8 stratégies de gestion du temps pour un travail plus productif

Cet article est un article invité de Freya Laskowski , experte en finances personnelles et fondatrice de CollectingCents .

Si vous recherchez « procrastinateurs célèbres » sur Google, vous découvrirez que Léonard de Vinci avait un talent apparent pour bien plus que l'art : se laisser facilement distraire et laisser ses projets inachevés.

Demandez simplement à Mona Lisa combien de temps il lui a fallu pour l'achever. (Indice : la réponse est 16 ans !)

Si l’une des personnes les plus estimées au monde était également passée maître dans l’art de la procrastination, vous êtes loin d’être une cause perdue.

Alors, que vous ayez du mal à faire la lessive ou que votre plus gros projet de travail soit dû dans une semaine, voici huit stratégies de gestion du temps qui vous feront tourner à coup sûr.

Table des matières

1. Priorisez les tâches urgentes et à forte valeur ajoutée
2. Fixez des mini-délais
3. Suivez le temps que vous passez à travailler sur des tâches
4. Mettre en œuvre des techniques de productivité
5. Travaillez à vos moments les plus productifs
6. Limiter les distractions
7. Déléguer et externaliser autant que possible
8. Bloquer du temps pour différents types de travail

1. Priorisez les tâches urgentes et de grande valeur

Parfois, nous nous trompons en pensant que nous avons été productifs en raison du nombre de choses que nous avons cochées sur nos listes de choses à faire. Mais en réalité, la quantité de tâches accomplies ne veut rien dire : c'est la qualité sur laquelle il faut se concentrer.

La qualité de vos tâches peut être déterminée de deux manières : à quel point elles sont urgentes et quelle est leur valeur.

Si vous voulez être productif et apprendre à bien gérer votre temps, donnez toujours la priorité aux tâches qui doivent être accomplies le plus rapidement (sensibles au facteur temps) ou à celles qui vous permettront de progresser le plus (à forte valeur ajoutée).

Par exemple, la préparation d’une réunion que vous avez le lendemain devrait avoir lieu avant de consulter vos e-mails. Si vous possédez une petite entreprise, vous devriez vous concentrer sur les clients que vous avez déjà avant les efforts de génération de leads.

Autre bon exemple : si vous êtes consultant, il est plus important de préparer une consultation à venir et de rechercher l'entreprise que vous consultez que de générer de la visibilité pour votre entreprise.

Un autre avantage de supprimer en premier vos tâches les plus prioritaires est que vous réduirez le stress au cours du processus. Pensez-y : quelles tâches vous causent le plus d’anxiété et sont les plus difficiles à terminer ? Habituellement, la réponse est un (ou plusieurs) de ces types de projets.

En les gérant en premier, vous pouvez passer votre journée avec la tranquillité d'esprit qui vient du fait de savoir que vous avez déjà accompli les tâches difficiles.

Mais en réalité, les tâches urgentes ou à fort impact ne doivent pas nécessairement être aussi difficiles que nous le prétendons habituellement. La gestion du temps ne consiste pas seulement à prioriser votre liste de tâches, mais également à trouver comment la rendre moins intimidante.

2. Fixez des mini-délais

La plupart (sinon la totalité) de vos tâches ont une date limite. Et si ce n’est pas une date limite officielle, c’est celle que vous vous êtes fixée.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être avoir 100 nouveaux prospects prêts à être contactés d'ici vendredi, vider votre boîte de réception avant 16 heures et terminer cinq appels commerciaux dans la journée.

Pour vous assurer de terminer ces tâches dans les délais, vous les accomplissez petit à petit au fil des semaines et des mois.

Dans l'exemple de génération de leads, vous pouvez ajouter 20 leads chaque jour pendant toute la semaine pour atteindre votre objectif cible d'ici vendredi. Pour vider votre boîte de réception avant 16 heures, vous pouvez consulter vos e-mails pendant 10 minutes toutes les 3 à 4 heures. Pour les appels commerciaux, vous souhaiterez peut-être chronométrer chaque appel dans un créneau horaire spécifique de votre calendrier . Tous ces petits délais finiront par vous aider à atteindre votre objectif.

Ce sont des exemples de mini-délais qui peuvent être fixés sur une longue période, voire sur plusieurs fois dans une même journée.

Cela vous fait gagner du temps et de l’énergie sur des tâches autrement épuisantes. Et ce qui est encore mieux : en prenant l'habitude de respecter des délais minimes, vous perdrez également l'habitude de procrastiner.

