7 raisons de quitter les feuilles de calcul Excel pour la gestion des informations produit

Depuis sa sortie en 1985, Microsoft Excel est la solution incontournable pour les entreprises pour gérer et organiser leurs feuilles de calcul de produits. Mais ce n'est pas parce que quelque chose a été fait d'une certaine manière pendant si longtemps qu'il doit continuer. Certaines traditions peuvent être préjudiciables.

Les données produit sont complexes et longues avec de multiples fonctionnalités. Il n'inclut pas seulement les attributs du produit, mais de nombreux autres actifs numériques tels que des images et des vidéos. Les stocker dans une feuille de calcul peut entraîner des formats erronés. Il existe certains actifs numériques que vous ne pouvez pas stocker dans une feuille de calcul. Mais ce n'est pas tout. Les feuilles de calcul ne vous conviennent pas lorsqu'il s'agit de gérer vos magasins de commerce électronique et vos informations sur les produits pour diverses autres raisons.

Je suis ici pour souligner les différents problèmes qui se posent avec l'utilisation des feuilles de calcul Excel et pourquoi il est temps de passer à des solutions plus efficaces ; à savoir : PIM.

1. Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs humaines

Les données sont l'un des atouts les plus solides d'une entreprise qui repose sur la prise de décisions de qualité et la création de conseils. Mais que se passe-t-il alors si les données ne sont pas complètes ou exactes ? Vous l'avez deviné : de mauvaises décisions qui mèneront l'entreprise dans la mauvaise direction.

Il est rapporté que 88% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Avec chaque personne au sein d'une organisation apportant des modifications à un dossier, les risques de contamination augmentent. De petites erreurs mineures tout au long de ce processus entraînent une feuille de calcul contenant des données inexactes et incohérentes. Ces erreurs se retrouvent dans les feuilles de calcul car Excel n'a aucun moyen d'avertir les utilisateurs lorsqu'ils saisissent un attribut de produit qui peut être inexact ou s'ils ignorent par erreur une cellule, comme cela est possible dans les solutions de gestion des informations sur les produits. De plus, comme il est si difficile de suivre les données, les employés peuvent devenir paresseux et saisir les attributs du produit sans revérifier les entrées précédentes pour s'assurer qu'elles ne se répètent pas.

Si vous êtes dans l'industrie du commerce électronique depuis assez longtemps, vous comprendrez l'impact que des données incohérentes peuvent avoir sur la satisfaction client. Cela les éloigne simplement de votre marque. Alors, quel est l'intérêt de passer des heures et des heures de travail acharné à maintenir des feuilles de calcul lorsqu'elles produisent des résultats indésirables et font chuter les ventes ?

Par conséquent, à mesure que votre entreprise se développe, il est essentiel de passer des feuilles de calcul de produits à des systèmes de gestion de données qui vous permettent de suivre toutes les informations relatives aux produits sans erreur. Ces systèmes informent immédiatement les utilisateurs de tout attribut de produit manquant et des entrées en double et garantissent la cohérence entre tous les canaux.

2. Ne permettez pas la collaboration entre les membres de l'équipe

L'une des principales raisons pour lesquelles les feuilles de calcul sont si sensibles aux erreurs est qu'elles ne permettent pas la collaboration entre les membres de l'équipe. Étant donné que la synchronisation des feuilles de calcul ne peut pas se faire de manière à ce que les modifications apportées par plus d'un employé en même temps soient toutes incorporées simultanément dans le fichier, elles deviennent cloisonnées.

Chaque fichier Excel est conçu pour être mis à jour par une instance d'Excel à la fois. Ils n'ont pas la même architecture que les bases de données d'entreprise ou les systèmes de gestion des informations sur les produits conçus pour prendre en charge plusieurs utilisateurs.

Malgré l'existence de solutions de cloud computing, il est encore difficile de partager des feuilles de calcul entre les membres de l'équipe et les autres services de l'organisation. Google Sheets est l'une des solutions cloud possibles permettant le partage en temps réel, mais elle peut enfreindre la politique de sécurité d'une entreprise et entraîner une violation ou une perte de données.

