5 meilleurs outils logiciels pour éviter le désordre des documents de projet de construction

La gestion des documents de projet de construction peut être un fardeau administratif si vous n'utilisez pas les bons outils.

Entrepreneurs et entreprises de construction, un avertissement : si vous pensez que l'obtention de licences et l'approbation de contrats et de conceptions sont la fin de vos responsabilités en matière de documentation, détrompez-vous.

Avoir vos documents de projet dans le désordre nuit discrètement à votre efficacité opérationnelle. Et c'est mauvais pour votre entreprise.

Selon un rapport de PlanGrid et du groupe de conseil FMI, en 2018, l'industrie de la construction devait perdre environ 177 milliards de dollars en coûts de main-d'œuvre en raison du temps consacré à des activités telles que la recherche de données de projet (dessins révisés, feuilles de coupe de matériaux et autres informations) .

Pour une entreprise de construction de taille moyenne, les pertes ont été estimées à plus de 2 milliards de dollars par an.

Heureusement, il existe des solutions logicielles de gestion de la construction qui offrent des fonctionnalités spécialisées pour aider votre entreprise à améliorer vos processus de gestion des documents. Nous avons rassemblé ce rapport de cinq outils de gestion de la construction qui sont très bien notés par les utilisateurs de Capterra.

Voici les principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel pour gérer les documents de votre projet de construction :

• Améliorez la traçabilité : organisez les documents pertinents dans un emplacement central pour les rendre facilement consultables.
• Améliorez la précision de la documentation : minimisez les erreurs résultant de la saisie manuelle des données.
• Évitez les problèmes de conformité : conservez un référentiel actualisé et consultable des accords contractuels, des licences et des certifications.
• Améliorez la collaboration d'équipe : permettez aux équipes de documenter et de partager plus rapidement les informations relatives au projet.

Pour être sélectionnés pour ce rapport, les outils devaient avoir des notes globales supérieures à la moyenne (au moins 4,5 sur 5) et offrir des fonctionnalités de gestion documentaire pertinentes.

En savoir plus sur notre méthodologie de sélection ici.

5 meilleurs outils logiciels pour gérer les documents de projet de construction (présentés par ordre alphabétique)

1. Cédant

Évaluation de la facilité d'utilisation : 5.0/5 Évaluation du service client : 5.0/5 Note globale : 5.0/5

Assignar propose des fonctionnalités de gestion de documents qui aident les entreprises à stocker et à suivre les informations liées à la conformité, telles que les certifications et les licences, en un seul endroit. L'outil envoie des alertes automatiques sur les certifications de conformité qui sont sur le point d'expirer ou qui ont déjà expiré.

Quand vous pourriez en avoir besoin : Le coût du non-respect des normes OSHA peut vous coûter, au minimum, 5 000 $ par violation, et l'OSHA n'est pas le seul organisme de réglementation auquel les entreprises de construction d'organismes doivent se conformer. Dans une industrie où les réglementations changent fréquemment, suivre l'évolution des exigences de conformité est un défi majeur.

Assignar peut vous aider à maintenir un référentiel centralisé d'informations telles que les licences, l'expérience et les certifications des employés/sous-traitants. L'outil vous avertit également de l'expiration de la certification pour vous aider à vous assurer que votre main-d'œuvre est conforme aux lois du travail et aux normes de sécurité.

Suivi de la conformité dans Assignar ( Source )

2. CoConstruire

Évaluation de la facilité d'utilisation : 4.5/5 Évaluation du service client : 5.0/5 Note globale : 4.5/5

CoConstruct est conçu pour vous aider à créer, suivre et organiser les documents nécessaires à la gestion des finances du projet. Ceux-ci incluent non seulement les documents financiers évidents, tels que le budget du projet et les factures, mais également les feuilles de temps, qui ont été largement utilisées dans les processus financiers.

Quand vous pourriez en avoir besoin : Au fur et à mesure que votre entreprise de construction se développe, vous aurez éventuellement besoin d'un outil de comptabilité spécifique à l'industrie pour centraliser et rationaliser les processus et documents financiers de votre projet. Cependant, à ce stade, les besoins comptables de votre entreprise peuvent être suffisamment simples pour être satisfaits par un outil qui propose des modèles pour créer, gérer et suivre rapidement des documents financiers, tels que CoConstruct.

Le modèle de suivi budgétaire de l'outil aide les utilisateurs à suivre et à comparer les estimations initiales avec les coûts réels du projet. De même, son modèle de feuille de temps permet aux utilisateurs d'enregistrer le temps que les employés consacrent aux tâches, ce qui les aide finalement à générer des rapports sur les heures facturables à envoyer aux clients.