3. Suivez le temps que vous passez à travailler sur des tâches

Savoir combien de temps vous consacrez aux tâches est bénéfique pour de nombreuses raisons, notamment :

• Avoir une meilleure idée de la quantité de travail que vous pouvez effectuer par heure (et du prix à facturer pour vos services)
• Trouver de nouvelles façons de réduire les distractions et de devenir plus rapide
• Planifiez votre journée avec une idée réaliste de ce que vous pouvez faire
• Savoir combien de temps vous devrez consacrer à des tâches spécifiques

Nous avons tous connu des jours où notre liste de choses à faire semble réaliste et même facilement réalisable. Mais au milieu de la journée, nous nous rendons compte que nous avons largement sous-estimé le temps qu’il faudrait pour tout terminer.

Heureusement, cela peut être facilement évité en suivant le temps que vous consacrez aux tâches.

Qu'est-ce qui, selon vous, ne vous prendrait pas beaucoup de temps, mais qui s'est avéré assez long ? Pour moi, il s’agissait de décrire et de rechercher des articles de blog.

J'avais l'habitude de décrire et de commencer à écrire le même jour. Mais après avoir réalisé combien de temps il me fallait pour préparer mes articles, j'ai commencé à séparer les grandes lignes et les tâches de recherche de la rédaction proprement dite. Séparer ces tâches m'a aidé à gagner environ une heure par article pendant mes journées d'écriture.

Ou bien, disons que vous constatez que vous passez plus de temps que vous ne le souhaiteriez à répondre aux e-mails . Après cette découverte, vous pourriez investir dans un répondeur automatique de courrier électronique gratuit , ce que vous n'auriez pas fait si vous n'aviez pas suivi le temps.

Cette astuce est peut-être la plus simple de toutes et elle est facile à mettre en œuvre.

Il existe de nombreux outils gratuits de suivi du temps , comme Toggl et Clockify , qui vous permettent de créer des « tâches » distinctes et d'y enregistrer le temps individuellement. Ceci est ultra utile pour voir comment vous répartissez vos heures tout au long de la journée.

4. Mettre en œuvre des techniques de productivité

Grâce à la science et à l’abondance de la recherche, nous disposons de tout un océan de techniques de productivité. Et je suis sûr que vous avez entendu parler d'au moins certains d'entre eux.

En voici cinq que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant :

Technique Pomodoro

Peut-être la plus connue de cette liste, la technique Pomodoro consiste à régler une minuterie (généralement pendant 25 minutes), puis à la réinitialiser à cinq minutes une fois qu'elle sonne.

Pendant les 25 premières minutes, vous travaillez sur une seule tâche, en essayant de faire le plus de progrès possible. Ensuite, une fois que le minuteur sonne, vous disposez d'une pause de cinq à dix minutes avant de commencer la séance suivante de 25 minutes.

Répétez le processus jusqu'à ce que la tâche soit terminée. Cependant, si votre mission nécessite plusieurs séances Pomodoro, il est conseillé de commencer à prendre des pauses de 15 à 20 minutes après la quatrième.

Travail en profondeur

Le « travail en profondeur » est plus un état mental qu’un hack de productivité. Lorsque vous êtes dans un état de travail profond, vous concentrez 100 % de votre énergie sur une seule tâche pendant une période prolongée (disons une à trois heures) tout en éliminant toutes les distractions.

Personnellement, le travail en profondeur est mon hack préféré car il me permet de faire des progrès significatifs en ce qui semble n'être qu'une heure (mais c'est deux ou trois fois plus long).

Cal Newport, professeur d'informatique à l'université de Georgetown, a inventé le terme pour la première fois. Il a même écrit un livre entier à ce sujet.

Pour tirer le meilleur parti de vos séances de travail en profondeur, voici quelques choses que vous pouvez faire :

• Débarrassez votre environnement de tout encombrement
• Choisissez votre tâche avant de régler la minuterie
• Éliminez toutes les distractions possibles (comme votre téléphone portable)

Enfin, pour entrer dans un état de travail approfondi, également appelé « état de flux », envisagez de procéder comme suit :

• Boire une tasse de café (ou de caféine)
• Regarder quelque chose de motivant ou d'inspirant
• Écoutez de la musique qui vous dynamise
• Méditer
• Prends une douche froide

Principe de Pareto

Créé par l'économiste italien Vilfredo Pareto, le principe de Pareto est le concept selon lequel 20 % des actions sont responsables de 80 % du résultat. Cette idée a été appliquée à divers domaines, de la vente à l’apprentissage des langues.

