Un guide pour un nettoyage efficace des données

Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont essentiels au maintien et à l'amélioration des interactions avec les clients. Cependant, la puissance de votre système CRM est fortement influencée par la qualité de vos données. C'est là que l'importance du nettoyage des données entre en jeu, non seulement pour désencombrer votre base de données CRM, mais aussi pour ouvrir la voie à de meilleures prévisions de ventes, à un marketing ciblé et à des opérations rationalisées.

Dans ce blog, nous aborderons quelques principes de base du nettoyage des données, comment le Operations Hub de HubSpot simplifie le processus de nettoyage des données, souvent intimidant, et pourquoi cette pratique est pertinente pour éliminer le gaspillage dans vos opérations commerciales.

Pourquoi le nettoyage des données ?

Imaginez-vous en train de lancer une campagne marketing globale sur laquelle vous travaillez depuis des semaines : créer une stratégie, établir le budget, obtenir les approbations, rassembler tous les actifs, etc. et lorsque vous la mettez enfin en place, vous réalisez que votre relation client Le système de gestion (CRM) est encombré de données obsolètes, en double ou manquantes.

Cet obstacle aurait pu être facilement évité, provoquant des retards supplémentaires dans le lancement de la campagne et créant une tâche administrative que personne n'accepterait d'entreprendre pendant cette période cruciale.

C’est là qu’intervient le nettoyage ou le nettoyage des données. En garantissant la propreté des données, vous désencombrez non seulement votre base de données CRM, mais vous ouvrez également la voie à de meilleures prévisions de ventes, à un marketing ciblé et à des opérations rationalisées.

Le nettoyage des données , également connu sous le nom de nettoyage des données, est une stratégie vitale qui maintient l'hygiène de vos données. Cela implique d’identifier et de rectifier les inexactitudes, les divergences et les erreurs dans les ensembles de données. Ce processus garantit que vos informations sont non seulement exactes, mais également cohérentes et fiables.

Le nettoyage des données transforme et désencombre fondamentalement votre système CRM en supprimant les doublons, en remplissant les données manquantes et en corrigeant les erreurs. Ce faisant, il améliore l’intégrité de vos données, conduisant à des informations plus précises, à une meilleure prise de décision et, en fin de compte, à des résultats commerciaux supérieurs.

Le nettoyage des données rendu efficace

Le processus de nettoyage des données peut souvent sembler intimidant aux professionnels des opérations, en raison de sa nature technique et chronophage. Cela implique généralement de travailler et d'organiser plusieurs feuilles de calcul et de créer un code méticuleux pour identifier les zones dans lesquelles vos enregistrements sont incomplets ou incorrects.

Cependant, avec HubSpot Operations Hub, ce processus est considérablement simplifié. Cet outil vous permet de prendre le contrôle de vos données, en garantissant qu'elles sont propres, claires et bien organisées.

Avec Operations Hub, vous pouvez automatiser divers aspects du processus de nettoyage des données :

1. Il peut vous aider à dédupliquer les enregistrements de contacts et d’entreprises.
2. Résolvez les problèmes de requête dans vos enregistrements de contacts.
3. Automatisation du formatage dans diverses propriétés HubSpot.
4. La fonctionnalité Data Quality Command Center aide à maintenir une base de données saine.
   
   

Nous allons maintenant passer en revue chacun de ces aspects un par un :

Dédoublonner les contacts et les enregistrements de l'entreprise

La duplication des données au sein d'un système CRM peut entraîner des coûts importants en termes de temps et de ressources. Non seulement cela entrave la productivité en obligeant les membres de l’équipe à passer au crible des données redondantes ou incorrectes, mais cela peut également avoir un impact négatif sur l’expérience client.

Imaginez un scénario dans lequel un commercial contacte un client concernant un achat potentiel, ignorant que ce même client a déjà été contacté par un autre membre de l'équipe pour la même raison. Cela pourrait entraîner l’insatisfaction des clients et nuire à la réputation de l’entreprise.

Les utilisateurs de HubSpot CRM bénéficient d'un avantage significatif grâce à leur outil de gestion des doublons intégré . Cet outil rationalise le processus d'identification et de fusion des contacts et des enregistrements d'entreprise en double, garantissant que votre base de données reste propre et sans encombrement.

L'outil de gestion des doublons de HubSpot, disponible pour les utilisateurs Professionnel ou Entreprise, compare les enregistrements en fonction de divers critères tels que les noms, les adresses e-mail, etc. Il utilise l'apprentissage automatique pour améliorer l'identification des doublons au fil du temps. Pour accéder à l'outil, accédez à Contacts ou Entreprises, cliquez sur Actions et sélectionnez Gérer les doublons. L'outil affiche jusqu'à 2 000 doublons probables, recalculés toutes les quelques semaines.

Pour personnaliser les comparaisons, accédez en haut du tableau, sélectionnez les propriétés et examinez les doublons possibles. Pour fusionner, cliquez sur Réviser, comparez les propriétés, sélectionnez l'enregistrement à conserver, puis cliquez sur Fusionner. Pour les utilisateurs d'Operations Hub, le processus est automatisé, avec des options telles que la fusion en fonction de la date d'engagement ou de la date de création.

