Arriérés de paie : qu'est-ce que cela signifie ?

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez prendre en charge des dépenses de toutes sortes. Et, tout en faisant face à différentes dépenses d'entreprise, vous avez probablement entendu parler du terme « arriérés de paie » de la part de votre comptable, mais vous n'étiez pas sûr de ce que cela signifiait.

Eh bien, si vous rémunérez vos employés pour les heures travaillées après la date d'échéance de cette rémunération, il s'agit d' arriérés de paie .

Pour vous aider à mieux comprendre les arriérés de paie, nous avons créé un petit guide pour expliquer non seulement ce terme, mais aussi d'autres expressions telles que « paiement anticipé » et « paiement courant » - alors restez à l'écoute.

Dans cet article de blog, nous aborderons également les sujets suivants :

• Que signifient les arriérés dans la paie,
• La différence entre les arriérés de paie et les paiements courants et anticipés,
• Un exemple de paiement à terme échu,
• Les avantages et les inconvénients de payer les employés en retard, et
• Foire aux questions sur les arriérés et les arriérés de paie.

Alors, commençons.

Que signifient les arriérés dans la paie?

Si vous exécutez la paie pour la semaine dernière au lieu de la semaine en cours, cela est considéré comme une paie en retard.

Autrement dit, vos employés ne sont pas payés à la fin de la période de paie fixée, c'est-à-dire à la fin de leur semaine de travail, mais ils devront attendre quelques jours après la fin de la période de paie pour recevoir leur paie.

La plupart des entreprises rémunèrent leurs employés de cette façon, car il leur est plus facile de calculer le salaire total pour la période de paie en cours.

Outre les heures travaillées, lors du calcul du paiement, un employeur doit également tenir compte d'autres facteurs, tels que :

• Toutes les taxes à payer,
• Congés payés (PTO),
• Congé de maladie,
• Conseils,
• commissions, ou
• Au fil du temps.

Vous pouvez également rémunérer vos employés par d'autres moyens, alors voyons les différences entre le paiement en arriérés, le paiement en cours et le paiement à l'avance dans le paragraphe suivant.

Paie en retard vs actuelle vs avance : quelles sont les différences ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, le paiement à terme échu signifie que vous exécutez, par exemple, la paie de la semaine dernière au lieu de la semaine en cours.

Lorsque vous rémunérez vos employés en cours , en revanche, vous les rémunérez le jour de la fin de la période de paie définie.

Payer en courant peut être un peu délicat pour les employeurs car ils doivent calculer le nombre estimé d'heures que l'employé travaillera pendant cette période de paie. Le calcul du nombre estimé d'heures travaillées signifie que l'employeur devra deviner combien d'heures l'employé travaillera, ce qui peut différer des heures réellement travaillées.

Par exemple, si la semaine de travail d'un employé est du lundi au dimanche et que la fin de sa période de paie est le vendredi, pour le payer le même jour, l'employeur devrait calculer les heures plus tôt (pour le samedi et le dimanche) et deviner combien d'heures travaillé il y aura à la fin.

Payer à l'avance serait tout le contraire de payer à terme échu. Lorsqu'un employeur paie l'employé à l'avance, cela signifie que l'employé est payé en avance sur le calendrier de rémunération normal.

Par exemple, un employé peut prendre ce qu'on appelle une avance sur salaire . Ce terme fait référence à la situation où l'employeur peut verser à son employé un pourcentage de son salaire avant son jour de paie habituel.

De cette façon, l'employé reçoit son paiement avant la fin de la période de paie habituelle.

Quel est un exemple de paiement à terme échu ?

Pour expliquer plus en détail le paiement des arriérés, examinons l'exemple de ce mode de paiement.

Supposons que John travaille au café et qu'il effectue son quart de travail habituel de 8 h à 17 h les lundi, mardi, mercredi et jeudi, mais qu'il décide de prendre un jour de congé le vendredi.

Le dimanche étant le jour où la semaine de travail se termine, son employeur calcule généralement le salaire de John le même jour. Cette fois, son employeur inclut également les congés payés dans son calcul (dans cet exemple, le jour de congé est le vendredi).

Dans ce cas, John n'est pas payé tout de suite. Il est payé cinq jours après la fin de la semaine de travail précédente, c'est-à-dire qu'il reçoit son paiement le vendredi suivant. En d'autres termes, John est payé à terme échu.

Si vous vous demandez pourquoi John n'a pas été payé tout de suite, nous l'expliquerons un peu.

Payer en arriérés est plus pratique pour l'employeur de John, car il peut prendre un certain temps pour considérer des facteurs tels que les congés payés avant de faire le calcul final de la paie.

Quels sont les avantages de payer des employés en retard?

Il y a plusieurs avantages notables à payer les employés en retard, alors apprenons-en plus à leur sujet.

Avantage #1 : Payer en arriérés aide les employeurs à inclure tous les facteurs

Payer les employés en retard donne aux employeurs plus de temps pour calculer tous les facteurs, tels que les heures supplémentaires, les congés payés ou les commissions, avant d'émettre les paiements.

