Automatisation des processus : le secteur de l'éducation remodelé grâce à Laravel
Publié: 2020-08-25Les processus jouent un rôle important dans la définition de la qualité du travail dans toute organisation. Des processus intelligemment conçus et élaborés intelligemment sont synonymes d'efficacité et de productivité. La technologie a cependant rempli ce critère de manière assez satisfaisante et non seulement rend la vie facile, mais offre également suffisamment de temps pour les tâches productives.
Alors que l'automatisation des processus a créé un buzz, réussir à atteindre une productivité maximale avec les ressources disponibles est le rêve de tout dirigeant d'entreprise. Les établissements d'enseignement devenant une marque, leurs efforts pour fournir de la qualité aux étudiants ainsi qu'au personnel, les poussant à utiliser les avancées technologiques sont inspirants.
Cela garantit non seulement leur image en tant qu'organisation de premier plan, mais construit également l'avenir de ceux qui y sont associés.
Automatiser un institut pédagogique : les robots sont-ils nécessaires ?Avec l'évolution de l'automatisation et sa demande croissante sur le marché, l'idée que cela n'est possible que via la robotique ou des intégrations coûteuses a été clairement démystifiée. Des modèles logiciels robustes qui facilitent l'automatisation des processus quotidiens pour alléger la charge de travail manuelle sont désormais disponibles à des coûts abordables. De meilleurs résultats, des erreurs réduites, une efficacité accrue, des niveaux de satisfaction plus élevés et des coûts de production réduits ne sont que quelques-unes des récompenses que l'automatisation des processus a à offrir au système éducatif.
Les robots ne sont donc clairement pas le seul moyen. Les industries de tous les domaines ont migré vers des flux de travail automatisés, accélérant considérablement leurs performances.
Le niveau de sophistication de l'automatisation peut cependant varier en fonction de l'ampleur de la tâche à automatiser et de l'investissement qu'une université ou un collège cherche à faire. Il peut s'agir d'un simple flux automatisé destiné à accélérer un processus avec des informations enregistrées numériquement, ou il peut s'agir d'une automatisation robotique totale, gérée de bout en bout par un logiciel adossé à des règles et à des programmes décisionnels intelligents. Avec différents niveaux de complexité et d'expertise requis pour l'intégration, les deux contribuent à l'amélioration des opérations.
Le secteur de l'éducation : besoin, évaluation et motivation pour l'automatisation
Bien que la recherche envahisse chaque jour de nouvelles frontières, les inefficacités administratives limitent toujours les établissements d'enseignement et les universités. L'adoption des aspects de la numérisation est toujours « en cours ». Les processus banals tels que la documentation, les approbations, les inscriptions, le paiement des frais, la planification, les achats et le support informatique, même s'ils sont numérisés, conservent toujours les ressources réservées.
Essayons de percevoir ce qui pourrait motiver un dirigeant d'établissement d'enseignement ou un VC à opter pour l'automatisation ? La rationalisation des processus hérités pour créer un environnement riche et propice à l'apprentissage avancé est généralement l'objectif principal. Les départements, le personnel et les étudiants équipés de logiciels automatisés créent une image emblématique de l'organisation offrant une expérience étudiante saine.
Identifier les goulots d'étranglement : quoi automatiser ?L'automatisation des flux de travail ou des processus semble être une voie lucrative, mais elle pose un défi aux organisations pour normaliser leurs procédures héritées. Le secteur de l'éducation, pour sa part, est là depuis des lustres, évoluant avec le temps et abritant une ampleur de ces processus hérités.
Les organisations doivent sélectionner des flux de travail répondant à certains critères d'automatisation dans le secteur de l'éducation. Comme les flux de travail :
- Nécessitant de longs documents et documents
- Impliquer des canaux de communication étendus pour les approbations et les autorisations
- Avec des tâches répétitives
- Impliquer trop de monde
- Le plus fréquemment utilisé
- Nécessite des mises à jour régulières
- Avec une pléthore de champs de données nécessitant la confidentialité et la sécurité des données
Tous ces processus doivent être redécouverts, avec un aperçu vers un meilleur flux et l'implication d'un personnel sélectionné pour les rendre rapides et simples. Mais, quels sont ces goulots d'étranglement critiques qui tendent à entraver tout processus doivent être diagnostiqués.
