frais sont un moyen de récupérer des coûts qui peuvent se chiffrer en millions dans le cas de projets complexes.

Pour augmenter vos chances de récupérer les arriérés, assurez-vous de toujours facturer les autres parties rapidement et avec précision.

Avantage n°2 : les frais rétroactifs favorisent la responsabilisation et la responsabilité

Les arriérés de frais peuvent contribuer à promouvoir la responsabilisation en décourageant les ruptures de contrat et en dissuadant les travaux de qualité inférieure. Cela encourage toutes les parties impliquées – qu’il s’agisse des fournisseurs, des sous-traitants, des émetteurs de cartes de crédit ou des clients – à agir de manière responsable pour éviter les arriérés de frais.

Par exemple, un fabricant de produits alimentaires conclut un contrat avec un détaillant pour fournir des produits alimentaires à temps. Grâce à l'inclusion de la clause sur les frais de retour, le fabricant sait que s'il ne fournit pas des produits de bonne qualité ou ne les livre pas à temps, il se verra facturer des frais de retour.

En conséquence, le fabricant prend des précautions supplémentaires pour éviter les retards ou les problèmes de qualité.

De même, le détaillant comprend la nécessité de surveiller avec diligence la qualité des produits et de suivre les dépenses, le cas échéant, liées aux retards ou aux produits défectueux. Cette vigilance garantit qu'ils peuvent légitimement réclamer des frais en retour si l'autre partie ne respecte pas ses obligations.

Avantage n°3 : les frais rétroactifs peuvent entraîner une meilleure gestion de projet

En suivant et en documentant les arriérés, les propriétaires de projet et les comptables peuvent obtenir un aperçu du total des créances et des dettes. Le compte client fait référence à l’argent que les clients doivent à une entreprise et le compte créditeur est l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs ou créanciers.

Les propriétaires de projets peuvent également remarquer les domaines dans lesquels les coûts augmentent en raison d'erreurs ou d'omissions de la part des fournisseurs ou des sous-traitants. Ils peuvent ensuite aborder ces domaines pour optimiser la gestion des coûts du projet.

Avantage n°4 : les frais de retour peuvent aider à prévenir les litiges

Selon Tom Zauli, les arriérés de frais peuvent jouer un rôle essentiel dans la prévention des causes courantes de litiges dans le monde des affaires :

• Travail de mauvaise qualité,
• Abandon du projet,
• Activités frauduleuses, et
• Problèmes liés au paiement.

Citant l'exemple du secteur de la construction, Tom explique que les arriérés de frais dissuadent les sous-traitants de faire autre chose que le meilleur travail :

« À titre dissuasif, des frais rétroactifs devraient être inclus dans le contrat du sous-traitant, idéalement avec le sous-traitant reconnaissant le potentiel de frais rétroactifs. Cela pourrait se traduire par le fait que la clause de rétrofacturation permet au sous-traitant de respecter à temps un délai agressif, car il se rend compte que tout retard de sa part entraînerait des rétrofacturations.

Tom souligne également l'importance d'une « communication claire et opportune » pour résoudre le problème qui a nécessité des frais rétroactifs.

En dehors de cela, nous devons souligner l’importance de la documentation en tant qu’outil de résolution des litiges : les deux parties doivent rédiger clairement les termes du contrat et documenter méticuleusement tout travail déficient.

Par exemple, si une partie peut documenter de manière approfondie le travail déficient de la partie responsable, elle peut justifier les motifs pour lesquels de telles accusations sont imposées.

En cas de litige lié aux frais rétroactifs, une documentation précise et complète peut aider les deux parties à étayer leurs réclamations.

Avantage n°5 : les frais de retour aident à résoudre les problèmes de qualité

Comme nous l’avons vu ci-dessus, les arriérés de frais peuvent avoir un effet dissuasif sur un travail de mauvaise qualité.

Ces frais fournissent également un mécanisme permettant d’aborder et de rectifier les problèmes de qualité ou les déficiences dans :

• Fabrication,
• Matériaux, ou
• Respect des exigences du contrat.

Cela peut aider à garantir que le projet répond à la qualité et aux normes souhaitées. En utilisant les arriérés comme outil pour dissuader les travaux de mauvaise qualité, les chefs de projet peuvent minimiser le coût de la qualité (le coût total qu'une entreprise engage pour garantir la qualité de ses produits ou services).

