Comment ajouter une signature électronique à Google Docs gratuitement [3 façons]
Publié: 2023-05-03Les méthodes que nous couvrons :
Méthode 1 : Ajouter un dessin Google dans Google Docs
Méthode 2 : Utiliser l'outil de signature électronique de Google Docs
Méthode 3 : Téléchargez une photo de votre signature
[Méthode Bonus] Utilisez un logiciel de proposition pour une meilleure expérience client
Méthode 1 : Ajouter un dessin Google dans Google Docs
Google Workspace propose un outil que vous ne connaissez peut-être pas : Google Drawing. Vous pouvez l'utiliser pour griffonner n'importe quoi, y compris votre signature électronique.
Avantages et inconvénients de cette méthode
Il s'agit d'une méthode de signature électronique populaire car tout ce dont vous avez besoin se trouve dans Google Docs. Vous n'avez pas besoin d'utiliser un autre outil. Après avoir créé votre signature électronique, vous pouvez la stocker dans Google Drawing et l'utiliser encore et encore.
Cependant, cette méthode n'est pas recommandée pour les professionnels. Cela peut bien fonctionner pour signer un contrat numérique en un clin d'œil, mais il présente deux défauts majeurs. Cela n'a pas l'air professionnel et n'est probablement pas juridiquement contraignant. Google Docs peut être modifié par n'importe qui, et il peut être difficile de prouver que la signature a été fournie par la bonne personne en cas d'arbitrage.
Comment ajouter une signature électronique
Suivez ces étapes pour signer un document à l'aide de Google Drawing :
Étape 1. Créez un contrat dans Google Docs ou téléchargez un document Microsoft Word et ouvrez-le en tant que Google Doc.
Ajoutez une ligne pour la signature électronique et tapez le nom et le titre du signataire.
Étape 2. Déplacez le curseur dans l'espace au-dessus de la ligne de signature. Ensuite, sélectionnez Insertion > Dessin > Nouveau.
Étape 3. Sélectionnez l'outil de ligne et passez en gribouillis.
Étape 4. Dessinez votre signature.
Vous pouvez utiliser autant de coups que nécessaire. Si vous avez un appareil à écran tactile, votre signature paraîtra plus naturelle, mais vous pouvez vous contenter d'une souris.
Étape 5. Redimensionnez votre signature et tapez la date à côté, si vous le souhaitez.
Le dessin sera inséré en grand, alors assurez-vous de le sélectionner et de le faire glisser jusqu'à ce qu'il apparaisse suffisamment petit pour ressembler à une signature réaliste.
Méthode 2 : Utiliser l'outil de signature électronique de Google Docs
Google Docs a développé une fonctionnalité pour demander des signatures à l'intérieur des documents.
Avantages et inconvénients de cette méthode
Actuellement, cette méthode présente des inconvénients majeurs. L'outil de signature électronique de Google Docs est toujours en mode bêta , ce qui signifie qu'il n'est disponible que pour un petit sous-ensemble d'utilisateurs , vous ne pourrez donc peut-être pas l'utiliser.
De plus, cet outil de demande de signature ne fonctionne également que si vos signataires ont un compte Google Drive, que ce soit via une adresse Gmail personnelle ou une adresse e-mail professionnelle utilisant Google Workspace.
Quant aux pros, si vous disposez de cette fonctionnalité, c'est un moyen très simple de demander des signatures et l'expérience utilisateur est bonne pour toutes les parties impliquées.
Comment ajouter une signature électronique
Suivez ces étapes pour utiliser l'outil de signature électronique dans Google Docs :
Étape 1. Créez un contrat Google Doc ou téléchargez un document Microsoft Word et ouvrez-le en tant que Google Doc.
Notez que si vous devez signer le document vous-même, vous devrez utiliser la méthode 1 ci-dessus, car cette méthode ne fonctionne que pour collecter les signatures des destinataires. Nos recherches montrent que les contrats sont plus susceptibles de se conclure si vous signez avant d'envoyer, alors allez-y et ajoutez votre signature avant de passer à l'étape suivante.
Étape 2. Sélectionnez Fichier > eSignature.
Étape 3. À l'aide des outils de signature électronique dans le volet de droite, ajoutez une boîte de signature électronique à votre document.
La date signée sera générée automatiquement.
Étape 4. Après avoir ajouté tous les champs nécessaires pour votre signataire, cliquez sur "Demander une signature", entrez l'adresse e-mail du destinataire et cliquez sur "Envoyer".
Après avoir envoyé la demande de signature, le document sera verrouillé, vous empêchant d'apporter des modifications. Si vous devez modifier le document, vous devrez le déverrouiller, annuler la demande, apporter vos modifications, puis envoyer une nouvelle demande de signature.
Vous pouvez également regarder les étapes dans ce court tutoriel YouTube.
Méthode 3 : Téléchargez une photo de votre signature
Vous pouvez également simplement télécharger une image d'une signature dans n'importe quel document Google.
Avantages et inconvénients de cette méthode
Avec cette méthode, vous pouvez utiliser une signature numérique déjà stockée sur votre ordinateur et la télécharger sur la ligne de signature de votre document contractuel. Vous aurez besoin d'avoir une signature pour télécharger, bien sûr. Vous pouvez en créer un dans Paint, Canva ou tout autre programme de dessin simple proposant un outil crayon.