Les longues files d'attente d'étudiants qui attendent d'être divertis simplement pour acheter/soumettre des formulaires/frais d'admission ne représentent rien d'autre qu'un système pour handicapés. Comprendre précisément les étapes de limitation du débit est important pour créer de la place pour que les nouvelles technologies guérissent et comblent les lacunes.
Automatisez vos processus organisationnels
Frameworks prêts à intégrer : Laravel en tant que solution
La création de fonctions abordables et adaptables est une tâche qui nécessite beaucoup d'exploration et d'expertise dans les options logicielles disponibles. Avec un plateau de piles technologiques disponibles, tirer parti de celles qui offrent un maximum d'avantages et un minimum de complications devient le choix unanime des développeurs.
L'aspect modulaire du développement d'applications Laravel permet aux développeurs de créer des applications complexes et réactives nécessaires dans les collèges ou les universités. De plus, son interface de ligne de commande (CLI) Artisan peut aider à réaliser ces tâches complexes en quelques minutes. Les développeurs sont en mesure de créer diverses structures de base de données pour le stockage des données et de migrer les données existantes vers et depuis de manière transparente via Laravel. Cela implique en outre de concevoir de nouvelles tâches avec un processus de développement toujours simplifié.
Chaque développement réalisé aujourd'hui doit pouvoir évoluer avec l'évolution des tendances et les avancées dans le domaine de l'éducation. Laravel facilite une application évolutive avec la possibilité de mettre à jour et de mettre à jour fréquemment. Toutes les données de votre université ou de votre institut peuvent être opérationnelles sur ces applications en très peu de temps. Une autre caractéristique qui attire les développeurs vers ce cadre tout en restant dans l'automatisation des processus est qu'il permet le routage des données selon la commodité et les modules facilitent les intégrations tierces pour des fonctionnalités supplémentaires.
De plus, l'expérience utilisateur est améliorée grâce à sa capacité à intégrer différents services de messagerie. Son API propre et simple et ses pilotes disponibles pour tous les fournisseurs de services de messagerie permettent d'insérer des SMS ainsi que des services de messagerie pour le personnel et les étudiants permettant une meilleure connectivité au sein du campus.
Soulagez les points douloureux : désignez les flux de processus
La première étape d'une transition sans problème d'un processus manuel à un processus automatisé consiste à définir le flux, de manière complexe et précise. Un organigramme étape par étape du processus aidera le développeur à les intégrer dans le cadre et vous donnera une version automatisée du flux. Les points douloureux sont généralement communs aux processus qui semblent se produire tous les jours.
Une fois que vous aurez établi un organigramme pour ces étapes, vous pourrez repérer les domaines où des retards se produisent. Il aide également à éliminer le trafic à travers ces étapes de limitation de débit et aide le développeur à décider quel modèle utiliser lors de son automatisation.
Laissez-moi vous aider à comprendre à quoi ressemble un flux de processus désigné ou spécifique. J'ai mis une certaine compréhension derrière ce qui faciliterait la vie d'un directeur d'institut/collège/université, d'étudiants, de personnel et pour ne citer que le développeur et j'ai identifié huit domaines/départements qui devaient très certainement être automatisés.
Un effort vers la construction d'un flux pour ceux-ci clarifiera ce que je voulais dire en désignant les étapes du processus.
Admissions et inscriptions aux cours
Nous savons tous que les admissions et les inscriptions à un cours impliquent une série d'étapes. Les photocopies chronophages, les vérifications, les longs formulaires, les paiements et bien plus encore dessinent une image typique des longues files d'attente en dehors des fenêtres d'administration. Cette procédure étant similaire dans toutes les zones géographiques, elle est la mieux adaptée à l'automatisation.
Et si les étudiants pouvaient être admis de n'importe où et que l'institut pouvait simplement le vérifier et le traiter en un clic de leur côté ? De plus, les documents et les formulaires se retrouvent en toute sécurité dans les bases de données.