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous avons contacté Wendy Ha, fondatrice, consultante principale et conseillère chez AgileCPA.

Wendy est comptable professionnelle agréée (CPA) et comptable en management accréditée (CMA) et compte plus de 10 ans d'expérience en tant que responsable des finances et de la comptabilité.

Selon son opinion professionnelle, payer les employés en retard permet de disposer de plus de temps pour calculer avec précision la rémunération variable (c'est-à-dire les commissions) :

"Par exemple, disons qu'un vendeur de technologie a conclu un accord le 13 janvier et que la personne a généralement droit à une commission de 10 %. Si le paiement a lieu la semaine suivante, l'équipe financière peut prendre son temps pour calculer et obtenir toutes les approbations nécessaires pour débloquer la commission. »

Avantage #2 : Payer à terme échu réduit les inexactitudes

Si nous le comparons au paiement en cours où l'employeur peut enregistrer les heures de l'employé pendant qu'il travaille encore, le paiement en arriérés offre suffisamment de temps pour suivre et calculer les heures plus précisément.

Selon Wendy, il existe certains cas où les employeurs doivent payer leurs employés en retard :

« Si les employeurs ont des employés horaires et veulent payer par dépôt direct, ils doivent payer en arrérages. Par exemple, disons dans une entreprise de vente au détail de vêtements, il est impossible de payer des employés horaires pour le 14 janvier si la date de paie est le même jour. Le magasin de détail ne saurait pas combien d'heures il a travaillé ce jour-là. De plus, l'entreprise ne pourra pas déposer directement les fonds, car généralement, les montants finaux de la paie doivent être soumis la veille. »

Avantage #3 : Payer en arriérés aide les entreprises avec leur trésorerie

Les entreprises paient souvent à terme échu car cela leur donne le temps d'être plus flexibles avec leurs flux de trésorerie. Selon la British Business Bank, "le flux de trésorerie est une mesure du montant d'argent qui entre et sort de votre entreprise au cours d'une période donnée".

Encore une fois, voyons comment Wendy explique cet avantage :

« Retarder le paiement peut aider l'entreprise à gérer ses liquidités. Étant donné que le service est rendu par les employés, l'entreprise pourrait déjà recevoir le paiement de ses clients. Retarder la paie de 1 ou 2 semaines aidera à la trésorerie, surtout si l'entreprise a d'autres obligations financières à respecter.

Quels sont les inconvénients de payer des employés en retard?

Lorsqu'il s'agit de payer des employés en retard, il y a aussi des inconvénients, alors voyons-les.

Inconvénient #1 : Payer en retard conduit les employés à attendre leur paiement

Lorsque vous venez de terminer une semaine difficile au travail, ce qui peut certainement vous remonter le moral, c'est de pouvoir accéder immédiatement à cet argent durement gagné. Payer en arriérés empêche les employés de le faire, c'est pourquoi certains employés peuvent trouver cela une option de rémunération moins souhaitable.

Inconvénient #2 : Payer en arriérés peut être un changement difficile pour les employés qui se sont habitués à être payés en cours

Toute transition peut être un peu difficile pour les employés, surtout en ce qui concerne la paie. Si vous décidez de passer au paiement des arriérés, vous devez être conscient des conséquences potentielles que cela peut avoir pour vos employés. Peut-être que vos employés se sont habitués au système de paiement actuel et qu'ils n'ont pas prévu de passer du paiement en cours au paiement en arriérés.

Devoir passer une ou deux semaines sans salaire peut affecter les finances de vos employés. De plus, pour maintenir une bonne relation avec vos employés mais aussi pour éviter les difficultés financières qu'ils pourraient rencontrer, vous devrez probablement aussi leur fournir un certain type de paiement de transition (il s'agit d'un paiement unique sous forme d'avance, par exemple).

Foire aux questions sur les arriérés et les arriérés de paie

Si vous souhaitez en savoir plus sur les arriérés et les arriérés de paie, consultez ces questions fréquemment posées que nous avons sélectionnées pour vous.

Arriérés de paie vs être payé à terme échu : quelle est la différence ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, les arriérés de paie font référence à la situation où les employés sont rémunérés pour les heures travaillées au cours de la période de paie précédente au lieu de la période de paie en cours.

Mais qu'en est-il d'être payé à terme échu ?

Selon Forbes, être payé à terme échu signifie "payer des biens ou des services après que les conditions ont été remplies ou que la date d'échéance est passée". Par exemple, si vous êtes en retard sur votre facture d'électricité et que votre maison est déjà alimentée en électricité, cela signifie que votre facture d'électricité est payée à terme échu.

Que signifient les arriérés en comptabilité ?

Des arriérés de comptabilité peuvent survenir dans plusieurs cas, et le premier cas que nous mentionnerons est le cas d' un paiement en retard - par exemple, lorsque votre entreprise paie votre fournisseur en retard.