Mais lorsqu'il s'agit de productivité et de gestion du temps, le principe de Pareto fournit un cadre pour identifier les tâches les plus dignes de votre attention immédiate.

Il y a six étapes principales pour utiliser cette idée de gestion du temps :

• Énumérez les problèmes auxquels vous êtes confronté ou les tâches que vous devez accomplir
• Découvrez la cause du problème (pourquoi cela prend-il autant de temps ? Pourquoi avez-vous besoin de le faire ?)
• Attribuez à chaque problème une note de 1 à 10 (10 étant important, 1 étant le moins important)
• Regroupez les tâches/problèmes ayant les mêmes causes en groupes
• Additionnez le score de chaque groupe
• Commencez à travailler sur le groupe avec le score le plus élevé

Applications de productivité

Bien qu'il ne s'agisse pas nécessairement d'une technique, d'innombrables applications de productivité de haute qualité utilisent les méthodes ci-dessus (et d'autres méthodes fondées sur la science).

Si vous êtes fan de la technique Pomodoro, vous pouvez utiliser Pomo Done . Il se connecte même à d'autres outils de gestion de projet comme Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack et bien d'autres.

Ou, si vous recherchez une liste de tâches numérique, Smart Tasks possède une interface fluide et visuellement attrayante qui vous permet de créer, de coder par couleur et d'effectuer des tâches.

5. Travaillez à vos moments les plus productifs

Si vous savez déjà à quels moments de la journée vous êtes les plus productifs, il serait logique d'accomplir vos tâches les plus exigeantes à ce moment-là.

Mais que se passe-t-il si vous ne connaissez pas encore ces horaires ?

Eh bien, si vous suivez le temps, comme nous en avons parlé dans le conseil n°3, cela ne devrait pas poser de problème longtemps.

Notez les moments où vous avez l'impression que le temps passe vite : cela vous aide à découvrir vos périodes les plus productives et les opportunités parfaites pour des séances de travail approfondies.

Une autre chose que vous pouvez faire est de comparer la rapidité avec laquelle vous accomplissez la même tâche à différents moments de la journée. Par exemple, si vous travaillez généralement sur des tâches de référencement l'après-midi, essayez de le faire le matin pendant les prochains jours. Y a-t-il une différence ?

6. Limitez les distractions

Les distractions sont probablement les plus gros obstacles à la productivité. Il y a de fortes chances que vous recherchiez votre téléphone, changez d'onglet, consultez vos e-mails et regardez votre montre plus de fois que vous ne le pensez.

En réalité, les distractions sont inévitables et sont toujours autour de nous. Et il faut du temps pour perdre l’habitude d’y céder. Cependant, si vous vous êtes préparé au succès, il est possible de les éliminer uniquement pour vos tâches urgentes et de grande valeur.

Voici quelques conseils pour créer un environnement de travail idéal et sans distraction :

• Mettez votre téléphone sur Ne pas déranger et dans un endroit hors de portée
• Éteignez ou enlevez votre montre
• Configurez des bloqueurs de pop-up ou des extensions Chrome utiles sur votre ordinateur portable
• Dites aux autres personnes dans votre maison ou à ceux qui pourraient essayer de vous contacter que vous serez indisponible pendant une durée déterminée
  

7. Déléguez et externalisez autant que possible

Que vous travailliez à distance ou que vous ayez un emploi de bureau de 9h à 17h, vous avez probablement un nombre peu intéressant de tâches administratives, comme consulter vos e-mails, planifier des réunions et répondre aux appels téléphoniques.

Ces tâches prennent plus de temps que nous ne le pensons, et croyez-moi quand je vous dis que vous vous remercierez d'avoir délégué ou externalisé celles que vous pouvez.

Les tâches externalisées ne doivent pas nécessairement être destinées uniquement à des fins administratives : elles peuvent être n'importe quoi sans rapport avec votre poste principal.

En investissant dans Grammarly , par exemple, vous pouvez passer moins de temps à la relecture et à l'édition tout en ayant l'air plus professionnel lorsque vous communiquez en ligne.

Vous pouvez planifier des réunions bien à l'avance en utilisant un logiciel comme CalendarHero . CalendarHero permet aux employés d'automatiser la planification, de bloquer du temps dans leur calendrier, de définir des rappels pour les réunions et de réduire la coordination des échanges de courriers électroniques. Cela vous fait gagner du temps en vous aidant à consacrer du temps à ce qui compte.

Les options sont illimitées et vous pouvez les trouver gratuitement ou à un prix élevé. Mais quel que soit l’investissement, cela en vaut forcément la peine.