6 options de logiciel de comptabilité scolaire qui mettront à l'épreuve les finances de votre école

Les erreurs comptables constituent une menace sérieuse pour les écoles du pays.

Prenons par exemple le University Laboratory High School d'Urbana, dans l'Illinois. Cette école par ailleurs prospère a accidentellement enregistré un déficit de plus d'un million en 2014 parce qu'elle se retirait du mauvais compte.

Des erreurs comme celle-ci peuvent mettre une école en faillite.

Historiquement, la plupart des écoles ont utilisé par défaut un logiciel de comptabilité générale. Mais ce type de logiciel a ses limites et ne peut pas être adapté aux besoins de l'administration scolaire tels que la collecte des frais de scolarité, la comptabilité en ligne et la communication enseignant/parents.

Les administrateurs scolaires doivent être en mesure de suivre l'allocation des fonds et d'intégrer ces informations aux dossiers des élèves. Lorsque les écoles utilisent plusieurs systèmes logiciels pour atteindre cet objectif, des étapes inutiles et des erreurs humaines sont presque garanties.

Avec tout cela à l'esprit, nous avons rassemblé six options de logiciel de comptabilité scolaire pour vous aider à résoudre les problèmes budgétaires de votre école. Nous avons un aperçu rapide de chaque option, y compris une liste de fonctionnalités, pour vous aider à prendre la bonne décision.

Commençons!

Options logicielles présentées par ordre alphabétique.

1. Éduquer activement

Suivi des factures (via Active Educate)

Active Educate propose un progiciel complet de comptabilité scolaire. Les parents et les administrateurs se tournent vers Active Educate pour sa convivialité.

La société propose une formation approfondie via des webinaires gratuits, des fichiers d'aide et une assistance utilisateur 24h/24 et 7j/7, le tout dans le but que les utilisateurs finaux ne se sentent jamais perdus lors de l'utilisation du système.

De la gestion de la location de matériel scolaire aux dons, Active Educate est l'une des options logicielles de comptabilité scolaire les plus polyvalentes.

Traits:

• Collecte des frais de scolarité
• Suivi des stocks
• Intégration de vitrine en ligne
• Réception personnalisable
• Suivi des équipements
• Modules de collecte de fonds et de dons
• Paiements en ligne par carte de crédit
• Rapports personnalisables

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2. Directeur

Tableau de bord principal de HeadMaster (via HeadMaster)

HeadMaster est un outil d'administration scolaire axé sur les écoles chrétiennes desservant de la maternelle à la 12e année. HeadMaster vous permet d'intégrer son système de comptabilité à son propre logiciel d'administration complet, qui peut traiter une variété de types de paiement (y compris mobile).

Les parents peuvent utiliser le système pour vérifier leur solde de frais de scolarité, éliminant ainsi les allers-retours inutiles. HeadMaster comprend également des fonctionnalités de comptabilité et de paie pour la salle à manger.

Traits:

• Gestion des frais de scolarité
• Profils étudiants
• Grand livre général
• Facturation
• Paiements par carte de crédit
• Gestion de la paie

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3. PraxiÉcole

Suivi des transactions (via PraxiSchool)

PraxiSchool offre une multitude de fonctionnalités administratives scolaires utiles, notamment le suivi des présences, la gestion de la discipline et la gestion de la cafétéria. Les écoles, privées et publiques, peuvent utiliser PraxiSchool pour organiser leurs budgets, rapprocher les relevés bancaires, rédiger et distribuer des chèques et gérer les comptes créditeurs et débiteurs.

PraxiSchool est une excellente option pour les écoles qui cherchent à se débarrasser de la duplication des informations sur les plates-formes en passant à un système d'administration scolaire complet.

