8 choses à faire et à ne pas faire dans le système de facturation d'agence

Saviez-vous que près de la moitié de toutes les factures sont payées en retard ? Les chefs d’entreprise signalent également que les pratiques de paiement des clients se sont dégradées au cours de l’année dernière (Atradius). Beaucoup espèrent que cela va bientôt changer. En attendant, les dirigeants d’agence comme vous réfléchissent à la manière de s’assurer d’être payés. Après tout, il est important d’être payé à temps, surtout si vous souhaitez développer votre entreprise. Avoir un bon système de facturation à vos côtés est essentiel pour atteindre cet objectif.

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Ces huit choses à faire et à ne pas faire peuvent vous aider à rationaliser votre système de facturation et permettre à vos clients de payer encore plus facilement à temps.

#1. À faire : définir des attentes claires en matière de paiement

Quelle que soit la plateforme de facturation que vous adoptez, vous devez toujours avoir des politiques de paiement claires. Assurez-vous de bien connaître les attentes des clients en matière de facturation avant de commencer à travailler. Si cela fait un certain temps que vous n'avez pas établi vos politiques de paiement, cela ne fait pas de mal de les revoir et d'apporter les modifications nécessaires maintenant que votre agence, votre clientèle et vos revenus mensuels récurrents ont augmenté.

Certains clients peuvent souhaiter une facturation mensuelle. D'autres préféreront peut-être que vous facturiez le gros travail que vous effectuez une fois que vous avez tout terminé. Si vous effectuez beaucoup de travail pour un client, vous aurez besoin d'une politique claire sur la manière de le facturer. Recevez-ils une facture ou une facture pour chaque service, produit ou projet sur lequel vous travaillez ? Au fur et à mesure que vous recrutez davantage de clients, vous réaliserez peut-être que vous devez créer plusieurs politiques de facturation pour différents types de comptes et de projets.

Pensez à revoir vos conditions de paiement et vos politiques en matière de retard pour déterminer si vous pouvez apporter des modifications qui vous aideront à être payé à temps. Si vos clients paient toujours en retard, pouvez-vous leur proposer des options pour fractionner les paiements ? Que se passe-t-il lorsqu'un client est en retard ? Avoir des politiques claires et les communiquer aux clients peut aider à rationaliser le processus de facturation.

#2. À faire : utiliser un système de facturation pour automatiser la facturation

Vous avez maintenant défini vos politiques de facturation. Il est temps de les mettre en œuvre avec le système de facturation de votre choix.

Le système devrait être en mesure de vous aider à automatiser certaines des parties les plus fastidieuses de la facturation. Cela peut inclure la génération et l'envoi de factures pour les paiements récurrents.

Un système de facturation qui s'intègre aux autres logiciels que vous utilisez peut rationaliser ce processus. Le logiciel de facturation peut également être capable d'extraire des données du marketing ou des ventes pour générer des factures.

Mieux encore, une bonne plateforme de facturation devrait permettre à vos clients de payer plus facilement à temps. Ils peuvent consulter leurs factures, puis les payer comme ils le souhaitent à partir du même tableau de bord.

#3. À ne pas faire : avoir des systèmes de facturation distincts pour différents services

La consolidation est la clé du jeu lorsqu'il s'agit de votre système de facturation. La bonne plateforme de facturation peut permettre à votre équipe comptable de payer plus facilement les propres factures de votre agence. La plateforme peut également réduire le nombre de fournisseurs que vous payez. Cela signifie une facture en un seul endroit, et non des dizaines de factures réparties sur plusieurs plateformes.

Cela fonctionne également pour vous et vos clients lorsque vient le temps de les facturer. Le fait de disposer de toutes leurs factures dans un emplacement centralisé permet à vos clients de les trouver et de les payer facilement. Un système de facturation avec une plateforme de paiement intégrée leur permet de payer encore plus facilement à temps.

Avoir des factures distinctes pour chaque service ou demander à différents services d'envoyer leurs propres factures signifie plus de travail pour votre équipe. Cela peut également créer de la confusion du côté du client. Ils pourraient penser qu’ils ont déjà payé une facture, pour ensuite se rendre compte qu’il s’agissait d’un projet ou d’un service différent.

Simplifiez les choses pour tout le monde en regroupant tout sous une seule bannière.

