6 conseils de productivité et de gestion du temps pour les entrepreneurs

Connaissez-vous le plus grand trait des entrepreneurs et des propriétaires d’entreprise qui réussissent ?

Ils gardent impitoyablement leur temps et se concentrent sur leurs objectifs tout en effectuant plusieurs tâches à la fois et en faisant avancer les choses .

Mais diriger une entreprise ne permet pas d’échapper complètement aux tâches administratives et répétitives quotidiennes . Ajoutez à cela le déluge constant d' appels téléphoniques , de mises à jour sur les réseaux sociaux et de notifications sur smartphone , et atteindre une productivité maximale peut sembler un rêve lointain.

Mais ce n'est pas impossible.

Dans cet article, nous partagerons des techniques de gestion du temps pratiques et réalisables pour un entrepreneur occupé afin de vous aider à vous concentrer sur les tâches les plus prioritaires sans perdre le contrôle des opérations quotidiennes.

L'importance des compétences en gestion du temps pour les propriétaires de PME

En tant que propriétaire d’une petite et moyenne entreprise (PME), vous portez plusieurs casquettes. Vous êtes probablement le PDG, le directeur marketing, le représentant du service client, la liste est longue.

Il n'est pas surprenant que le propriétaire moyen d'une startup travaille entre 50 et 70 heures par semaine .

Travailler de longues heures fait souvent partie des débuts de l'entrepreneuriat , mais il est important de reconnaître que votre énergie physique et mentale est limitée. Et la lutte quotidienne contre les incendies peut ressembler à du travail, mais cela ne fait que drainer votre énergie et vous distraire de vos tâches stratégiques les plus critiques.

Ce n'est pas durable, cela entraîne un épuisement professionnel et ruine votre équilibre travail-vie personnelle .

C'est pourquoi vous devez prioriser vos demandes afin de pouvoir consacrer du temps à travailler « sur » votre entreprise, en fournissant une orientation stratégique, en créant de meilleures expériences client et en trouvant des moyens efficaces de déléguer, d'automatiser ou d'éliminer le reste des tâches pour garantir la réussite de votre entreprise. fonctionne en douceur.

Conseils pratiques de gestion du temps pour les entrepreneurs occupés

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Avant de tirer parti de stratégies de gestion du temps , vous devez soigneusement vérifier vos routines quotidiennes et découvrir où vous passez votre temps.

Vous pouvez le faire en utilisant des applications de suivi du temps ou simplement en répertoriant tout ce que vous faites dans une feuille de calcul à la fin de la journée . Une semaine de données devrait suffire pour montrer vos tendances et vous aider à identifier les domaines d'amélioration.

Une fois que vous disposez de ces informations, utilisez les techniques suivantes pour optimiser votre productivité.

1. Utilisez la matrice d'Eisenhower pour prioriser les tâches

La matrice d'Eisenhower est l'un des outils les plus populaires pour hiérarchiser les tâches et gérer efficacement le temps.

Voici comment cela fonctionne.

Prenez toutes vos tâches et organisez-les en quatre quadrants.

Urgent et important

Il s'agit des tâches commerciales les plus critiques qui nécessitent votre attention immédiate : un problème client critique, une campagne de vente à durée limitée ou une date limite de projet. Donnez-leur la priorité sur tout le reste.

Important mais pas urgent

Il s'agit de tâches importantes qui contribuent généralement à la santé à long terme de votre entreprise : réunions de planification annuelles, acquisition de nouvelles compétences et investissement dans de meilleurs logiciels. Il est préférable de les programmer à une heure appropriée plutôt que de les retarder indéfiniment.

Urgent mais pas important

Il s'agit de tâches administratives opérationnelles et peu qualifiées qui sont essentielles à vos opérations quotidiennes mais qui peuvent être facilement déléguées .

Pas urgent et pas important

Ce sont des pertes de temps comme le défilement des réseaux sociaux , les réunions inutiles ou les formalités hiérarchiques que vous devriez éliminer de votre vie.

La prochaine fois que vous créerez une liste de tâches au début de votre journée de travail , exécutez-la via cette matrice pour vous assurer de prioriser les tâches les plus importantes et de déléguer, planifier ou éliminer le reste.

