Comment élaborer une politique parfaite de présence des employés

Depuis que nous sommes petits, on nous a appris à ne jamais être en retard et à toujours être préparés. Certains peuvent même encore entendre les échos parentaux rebondir dans leurs oreilles — Êtes-vous prêt pour l'école ?!

Pourtant, de nombreux facteurs déterminent pourquoi une personne est en retard ou ne se présente pas, en particulier dans l'environnement de travail. Les maladies, les déplacements ou les problèmes personnels sont quelques-uns des principaux facteurs de retard que nous rencontrons tous de temps en temps.

De nos jours, de nombreux employeurs sont assez tolérants jusqu’à un certain point, mais où fixent-ils la limite ? Eh bien, la réponse réside dans les politiques de présence des employés.

Dans les paragraphes suivants, nous allons :

• Passez en revue les principaux points de toutes les politiques de présence des employés,
• Proposer des modèles de politiques gratuits,
• Fournissez des exemples de la façon de les remplir,
• Vous donner des conseils de professionnels concernant les politiques de fréquentation, et
• Répondez à certaines des questions les plus fréquentes sur les politiques de présence des employés.

Qu’est-ce qu’une politique de fréquentation ?

Si vous n'avez jamais entendu parler d'une politique de présence auparavant ou si votre entreprise n'en utilise tout simplement pas, voici une description simple.

Une politique de présence représente un document ou un ensemble de documents qui établissent des lignes directrices claires sur la présence des employés pour une entreprise spécifique. De tels documents garantissent que tous les employés sont informés des règles et directives concernant des sujets tels que :

• Changements,
• Pauses déjeuner,
• Lenteur,
• Procédures (PTO, congés, etc.), et
• Toute mesure disciplinaire découlant de la désobéissance aux règles.

Toutes les politiques ne sont pas identiques et c'est à l'employeur de les adapter à ses besoins.

Dans cette optique, le nombre de conditions et les informations exactes fournies dans ces politiques dépendent de l’employeur.

Qu’est-ce qu’une bonne politique de fréquentation ?

Une politique de fréquentation universellement « bonne » ne peut pas véritablement être élaborée puisqu’il n’existe pas de base universelle sur laquelle des règles peuvent être définies.

En termes simples, les entreprises diffèrent, tout comme leurs exigences. Une bonne politique de fréquentation est donc celle qui convient le mieux à une entreprise.

Voici un aperçu de tout ce pour quoi votre politique de fréquentation devrait vous aider si vous souhaitez élaborer la meilleure politique possible pour votre entreprise.

Une bonne politique de présence permet d'équilibrer vos besoins et ceux de vos employés.

Le travail en équipe de 9h à 17h est devenu une norme dans le monde des affaires depuis un certain temps déjà, et beaucoup ne peuvent pas imaginer travailler sur d'autres équipes et restructurer leurs horaires.

Cependant, en fonction du type d’entreprise et du travail effectué par chaque employé, les changements peuvent perturber l’équilibre naturel entre vie professionnelle et vie privée.

Par exemple, le travail de nuit affecte le temps personnel de l'employé en famille et perturbe son horaire de sommeil. Par conséquent, une bonne politique pourrait inclure une clause stipulant que chaque employé ne devrait pas travailler plus de X quarts de nuit par mois/semaine afin de satisfaire les besoins de chacun.

Une bonne politique de présence vous aide à suivre les heures de travail

Les systèmes obsolètes de suivi des heures de travail ont toujours eu des défauts dans leur mode de fonctionnement : les feuilles de présence se perdaient ou quelqu'un oubliait de pointer son arrivée/départ.

De nos jours, tout le monde utilise un système de suivi du temps et il n'est pas nécessaire d'employer du personnel supplémentaire pour superviser la fréquentation. Par conséquent, l’établissement d’une politique d’utilisation d’un outil de suivi du temps s’avérerait bénéfique à la fois pour les employés et pour l’entreprise, car cela minimiserait les erreurs et permettrait à chacun de se concentrer sur ses tâches.

Les systèmes de suivi du temps tels que Clockify automatisent le processus au point où le pointage d'entrée/sortie se fait avec une simple connexion et deux clics - en commençant votre quart de travail et en l'arrêtant.

Une bonne politique de présence clarifie les lignes directrices qui soutiennent les droits des employés

Établir des lignes directrices claires aidera tout le monde à suivre les règles et à ne pas gâcher le processus. Cependant, il est important de savoir où fixer la limite. En d’autres termes, faites en sorte que vos arguments politiques soient raisonnables .