Ceci est différent du fonctionnement des solutions de gestion des informations produit telles qu'Apimio. Plusieurs employés peuvent mettre à jour ces solutions en temps réel, sans se soucier des modifications non enregistrées provenant de différentes sources. Le logiciel PIM permet un travail collaboratif, conduisant à des flux d'informations transparents dans tous les départements et canaux. Cela permet également de gagner beaucoup de temps. Ceci est différent des feuilles de calcul où vous devez attendre qu'un employé ait fini d'apporter ses modifications à la feuille pour les transmettre à l'employé suivant. Et ce cycle inefficace se poursuit sans fin.

3. Aucune responsabilité car les changements ne peuvent pas être suivis

Désormais, toute personne ayant accès à une feuille de calcul de produit peut y apporter des modifications. Si vous donnez accès à la feuille de calcul à 5 ​​employés différents, il n'y a aucun moyen de savoir qui a apporté les modifications à ces fichiers. S'il y a un cas où des informations importantes sont perdues ou modifiées, vous passerez un temps considérable à essayer de déterminer qui en est responsable. Ensuite, vous passerez plus de temps à récupérer ces informations d'une manière ou d'une autre.

Ceci est différent des solutions automatisées telles que les PIM qui enregistrent toutes les modifications apportées au système. Vous pouvez le configurer pour suivre les modifications apportées aux articles, produits et autres entités. Avec ces informations, il est possible de reconstruire toutes les actions qui sont arrivées aux entités configurées. Ceci est extrêmement important car cela aide à simplifier le processus de restauration d'un système/de données en cas de perte ou d'activités malveillantes se produisant dans le système PIM.

4. Manque de sécurité

En règle générale, les feuilles de calcul ne sont pas sécurisées et présentent donc un risque accru de corruption des données ou de mauvaise gestion des informations. Les fichiers contenant des informations financières sensibles peuvent ne pas être à l'abri des pirates. Vous pouvez protéger par mot de passe un fichier de feuille de calcul de produit, mais cela peut ne pas être suffisant pour les entreprises. Une fois que quelqu'un a accès aux données de la feuille de calcul, il est impossible de restreindre ce qu'il en fait.

D'autres types de logiciels de collecte de données peuvent donc constituer une option plus viable. Par exemple, Apimio a des sauvegardes intégrées qui protègent l'intégrité des données. Seul le fabricant a l'autonomie pour apporter des modifications aux données du produit. Vous pouvez attribuer différentes tâches à différents employés sur le portail, en limitant l'accès. Dans un tableur, cela est impossible car vous ne pouvez pas restreindre l'accès à certaines cellules.

De même, un utilisateur peut trier une colonne d'informations et peut, sans le savoir, provoquer la désynchronisation d'informations telles que le prénom et le nom. En revanche, une base de données gardera toutes les parties d'un enregistrement unifiées, assurant ainsi une meilleure intégrité des données.

Les systèmes PIM sont optimaux pour la vente omnicanale. Par conséquent, dans le processus de distribution des données sur plusieurs canaux de vente, l'intégrité des données est intacte, sans corruption ni perte d'informations.

5. Ne supporte pas la prise de décision en temps réel

Les feuilles de calcul sont incapables de soutenir la prise de décision en temps réel en raison de données obsolètes et inexactes. La collecte des informations les plus récentes auprès de plusieurs utilisateurs et la synthèse des informations prennent beaucoup de temps.

Les feuilles de calcul fournissent des données brutes en une seule fois. Il est donc difficile d'interpréter quelles données sont essentielles et lesquelles ne le sont pas. Peut-être que la seule option dans une feuille de calcul consiste à appuyer sur le bouton "trier", ce qui n'aide pas toujours à trouver ce que vous cherchez. Avec d'autres systèmes existants, il est possible de hiérarchiser les données via des outils de visualisation. Ces outils peuvent mettre en évidence les aspects critiques d'un ensemble de données ou de résultats, contrairement aux feuilles de calcul.

Les feuilles de calcul de produits ne sont pas conçues pour conserver des données historiques. Souvent, lors de l'action de réduction de leur taille pour les garder plus gérables, quelqu'un peut supprimer par erreur des données historiques. Même si vous conservez différentes versions, il est très difficile pour les décideurs de comparer les fichiers et de repérer les tendances dans leurs données.