#4. À faire : envoyer des rappels et des reçus automatiques

Votre système de facturation doit également être capable d'envoyer des rappels et des reçus automatiques. Les reçus aident à la fois votre équipe et le client à suivre ce qu'ils ont déjà payé. Leur automatisation permet d'envoyer le reçu au client plus rapidement et de libérer du temps pour votre équipe.

Les rappels automatisés sont importants dans un monde où près de la moitié de toutes les factures sont payées en retard. Parfois, tout ce dont les clients ont besoin est un coup de pouce : 21 % des clients paient une facture en souffrance après le premier rappel (Moula). Pourtant, si près de la moitié de vos clients paient en retard, l'envoi de ces rappels représente une perte de temps importante pour votre équipe comptable.

L'automatisation du système de facturation garantit que vos factures et rappels sont envoyés à temps, afin que vous puissiez être payé plus tôt. Votre équipe dispose de plus de temps si elle n'a pas besoin d'envoyer des notifications de retard à la moitié de vos clients.

#5. À ne pas faire : oubliez les détails

Le diable se cache souvent dans les détails. Vous n'oubliez peut-être pas d'ajouter les informations de facturation du client sur la facture, mais n'oubliez pas non plus d'ajouter vos propres informations. Votre système de facturation devrait rendre cela simple et facile à faire.

La bonne plateforme peut vous aider en proposant des modèles. Il peut même se connecter à d'autres logiciels que vous utilisez déjà dans votre agence. Un exemple est votre CRM de vente, sur lequel la plateforme de facturation peut s'appuyer pour s'assurer que les informations d'un client sont correctes.

Il est également important d’obtenir les bons détails lorsqu’il s’agit de rédiger le projet de loi. Une plateforme qui se connecte à votre logiciel marketing et à d’autres parties de votre pipeline peut ajouter les bons détails pour les achats des clients.

#6. À faire : Faciliter le paiement

La consolidation est un moyen de permettre à vos clients de payer facilement leurs factures. S’assurer que votre système de facturation se connecte à votre plateforme de paiement en est une autre.

De cette façon, les clients n’ont qu’à se connecter à un seul tableau de bord pour voir et payer leurs factures. S’ils peuvent payer de la manière qu’ils préfèrent en quelques clics seulement, ils sont plus susceptibles de payer plus tôt. Vous pouvez même choisir de proposer des paiements partiels ou des remises pour les paiements anticipés (FitSmallBusiness).

Cela signifie moins de retards de paiement. En prime, votre équipe passe moins de temps à rechercher les factures impayées.

#7. À ne pas faire : sous-estimer le pouvoir du design

Une facture conçue par des professionnels peut être impressionnante pour vos clients. Il peut également mettre en avant les détails importants, comme le montant à payer et la date d’échéance. Lorsque ces détails ressortent, vos clients sont plus susceptibles de payer plus tôt.

Le design est également important car il représente votre marque. Une marque répandue est importante, même dans le service de facturation. Cela vous donne une apparence professionnelle et aide également les clients à se souvenir de vous. Si vous facilitez également le paiement de leurs factures, ils penseront probablement à quel point il est facile de travailler avec vous.

#8. À faire : utilisez un système de facturation qui vous permet de vendre des produits incitatifs

Un autre avantage de l’utilisation d’un système de facturation connecté au marketing, aux ventes et à d’autres parties de votre pipeline est qu’il peut vous aider à vendre davantage. Il permet à vos clients d'ajouter rapidement et facilement plus de produits à leurs paniers.

Votre système de facturation pourrait même vous aider à faire des recommandations au client. En utilisant les données sur ce que d’autres clients ont acheté, la plateforme peut suggérer des solutions. En retour, cela facilite les ventes croisées et incitatives pour l’équipe commerciale de votre agence. Lorsqu'ils concluent l'affaire, il est également facile pour votre service de facturation d'ajouter de nouveaux éléments de campagne aux factures récurrentes.

Améliorez la façon dont vous êtes payé

Testez ces choses à faire et à ne pas faire dans votre système de facturation et passez moins de temps à courir après les clients pour les factures impayées.

Que se passe-t-il si la plateforme de facturation que vous utilisez ne vous offre pas les outils dont vous avez besoin, comme la facturation consolidée ou l'automatisation ? Il est peut-être temps de changer.

La bonne plateforme de facturation vous aidera à être payé à temps. En retour, vous libérerez davantage de vos ressources les plus précieuses afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.