Bien que cette méthode soit assez simple, elle n'offre pas un aspect professionnel. Si vous envoyez un contrat à un client, vous devez utiliser un logiciel de signature électronique qui facilite sa signature. Si vous demandez à un client potentiel de déployer beaucoup d'efforts pour signer votre document (il doit créer une signature, l'enregistrer, la recadrer et la télécharger), il peut décider qu'il sera trop difficile de travailler avec vous et pas signer le contrat.
Pire encore, cette méthode ne tiendra probablement pas devant un tribunal en cas d'arbitrage.
Comment ajouter une signature électronique
Suivez ces étapes pour ajouter une signature électronique à votre document Google en important une photo :
Étape 1. Créez un contrat dans Google Docs ou téléchargez un document Microsoft Word et ouvrez-le en tant que Google Doc.
Assurez-vous d'avoir une ligne pour la signature électronique, ainsi que le nom et le titre de la personne.
Étape 2. Déplacez le curseur dans l'espace au-dessus de la ligne de signature. Ensuite, sélectionnez Insertion > Image > Télécharger depuis l'ordinateur.
Étape 3. Redimensionnez l'image et saisissez la date si vous le souhaitez.
Lorsque vous téléchargez une image, elle occupe généralement toute la largeur disponible dans les documents Google. Assurez-vous donc de redimensionner l'image pour qu'elle ressemble davantage à une véritable signature.
[Méthode Bonus] Utilisez un logiciel de proposition pour une meilleure expérience client
Comme vous pouvez le voir dans les options ci-dessus, Google Docs n'est pas vraiment la meilleure solution pour collecter des signatures électroniques. Peu importe comment vous le découpez, vous devez utiliser des solutions de contournement ennuyeuses.
Si vous souhaitez donner un aspect plus professionnel, utilisez un logiciel de proposition avec des modèles de proposition, des signatures électroniques et des rappels par e-mail.
Avantages et inconvénients de cette méthode
Le logiciel de proposition est supérieur à Google Docs pour quelques raisons clés :
Plus attrayant - Au lieu de simplement envoyer des contrats de base, vous pouvez envoyer des propositions conçues pour être conclues, avec tous les détails du projet ou du service qui intéressent les prospects.
Facile à signer - L'expérience client est super importante. Avec cette méthode, vos clients potentiels peuvent facilement signer sans avoir à télécharger leur signature ou à utiliser différents outils. Tout est au même endroit. Vous pouvez même exiger un paiement ou un dépôt dans le même flux de travail.
Juridiquement contraignant - Le logiciel de proposition offre une tranquillité d'esprit totale. Vous disposerez d'une piste d'audit pour prouver que la proposition a été signée par l'adresse e-mail du destinataire.
Visibilité sur l'activité des signataires - Vous pouvez suivre les ouvertures, les vues et les signatures sur une base contractuelle et pour l'ensemble de votre compte.
Contrôle du processus de proposition d'équipe - Si vous envoyez des contrats et des propositions en équipe, vous pouvez configurer une bibliothèque de contenu avec du contenu sur la marque pour créer de la cohérence.
Comment envoyer une signature électronique
Suivez ces étapes pour demander une signature électronique à l'aide d'un logiciel de proposition :
Étape 1. Créez un contrat ou une proposition à l'aide d'un modèle.
Facilitez-vous la vie en ne partant pas de zéro. Choisissez parmi plus de 75 modèles de propositions pour des propositions et des contrats de toutes sortes. Choisissez-en un dont la conception et/ou le contenu correspondent le mieux à vos besoins.
Étape 2. Adaptez la proposition à votre entreprise.
Ensuite, personnalisez le modèle. Vous devrez ajouter votre image de marque unique et les détails de votre entreprise.
Selon le modèle, il y aura également d'autres informations à mettre à jour. Si vous utilisez notre modèle de publicité, par exemple, vous souhaiterez peut-être également mettre à jour les statistiques pour qu'elles correspondent à la portée, aux abonnés ou aux résultats moyens des clients de votre entreprise.
Étape 3. Ajoutez les informations sur le destinataire et les champs de signature.
Maintenant que votre proposition est parfaite, ajoutez la touche finale. Ajoutez le nom de votre client ou signataire, le nom de l'entreprise et les champs de signature.
Étape 4. Envoyez le document pour signature et configurez des rappels automatisés par e-mail (ou effectuez un suivi manuel).
Lorsque vous envoyez votre proposition avec Proposify, vous pourrez suivre l'activité des clients. Utilisez-le pour envoyer des suivis personnalisés en fonction de la fréquence à laquelle ils ont examiné votre proposition.
Ou, utilisez nos modèles d'e-mails pour automatiser vos suivis afin que vous n'ayez pas à vous rappeler de vous enregistrer.
Si la collecte de signatures électroniques occupe une place importante dans votre vie quotidienne, vous avez besoin de meilleures fonctionnalités que celles que Google Docs peut fournir. Optez pour des contrats et des propositions de haute qualité, une signature simplifiée et un suivi de l'activité des clients.