Les systèmes de gestion des informations sur les produits sont conçus pour permettre l'analyse des données. Avec toutes les informations stockées en un seul endroit, les organisations peuvent lire les tendances de consommation et prendre des décisions commerciales de qualité. Le bon logiciel de tableau de bord vous fournira le cadre graphique à partir duquel construire tout en vous offrant de nombreuses possibilités de personnalisation.

Les feuilles de calcul sont également généralement sans contexte. Il est difficile de corréler différents ensembles de données dans Excel pour voir comment ils sont interdépendants. Les tableaux de bord, en revanche, peuvent avoir différentes couches d'informations et combiner plusieurs sources de manière transparente. Vous commencez avec une vue de haut niveau de vos métriques et ajoutez des détails pour afficher les données qui génèrent ces chiffres en un seul clic.

6. Ne convient pas à la gestion des actifs numériques (DAM)

Avez-vous déjà essayé de stocker une image dans une feuille de calcul ? Cela vous fait serrer les poings par frustration parce que c'est presque impossible. Les PDF, vidéos, images et autres contenus numériques sont essentiels pour les entreprises de commerce électronique car ils donnent vie à vos produits. Les attributs de base du produit n'engageront pas les acheteurs.

Les actifs numériques sont souvent publiés, dans différents départements avec différents employés. Le fait d'avoir un emplacement central qui stocke toutes ces données avec le reste de vos informations sur les produits garantit qu'elles sont facilement accessibles et disponibles pour tous les membres de l'organisation afin qu'ils puissent les transmettre à tous les canaux de vente à tout moment.

PIM a des capacités DAM illimitées pour garder tous les fichiers et contenus multimédias sûrs et à jour. Vous pouvez gérer des images, des vidéos, des graphiques et des fichiers en un seul endroit, directement liés à vos produits. Le fait de disposer à la fois de vos informations produit et de vos actifs numériques dans un référentiel central permet aux équipes marketing de diffuser facilement du contenu en rapport avec leurs produits si nécessaire. Il permet également la création de contenu plus adapté car aucun fichier n'est perdu. Les équipes n'ont pas à passer plus de temps à essayer de les localiser.

Avec des outils de Product Information Management comme Apimio, la publication de vos actifs numériques sur le bon canal, au bon moment et au bon format est automatique. Vous n'avez pas à vous soucier de les optimiser pour l'utilisateur, car le système le fait pour vous.

Une autre lecture : Comprendre la différence fondamentale entre les systèmes DAM et PIM

7. Pas de sauvegarde automatique des données

Excel ne dispose d'aucune fonctionnalité de sauvegarde automatique des données. Ainsi, une fois que vous commencez à mettre des données produit dans vos feuilles Excel, vous feriez mieux de vous préparer à préparer manuellement une sauvegarde également. De plus, s'il arrive un jour où vous avez oublié de faire une sauvegarde, ce sont des données qui sont sorties par la fenêtre, introuvables. La perte de données est un risque énorme pour toute entreprise. Il en résulte des données produit incomplètes sur le front public et une analyse des données inexactes à l'avenir. En effet, d'énormes blocs de données ne se reflètent pas dans les feuilles.

Cependant, chaque PIM dispose d'une fonction de sauvegarde automatique des données qui effectue des sauvegardes de base de données fréquemment, automatiquement et les stocke dans différents emplacements virtuels. Les utilisateurs n'ont pas à s'inquiéter de la perte de données car tout sera sûr et sécurisé. Vous pouvez y accéder à tout moment, à n'importe quel endroit qu'ils jugent pratique. Pensez au temps et aux efforts que votre équipe économisera si vous sauvegardez automatiquement les données. Aucun travail manuel n'est nécessaire. Nous aimons l'entendre!

En conclusion

Avec des systèmes PIM robustes en place, les entreprises devraient cesser de s'appuyer sur des feuilles de calcul Excel obsolètes qui créent des données produit inexactes et incohérentes. Des outils comme Apimio sont désormais sur le marché pour aider les entreprises de commerce électronique à rationaliser leurs opérations, à accéder aux données produit de la plus haute qualité avec une sécurité et une intégrité des données garanties.