Du chaos au contrôle : maîtriser la gestion de projet en agence

Publié: 2024-03-27

Que vous chargiez une équipe pour lancer un nouveau produit d'agence ou que vous gériez des campagnes marketing pour vos clients, une grande partie de ce que font les équipes d'agence peut être vue à travers le prisme de la gestion de projet. De solides méthodes de gestion de projet peuvent vous aider à définir et à mettre en œuvre des efforts, à respecter les délais et le budget et à améliorer continuellement vos offres.

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Si vous souhaitez améliorer votre capacité à revendre des actifs de marketing numérique ou à créer et gérer de nouvelles campagnes marketing pour les clients, envisagez de mettre en œuvre la gestion de projet pour les agences. Découvrez ci-dessous quelques conseils et ressources pour ce faire.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante pour les agences ?

Les campagnes marketing peuvent être considérées comme des projets. Chacun a son propre budget, ses objectifs, ses défis et ses limites. Jongler avec tous ces composants, souvent pour de nombreuses campagnes et clients, peut être difficile si vous n'avez pas perfectionné les compétences nécessaires pour les gérer.

Une gestion de projet efficace peut vous aider à surmonter ces défis et peut même générer des résultats positifs tels qu'une augmentation des revenus de l'agence, car vous êtes en mesure de rationaliser les processus, d'en faire plus avec moins et d'améliorer constamment les livrables.

Certains avantages courants de la gestion de projet qui peuvent vous aider à protéger votre agence contre la récession comprennent :

Efficacité améliorée. Les méthodologies de gestion de projet se concentrent sur l'utilisation efficace des ressources afin que les équipes puissent terminer leur travail dans les délais, même avec des délais contraints.
Satisfaction client améliorée. Les clients ont tendance à être plus satisfaits lorsque vous mettez en œuvre des méthodes de gestion de projet solides, car elles améliorent la communication et garantissent que les livrables sont de haute qualité, dans les délais et dans les limites du budget.
Rentabilité accrue. La gestion de projet est souvent associée à des économies de coûts, qui peuvent augmenter les bénéfices.

Styles et méthodes de gestion de projet

La gestion de projet en agence peut s'appuyer sur une ou plusieurs méthodes de gestion de projet existantes. Testez différentes approches pour trouver ce qui fonctionne pour vos équipes et vos clients, en commençant par quelques préférées décrites ci-dessous.

Cascade

Avec l'approche en cascade, les équipes divisent les projets en phases et les réalisent de manière linéaire. Le travail sur chaque phase ne commence qu'une fois la phase précédente terminée, créant ainsi une cascade de travail tout au long du calendrier du projet.

Avantages de l'approche en cascade	Inconvénients de l’approche en cascade
L'approche est linéaire et facile à comprendre Facile à transférer des informations et des tâches vers la phase suivante Tout le monde sait où en est le projet dans le calendrier	Il peut être difficile de revenir en arrière et d'apporter des modifications une fois les phases terminées. Ne prend pas en charge l'utilisation agile des ressources Les ressources pour les phases aval du projet peuvent rester inutilisées, entraînant un gaspillage

Waterfall est une bonne approche si vous souhaitez créer des processus reproductibles que vous pouvez utiliser dans le cadre de grands projets marketing. Tenez-en compte lorsque vous créez et lancez de nouveaux sites ou gérez la création et la publication de contenu.

Agile

La gestion de projet agile adopte une approche itérative qui décompose chaque projet en petites étapes pouvant être réalisées rapidement. Il intègre également des boucles de rétroaction et de la flexibilité, soutenant le changement au sein du processus à mesure que le projet se développe.

Avantages de l'approche agile	Inconvénients de l'approche agile
Offre la flexibilité nécessaire pour répondre rapidement aux nouvelles tendances ou aux besoins des clients Prend en charge la rétroaction intégrée et la réponse rapide au changement Les tests précoces et les boucles de rétroaction réduisent les risques que les projets soient réalisés sans s'aligner sur les attentes des clients.	La nature en constante évolution du projet peut rendre sa gestion plus difficile Fonctionne mieux pour les petites équipes et peut devenir incontrôlable avec des projets plus importants Peut donner lieu à des projets sans fin si les paramètres ne sont pas bien établis au préalable

Envisagez des méthodes de gestion de projet agiles si vous démarrez une agence, si vous travaillez à augmenter les revenus d'une agence en démarrage ou si vous travaillez en étroite collaboration avec un client établi sur un effort de marketing qui est nouveau pour vous deux.

Mêlée

Scrum est un framework agile spécifique qui vous aide à mettre en œuvre la philosophie de gestion de projet de manière plus structurée. Le cadre comprend des valeurs et des principes qui alignent les efforts de gestion de projet et implique les équipes Scrum, y compris les propriétaires de produits et les scrum masters.

Avantages de l'approche Scrum	Inconvénients de l'approche Scrum
Fournit une structure pour aider à gérer les équipes agiles Aide à améliorer la qualité des résultats en tenant compte des commentaires et en responsabilisant les équipes Peut prendre en charge des projets complexes qui ne sont pas aussi viables sans cadre	Cette approche spécifique doit être apprise et les chefs de projet peuvent avoir besoin d'une formation approfondie Scrum peut entraîner une surcharge de réunions Vous avez besoin d'équipes suffisamment grandes pour prendre en charge les rôles Scrum

Envisagez de mettre en œuvre Scrum pour des projets marketing complexes qui nécessitent des équipes de professionnels qualifiés au rythme rapide mais soigneusement gérées, comme le développement de sites Web.

Outils de gestion de projet pour les agences

Quelle que soit la manière dont vous décidez de mettre en œuvre la gestion de projet pour les agences, les outils techniques peuvent vous aider à soutenir la communication entre l'équipe et les clients, à gérer les efforts et à augmenter les résultats positifs lors de la vente de services en ligne.