Par exemple, si les heures de travail s'étendent de 9h à 18h, accordez à vos employés un temps raisonnable pour prendre des pauses déjeuner à des heures appropriées, par exemple 12h et 15h.

De plus, si une présence physique est nécessaire, un horaire de travail flexible pour vos employés profiterait sûrement à tout le monde puisqu'il leur donnerait suffisamment de temps pour se rendre au travail sans trop sacrifier leur temps personnel avant ou après les quarts de travail.

Que faut-il inclure dans une politique de fréquentation ?

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec la notion générale de politique de fréquentation et leur objectif, nous allons énumérer et expliquer quelques ensembles généraux de politiques et de points que chaque entreprise devrait inclure dans sa politique de fréquentation personnalisée.

Politiques générales

Comme mentionné précédemment, il existe certaines politiques générales que presque toutes les entreprises incluent dans leur ensemble de politiques de présence, et vous devriez aussi le faire.

Ces politiques font généralement référence à :

• Horaires de travail (quotidiens et hebdomadaires), et
• Arrivée/départ du travail (bureau ou à distance).

Certaines entreprises incluent une politique générale de demande de congés ou ont une politique spécifique qui approfondit les conditions et la manière d'utiliser les congés accumulés.

Lenteur

Presque toutes les entreprises indiquent clairement des directives spécifiques en cas de retard dans leurs feuilles de présence.

En général, le retard est défini comme un retard au travail, quelles que soient les minutes ou les secondes exactes. Pourtant, il est tout à fait naturel que les gens soient en retard en raison d'un certain nombre de facteurs, c'est pourquoi les entreprises offrent souvent un délai de grâce – une fenêtre de 15 à 20 minutes est généralement autorisée.

Encore une fois, le délai de grâce dépend du type de travail effectué par vos employés. Si la tâche en question est délicate, un retard pourrait ne pas être toléré. C'est pourquoi la plupart des employeurs établissent des lignes directrices qui indiquent clairement :

• Le délai de grâce,
• Délai pour informer votre superviseur, et
• Mesures disciplinaires en cas de retard.

Congés payés (PTO) et absences excusées

Les employés devraient avoir droit à une prise de force (rémunérée ou non selon l'endroit où ils vivent) et le nombre de jours utilisés dépend généralement de l'accord qu'ils ont conclu avec l'employeur, mais vous constaterez probablement qu'il existe un minimum d'État/de pays pour le nombre de jours que vous pouvez utiliser.

Cependant, certaines règles doivent être respectées afin de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise pendant vos vacances.

En outre, ces dispositions politiques devraient inclure que les employés doivent :

• Informer son superviseur à l'avance et
• Assurez-vous que la plupart de leurs collègues n'ont pas planifié leurs vacances dans le même délai.

De plus, chaque employeur doit tenir compte de circonstances imprévues, telles que :

• Les maladies,
• Accouchement,
• Les accidents, et
• Diverses situations d'urgence.

Dans de tels cas, la politique indiquera très certainement que vous devez informer votre supérieur dans les plus brefs délais et fournir les informations et documents nécessaires pour confirmer le motif de l'absentéisme.

Absences non justifiées

Bien entendu, l'employeur doit se protéger en cas de retard ou d'absentéisme non justifié.

On peut distinguer deux types d’absences non justifiées :

• Pas d'appel, pas de présentation, et
• Abandon d'emploi.

Pas d'appel, pas de présentation

No call no show parle pratiquement de lui-même : un employé ne se présente pas sur le lieu de travail ou ne pointe pas si le travail est effectué à distance sans aucune notification préalable. L'employeur doit établir une politique dans de tels cas : si aucune non-présentation peut être tolérée, combien de fois cela peut se produire et les critères permettant de déterminer si la transgression est un cas de non-présentation.

Dans certains cas d'urgence, il est possible que l'employé n'ait pas pu aviser son superviseur et qu'il subisse donc des mesures disciplinaires même si le problème en question aurait pu l'excuser. Par conséquent, il est important de définir clairement les paramètres de ce qu’est un no call no show et d’énumérer les cas potentiels qui pourraient entrer dans cette catégorie.

Abandon d'emploi

Une transgression plus grave est l’abandon d’emploi : défaut de se présenter sur le lieu de travail ou de pointer à distance pendant plusieurs jours sans notification préalable. Encore une fois, c'est à l'employeur de définir combien de jours d'absence sont considérés comme un abandon d'emploi.

