Comment mettre à niveau vos communications professionnelles avec la messagerie audio

La messagerie vocale est souvent négligée comme moyen de communication en entreprise, même si elle présente de multiples avantages : vous pouvez communiquer à votre rythme, de manière expressive, sans avoir à être au bureau.

Les entreprises peuvent rapidement créer des messages audio et les envoyer à des groupes de clients ou d'employés. C'est un moyen utile de rester en contact avec votre équipe et de communiquer avec vos clients.

Voici comment fonctionne la messagerie texte audio et comment vous pouvez envoyer un message qui engage votre public sur-le-champ.

Comment fonctionne la messagerie texte audio

Un message texte audio (également appelé texte vocal) est un court message vocal enregistré que vous pouvez envoyer à un ou plusieurs destinataires.

Avec la messagerie texte audio, vous pouvez envoyer des messages vocaux enregistrés et d'autres fichiers audio aux téléphones des destinataires. Les messages sont envoyés sous forme d'appels téléphoniques et sont laissés sous forme de messages vocaux automatiques si l'appel n'est pas répondu.

Comment envoyer un message vocal

Pour envoyer un enregistrement vocal dans un SMS à l'aide de votre téléphone Android , suivez cette procédure :

• Allez dans 'Messages' et sélectionnez votre destinataire.
• Cliquez et maintenez l'icône "Enregistrement" (en bas à droite de l'écran) pendant l'enregistrement de votre message.
• Cliquez sur l'icône de flèche (également en bas à droite) pour envoyer votre fichier audio.

Si vous utilisez un téléphone fonctionnant sous IOS , voici la procédure :

• Touchez et maintenez le bouton « Enregistrer l'audio » pour enregistrer votre message audio.
• Appuyez sur le bouton "Lire le message" pour écouter votre message avant de l'envoyer.
• Appuyez sur le bouton « Envoyer l'audio » pour envoyer le message ou sur le bouton « Supprimer l'enregistrement audio » pour le supprimer.

Les messages vocaux disparaissent-ils avant d'être lus ?

L'iPhone supprime automatiquement les messages audio deux minutes après que vous les ayez écoutés, sauf si vous cliquez sur Conserver. Pour éviter que cela ne se produise, accédez à Paramètres > Messages > Expire (sous Messages audio), puis cliquez sur "Jamais". Les messages audio enregistrés sont stockés dans l'application Messages pour iOS 12 et dans l'application Mémos vocaux pour les versions précédentes.

Conseils de messagerie texte audio

Créer un message texte audio qui engage les gens et génère des réponses n'est pas aussi difficile que vous ne le pensez. Tout ce que vous avez à faire est de suivre ces quatre règles simples :

1. Évitez le jargon

Le jargon et les termes techniques que votre destinataire pourrait ne pas comprendre ne feront que créer de la confusion. Les destinataires doivent rapidement comprendre le sujet de votre message afin qu'ils puissent répondre immédiatement.

2. Restez simple

Gardez vos messages courts et précis. Ils seront ainsi plus clairs et plus faciles à retenir. Cela vous évite également de parler trop vite.

3. La pratique rend parfait

Contrairement à la messagerie vocale, vous pouvez enregistrer votre message texte audio autant de fois que nécessaire, alors prenez le temps de le faire correctement. Vous pouvez faire appel à un doubleur pour enregistrer vos messages vocaux si, par exemple, vous souhaitez envoyer des messages professionnels dans des langues que vous ne maîtrisez pas.

4. Indiquez clairement les prochaines étapes

À la fin de votre message, les destinataires doivent savoir exactement ce que vous aimeriez qu'ils fassent ensuite. Un appel à l'action clair est ce qui déclenche les réponses de votre public, alors assurez-vous de l'inclure dans chaque communication.

Comment envoyer un message vocal avec TextMagic

L'utilisation de TextMagic pour envoyer des messages texte audio est simple et peut se faire en quelques étapes.

Un autre avantage de la messagerie texte audio est qu'ils peuvent être programmés. Vous pouvez contacter plusieurs personnes à la fois de votre choix.

Texte pour parler

Avec les messages de synthèse vocale, vous envoyez un texte qui sera traité par un programme de synthèse vocale et converti en fichier audio. De cette façon, vous pouvez envoyer des messages audio urgents même lorsque vous ne pouvez pas effectuer d'enregistrement.

• Sélectionnez "Composer" dans le menu principal.
• Sélectionnez "Text to Speech".

• Entrez les destinataires dans la zone de texte ou accédez aux contacts/listes qui ouvriront une fenêtre contextuelle.
• Cochez les numéros ou les listes auxquels vous souhaitez envoyer l'audio et confirmez en cliquant sur 'Ajouter x contacts/listes'. Cela vous ramènera également à l'écran principal.
• Sélectionnez le numéro à partir duquel vous souhaitez envoyer le message.
• Tapez votre texte dans la boîte de message. De plus, vous pouvez personnaliser les messages à l'aide de champs personnalisés.
• Cliquez sur "Aperçu" pour écouter votre message.

• Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer votre message immédiatement ou sur « Programmer un message » pour l'envoyer plus tard, à l'heure de votre choix.
• TextMagic fournit un outil gratuit de synthèse vocale : vous pouvez envoyer des textes pour les convertir en fichiers audio. Si vous souhaitez répondre audio à plusieurs messages en même temps, c'est l'outil que vous devez utiliser.

