6 clés pour une communication efficace au sein du conseil d'administration

Une communication efficace du conseil d'administration au sein d'une organisation peut faire la différence entre dépasser les attentes des actionnaires et ne pas atteindre les objectifs fixés. Malheureusement, la majorité des conseils d'administration et des équipes de direction des entreprises n'ont pas d'impact positif sur les résultats de l'entreprise

Une étude menée par la société mondiale de conseil en gestion McKinsey & Company a récemment révélé que 64 % des conseils d'administration avaient un impact faible ou inférieur à la moyenne sur la création de valeur à long terme d'une entreprise.

Qu'est-ce qui cause exactement un conseil d'administration ou une équipe de direction inefficace ? Les stratégies défectueuses et le fait de placer les mauvaises personnes aux postes de direction en sont les deux principales causes. Le manque de communication claire et opportune du conseil d'administration est un autre contributeur majeur à l'inefficacité du conseil d'administration.

Le pouvoir absolu d'une communication efficace au sein du conseil d'administration est mis en évidence dans un exemple récent de Facebook. Selon Sheryl Sandberg, COO de Facebook, le PDG Mark Zuckerberg a récemment amélioré l'efficacité des réunions Facebook en mettant en œuvre deux stratégies de communication de base :

1) envoyer à l'avance du matériel aux participants à la réunion et 2) fixer des objectifs au début de chaque réunion.

Quelles sont d'autres suggestions pour améliorer la communication d'un conseil ? Découvrez ces six suggestions :

1. Élaborer et communiquer une stratégie de communication définie pour le conseil

La meilleure façon d'assurer le succès à long terme d'un conseil d'administration commence par l'élaboration d'une stratégie solide, suivie de la communication de cette stratégie à tous les membres du conseil.

Mettre en place une stratégie définie dès le départ pour donner au conseil d'administration une feuille de route à suivre. S'assurer que tous les membres du conseil sont sur la même longueur d'onde est essentiel au succès.

Lors de la création d'un tableau, bien qu'il soit important de communiquer les objectifs, il est tout aussi essentiel de communiquer clairement les obstacles actuels et les tentatives passées pour résoudre ces problèmes. Cela permet au conseil d'éviter de suivre des stratégies obsolètes et ratées.

Les conseils d'administration efficaces proposent souvent de nouvelles stratégies pour relever les défis auxquels ils sont confrontés, puis s'assurent que toutes les personnes impliquées comprennent la stratégie et ce qu'on attend d'eux.

2. Définir et communiquer les rôles

La définition et la communication des rôles de chaque membre du conseil d'administration représentent un élément essentiel de la mise en place de la stratégie du conseil d'administration. Un conseil d'administration efficace a besoin d'un leader fort, généralement le PDG ou le directeur de l'exploitation, pour s'assurer que le conseil possède tout ce dont il a besoin pour avoir les meilleures chances de succès.

Un conseil contient également d'autres rôles, y compris le directeur financier (CFO), le secrétaire et tout autre subordonné qui pourrait relever de la direction des postes susmentionnés.

Communiquer le rôle de chaque membre du conseil. Par exemple, le directeur financier gère la plupart des questions financières de l'entreprise et possède une connaissance exceptionnelle de la faisabilité financière d'une stratégie particulière.

Cependant, le PDG est le décideur final quant à la poursuite ou non d'un projet. Le secrétaire conserve tous les procès-verbaux des réunions et conserve les documents et dossiers de la société, s'assurant que le conseil conserve l'accès à l'information dont il a besoin lors de l'élaboration de nouvelles stratégies ou de la prise de décisions importantes.

Ainsi, s'assurer que tous les membres du conseil d'administration comprennent ce qu'on attend d'eux peut éviter un malentendu sur qui est responsable de tâches spécifiques.

3. Constituez une équipe de professionnels possédant des compétences exceptionnelles en communication

La constitution d'un conseil d'administration ou d'une équipe de direction ne s'arrête pas à la nomination par le PDG ou le COO des personnes les plus qualifiées pour chaque poste. Ils doivent également s'assurer que chaque individu peut travailler efficacement avec les autres membres du conseil et communiquer avec force et concision.

Les conseils les plus efficaces fonctionnent dans un climat de respect et de communication ouverte entre les membres du conseil. Cela signifie que les membres du conseil respectent les opinions de leurs collègues membres du conseil et acceptent la décision finale prise par le PDG ou le COO.

Les PDG et les directeurs de l'exploitation doivent également rechercher des personnes dont les styles de travail, y compris leurs styles de communication, se complètent.

La capacité de bien travailler ensemble peut contribuer grandement à la cohésion globale du conseil et même faciliter un plus grand succès, car un conseil unifié accomplit souvent bien plus qu'un conseil semé d'embûches, d'indécision et d'un manque de communication claire.

4. Choisissez les bons outils de communication avec le conseil d'administration

En fin de compte, les canaux de communication eux-mêmes font ou détruisent l'efficacité d'un conseil ou d'une équipe de direction, en particulier pour les conseils dont les membres de l'équipe sont souvent absents de la salle de réunion.

Sans méthodes de communication solides, la stratégie d'une entreprise se dissout souvent en une série d'opportunités manquées et de faux pas.

L'utilisation d'outils collaboratifs en ligne, tels que TextMagic, représente un moyen d'éviter ce type d'obstacle à la communication. Selon une étude de cas de Loomion AG, une solution de messagerie texte assurait une meilleure communication entre les membres du conseil d'administration, permettant une meilleure gestion de la stratégie globale du conseil.

5. Posez des questions et ne présumez pas

Les meilleurs PDG et membres du conseil d'administration se posent des questions, surtout si une confusion survient au cours d'une discussion. Parfois, cependant, le PDG ou d'autres membres du conseil d'administration hésitent à poser des questions importantes qui pourraient aider à clarifier une situation, provoquant potentiellement une crise de communication.

Les PDG et les chefs d'équipe de direction qui posent des questions apparaissent comme audacieux et professionnels, ce qui encourage les autres à faire de même. En plus de mettre tout le monde au courant plus rapidement, poser des questions aide également à révéler les défauts d'un plan ou d'une stratégie avant qu'ils ne deviennent trop importants.

6. Documenter tout changement et communiquer les changements à toutes les personnes impliquées

Lorsque le conseil se réunit, tout changement mis en œuvre par le conseil dans la stratégie actuelle nécessite une documentation et une distribution appropriées. Ne pas le faire entraîne souvent de la confusion car tout le monde se démène pour être sur la même page.

Des outils tels que les matrices de responsabilité et les journaux des modifications peuvent aider à suivre les modifications discutées lors des réunions ou par le biais d'autres communications telles que le texte.

De plus, une documentation appropriée des changements de stratégie facilite la communication de ces changements aux employés de l'entreprise. Le plus souvent, les employés de l'entreprise n'ont aucune idée des discussions tenues derrière les portes des salles de réunion.

Suivre les changements discutés et communiquer ces changements aux employés permet à l'entreprise de travailler comme un tout plus cohérent.

Les conseils d'administration trouvent souvent important d'avoir une solution viable pour assurer des communications transparentes entre les différents membres du conseil d'administration. Une manière souple et fiable de communiquer tout changement aux membres du conseil, qu'ils soient au bureau ou à l'extérieur, contribue à assurer un plus grand succès à mesure que le conseil poursuit sa stratégie.

Avec la nature fluide des marchés d'aujourd'hui, les conseils d'administration efficaces possèdent la capacité de s'adapter rapidement et de rester à jour en utilisant des stratégies et des méthodes de communication percutantes.