7 façons dont les entreprises de services sur le terrain se préparent pour la saison chargée

Chaque travailleur connaît et respecte sa saison chargée. Que vous couriez dur au printemps, que vous bousculiez tout l'automne, que vous ayez une fenêtre de trois semaines de chaos 24 heures sur 24 ou que vous suiviez la folie définie par les trimestres fiscaux, vous le savez : la saison chargée peut faire ou défaire le succès d'une entreprise. Nous avons rassemblé sept conseils qui vous aideront à mettre votre équipe en forme au combat et à préparer vos comptes bancaires pour des gains. Chaussez vos baskets : c'est l'heure des affaires.

Tout d'abord, identifiez votre basse saison

Peut-être que vous n'avez pas de saison « lente » traditionnelle. Les services de plomberie et d'électricité sont moins saisonniers que, par exemple, l'aménagement paysager ou même l'enlèvement des déchets. Mais vous avez presque certainement quelques semaines où vous remarquez une baisse de vos chiffres de vente. Peut-être que c'est pendant les vacances, peut-être que c'est au plus fort de l'été. La clé ici est de voir ces moments comme une opportunité pour un travail administratif.

Créer un horaire

Peu importe le nombre de saisons occupées que vous avez conquises, ils peuvent toujours vous surprendre. Mais pas cette année. Parce que vous allez lancer votre logiciel de planification des tâches et planifier votre saison chargée à l'heure près. Dans le meilleur des cas, vous optimisez votre planification dès la fin de votre dernière saison chargée.

Cela vous donne une excellente occasion de réfléchir aux modifications que vous envisagez d'apporter à vos processus et d'apporter des modifications à votre emploi du temps en fonction de ces changements. Même si vous ne pouvez pas encore attribuer des personnes spécifiques aux heures que vous avez planifiées, disposer d'un cadre basé sur votre effectif existant ou prévu vous permettra de mieux répondre à une augmentation de l'activité lorsqu'elle se produira inévitablement.

Obtenez tout cela dans votre logiciel de planification de service sur le terrain, et à partir de vos notes et réflexions.

Cette année, concentrez-vous sur les objectifs que vous souhaitez atteindre chaque mois et envisagez le calendrier que vous devez établir pour vous aider à y parvenir. Vous serez étonné de voir jusqu'où un peu de temps, avec la planification, peut aller.

Réservez-vous une journée d'administration (en fait, réservez-en quelques-unes)

L'identification de vos périodes lentes n'est que la première étape vers la planification d'une série de «journées d'administration». Ces journées peuvent consister en vous dans un bureau verrouillé avec votre ordinateur portable, ou peut-être hors site avec quelques personnes de votre équipe. L'idée derrière avoir quelques-uns de ces jours d'administration est de vous donner suffisamment de temps concentré pour clouer la planification afin que vous puissiez passer aux changements importants, ce qui aidera finalement à développer votre entreprise. Avez-vous besoin de faire une embauche? Pouvez-vous améliorer vos plans de formation pour les nouvelles recrues. Y a-t-il de nouvelles politiques que vous souhaitez introduire maintenant que votre entreprise a atteint ce "niveau supérieur ?"

Envisagez de diviser vos journées d'administration en trois piles ordonnées :

1. Gérez d'abord toutes les petites tâches. Cela ne veut pas dire que vous avez tout fini en une journée. Cela signifie que vous définissez des délais d'exécution et que vous rayez d'abord les gains les plus rapides de votre liste de tâches afin de pouvoir vous préparer pour la saison chargée. C'est peut-être écrire ou publier une offre d'emploi. Ou programmer la peinture de vos camions. Dans la mesure du possible, déléguez les tâches administratives à votre équipe. En tant que patron, il est plus efficace pour vous d'avoir une liste « cessez de faire » qu'une liste « à faire ». Moins vous avez de travail chargé dans votre assiette, plus vous aurez de temps à travailler sur votre entreprise plutôt qu'à l'intérieur.
2. Une fois les tâches administratives urgentes réglées, faites une liste des choses qui, selon vous, vous faciliteront la vie alors que vous vous dirigez vers la saison chargée. Votre personnel doit-il se recertifier pour quoi que ce soit ? Avez-vous besoin de plus de cartes de visite ou de matériel promotionnel?
3. Attribuez les tâches importantes aux membres de votre équipe et réservez une journée de plus pour discuter de tout ce qui se fait et de tout ce qui se passe. Avoir l'adhésion et l'élan collectif avec votre équipe rendra la saison occupée beaucoup plus fluide et plus réussie.

Avoir un plan est précieux : il crée une base qui vous aide à suivre.

Intégrez votre logiciel de planification de tâches à votre site Web

Peut-être êtes-vous fatigué d'entendre parler de la façon d'améliorer votre site Web. Eh bien, nous vivons à l'ère d'Internet et votre coin du Web doit être maintenu en bon état. Offrir à vos clients un moyen de réserver en ligne est un gain de temps considérable pour eux : cela leur permet de vérifier facilement leur propre calendrier et de réserver des services. Pour votre part, cela vous donne un aperçu centralisé du nombre de volumes de travail et du nombre de membres de l'équipe dont vous aurez besoin pour fournir un excellent service à vos clients.

Comme vous le savez, les coûts de main-d'œuvre sont la dépense la plus importante de toute entreprise de services. Le resserrement de votre système de planification vous aide à contrôler vos coûts de main-d'œuvre, tout en maintenant des niveaux de service exceptionnels.

Vérifiez vos titres de formation

Certaines certifications de formation ont des dates d'expiration, et parfois vous avez des employés méritants qui sont prêts à acquérir une nouvelle compétence. Votre basse saison est le moment idéal pour que tout le monde se réorganise, se forme et soit prêt à déchirer lorsque les horaires sont chargés.

Les sessions de formation sont excellentes pour la productivité de votre entreprise. Ils créent également des opportunités pour les nouveaux membres de votre équipe de monter de niveau et de créer des liens d'équipe. C'est une victoire pour les employés qui souhaitent améliorer leurs compétences et devenir des travailleurs plus précieux, et pour votre entreprise qui profitera de leurs efforts sur toute la ligne.

Préparez également vos amis, votre famille et votre calendrier social

Vous partez en vacances ? Votre famille pourrait penser que vous l'êtes. Vous serez beaucoup plus détendu (et profiterez davantage de la pause) si vous prenez du temps pendant vos semaines les plus creuses de l'année, plutôt que de vouloir être à deux endroits à la fois en haute saison.

Passez du temps de qualité avec vos amis et votre famille pendant que c'est le plus facile et créez des souvenirs qui dureront pendant les semaines les plus lucratives de l'année. Votre tranquillité d'esprit (et votre famille) vous remercieront.

Pour les employés également, expliquez-leur que la haute saison signifie que le temps des vacances est précieux. Définir des attentes n'élimine pas la déception, mais cela aide certainement à la gérer. La plupart des employés seront désireux de vous aider à l'écraser pendant la période chargée et prêts à prendre leurs pauses pendant les heures creuses de votre entreprise.

Quand la planification est payante

La combinaison de ces approches ne se traduit pas seulement par une haute saison plus claire et plus rationalisée pour votre entreprise - le travail d'organisation est toujours aussi un travail de priorisation.

En mettant de l'ordre dans vos finances, les besoins de vos employés et leur emploi du temps avant de les engager dans un calendrier chargé de réservations, vous construisez une meilleure entreprise.