Eh bien, dans un monde où les efforts visent à faciliter la vie quotidienne, des cadres comme Laravel et leur capacité prête à l'emploi prête à l'emploi offrent une portée.
Présence et paie - Administration et finances
Le secteur de l'éducation est celui où la fréquentation et le paiement des salaires se produisent à la plus grande échelle. Avec le corps professoral, l'administration, les étudiants et plusieurs membres du personnel, le nombre et la variété exigent tous deux une automatisation dans le secteur de l'éducation sous tous ses aspects.
Lier les présences, les congés et les heures de travail à un logiciel de paie automatisé a épargné au personnel comptable et financier le travail très répétitif. Par rapport à l'endroit où les fichiers attendaient d'être dédouanés pendant des jours entiers, retardant les allocations et les paiements de contrat, une paie automatisée est une solution aussi nécessaire dans les collèges que toute autre solution logicielle.
Planification
Un système automatisé pour toutes les dispositions d'infrastructure dans n'importe quel institut peut faire gagner beaucoup de temps dans la planification et l'attribution de celles-ci pour diverses activités. Une organisation où les professeurs, les directeurs, les étudiants ainsi que le personnel peuvent réserver eux-mêmes des programmes et des séminaires, leur donnera la flexibilité de planifier leurs programmes bien à temps.
Documentation
Une documentation longue et compliquée, puis son stockage en toute sécurité, conserve encore des ressources dans de nombreuses universités vintage impliquées dans des tâches de tri et de récupération. Bien qu'une grande partie de la pression ait été atténuée par la numérisation, l'automatisation de la documentation, puis son enregistrement direct dans des bases de données liées à un identifiant de membre, a définitivement amélioré le système de manière considérable. Le tri et la récupération sont maintenant juste une connexion et un clic.
Voyage et achat
La création de demandes et d'applications de voyage et d'achat nécessite des comptes et des ressources administratives entièrement distincts pour faciliter. Le fichier passe des chefs de service à l'administration et aux comptes, gardant l'incertitude et les distractions au large.
Les développeurs ont utilisé les applications des frameworks disponibles et ont pu automatiser tout cela pour des approbations/réponses faciles et précoces. L'amélioration de la productivité ainsi que la suppression des arriérés ont permis une meilleure planification et exécution à ces fins
Le service informatique et son rôle
La création de tickets pour les demandes et les plaintes informatiques n'est plus un processus frustrant. Les outils ont rendu l'automatisation possible grâce à un service d'assistance automatisé. Une grande partie des processus au sein des collèges se sont ainsi lissés, avec plus de temps pour résoudre des problèmes complexes, gérer des bases de données et faire évoluer le campus.
Flux de communication
La communication est la clé qui ouvre des opportunités. Pour ceux qui cherchent à rejoindre des études intéressantes et à créer des combinaisons à partir de divers cours, beaucoup de choses dans leur esprit nécessitent des explications satisfaisantes. Imaginez qu'ils visitent le site Web d'un collège ou d'un institut et qu'ils se tournent vers l'alto ! Ils sont accueillis par un chat-bot programmé prêt à dissiper tous les doutes.
Maintenant, c'est ce qui va frapper à l'esprit, qu'avec une telle rapidité disponible sur le site Web, il doit y avoir beaucoup à offrir sur le campus. Les développeurs ont exploité Laravel pour faciliter les communications sur la page Web du collège ou de l'université.
Le SGRH
Un autre instrument essentiel pour une gestion facile à l'intérieur de tout collège ou université équipé d'un échange d'informations interne est un HRMS (Human Resource Management System). Un système de gestion automatisé équipé de fonctionnalités permettant différents canaux de communication et de coordination au sein de différents départements pourrait permettre à tout le monde de rester connecté plus facilement.
Des frameworks comme Laravel offrent de tels attributs pour une installation et une communication faciles. La gestion du personnel et des étudiants est rendue beaucoup plus efficace grâce à de telles intégrations.