Après la fusion, l'enregistrement principal conserve les données et l'enregistrement secondaire y est fusionné. Les enregistrements fusionnés ne peuvent pas être dissociés. Examinez et nettoyez régulièrement les doublons pour améliorer l'efficacité de la base de données. Le processus initial peut prendre du temps, mais un audit régulier améliore l'évolutivité.

Résoudre les problèmes de requête dans vos enregistrements de contacts

Pour maintenir une sensibilisation marketing et commerciale personnalisée mais évolutive, le nettoyage des données CRM est essentiel. La résolution des problèmes de cas permet à votre équipe de naviguer plus facilement dans le CRM tout en garantissant que lorsque des jetons de personnalisation sont utilisés, les clients reçoivent des noms correctement écrits. Dans HubSpot, les utilisateurs super administrateurs peuvent résoudre les problèmes de requête sur les enregistrements de contact pour améliorer la recherche et garantir la cohérence des jetons de personnalisation utilisés dans les e-mails ou le contenu.

Pour résoudre les problèmes de formatage dans HubSpot :

1. Accédez à Contacts dans le menu déroulant.
2. Cliquez sur Actions et sélectionnez Résoudre les problèmes de formatage.
3. Affichez et acceptez/rejetez les recommandations concernant les problèmes de formatage dans l'outil de formatage des contacts.
   
   

Et si vous disposez d'un abonnement Operations Hub Professional ou Enterprise, vous pouvez éviter la tâche fastidieuse consistant à agir manuellement sur chaque recommandation en automatisant la résolution des problèmes de cas dans les enregistrements de contact grâce à des règles de formatage personnalisées.

En accédant à la section Automatisation en haut à droite, vous pouvez accéder à l'onglet Règles dans le panneau de droite et sélectionner des règles de formatage spécifiques, telles que Mettre en majuscule le prénom, pour activer l'automatisation. Cela garantit que les enregistrements présentant le problème de formatage identifié, comme un prénom en minuscule, sont automatiquement corrigés lors de leur entrée dans le CRM.

Pour personnaliser les préférences d'automatisation, cochez la case pour activer ou désactiver des règles spécifiques en fonction de leurs exigences. L'onglet Modifications des enregistrements permet aux utilisateurs d'examiner et de filtrer tous les enregistrements mis à jour par les règles automatisées, offrant ainsi transparence et contrôle sur les processus automatisés. Après avoir configuré ces règles, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs paramètres pour une automatisation continue.

Qu'il s'agisse du déploiement d'e-mails marketing ciblés ou de séquences de vente, ces jetons facilitent des interactions personnalisées qui répondent aux problèmes, aux besoins et aux défis des clients à grande échelle, garantissant que chaque interaction avec un prospect reste pertinente et personnalisée.

Automatisation du formatage dans les propriétés HubSpot

L'automatisation de la qualité des données dans HubSpot garantit un nettoyage automatique et sans effort des données sales, permettant ainsi à l'équipe opérationnelle de se concentrer sur les initiatives de croissance. L'automatisation implique des actions de flux de travail qui formatent les valeurs des propriétés, telles que la mise en majuscules, la correction des propriétés de date et la mise à jour des numéros de téléphone.

L'automatisation de la qualité des données dans HubSpot rationalise la correction des problèmes de formatage dans les enregistrements de contact grâce à un processus systématique :

1. Bilan : Je décèle les écarts de formatage dans les données de contact.

2. Règles de normalisation : définissez des règles pour un formatage cohérent.

3. Automatisation HubSpot : utilisez les flux de travail HubSpot ou des outils tiers intégrés à HubSpot pour l'automatisation.

4. Déclencheurs : définissez des déclencheurs en fonction d'événements tels que la création de nouveaux contacts ou la mise à jour de champs.

5. Actions de nettoyage des données : mettez en œuvre des actions de recherche et de remplacement, de formatage de la date et de l'heure et des expressions régulières pour corriger les problèmes de formatage.

6. Étapes de validation : incluez des étapes de validation pour garantir la conformité aux règles de normalisation.

7. Journalisation et reporting : implémentez des journaux pour suivre les modifications apportées au cours du processus d'automatisation.

8. Tests : effectuez des tests approfondis sur un sous-ensemble de données avant de déployer l'automatisation à grande échelle.

9. Exécution planifiée : configurez une exécution planifiée ou en temps réel pour maintenir un formatage de données cohérent.

10. Surveillance et maintenance : surveillez et ajustez régulièrement le processus d'automatisation pour vous adapter à l'évolution des normes de données.

En suivant ce processus, les organisations peuvent garantir que les enregistrements de contacts sont formatés de manière cohérente, ce qui conduit à une meilleure qualité des données et à des opérations marketing et commerciales plus efficaces.

Cette fonctionnalité montre l'impact immédiat de l'automatisation de la qualité des données sur le maintien d'une base de données plus propre, l'amélioration de l'efficacité et la réduction des défis liés aux données.

