Comment développer votre agence sans augmenter les effectifs

Il n'y a aucun moyen de l'enrober de sucre, la croissance d'une agence de manière traditionnelle est stressante.

Vous obtenez plus de clients et vous avez besoin de plus de personnel. Vous embauchez plus de personnel et vous avez besoin de plus de clients. C'est un cercle vicieux qui entraîne de nombreuses heures de surmenage (y compris vous-même) ou une réduction des marges bénéficiaires.

La bonne chose est que nous opérons dans un monde qui permet aux entreprises de se développer sans augmenter leurs effectifs. C'est ce qu'on appelle l'économie du "gig".

Dans l'économie des concerts, les entreprises embauchent des pigistes, des sous-traitants et des travailleurs temporaires au lieu d'employés à temps plein. Il accélère le processus de recrutement et réduit le risque de frais généraux importants.

En plus de cette tendance au travail temporaire, d'autres forces sont en jeu. Il y a une augmentation du travail à distance - 97% des employés ne veulent pas travailler dans un bureau à temps plein, et un énorme appétit pour démarrer une activité secondaire - 1 Américain sur 3 en a déjà un. Combinées, ces forces créent la tempête parfaite pour les agences qui cherchent à évoluer sans augmenter leurs effectifs.

Un modèle d'embauche d'agence externalisée est le moyen intelligent d'accélérer la croissance en 2021.

Les avantages et les inconvénients d'un modèle d'agence externalisée

Ce n'est pas parce que les forces sociétales créent un environnement pour le faire que vous devez le faire, n'est-ce pas ? Existe-t-il donc une véritable analyse de rentabilisation pour le choix d'un modèle d'agence externalisée, ou l'approche traditionnelle « croître avec les effectifs » est-elle une meilleure solution ?

Voyons les avantages et les inconvénients :

Les avantages de l'externalisation

Comme je l'ai mentionné dans l'introduction, il y a de nombreux avantages à embaucher des indépendants, des sous-traitants, des travailleurs temporaires ou des entreprises en marque blanche lorsque vous faites évoluer votre agence. Voici quelques-uns de ces avantages :

• Moins de risque. L'un des plus gros coups sur le modèle d'affaires traditionnel de l'agence est sa dépendance à l'égard des effectifs. Chaque responsable de compte ou spécialiste d'équipe ne peut gérer qu'un nombre limité de clients. À un moment donné, vous devez embaucher plus de personnes. Mais dès que vous embauchez de nouvelles personnes, vous avez tout d'un coup trop de capacité pour votre liste de clients. Il est presque impossible d'avoir le parfait ratio personnel-client pour n'importe quel laps de temps. En externalisant des tâches à des tiers, vous réduisez le risque car vous pouvez leur confier plus ou moins de travail selon les besoins de vos clients – ils ne sont pas sur la masse salariale à temps plein.
• Moindre coût. Un effet d'entraînement du modèle d'agence à fort effectif est plus d'espace de bureau, une augmentation des salaires et plusieurs autres coûts associés à la gestion d'une grande équipe. Les tiers spécialisés disposent généralement de leur propre espace de bureau et gèrent eux-mêmes les autres dépenses professionnelles. Oui, le taux horaire peut être plus élevé que si vous deviez embaucher un junior, mais vous serez facturé le nombre exact d'heures dont vous avez besoin pour fournir les résultats aux clients. Le coût « réel » de l'embauche d'un employé est estimé à plus de 4 000 $, et ce, uniquement pour le rendre opérationnel.

Le coût d'embauche d'un employé

• Accéder à l'expertise. Pour la plupart, lorsque les agences embauchent de nouvelles personnes, elles les embauchent en tant que juniors. Les personnes ayant peu ou pas d'expérience peuvent être formées et perfectionnées pour répondre aux demandes des clients, mais cela ne coûte pas cher. Travailler avec des tiers experts réduit le coût et le temps de formation des travailleurs non qualifiés et vous donne accès à des esprits expérimentés. Bien sûr, vous devrez intégrer de nouveaux sous-traitants afin qu'ils soient conformes à vos processus et à vos attentes, mais il s'agit d'un processus beaucoup plus fluide que de leur apprendre à obtenir des résultats pour les clients. Essentiellement, vous obtiendrez de meilleurs résultats avec moins de formation et améliorerez votre taux de grève pour trouver les bons membres de l'équipe.
• Construit à l'échelle. Le modèle d'externalisation vous permet d'évoluer en fonction de vos besoins à tout moment. Si vous perdez un client, vous paierez simplement moins d'heures facturables à votre entrepreneur qui travaillait sur ce client. Si vous obtenez un nouveau client, vous pouvez lui attribuer plus d'heures. Il s'agit d'un processus beaucoup plus simple que de rechercher des talents, de mener un processus d'entretien, de les embaucher, de les former et de les mettre à niveau pour le travail des clients. Cela peut prendre des mois, ce qui est du temps que vous n'avez pas si une nouvelle opportunité de client est à votre porte. Sans surprise, la formation de nouveaux employés est considérée comme un défi majeur pour les agences de marketing :

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• Plus dévoué à la cause. Il peut sembler étrange de suggérer qu'un tiers se consacre davantage à l'obtention de résultats pour le client qu'une personne que vous embauchez en interne. Mais vous devez vous rappeler que les indépendants, les sous-traitants et les services en marque blanche gèrent leur propre entreprise. Ils ont une façon de penser différente de celle de quelqu'un qui veut être embauché par une agence et obtenir un salaire régulier. C'est une relation mutuellement bénéfique, si votre agence réussit, son entreprise l'est aussi.