Actions disciplinaires

En cas de violation ou de non-respect de l'une des politiques ci-dessus, l'employeur est libre d'exercer toute mesure disciplinaire correspondant aux critères. La gravité de la transgression déterminera généralement le type de mesures disciplinaires, telles que :

• Avertissement du premier délinquant du supérieur direct,
• Avertissement écrit du gérant,
• Dernier avertissement — réunion avec le service RH, et
• Résiliation.

Cependant, toutes les mesures disciplinaires doivent être clairement indiquées dans la politique de présence pour qu'elles soient valides.

Des exceptions

Il appartient à l'employeur et à l'équipe juridique de proposer des exceptions appropriées aux mesures disciplinaires conformément à la loi. Dans de nombreux cas, un employé peut s'absenter du travail et être exempté en raison d'exigences légales ou étatiques, telles que :

• Service juridique,
• Devoir militaire,
• Loi sur le congé familial et médical – congé FMLA,
• Congé de vote,
• Congé d’intervention d’urgence, etc.

Modèle de politique de présence des employés

Ce qui suit est un exemple de politique de présence des employés que vous pouvez télécharger et utiliser pour élaborer vos propres directives.

Pour télécharger la copie de la politique de présence des employés (MODÈLE GRATUIT), cliquez sur le lien menant à ce format, et vous verrez un nouvel onglet apparaître avec la question suivante :

Souhaitez-vous faire une copie du modèle de politique de présence des employés ?

Cliquez sur le bouton Faire une copie, et cela vous permettra de copier et de modifier le modèle. Une fois la copie enregistrée sur votre Drive, vous pourrez la modifier et la personnaliser selon vos besoins.

️ Politique de présence des employés (MODÈLE GRATUIT)

Comment remplir le modèle de politique de présence ?

Ensuite, nous remplirons le modèle pour vous donner une meilleure idée de ce à quoi devrait ressembler le produit final. Gardez à l’esprit que les informations contenues dans l’exemple sont fictives et ne reflètent pas les véritables politiques de fréquentation de l’entreprise.

Un exemple de partie introductive de la politique de présence des employés (modèle)

Une partie introductive à une politique de présence est importante pour donner le ton du document et s'assurer que vos employés savent à quoi s'attendre. Voici un exemple que vous pouvez utiliser :

Faire des compromis et trouver un terrain d’entente chez WHMOF est la clé pour garantir un professionnalisme absolu et atteindre nos objectifs. Par conséquent, les politiques suivantes représentent nos attentes envers chaque employé. Il est important de noter qu'en acceptant et en signant ce document, vous adhérez à toutes les stipulations prévues et êtes tenu de vous y conformer afin d'éviter des mesures disciplinaires.

Un exemple de politique du temps de travail

Voici un exemple de politique d'horaires de travail que vous pouvez utiliser pour votre entreprise :

Un exemple de politique de retard

La politique en matière de retard est le segment le plus crucial à inclure dans votre politique de présence des employés. Voici comment créer le vôtre :

Un exemple de politique de congés payés (PTO) et d’absences excusées

Si votre entreprise propose une prise de force, voici un exemple de politique que vous pouvez utiliser pour votre entreprise :

Un exemple de politique d’absences non justifiées

Voici un exemple de politique que vous pouvez définir pour les absences non justifiées :

Un exemple de politique d’actions disciplinaires

Bien entendu, le non-respect des directives entraînera des mesures disciplinaires. Voici quelques-unes des sanctions que votre entreprise peut utiliser ou personnaliser :

Un exemple d'exceptions

Les exceptions aux règles sont assez courantes dans tous les documents juridiques. Certaines des exceptions les plus courantes aux États-Unis sont répertoriées ci-dessous :

J'accepte par la présente les termes et conditions des politiques de présence des employés et confirme que j'ai lu et compris les mesures disciplinaires qui pourraient survenir en cas de non-respect desdites politiques.

Comment améliorer une politique de fréquentation ?

Le modèle et les exemples que nous avons fournis ne constituent en aucun cas une réponse définitive à une politique de fréquentation parfaite, mais ils devraient pouvoir vous donner une idée générale sur la façon d'élaborer la vôtre.

Là encore, les politiques elles-mêmes dépendent toujours des besoins de l’entreprise, c’est pourquoi il n’y aura jamais de politique de fréquentation universelle.

Cependant, il y a quelques points à prendre en compte lors de la création de votre propre document.

Conseil n°1 : soyez toujours précis

Assurez-vous qu’il n’y a pas de marge de manœuvre dont les employés peuvent profiter. Par exemple, si la politique stipule que les retards seront toujours tolérés jusqu'à 15 minutes, les employés en prendront note et commenceront toujours leur quart de travail à 9 h 15 (si leur quart commence à 9 h).