Le centre de commandement de la qualité des données

Le Data Quality Command Center de HubSpot sert de plate-forme centralisée pour la gestion proactive de l'état des données dans votre CRM. Accessible uniquement aux utilisateurs disposant des autorisations de super-administrateur, ce centre de commande, situé dans le menu déroulant Rapports sous Gestion des données, propose un tableau de bord tout-en-un fournissant des informations et des outils pour résoudre les problèmes liés aux données.

Ce hub centralisé, trouvé dans le menu déroulant Rapports sous Gestion des données, est exclusivement disponible pour les utilisateurs disposant des autorisations de super-administrateur. Il sert de tableau de bord complet, offrant une gamme d'informations et d'outils pour relever efficacement tous les défis liés aux données qui peuvent survenir. Les principales fonctionnalités du Data Quality Command Center incluent :

1. Propriétés : fournit des informations précieuses sur le nombre total de propriétés associées aux contacts et aux entreprises, ainsi que des rapports de tendances quotidiens mettant en évidence tout problème lié à la propriété. Il identifie également les propriétés qui ne contiennent aucune donnée, qui sont inutilisées ou qui comportent des doublons, permettant aux utilisateurs d'enquêter et d'accéder facilement à des informations détaillées en cliquant sur « Afficher toutes les informations sur les propriétés ».

2. Enregistrements : compile des informations complètes sur le nombre total de contacts et d'enregistrements de l'entreprise, accompagnées de rapports de tendances quotidiens qui signalent tout problème lié aux enregistrements. Il identifie spécifiquement les enregistrements présentant des problèmes de formatage ou des doublons. Les utilisateurs peuvent facilement résoudre ces problèmes en cliquant sur le problème spécifique, ce qui les dirigera vers les outils appropriés tels que le formatage des contacts ou l'outil de gestion des doublons.

3. Synchronisation des données : fournit des informations détaillées sur le nombre total d'applications de synchronisation de données connectées, avec des rapports de tendances quotidiens mettant en évidence tout problème de synchronisation des données. Il identifie également les applications qui présentent des échecs de synchronisation ou aucune synchronisation active. Les utilisateurs peuvent explorer des informations supplémentaires en cliquant sur « Afficher toutes les informations sur l'application Data Sync ».

Le Data Quality Command Center permet aux utilisateurs de prendre des mesures proactives dans la gestion de la santé des données en identifiant et en résolvant divers problèmes, notamment les propriétés inutilisées, les problèmes de formatage, les doublons et les erreurs de synchronisation des données. Tout cela peut être réalisé via une interface centralisée et conviviale, garantissant une gestion efficace des données.

Minimiser les déchets

Le nettoyage des données joue un rôle crucial dans l’optimisation des opérations commerciales, la minimisation du gaspillage et l’amélioration de l’efficacité. Il garantit que les données contenues dans le CRM sont exactes, à jour et pertinentes, ce qui conduit à une prise de décision éclairée et stratégique. Un ensemble de données propre réduit les erreurs causées par des informations inexactes, minimisant ainsi le gaspillage sous forme de temps et de ressources consacrés à la correction de ces inexactitudes. De plus, cela optimise la productivité des personnes car les employés n'ont plus besoin de passer du temps inutile à trier des données encombrées et trompeuses ; au lieu de cela, ils peuvent se concentrer sur l’exécution de tâches qui ajoutent de la valeur à l’entreprise.

Les processus sont rationalisés lorsque les données sont propres et fiables. Les décisions peuvent être prises rapidement et en toute confiance, réduisant ainsi les retards et les goulots d'étranglement. L'automatisation du nettoyage des données joue également un rôle ici, car elle permet une gestion continue et proactive de la santé des données, réduisant ainsi davantage les risques d'erreur.

En termes de technologie, le nettoyage des données réduit la charge sur les systèmes CRM. En éliminant les doublons et les données non pertinentes, le CRM fonctionne plus efficacement et fournit de meilleurs résultats en termes de reporting et d'analyse. Il améliore également l'efficacité des intégrations avec d'autres systèmes, garantissant une synchronisation précise des données et éliminant le risque d'erreurs ou de pannes du système dues à des données de mauvaise qualité. Dans l’ensemble, en maintenant une base de données propre et de haute qualité, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations, minimiser le gaspillage et maximiser la valeur de leur investissement CRM.

Un nettoyage approfondi des données et un désencombrement des systèmes CRM, facilités par les fonctionnalités d'automatisation de HubSpot, aboutissent à un paysage d'interaction client rationalisé et efficace. Ce processus élimine le gaspillage en éliminant les données redondantes et les incohérences de formatage, améliorant ainsi l'efficacité de la technologie et des processus en place. L'optimisation de la qualité des données stimule les opérations commerciales, car elle garantit que chaque élément d'information utilisé est précis, pertinent et bénéfique, conduisant à un ciblage précis, à des interactions client personnalisées et, en fin de compte, à une amélioration des performances commerciales.