Suivi du temps passé dans les projets dans CoConstruct ( Source )

3. Tableau de bord

Évaluation de la facilité d'utilisation : 5.0/5 Évaluation du service client : 4.5/5 Note globale : 5.0/5

Dashpivot est un outil de gestion de projet de construction qui offre des fonctionnalités pour capturer et organiser les données du chantier. Ses formulaires numériques prennent en charge le téléchargement de fichiers photo et vidéo afin que les équipes sur site puissent collecter, télécharger et conserver les données liées au projet dans un emplacement central.

Quand vous en avez peut-être besoin : La gestion manuelle des données de chantier prend non seulement du temps, mais vous rend également plus vulnérable aux erreurs de collecte de données.

Par exemple, les agents de terrain documentant les ordres de modification peuvent omettre de mentionner l'ensemble exact ou complet des modifications demandées par les clients. Selon une enquête menée par TrackVia, qui a interrogé plus de 500 professionnels de la construction et de l'ingénierie, 65 % des responsables pensent que les processus manuels entraînent des changements et des ordres de travail manqués au moins une partie du temps.

Pour capturer les données des chantiers de construction avec plus de précision, vous pouvez tirer parti d'un outil tel que Dashpivot, qui vous permet de créer des formulaires/enquêtes numériques qui servent de modèles standardisés pour votre main-d'œuvre. Par exemple, vous pouvez créer un modèle « ordre de modification » pour vous assurer que vos équipes sur le terrain n'oublient aucune information nécessaire lors de l'enregistrement des ordres de modification.

Créer un formulaire numérique avec Dashpivot ( Source )

4. Estimation de la fusée

Évaluation de la facilité d'utilisation : 4.5/5 Évaluation du service client : 5.0/5 Note globale : 5.0/5

Estimate Rocket aide les entrepreneurs à créer des documents importants pour la gestion de projets, tels que des estimations de coûts de projet et des propositions d'appel d'offres. L'outil propose des modèles intégrés qui aident les entrepreneurs à concevoir des documents d'aspect professionnel et à réduire les erreurs lors du calcul des coûts.

Quand vous pourriez en avoir besoin : Quel que soit le type d'entrepreneur que vous êtes, vous devrez inévitablement créer et gérer des documents tels que des propositions d'appel d'offres et des estimations de construction. Un rapport d'estimation des coûts créé à la hâte peut contenir des erreurs de calcul, des doublons ou des omissions de données et d'autres erreurs d'estimation qui pourraient vous faire perdre un contrat.

Estimate Rocket propose des modèles qui peuvent vous aider à calculer des estimations de coûts tout en évitant les erreurs de saisie de données. Vous pouvez ajouter la quantité de matériel et les dimensions requises, et les coûts de main-d'œuvre et de matériaux sont automatiquement calculés.

Création d'un rapport d'estimation des coûts avec Estimate Rocket ( Source )

5. JobNimbus

Évaluation de la facilité d'utilisation : 4.5/5 Évaluation du service client : 4.5/5 Note globale : 4.5/5

JobNimbus est une solution de gestion de la construction qui permet aux entrepreneurs de créer une bibliothèque centralisée de tous les documents liés au projet (y compris les contrats légaux et les obligations). Les fonctionnalités supplémentaires de gestion de documents incluent le partage de fichiers et la signature électronique.

Quand vous pourriez en avoir besoin : La création et la mise à jour des enregistrements des accords contractuels est une tâche essentielle pour toute entreprise de construction.

C'est là qu'un outil tel que JobNimbus peut vous aider. Avec cet outil, vous pouvez créer un référentiel central pour suivre tous les documents partagés avec et reçus d'un client, sous-traitant ou fournisseur particulier.

Vous pouvez également obtenir des signatures électroniques des parties prenantes pour approuver les contrats, ce qui rend le processus de gestion des contrats plus rapide et à toute épreuve.

Suivi de l'état des documents contractuels dans JobNimbus ( Source )

Conclusion et prochaines étapes

Bien que les cinq outils mentionnés ci-dessus soient très bien notés par les utilisateurs de Capterra, ils ne répondent pas nécessairement à tous les besoins de votre entreprise.

Pour découvrir plus de solutions, visitez notre page de catégorie de logiciels de gestion de la construction. Là, vous pouvez appliquer des filtres personnalisés afin de sélectionner des produits en fonction de paramètres tels que le nombre d'utilisateurs pris en charge, les modèles de tarification et les options de déploiement.

Méthodologie

Pour être présélectionnés, les produits devaient remplir les critères suivants :

• Les produits devaient offrir les fonctionnalités de gestion de documents suivantes :
  • Stockage et archivage de documents dans le cloud dans un emplacement central
  • Capture de documents avec la possibilité de numériser et de télécharger des documents
  • Recherche plein texte pour que les utilisateurs puissent rechercher et récupérer des documents
• Les produits nécessitaient un minimum de 20 avis d'utilisateurs sur Capterra (publiés au cours des deux dernières années).
• Les produits devaient avoir une note élevée de « probabilité de recommander » (une note moyenne recommandée d'au moins 9 sur 10 sur Capterra).