2. Battez les distractions en utilisant la technique Pomodoro

Nous ne pouvons pas nous déconnecter complètement des réseaux sociaux , des e-mails ou des interactions sur le lieu de travail. Mais nous pouvons organiser ces distractions pour nous assurer qu'elles n'impactent pas notre productivité.

C’est là que la technique Pomodoro est si efficace.

La technique Pomodoro est une stratégie de gestion du temps qui divise le travail en intervalles ciblés séparés par de courtes pauses.

Il se compose des éléments suivants :

• Intervalles : Chaque période de travail est appelée Pomodoro et dure généralement 25 minutes.
• Pauses : De courtes pauses (généralement 5 minutes) suivent chaque pomodoro.
• Séries : après quatre Pomodoros, il y a une pause plus longue de 20 à 30 minutes.

Profitez des pauses pour vous détendre, parcourir les réseaux sociaux ou faire tout ce qui vous distrait habituellement du travail. Mais restez pleinement concentré pendant la période de travail.

Il n’y a pas de règles strictes ici. Vous pouvez modifier la durée des intervalles et des pauses en fonction de ce qui vous convient le mieux.

3. Libérez du temps grâce à l'automatisation

L'automatisation des processus et des flux de travail métier est l'un des meilleurs moyens de libérer votre temps et d'être plus productif. C’est là qu’un outil de gestion de la relation client (CRM) comme Act! peut être un type puissant de logiciel de gestion du temps pour votre entreprise.

Vous pouvez utiliser un CRM pour automatiser vos workflows de marketing par e-mail, de génération de leads et de gestion client . Au lieu de saisir manuellement les informations client dans différentes feuilles de calcul et de passer des heures chaque jour à rechercher les bonnes données, utilisez Act! pour tout organiser dans un tableau de bord d'informations client.

Il vous fournit des informations pertinentes et vous permet de consacrer plus de temps à prendre des décisions commerciales basées sur les informations des clients plutôt que sur la gestion de feuilles de calcul.

4. Minimisez les réunions grâce à la communication asynchrone

Les réunions entraînent chaque année plus de 37 milliards de dollars de pertes de productivité.

Ce qui est pire? 55 % des professionnels estiment que la majorité des réunions auraient pu avoir lieu par courrier électronique.

La solution simple ? Utilisez des outils de communication asynchrones tels que les e-mails, les enregistrements d'écran, les messages vocaux et les outils de gestion de projet pour collaborer plus efficacement et gagner du temps . Planifiez des réunions uniquement lorsqu'il n'y a pas de meilleure option.

5. Créez une source de connaissances pour votre équipe

Vous êtes propriétaire d'une entreprise , donc naturellement, vous en savez le plus sur votre entreprise et sur la manière dont vous souhaitez que vos employés la gèrent à votre place.

Pourquoi ne pas transformer ces informations en une source de connaissances avec des enregistrements vidéo, des articles, des guides et des procédures opérationnelles standard (SOP) que vos employés peuvent utiliser chaque fois qu'ils ont besoin de conseils ? Cela pourrait vous faire gagner des milliers d'heures au fil du temps et réduire la dépendance de votre équipe à votre égard.

6. Apprenez à dire non (souvent)

Dire non à tout ce qui ne correspond pas à vos objectifs ou à votre vision est un super pouvoir dont tout propriétaire d’entreprise a besoin.

Steve Jobs était célèbre pour avoir fait cela chez Apple. Mais cela fonctionne également pour les petites entreprises, car votre équipe, vos investisseurs ou vos partenaires commerciaux peuvent parfois essayer de vous entraîner dans des tâches qui ne valent pas la peine de votre temps.

Apprenez à dire non plus souvent que oui et vous serez beaucoup plus productif que vos concurrents.

Créez des habitudes et des routines quotidiennes pour en faire plus

En fin de compte, votre productivité en tant qu’entrepreneur se résume à créer des routines quotidiennes productives qui animent votre journée.

Avoir une routine signifie moins d’incertitude, de distractions et de surprises. En conséquence, vous êtes en mesure de vous concentrer sur des objectifs à long terme et de consacrer plus de temps à travailler « sur » votre entreprise.

Bien sûr, vous devrez toujours vous plonger dans les aspects opérationnels de temps en temps.

Mais c'est là que la priorisation , la délégation et, surtout, l'automatisation de vos tâches vous aideront à gérer efficacement votre temps .

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