Moins de risques, des coûts réduits, de meilleurs résultats pour les clients et une évolutivité... cela semble trop beau pour être vrai, n'est-ce pas ? Eh bien, c'est peut-être le cas – jetons un coup d'œil au revers de la médaille.

Les inconvénients de l'externalisation

L'externalisation n'est pas que des roses et des papillons. Après tout, si c'est si bien, pourquoi plus de 41 % des agences utilisent-elles encore le modèle traditionnel d'augmentation des effectifs en interne ?

Voici quelques inconvénients à l'externalisation du travail des clients que vous devriez considérer :

• Contrôle de qualité. La plus grande préoccupation des agences qui sous-traitent le travail à des tiers est peut-être d'assurer le contrôle de la qualité. Pendant que vous travaillez avec des experts, ils auront tous leur propre style et leurs propres nuances qui peuvent ne pas correspondre à vos attentes en matière de qualité dans certains domaines. Il est essentiel que vous documentiez vos normes et vos attentes afin de pouvoir intégrer de nouveaux fournisseurs tiers d'une manière qui préserve la qualité du travail fourni aux clients. Un outil comme Confluence pourrait vous aider dans ce processus :

Confluence pour la documentation des processus

• Alignement des priorités. Naturellement, les bons entrepreneurs auront un livre de travail complet. Si vous pouvez remplir ce livre 100% du temps, tant mieux. Mais l'un des principaux avantages de l'externalisation est que vous pouvez évoluer en fonction de vos besoins. Si vous faites venir un nouveau client, vous ne pouvez pas garantir que vos meilleurs entrepreneurs seront disponibles. Leur priorité est de maintenir leur propre entreprise, pas d'être disponible pour soutenir la vôtre.
• Communication avec les clients. Une communication régulière avec les clients est essentielle à un engagement réussi. Si de nombreux tiers travaillent sur un compte, cela peut compliquer le processus de communication et entraîner des demandes manquées ou des messages incongrus. Je recommande d'utiliser Asana pour suivre toutes vos tâches client et la communication d'équipe :

Asana pour la gestion de projet

• Cohérence de la marque. La communication n'est pas la seule chose qui est mise en péril avec plusieurs parties contribuant à un seul client. Vous partagerez des documents, échangerez des e-mails et communiquerez via d'autres canaux avec toute l'équipe. Cela peut potentiellement diminuer la cohérence de votre marque aux yeux du client si des tiers utilisent leurs propres comptes pour effectuer le travail et la communication.

Comme vous pouvez le constater, l'externalisation du travail des clients présente des inconvénients potentiels. Cependant, vous pouvez minimiser ces risques en documentant des contrôles de qualité stricts, des processus, des directives de communication et des procédures d'intégration de nouveaux sous-traitants.

Premiers pas avec l'externalisation d'agence

Si vous avez adhéré au concept d'externalisation, vous vous demandez peut-être par où commencer ?

Eh bien, vous pouvez littéralement tout externaliser. Mais cela ne signifie pas que vous devriez.

Je recommande fortement de garder le leadership, la stratégie et la gestion des comptes en interne. Cela vous permet de définir des règles et d'établir des normes pour votre agence. L'équipe de direction crée les normes et les gestionnaires de compte respectent ces normes en étant le ciment entre vos sous-traitants et vos clients.

Au-delà de cela, vous pouvez sous-traiter un certain nombre de spécialités. SEO, achat de médias, création de contenu, gestion de campagnes, gestion des médias sociaux, développement de sites Web, administration, etc. Il existe des entrepreneurs experts, des pigistes et des services en marque blanche ayant une expérience dans tous ces domaines.

Par exemple, ShortStack organise des campagnes de marketing personnalisées et des concours pour ses clients. Ce sont des experts dans ce domaine et le service de niche idéal sur lequel compter si vous exécutez des campagnes régulières pour des clients.

Il existe également des sites comme UpWork où vous pouvez trouver des indépendants dans toutes les disciplines, ou des agences de marketing en marque blanche qui gèrent vos effectifs et se glissent sous votre marque.

L'avantage de l'externalisation est que vous pouvez la tester sans prendre trop de risques. Trempez votre orteil et voyez comment ça se passe. Vous pourriez être surpris des opportunités qu'il ouvre pour votre agence.