Diffusion vocale

La diffusion vocale vous permet de télécharger un fichier audio d'une durée maximale de 90 secondes. Vous pouvez ensuite l'envoyer sous forme de message vocal aux destinataires.

• Sélectionnez "Composer" dans le menu principal.
• Sélectionnez "Diffusion vocale".

• Entrez les destinataires dans la zone de texte ou accédez aux contacts/listes qui ouvriront une fenêtre contextuelle.
• Cochez les numéros ou les listes auxquels vous souhaitez envoyer l'audio et confirmez en cliquant sur 'Ajouter x contacts/listes'. Cela vous ramènera également à l'écran principal.
• Sélectionnez le numéro de téléphone à partir duquel vous souhaitez envoyer le message.
• Cliquez sur "Sélectionner l'audio" et une nouvelle fenêtre contextuelle apparaîtra, où vous pourrez sélectionner "Télécharger un nouvel audio" pour obtenir un fichier de votre ordinateur ou si vous avez déjà des fichiers audio dans votre compte TextMagic, ceux-ci apparaîtront ci-dessous et vous pouvez simplement cochez ceux que vous souhaitez envoyer.

• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Utiliser l'enregistrement", ce qui vous ramènera à la fenêtre principale.
• Cliquez sur "Envoyer" ou "Planifier un message".

La messagerie texte audio profite aux entreprises

La messagerie texte audio offre aux entreprises un certain nombre d'avantages. Il peut être utilisé pour améliorer la communication avec le personnel et les clients et aussi comme outil de marketing.

Parlez à votre équipe

Les membres de l'équipe occupés en déplacement n'ont peut-être pas le temps de s'arrêter et de taper un texte. Être capable d'enregistrer et d'envoyer un message rapidement, au lieu d'appeler, fait gagner du temps — pour le personnel sur le terrain et au bureau. De même, les membres de l'équipe qui n'ont pas le temps de lire un SMS ou un e-mail peuvent écouter un message. Il n'est pas nécessaire de regarder l'écran de leur téléphone.

Comme les messages texte audio sont transmis sous forme d'appel téléphonique, ils sont utiles chaque fois que vous avez besoin que les employés entendent un message immédiatement.

Par exemple, le détaillant de vêtements Bob's Stores a décidé de fermer ses 35 magasins pendant l'ouragan Sandy et a dû envoyer une alerte. Grâce à la diffusion vocale, ils ont pu alerter plus de 200 employés en quelques minutes.

Les messages vocaux vous permettent également de communiquer plus personnellement avec les membres de l'équipe dans d'autres fuseaux horaires.

Pour les équipes distantes, communiquer uniquement par SMS et messagerie instantanée peut être impersonnel. La messagerie texte audio peut ajouter une touche plus humaine lorsque vous ne pouvez pas tous être en ligne en même temps.

Connectez-vous avec les clients

La messagerie textuelle audio peut améliorer votre communication avec les clients; par exemple, vous pouvez envoyer des messages vocaux donnant des mises à jour sur l'avancement du projet, des rappels de rendez-vous ou des confirmations de réservation.

L'envoi d'une diffusion vocale ou d'un message texte-parole augmente la probabilité que vos clients reçoivent des alertes et des rappels. Par conséquent, cela peut rendre votre service plus facile à utiliser pour les clients.

En plus d'aider vos clients à se souvenir de leurs rendez-vous, cela évite également les pertes de profits dues aux réservations manquées.

Par exemple, les dentistes perdent en moyenne 31 500 $ par année en rendez-vous manqués. Pour cette raison, RevenueWell utilise la diffusion vocale pour envoyer 80 000 rappels de rendez-vous personnalisés par mois.

Un message texte audio peut donner aux interactions client de routine une touche plus personnelle qu'un e-mail ou un texte. Cela montre également aux clients que vous fournissez un niveau de soins supplémentaire.

Convertir plus de prospects

La messagerie texte audio est le moyen le plus engageant d'envoyer des communications marketing à vos prospects et contacts. Vous pouvez les contacter dans n'importe quel fuseau horaire avec des messages programmés.

En créant et en personnalisant des fichiers audio à chaque étape de l'interaction avec un prospect, le message texte audio permet des contacts de suivi plus cohérents.

Si vous pouvez répondre à un prospect dans la minute qui suit la réception de sa demande d'informations, vous avez beaucoup plus de chances d'obtenir une vente. Malgré cela, seulement 7 % des entreprises répondent dans les cinq minutes. Les messages texte audio automatisés permettent une réponse quasi instantanée aux prospects. Grâce à cela, votre équipe de vente peut obtenir plus de conversions à partir de prospects existants.

En plus de répondre plus rapidement, la messagerie texte audio garantit également que vos agents en direct peuvent passer plus de temps à parler à des prospects qualifiés et moins de temps à attendre que les prospects décrochent le téléphone.

Prêt à vous lancer dans la messagerie audio ?

La messagerie texte audio fonctionne beaucoup plus rapidement que la saisie et est plus pratique pour toute entreprise, en particulier les entreprises internationales où les employés communiquent dans plusieurs langues. Il n'y a pas d'erreurs de frappe, cela fait gagner du temps et un message peut être ouvert au moment qui convient le mieux au destinataire.