7 modèles de budget d'événement pour planifier vos finances

Je l'ai déjà dit, et je le répète : je déteste les feuilles de calcul et je déteste la budgétisation. Ce sont des maux nécessaires, comme nous le savons tous, alors quand il est temps pour moi d'établir un budget, je compte sur des modèles et des applications comme Wally pour m'aider à planifier mes dépenses.

Si vous êtes un planificateur d'événements qui cherche à simplifier votre processus de budgétisation, vous avez besoin d'un modèle de budget d'événement. Les modèles sont une excellente option pour les planificateurs d'événements qui ne peuvent pas se permettre un logiciel de budgétisation élaboré et qui ont besoin d'une solution différente.

J'ai compilé une liste de sept modèles de budget d'événement (un mélange de feuilles de calcul Excel et d'options imprimables) qui vous aideront à planifier vos dépenses pour la plupart, sinon la totalité, de vos événements.

Si aucun de ces modèles ne correspond exactement à ce que vous recherchez, n'ayez crainte : je complète les choses avec un guide rapide pour créer votre propre modèle de budget d'événement.

Les modèles sont répertoriés par ordre alphabétique.

Modèles Excel

Ces modèles sont idéaux pour les planificateurs d'événements qui souhaitent non seulement planifier les dépenses de l'événement, mais également visualiser ces dépenses à l'aide d'outils de tableur Excel. Les modèles Excel offrent aux utilisateurs beaucoup plus de flexibilité que les budgets imprimables, ce qui les rend idéaux pour les événements complexes avec plusieurs pièces mobiles.

• Modèle officiel Microsoft Office 1
• Modèle officiel Microsoft Office 2
• Cahier de travail Smartsheet sur le budget de l'événement et feuille de travail de planification de conférence
• Modèle de budget et de graphique d'événement Tidyform

Modèles imprimables

Pour les planificateurs qui préfèrent travailler sur papier, ces modèles sont exactement ce que vous recherchez. Ce sont les meilleurs pour les petits événements sans trop de pièces mobiles et couvrent les dépenses de base telles que le lieu, les décorations et le personnel.

• Feuille de calcul du budget de l'événement FreebieFindingMom
• Planificateur de budget d'événement
• Template.net Modèles de budget d'événement imprimables

Créez votre propre modèle de budget d'événement

Bien que ces sept modèles couvrent la plupart des bases, ils ne couvrent pas toutes les bases. Si ces modèles répertoriés n'ont pas tout ce dont vous avez besoin, vous pouvez créer votre propre modèle de budget d'événement à partir de zéro dans le format que vous préférez.

Eventbrite propose un guide complet qui vous guide à chaque étape de la conception de votre propre budget d'événement. J'ai résumé leurs étapes ci-dessous et détaillé le processus en incluant des indications supplémentaires sur ce que vous devez rechercher lors de la création de votre budget d'événement.

Étape 1 : Déterminez votre budget

Alors que la plupart des événements ont des dépenses similaires telles que les frais de salle ou les systèmes d'enregistrement des invités, d'autres, comme la sécurité des drones et d'autres fonctionnalités à la mode, sont propres à chaque événement. L'avantage de construire votre propre budget est la possibilité d'organiser vos coûts uniques comme bon vous semble.

Quelles dépenses devez-vous comptabiliser lors de la création de votre modèle de budget d'événement ?

• Lieu et décorations
• Restauration
• Recrutement
• Événements marketing
• Frais de voyage
• Équipement audiovisuel
• Divertissement
• Frais divers

Étape 2 : Identifiez vos coûts réels

Votre budget a besoin d'une base de dépenses nécessaires, telles que le lieu, qui viennent avant d'ajouter des équipements supplémentaires. La base de référence se compose de grandes catégories, dont chacune est étoffée avec des coûts individuels.

Voici quelques exemples:

Lieu:

• Location de salle
• Dépôt de garantie
• Parking

UN V:

• Projecteurs
• Internet/Wifi
• Haut-parleurs
• Micros
• Appareils photo

Restauration:

• Barmans
• Les serveurs
• Aliments
• Breuvages

Commercialisation:

• Logiciel de marketing des médias sociaux
• Matériel d'impression et travail de conception
• Logiciel de gestion des inscriptions

Divertissement:

• Musiciens/DJ
• Honoraires des conférenciers
• Frais de logement et de transport associés

Divers:

• Décor du lieu
• Sièges
• Personnel événementiel supplémentaire
• Taxes et frais

Eventbrite recommande d'attribuer un code couleur à vos dépenses, d'étiqueter les dépenses du site en rouge, les dépenses de marketing en bleu, les frais de déplacement en vert, etc. Cela vous aidera à organiser vos finances et à trouver ce dont vous avez besoin en un clin d'œil.

Étape 3 : Planifiez vos prévisions de revenus

Une fois que vous avez calculé vos dépenses, il est temps de projeter vos revenus.

La plupart des logiciels de gestion d'événements peuvent suivre les ventes de billets, tandis que d'autres suivent des sources de revenus supplémentaires, telles que les fournisseurs, les sponsors et les revenus des dons. S'il ne s'agit pas de votre premier événement de ce type, revenez en arrière et consultez les totaux de revenus et les feuilles de calcul précédents pour vous aider à établir votre estimation.

Lorsque vous projetez vos revenus, recherchez :

• Coût par participant par rapport au coût par inscription en dollars gagnés
• Tendances des coûts des participants et du coût par inscription les uns par rapport aux autres (ont-ils augmenté ou diminué ?)
• Opportunités d'événements, y compris les nouvelles technologies qui créent de nouveaux coûts tout en générant de nouveaux revenus (exemple : technologie RFID)
• Des événements similaires et leur rentabilité

Étape 4 : Planifiez les variables inconnues

Quel que soit votre budget, vous souhaitez créer un tampon pour les imprévus rencontrés lors de la planification de votre événement. Il vaut mieux dépasser le budget et se retrouver avec des fonds excédentaires que d'être coincé dans le rouge avant d'avoir perçu des revenus.

Pour des conseils sur la façon de maintenir les coûts dans votre budget établi afin de créer ce tampon, regardez cette vidéo de Event Planning Blueprint TV :

Étape 5 : Rassembler le tout

Maintenant que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin, il est temps d'établir le budget de votre événement.

Pour les utilisateurs d'Excel, voici un didacticiel rapide sur la façon de créer un budget de feuille de calcul simple dans lequel vous pouvez insérer toutes vos données :

Pour ceux d'entre vous qui préfèrent le stylo et le papier, utilisez l'un des modèles ci-dessus comme source d'inspiration et ajoutez vos variables et sections uniques et nécessaires pour créer un budget complet et entièrement personnalisé.

Autres ressources de gestion d'événements

Au lieu de répondre à vos besoins, ces modèles vous ont peut-être fait réaliser que vous avez besoin d'un système logiciel de budgétisation pour vous aider à planifier vos dépenses. Consultez le répertoire des logiciels de budgétisation de Capterra et assurez-vous d'utiliser le puissant outil de filtrage pour vous aider à trouver exactement ce dont vous avez besoin.

Le blog de gestion d'événements de Capterra regorge de ressources et de guides pour vous aider à réaliser l'événement parfait. En voici quelques-unes pour vous aider à démarrer :

• 3 leçons de gestion d'événements tirées de "The Disaster Artist"
• 5 mesures qui détermineront le retour sur investissement de votre événement
• Modèles de programmes d'événements gratuits ou abordables pour les événements à petit budget
• 4 applications mobiles événementielles pour augmenter l'engagement des participants