Inconvénients des frais rétroactifs

Les frais rétroactifs présentent plusieurs inconvénients qui peuvent affecter les deux parties impliquées dans le contrat. Voici quelques-uns des inconvénients les plus courants des frais rétroactifs.

Inconvénient n°1 : les frais de retour peuvent entraîner des litiges

Comme vous vous en souvenez peut-être dans la section précédente sur les avantages, nous avons souligné comment les frais rétroactifs peuvent faciliter la résolution des litiges. Il peut paraître contradictoire de mentionner qu’ils peuvent aussi être source de litiges.

Néanmoins, l’exactitude de ces deux affirmations dépend :

• La clarté des termes contractuels concernant les frais d'arriérés,
• Dans quelle mesure la documentation est-elle complète concernant les frais rétroactifs, et
• La manière dont les frais rétroactifs sont mis en œuvre.

Dans le secteur financier, les litiges liés aux frais de carte de crédit (ou rétrofacturations) sont courants, le taux de rétrofacturation étant de 0,60 %. Cela signifie que 6 transactions par carte de crédit sur 1 000 sont contestées.

Selon Fabrizi, étant donné que les arriérés de frais peuvent donner lieu à des litiges juridiques et affecter les relations commerciales, ils ne doivent être utilisés qu'en dernier recours après avoir essayé d'autres moyens de résoudre ou de prévenir les litiges :

« Il est important de noter que les arriérés de frais peuvent créer une relation négative et conflictuelle entre les parties, conduisant à la méfiance et au ressentiment. Ils peuvent également faire l’objet de litiges et de contestations juridiques, notamment s’ils ne sont pas étayés par des preuves ou des documents suffisants, ou s’ils violent les termes du contrat ou les lois et réglementations applicables.

Comme vous pouvez le constater, une documentation méticuleuse est la clé pour prévenir de tels litiges.

Inconvénient n°2 : les frais de retour peuvent être difficiles à récupérer

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les arriérés de frais peuvent être difficiles à recouvrer, notamment :

• Retard dans la facturation des arriérés : lorsque les arriérés ne sont pas envoyés au cours du cycle de facturation en cours, le destinataire pourrait finir par être désagréablement surpris. Ces derniers, dans ce cas, peuvent ne pas se souvenir des raisons des arriérés de frais ou ne pas être prêts à payer ces frais.
• Documentation insuffisante : le manque de documentation (ou des documents mal entretenus) peut rendre difficile pour la partie réclamant les arriérés de prouver sa réclamation. Ceci est particulièrement important si le destinataire intente une action en justice contestant les arriérés de frais. Généralement, la charge de prouver que l'autre partie doit des arriérés incombe au demandeur (celui qui réclame les arriérés à une autre partie).
• Manque de communication : si le destinataire des arriérés n’est informé des frais qu’au moment où il reçoit la facture, la probabilité qu’il puisse payer le montant immédiatement est faible.

De plus, comme les arriérés de paiement sont souvent contestés, le recouvrement peut être un processus compliqué et peut souvent impliquer de longues batailles juridiques.

Inconvénient n°3 : les frais de retour peuvent être utilisés à mauvais escient

La possibilité d’utiliser à mauvais escient les arriérés de frais est élevée, en particulier lorsque les termes du contrat sont vagues ou mal rédigés.

Une partie peut abuser des frais rétroactifs en gonflant les coûts, en alléguant une mauvaise qualité du travail sans preuve ou en ajoutant des frais supplémentaires qui ne faisaient pas partie de l'accord initial.

Voici une autre façon d’utiliser à mauvais escient les frais rétroactifs. Certains entrepreneurs embauchent les mêmes sous-traitants pour plusieurs contrats. Ces entrepreneurs ajoutent des clauses illégales dans le contrat selon lesquelles si le sous-traitant effectue des travaux déficients dans un contrat, des frais rétroactifs s'appliqueront à tous les autres contrats.

Cela signifie que si le sous-traitant effectue un travail déficient sur le projet en cours, l'entrepreneur peut facturer des arriérés pour tous les autres projets que le sous-traitant réalise pour l'entrepreneur.