Modèles commerciaux possibles - Améliorez les compétences de votre groupe de travail
Il pourrait y avoir différentes possibilités pour une université ou un collège d'aller de l'avant avec l'automatisation des processus.
Celui où l'université est déjà numérisée avec des données et des informations enregistrées dans des fichiers et des dossiers séparés sur des serveurs locaux. Ils devront principalement intégrer l'automatisation dans les processus avec la migration de toutes les données existantes vers de nouvelles bases de données et les nouvelles entrées dirigées vers ces bases de données nouvellement créées.
Une option pourrait également être d'automatiser un processus à la fois. Tout en laissant le temps au personnel, à la direction et aux étudiants de s'équiper, vous pouvez également évaluer les problèmes rencontrés avec la manière dont vous avez désigné un flux de processus. Les processus de cette manière, arrivent à être raffinés.
L'automatisation des flux de processus pourrait attirer un nouveau trafic vers l'institut. L'institut peut vouloir se préparer et être prêt avec des arrangements d'infrastructure, à la fois sur le campus et en ligne. La croissance avec l'automatisation dans le secteur de l'éducation sera globale. L'engagement du personnel vers des activités plus récentes et plus productives, comme l'augmentation de la bande passante sur tous les paramètres, pourrait devenir un habitué du collège ou de l'université.
Un plan simultané pour équiper et perfectionner tout le personnel et les étudiants avec les nouveaux processus automatisés devrait être en place.
Pour les universités nouvelles et à venir, l'automatisation doit être intégrée dès le début. Une équipe de développement solide ou un partenaire doit être en place et l'institut doit être prêt avec leurs flux de processus pour eux.
Le site Web et les serveurs doivent tous deux être équipés pour gérer les admissions, les inscriptions, les requêtes, les demandes automatisées et peuvent même proposer des cours en ligne si l'université souhaite proposer l'enseignement à distance.
Pour les établissements d'enseignement, les universités et les collèges où beaucoup sont encore sur papier et en personne, le passage du papier au portail devra commencer par la numérisation des documents et des données précédents. Les versions automatisées fonctionneront en parallèle. Tout peut être placé sur de nouveaux serveurs et alimenté dans des bases de données.
Quelle que soit la zone ou le niveau auquel un établissement d'enseignement s'intègre, une bonne équipe de développement possédant une expertise et des prouesses dans les dernières technologies pourrait vous permettre d'être automatisé et opérationnel en un rien de temps. Des frameworks complets comme Laravel sont un package complet et aident à atteindre ces objectifs avec confort et capacité.
Choisissez le bon fournisseur de technologieL'objectif principal de toute organisation éducative a été et sera toujours de fournir le meilleur de l'éducation et des opportunités à ses étudiants. Si ce secteur ne parvient pas à adopter et à intégrer les avancées technologiques dans ses opérations de base, enseigner tout cela au niveau académique semble vain.
Il devient de la responsabilité du directeur de l'université ou de l'institut de n'impliquer une équipe efficace et dédiée que pour de tels développements. Les capacités du partenaire de développement doivent clairement correspondre à la vision et s'aligner sur les paramètres de progrès de l'institut.
Les équipes de développement impliquées dans la création de solutions en ligne pour diverses organisations et entreprises se concentrent généralement uniquement sur la création de portails Web simples. Mais une équipe soutenue par des développeurs possédant de solides capacités techniques saura vous donner plus que ce que vous demandez. Choisissez une équipe dynamique et enthousiaste qui défie les systèmes traditionnels et opte pour des frameworks et des outils qui évoluent tous les jours, comme Laravel.
Conclusion – Une approche futuriste
Les établissements d'enseignement créent la future main-d'œuvre. L'adoption de nouvelles technologies prometteuses fait d'eux des modèles, créant une tendance à venir. Les processus automatisés rendent la puissance et la portée avec plus de bande passante pour ajouter de la valeur à vos organisations, se présentant comme une meilleure marque pour le monde. En tant que propriétaire ou directeur d'un institut, pourquoi feriez-vous des compromis sur les réalisations et la valeur ajoutée alors que vous pouvez tirer parti des processus automatisés.