Plus de la moitié des professionnels de la gestion de projet déclarent être confrontés à des difficultés pour collaborer efficacement avec les autres (Exploding Topics). Les outils de gestion de projet et les ressources en marque blanche qui peuvent améliorer la collaboration sont importants.

La fonctionnalité et la facilité d'utilisation d'un outil de gestion de projet sont des considérations majeures pour la plupart des utilisateurs (Techopedia). Lorsque vous choisissez des outils pour vos équipes, vérifiez s’ils disposent des fonctionnalités nécessaires pour favoriser la réussite des projets. Vous pouvez commencer votre recherche avec certaines des options ci-dessous.

Trello

Source de l'image : Trello

Trello est un outil de gestion de projet populaire de style Kanban qui vous permet de créer une approche visuelle de la gestion de projet. Créez et attribuez des tableaux de projet, des cartes et des tâches, et gérez des listes de tâches et des documents dans la même vue.

Trello peut bien fonctionner pour les petites et moyennes équipes avec des flux de travail spécifiques. Cela a tendance à devenir un peu compliqué pour les équipes qui évoluent au-delà de cela.

Asanas

Asana est un outil complet de gestion de projets et de tâches avec de nombreuses personnalisations. Vous pouvez créer des flux de travail automatisés qui garantissent que les tâches du projet sont poussées vers la phase suivante et vers la partie responsable de manière transparente, et des options intégrées de courrier électronique et de notification tiennent tout le monde informé.

Faire fonctionner Asana pour vous peut cependant prendre du temps et nécessiter la création de flux de travail personnalisés. Il s'agit d'une meilleure option pour les agences qui peuvent consacrer des ressources à la gestion d'Asana, tandis qu'Asana les aide à gérer des projets.

Camp de base

Source de l'image : Camp de base

Basecamp est un outil de collaboration qui vous aide à diviser les projets en une variété de listes de tâches, qui peuvent ensuite être consultées en fonction du type de projet ou de tâche, des dates d'échéance ou de la personne à laquelle ils sont affectés.

Basecamp est un outil simple mais puissant qui peut vous aider à gérer des équipes disparates, surtout si vos projets marketing reposent sur des ressources externes comme des pigistes.

Autres outils de gestion de projet

Certains autres outils que vous pouvez utiliser pour intégrer la gestion de projets et de tâches à votre stratégie de marketing numérique incluent :

À faire
Clic
Jira
Écrire
Feuille intelligente
Moxie
Podio

Source de l'image : Podio

Processus de gestion de projet pour différents types d’agences

La gestion de projet pour les agences de marketing n'est pas la même dans tous les domaines, et il est important d'adapter ces méthodologies et outils pour répondre à la stratégie unique de votre agence. Par exemple, les besoins en matière de gestion de projet d'une équipe travaillant à développer une présence en tant que revendeur Google Workplace diffèrent des besoins d'une équipe créant du contenu vidéo pour les clients.

Voici quelques conseils rapides pour développer le bon processus de gestion de projet pour différents types d’agences :

Agences de marketing. Tenez compte de l'ampleur de vos besoins en matière de contenu et si vous avez besoin d'une approche de projet qui prend en charge les tâches éditoriales. Waterfall fonctionne bien ici et vous pouvez personnaliser l'approche avec des outils numériques pour automatiser certaines parties du processus.
Agences de publicité numérique. Étant donné que la gestion des publicités peut être une tâche continue, envisagez de développer un workflow de gestion de projet pour créer de nouvelles campagnes avant de les transmettre aux workflows de processus métier habituels.
Agences de design. Choisissez des outils de gestion de projet qui soutiennent visuellement votre équipe, tels que les diagrammes de Gantt et les cartes Kanban.
Agences de développement de logiciels. Étant donné que les méthodes agiles et Scrum sont créées en pensant aux équipes de développement technique, commencez par une approche existante et intégrez à partir de là des personnalisations pour votre équipe.

Conseils de gestion de projet pour les agences

Quelle que soit l'approche que vous adoptez en matière de gestion de projet pour votre agence, envisagez de mettre en œuvre certaines des meilleures pratiques ci-dessous pour tirer le meilleur parti de votre investissement :

Communiquez clairement. Évitez d'utiliser des termes de gestion de projet que les clients ne comprendront pas et soyez transparent sur la façon dont vous effectuez le travail pour eux. Bien que vous n'ayez pas besoin d'approfondir les détails sur la marque blanche par rapport à la marque privée pour les clients, il peut être utile de les guider tout au long de vos processus afin qu'ils comprennent comment vous gérez les projets et quel est leur rôle.
Fixez-vous des objectifs réalistes. Examinez les données et les résultats des projets antérieurs afin de pouvoir faire des prévisions précises sur les budgets, les délais d'exécution et ce que vous pouvez fournir.
Gérer les attentes des clients. Sous promesse (dans la limite du raisonnable) et surlivraison. Soyez franc avec les clients quant aux problèmes qui pourraient survenir et proposez des plans proactifs pour y faire face.
Utilisez de bons outils de collaboration. Tirez parti des outils de gestion de projet, de gestion des tâches et de communication : Slack, Microsoft Teams et même la propre suite d'outils de Vendasta peuvent vous aider à collaborer plus efficacement avec le personnel de l'agence, les partenaires, les indépendants et les clients.
Allouez les ressources intelligemment. Utilisez les ressources de la manière la plus logique. Ne chargez pas votre équipe interne de lutter sous le poids du développement des ressources s'il est plus logique de collaborer avec des fournisseurs externes, par exemple. Consultez notre guide de la marque blanche pour vous aider à ajouter des ressources sans augmenter votre personnel.