Dans certains cas, les frais rétroactifs sont utilisés comme forme de représailles. Si une partie n'est pas satisfaite de la performance ou des actions d'une autre partie, elle peut recourir à des accusations rétroactives à titre de mesure punitive, même si les accusations ne sont pas justifiées.

Inconvénient n°4 : Les frais rétroactifs peuvent nuire aux résultats financiers

Si la partie qui reçoit les arriérés refuse d’effectuer le paiement, celui qui émet ces frais devra peut-être finir par couvrir ces frais.

Par exemple, si un fournisseur refuse de rembourser des frais à un détaillant pour retard de livraison de marchandises, ce dernier doit supporter ces coûts.

Même lorsque les fournisseurs ou les sous-traitants acceptent de payer les arriérés, ceux qui réclament ces arriérés perdent du temps et de l’argent dans la poursuite du paiement. De longs processus de règlement des différends peuvent entraîner des difficultés financières pour la partie qui demande des arriérés de frais, affectant ainsi les délais et les budgets du projet.

Nous pouvons consulter les données d’une étude d’Arcadis pour avoir une idée des coûts et des délais.

L'étude a révélé que même si la valeur des différends dans le secteur de la construction a atteint une moyenne de 54,26 millions de dollars en 2020, il a fallu 13,4 mois pour résoudre ces différends.

Conseils pour réussir avec les frais rétroactifs

Que vous soyez propriétaire d'entreprise, chef de projet ou fournisseur cherchant à émettre des arriérés de frais à une autre partie, vous pouvez maximiser les chances de recouvrement grâce à ces conseils.

Conseil n°1 : Rédigez un contrat à toute épreuve

La plupart des litiges concernant les arriérés proviennent de contrats mal rédigés ou d’un manque de compréhension de ce qu’implique le contrat.

Ainsi, la première étape pour récupérer les arriérés est de rédiger un contrat infaillible qui définit clairement :

• Étendue des travaux,
• Normes de qualité attendues,
• les délais, et
• Modalités de paiement.

Plus important encore, décrivez les conditions dans lesquelles des frais rétroactifs peuvent être appliqués (comme des matériaux de mauvaise qualité ou le défaut de nettoyage du chantier), le processus de délivrance de ces frais et les coûts associés.

Conseil n°2 : assurez une communication continue

En maintenant un flux de communication constant, vous pouvez éviter les malentendus et améliorer les relations avec vos fournisseurs/sous-traitants. Une communication continue peut également augmenter les chances de récupérer les arriérés, le cas échéant.

Planifiez des réunions de projet régulières avec les fournisseurs, les sous-traitants ou d'autres tiers, selon le cas, pour examiner les progrès, répondre aux préoccupations et discuter des problèmes susceptibles d'entraîner des frais rétroactifs.

Une communication ouverte permettra également d'éviter les mauvaises surprises en cas d'envoi d'une facture d'arriérés, selon Tom Zauli.

« Une entreprise doit avoir une communication ouverte et proactive avec le client/la partie concernée pendant toutes les étapes du processus de rétrofacturation, y compris la raison pour laquelle les frais sont engagés. La communication aidera à définir les attentes, à empêcher que le problème ne dégénère et à maintenir la relation client intacte.

Conseil n°3 : effectuez des contrôles de qualité réguliers

Des inspections de qualité périodiques peuvent contribuer à garantir que le travail est effectué conformément aux normes spécifiées.

De plus, si vous constatez des lacunes, vous pouvez créer des rapports de déficiences formels et les partager avec la partie responsable. Si la partie responsable ne corrige pas les défauts dans le délai imparti, vous pouvez utiliser les rapports comme base pour les demandes de rétrofacturation.

Conseil n°4 : Documentez tout

Tenez des registres méticuleux de toutes les activités liées au projet, telles que l'avancement des travaux, les ordres de modification et les résultats de votre inspection qualité.

Prenez des photos pour documenter l'état des travaux à différentes étapes, surtout s'il existe des préoccupations concernant la qualité ou la conformité du travail.

Cette documentation est importante pour justifier les éventuels frais rétroactifs.

Surtout, n'oubliez pas de documenter les communications que vous avez eues avec vos sous-traitants ou fournisseurs, y compris les accords verbaux dont vous ne pourrez peut-être pas vous souvenir avec précision par la suite.