Traits:

• Gestion des frais de scolarité
• Grand livre général
• Facturation automatisée
• Paiements par carte de crédit
• Rapports personnalisables

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4. Comptabilité Rediker FINACS/AP

Tableau de bord budgétaire (via Rediker)

Rediker FINACS/AP Accounting est une excellente option complémentaire de comptabilité scolaire pour les écoles internationales qui s'intègre au système complet d'administration scolaire Rediker.

Avec sa capacité à équilibrer les deux devises et à fournir des rapports spécifiques à chaque pays, Rediker fournit une solution comptable qui manque à de nombreuses écoles internationales. Rediker propose des outils pour chaque échelon de l'échelle de l'administration scolaire, des surintendants qui suivent les frais d'admission aux directeurs de cafétéria qui budgétisent les repas des élèves.

Traits:

• Paiements de factures en ligne
• Options de devises multiples
• Rapports de tableau de bord d'accès rapide
• Paiements bancaires ACH
• Rapports personnalisables
• Facturation
• Impression de chèques
• Rapports sur les recouvrements

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5. RenWeb avec intégration QuickBooks

Base de données de contacts (via RenWeb)

Selon les recherches originales de Capterra, RenWeb est le deuxième logiciel d'administration scolaire le plus populaire au monde. RenWeb offre plus de 300 fonctionnalités pour les administrateurs scolaires, y compris l'intégration de QuickBooks.

L'intégration de QuickBooks, combinée à la solide liste de fonctionnalités de RenWeb, aide les écoles à rationaliser la gestion des comptes familiaux, la facturation et la gestion des actifs. RenWeb donne également aux écoles la possibilité de commencer avec QuickBooks uniquement et de passer à un logiciel d'administration scolaire plus robuste au fur et à mesure de leur croissance. Bien que deux options logicielles soient nécessaires pour déverrouiller toutes ces fonctionnalités, la liste complète des fonctionnalités proposées par RenWeb qui fonctionnent conjointement avec QuickBooks rend le couplage intéressant.

Traits:

• Facturation et facturation
• Rapports personnalisables
• Grand livre général

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6. Systèmes seniors : bureau d'affaires d'Ascendance

Bilan via Senior Systems

Besoin d'un système conçu pour gérer les frais de scolarité, répartir les budgets par département et couvrir la comptabilité générale ? Business Office propose un logiciel de comptabilité spécifique à l'école qui fait tout cela, et plus encore.

Avec des modules complémentaires tels que la gestion du budget en ligne, la gestion des actifs et l'inscription en ligne de la communauté, Business Office est idéal pour les écoles privées et indépendantes à la recherche de la flexibilité nécessaire pour gérer leurs propres finances du début à la fin.

Traits:

• Grand livre général
• Comptes débiteurs
• Tableaux de bord personnalisables
• Rapports personnalisables
• Acheter en ligne

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Autres outils d'administration scolaire

Aucune des six options de cette liste ne propose des niveaux de tarification facilement accessibles ; les frais sont négociés avec l'acheteur.

Comme un manque d'informations sur les prix peut indiquer une dépense plus élevée, j'ai dressé une liste d'options de logiciels de comptabilité scolaire gratuits et open source qui ne feront pas un énorme trou dans votre portefeuille.

Le blog d'administration scolaire de Capterra propose des outils et des ressources technologiques pour vous aider à rationaliser votre personnel, vos élèves et vos finances. Voici quelques messages pour vous aider à démarrer :

• 5 outils logiciels gratuits et abordables pour gérer vos événements scolaires
• 5 outils logiciels de calendrier scolaire pour faire entrer votre école dans le 21e siècle
• Comment utiliser Minecraft Education Edition dans votre école
• Les meilleurs logiciels gratuits de gestion de classe numérique et outils de collaboration en classe

Y a-t-il d'autres programmes de comptabilité scolaire qui auraient dû être inclus dans cet article ? Quels sont certains des défis comptables auxquels votre école est confrontée ? Comment le logiciel a-t-il aidé? Laissez-moi savoir dans la section commentaire ci-dessous!