Supposons que vous possédiez un restaurant et que vous achetiez vos légumes auprès d'un certain vendeur.

Bien que vous ayez établi des conditions de paiement avec votre fournisseur - pour les payer avant le 30 janvier - vous ne l'avez pas fait. Vous avez reçu vos légumes, mais vous avez manqué la date limite de paiement, vous devrez donc maintenant payer votre vendeur à terme échu.

En d'autres termes, si vous, en tant que propriétaire d'entreprise, êtes en retard sur les paiements que vous devez à vos fournisseurs, il s'agit d'un paiement en retard.

Les fournisseurs peuvent parfois vous faire payer des frais de retard, alors gardez cela à l'esprit lorsque vous décidez si le paiement des arriérés est la meilleure option pour votre entreprise.

Outre le paiement des fournisseurs en retard, d'autres cas d'arriérés en comptabilité peuvent être regroupés en 3 types d'arriérés :

1. Rente en retard - Comme l'explique Forbes, "si le paiement de la rente est effectué à la fin d'une période déterminée, plutôt qu'au début, on parle de rente en retard". Par exemple, les versements hypothécaires sont considérés comme une rente en souffrance.
2. Appels en retard - Les appels en retard se produisent dans une situation où il y a quelques actionnaires d'une société, et l'un d'eux ne paie pas le montant dû des actions sur appel.
3. Dividendes en retard - Lorsqu'une société a des dividendes en retard, cela signifie qu'elle n'a pas versé de paiement de dividende à la date d'échéance aux actionnaires privilégiés - c'est-à-dire aux actionnaires qui ont priorité, contrairement aux actionnaires ordinaires, sur les bénéfices d'une société.

Comment réduire les risques de facturation en retard ?

En plus de payer les employés en retard, il y a aussi ce qu'on appelle la facturation en retard.

Lorsque vous facturez à terme échu, vous facturez votre client après lui avoir fourni des services ou des biens.

Pour vous aider à réduire les risques de facturation en retard, comme le risque de manquer des paiements, ou encore à prévenir certains risques, nous avons listé quelques conseils pratiques.

Conseil n° 1 : Utilisez un logiciel de facturation pour suivre vos factures

L'utilisation d'un logiciel de facturation permet de réduire les risques de facturation en retard car il vous permet de suivre toutes vos factures en un seul endroit.

En fait, le bon logiciel de facturation vous donne un aperçu détaillé de vos factures payées et en retard.

Dans Clockify, par exemple, vous pouvez marquer les factures comme Envoyées ou Non envoyées , et si une date d'échéance pour une facture envoyée est dépassée, la facture obtient automatiquement le statut En retard .

Vous pouvez également utiliser l'e-mail de rappel comme note amicale de la facture en retard.

Toutes ces options peuvent simplifier le suivi des paiements de votre client et réduire les risques qui accompagnent parfois le fait d'être payé en arriérés.

Astuce #2 : Effectuez des vérifications de solvabilité sur les clients potentiels

Pour éviter de traiter avec des clients peu fiables, vous pouvez effectuer des vérifications de crédit sur eux pour évaluer s'ils peuvent payer régulièrement à temps.

Un employeur peut vérifier les antécédents de crédit d'une personne en consultant son rapport de solvabilité — les rapports de solvabilité répertorient :

• Historique de paiement des factures,
• Prêts,
• Dette actuelle, et
• Autres informations financières.

De cette façon, vous réduisez la possibilité de recevoir des paiements en retard ou manquants et de mettre en péril les finances de votre entreprise.

Conclusion : Avant de payer en arriérés, évaluez si ce système fonctionne pour vous

Comme vous pouvez le voir, payer les employés quelques jours après la fin de la période de paie est une pratique utile pour les employeurs car ils obtiennent plus de temps pour calculer plus précisément les heures travaillées de leurs employés.

Les employés, en revanche, ne sont pas toujours favorables à ce système de paiement. Parfois, ils auront besoin de temps pour s'adapter au fait d'être payés plus tard que d'habitude, surtout s'ils sont habitués à un calendrier de paiement différent.

Néanmoins, si vous décidez de payer vos employés à terme échu, vous devez être conscient des avantages et des inconvénients que ce mode de paiement peut apporter. De cette façon, vous pouvez décider si le paiement à terme échu est la meilleure solution pour votre entreprise ou si vous devez opter pour une autre option.

En fin de compte, quelle que soit la façon dont vous décidez de payer vos employés, essayez de choisir le système de paiement qui convient le mieux à toutes les parties concernées.

️ Avez-vous déjà payé vos employés en retard ? Vous avez peut-être déjà trouvé le bon système de paiement qui convient le mieux à votre entreprise pour rémunérer les employés pour les heures travaillées. Faites-le nous savoir à [email protected] afin que nous puissions essayer votre système la prochaine fois. Et, si vous avez aimé cet article de blog, partagez-le avec quelqu'un qui, selon vous, pourrait être intéressé à le lire.