Conseil n°5 : adoptez une approche par étapes pour réclamer les arriérés de frais

Bien qu’il n’existe pas de lois spécifiques réglementant les arriérés de frais, il est important de savoir quelles étapes suivre lors de la réclamation des arriérés de frais. Cela peut améliorer vos chances de recouvrement en cas de litige.

Dans le secteur de la construction, la National Law Review recommande que celui qui réclame des arriérés de frais fournisse d'abord un avis écrit de travail défectueux au vendeur ou au sous-traitant. L’avis doit décrire de manière très détaillée tous les problèmes liés aux services ou au matériel.

Ce processus peut également fonctionner dans d’autres industries et contextes.

Si le contrat définit un délai pour que la partie responsable corrige ces lacunes, assurez-vous de lui donner la possibilité de le faire.

Si la partie responsable ne prend aucune mesure malgré votre avis, assurez-vous de l'informer par écrit des mesures correctives que vous prendrez pour remédier au travail déficient.

Tout en offrant à la partie responsable la possibilité d'être présente lorsque vous effectuez les travaux de rectification, assurez-vous de documenter le processus de remédiation. Par exemple, vous pouvez prendre des photos ou des vidéos des travaux de réparation que vous avez effectués.

Une fois la rectification terminée, fournissez toutes les factures, estimations de coûts et autres documents pertinents à la partie responsable.

Conseil n°6 : suivez et facturez rapidement les frais de retour

Le fait de ne pas facturer rapidement les frais de retour peut amener la partie responsable à oublier les cotisations impayées. Tom Zauli souligne l'importance d'une facturation rapide et précise pour maximiser les chances de recouvrement des arriérés :

«J'encourage toutes les entreprises à s'assurer que toute la facturation est effectuée correctement et à temps, en mettant en place une automatisation et des contrôles appropriés dans le processus de facturation.»

Une façon de garantir que les factures sont exactes et rapides consiste à utiliser des outils de suivi du temps et de facturation, tels que Clockify.

Clockify vous permet de créer des projets pour chaque contrat ou sous-traitance où des frais de retour peuvent s'appliquer. Cela permet de suivre avec précision le temps et les dépenses.

Vous pouvez ajouter des entrées de temps (à la fois pour le travail facturable et non facturable) chaque fois que vous effectuez un travail lié à un projet ou une tâche spécifique dans Clockify. Les entrées de temps peuvent inclure les heures consacrées à la résolution de lacunes, aux retouches ou à toute autre activité liée aux arriérés de frais.

Outre le suivi du temps, avec Clockify, vous pouvez également enregistrer les dépenses pour chaque projet sur lequel vous travaillez. Pour chaque dépense, vous pouvez inclure des notes détaillées décrivant le travail effectué, la raison des frais de retour et toute information justificative pertinente, telle que des reçus. Les dépenses peuvent inclure les coûts des matériaux, les coûts des sous-traitants ou toute autre dépense directement liée au problème des frais de retour.

Cette documentation est cruciale pour justifier les frais rétroactifs.

Plus tard, vous pourrez présenter toutes les dépenses dans une facture.

De plus, vous pouvez générer des rapports personnalisés liés à chaque projet ou sous-traitance. Ces rapports peuvent constituer un enregistrement complet du temps et des dépenses engagés, ce qui facilite la présentation d'arguments clairs en faveur des arriérés de frais.

Conclusion : la documentation et le suivi des coûts sont les clés du succès des rétrofacturations

Les arriérés de frais peuvent être un excellent moyen pour les entreprises de suivre leurs finances et de s’assurer que chacun est tenu responsable. Vous pouvez utiliser les frais rétroactifs pour prévenir ou résoudre les litiges et améliorer la gestion de projet.

Toutefois, il convient de les utiliser de manière responsable, en gardant à l’esprit les obligations contractuelles et les lois applicables.

En fin de compte, l’efficacité des arriérés dépend de la rédaction de contrats clairs, d’une documentation méticuleuse et du suivi des coûts.

En suivant les conseils que nous avons énumérés ci-dessus, vous pouvez améliorer votre réussite en matière de rétrofacturations.

Néanmoins, nous vous encourageons à demander des conseils juridiques avant de mettre en œuvre des frais rétroactifs dans votre stratégie commerciale.

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