Par conséquent, indiquez le nombre de fois qu'un employé peut être en retard au cours d'une période d'une semaine ou d'un mois.

Conseil n°2 : Soyez juste et équitable

Personne ne veut tolérer des conditions de travail difficiles. Il est néanmoins compréhensible que vous ayez des politiques strictes étroitement liées à la prospérité de l’entreprise. Par conséquent, faites des compromis et assurez-vous que tout le monde est satisfait.

Par exemple, s'il est crucial que tous les employés soient sur le chantier au plus tard à 9 heures du matin et qu'aucun retard n'est autorisé, compensez en leur accordant une longue pause déjeuner ou des jours de vacances supplémentaires.

Conseil n° 3 : Assurez-vous que tout le monde comprend les politiques

Il n’est pas ridicule de prétendre que la plupart d’entre nous, y compris les employés et les employeurs, sautent la lecture des documents et se contentent de les signer. En outre, le jargon juridique peut être difficile à comprendre pour certains et nécessiter des explications supplémentaires.

Par conséquent, assurez-vous que vous ou votre service RH examinez les points de la politique de présence des employés avec tous les employés afin que chacun puisse être à bord et se concentrer sur ses tâches.

Conseil n°4 : Récompensez la conformité

Il y aura sûrement des employés qui auront suivi toutes les politiques, directives et règles du livre. Il serait donc injuste de ne pas les récompenser pour leur travail acharné et leur dévouement.

En outre, les récompenses tirées d’une assiduité parfaite pourraient servir de motivation aux autres employés et contribuer également à améliorer leur productivité.

Foire aux questions sur les politiques de présence des employés

Si certains des termes mentionnés précédemment prêtaient à confusion, la section FAQ devrait tout clarifier.

Qu'est-ce qu'une politique de fréquentation standard ?

En termes simples, une politique de présence standard représente un ensemble de documents qui réglementent la conduite des employés en matière de présence. La politique, comme celle détaillée ci-dessus, comprend généralement des détails concernant :

• Quarts de travail,
• Lenteur,
• prise de force, et
• Autres questions liées à la présence.

Qu’est-ce qu’une politique de fréquentation raisonnable ?

Une politique d’assiduité raisonnable est celle qui convient à la fois aux salariés et à l’employeur. En d’autres termes, les employés disposent de suffisamment de latitude pour équilibrer leur vie personnelle et professionnelle, tandis que les employeurs peuvent constater une assiduité et des résultats parfaits.

Qu'est-ce qu'une politique de fréquentation sur 6 mois glissants ?

Une période glissante de 6 mois est généralement définie comme la période des 6 mois précédents utilisée comme base pour calculer un certain événement – ​​dans ce cas, la fréquentation.

Généralement, les entreprises et les entreprises qui fonctionnent sur cette base utilisent également un système de points de présence pour récompenser une bonne assiduité et « punir » les retards. Cependant, après 6 mois, tous les points de présence et toutes les données sont effacés et les employés peuvent repartir à zéro.

Qu'est-ce qu'une politique de présence sans faute ?

Un système de fréquentation sans faute est quelque chose que nous connaissons tous depuis les débuts de l'école. Un système de points attribue des points pour le retard et l'absentéisme, et si vous en collectez suffisamment, des mesures disciplinaires s'ensuivent.

Qu'est-ce qu'un relevé de présence ?

Un relevé de présence est utilisé pour collecter et enregistrer les informations de présence de chaque employé afin de dresser un tableau complet des performances dudit employé.

Ces documents comprennent généralement :

• Enregistrements d'entrée/sortie,
• Nombre total d'heures travaillées dans un mois/année,
• Pauses prises dans un mois/année,
• Jours de maladie pris dans un mois/année, et
• Congé utilisé en un mois/an.

Conclusion : De bonnes politiques d'assiduité aident à atteindre les objectifs professionnels

Comme le titre l’indique, l’amélioration de votre système global de présence et la mise à jour de vos politiques seront très utiles.

Non seulement cela affecterait l’efficacité et garantirait que tous les employés seraient là pendant toute la durée de leur quart de travail, mais cela augmenterait également la productivité en récompensant une parfaite assiduité.

Dans l’ensemble, la précision et des directives claires aideront tout le monde à être sur la même longueur d’onde.

️ Votre entreprise utilise-t-elle des politiques de présence ? Faites-le-nous savoir à [email protected] et nous pourrions inclure vos réflexions dans celui-ci ou dans l'un de nos futurs articles. Partagez également cet article avec quelqu'un qui a besoin d'un outil de suivi du temps pour améliorer le système de présence de ses employés.