5 conseils de gestion du temps pour aider votre équipe à sortir du piège du multitâche

Au fond de nous, tout le monde sait que le multitâche est un piège. Ce n'est pas le hack de productivité ultime autant que vous déplacez rapidement votre attention d'une tâche à une autre et dans les deux sens. On a l'impression que vous faites beaucoup de travail alors que vous ralentissez. Ce changement de contexte rapide entre les tâches affecte le résultat, des études montrant que le multitâche réduit le temps productif de 40 % !

Même en sachant que le multitâche tue votre concentration, il peut être tentant de faire exactement cela, peut-être plus si vous travaillez à domicile, lorsque vous prenez du retard sur une échéance de projet ou que vous vous préparez pour un lancement de produit. Peu de temps après, vous vous retrouvez avec des résultats inférieurs à la moyenne, des employés stressés et une perte de productivité.

Alors, comment votre équipe peut-elle échapper au piège du multitâche ? La réponse : une meilleure gestion du temps .

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?

Tout simplement parce que le temps est limité et que le travail ne l'est pas. Dans le monde concurrentiel d'aujourd'hui, la pression pour faire avancer les choses MAINTENANT est incessante, les obstacles sont nombreux et nous n'avons qu'un nombre limité d'heures dans une journée. Que vous soyez un PDG, un gestionnaire ou même un contributeur individuel, savoir comment mieux gérer votre temps est une compétence inestimable qui rapporte de riches dividendes.

La vérité est que nous pourrions parler toute la journée de l'importance de la gestion du temps. Au lieu de cela, voici cinq statistiques sombres pour illustrer pourquoi c'est le besoin de l'heure :

• Réunions : les responsables passent jusqu'à 12 heures en réunion chaque semaine ; les employés passent environ 9 heures par semaine à préparer et à assister aux réunions ( AskCody )
• E-mail : les travailleurs de l'information passent en moyenne 3 à 4 heures par jour à consulter leurs e-mails ( Adobe )
• Distractions : En moyenne, il nous faut environ 25 minutes pour revenir à une tâche après avoir été distrait ( Gallup )
• Interruptions : 71 % des employés signalent des interruptions fréquentes lorsqu'ils travaillent, seuls 29 % disent qu'ils peuvent bloquer tout le reste pendant qu'ils travaillent ( Forbes )
• Productivité : nous ne consacrons que 60 % ou moins de notre temps de travail de manière productive ( Atlassian )

Les stratégies de gestion du temps peuvent aider votre équipe à travailler plus efficacement chaque jour, en évitant le piège du multitâche. Non seulement cela améliore la productivité, mais cela réduit également le stress et l'anxiété liés au travail.

Comment améliorer la gestion du temps de votre équipe

Améliorer la gestion du temps de votre équipe implique d'intégrer de nouvelles habitudes dans les routines quotidiennes des employés tout en désapprenant une longue liste de mauvaises habitudes, personnelles et organisationnelles. Adopter les bons outils de gestion du temps et de projet est un bon début. Il en va de même pour encourager vos employés à créer des tâches et à hiérarchiser les tâches, à réserver des blocs de temps pour un travail ciblé, à mettre en place des journées sans réunion, à limiter les distractions, à suivre leur rythme, etc. Cependant, comme la plupart des habitudes, perfectionner ses compétences en gestion du temps prend, bien, du temps et des efforts. Tous les jeux de mots sont destinés.

Voici 5 conseils de gestion du temps efficaces à partager avec votre équipe dès maintenant :

1. Organisez et priorisez, chaque jour
2. Fermez votre boîte de réception, non sérieusement
3. Mettez votre calendrier au travail
4. Réservez de courtes réunions, gardez-les concentrés
5. Travaillez hors ligne quand vous le pouvez

Organisez et priorisez, chaque jour

Commencez par demander à vos employés d'énumérer ce qu'ils doivent accomplir aujourd'hui. Décomposez cette liste au niveau de la tâche et évaluez le travail à accomplir en premier (et ce qui peut attendre). Faites-en un guide sur la façon dont votre équipe passe du temps et de l'attention.

Fixez des délais clairs et honnêtes pour accomplir chaque tâche. Soyez ambitieux avec vos échéanciers mais pas déraisonnables, cela ne fait que demander du stress mental. Enfin, demandez à chaque membre de l'équipe de rayer physiquement les tâches terminées de la liste pour rester motivé tout au long de la journée de travail.

Faites de l'organisation et de la priorisation du travail une partie de votre routine de début ou de fin de journée, afin de pouvoir faire le point sur ce que votre équipe a accompli chaque jour et déplacer le travail inachevé vers la liste de tâches du lendemain. Enfin, n'hésitez pas à redéfinir les priorités des tâches en fonction des nouvelles informations et des exigences commerciales en constante évolution.

Conseil de pro : l'outil Shared To-Dos de Flock aide votre équipe à gérer toutes ses tâches dans une seule liste, en établissant des rôles et des délais que tout le monde peut voir et modifier à tout moment.

Fermez votre boîte de réception - non, sérieusement

Peu de choses dans la vie peuvent faire dérailler notre attention comme cette embêtante notification d'alerte "vous avez un courrier", invoquant un réflexe presque pavlovien chez les humains pour vérifier les e-mails. Vous souvenez-vous de ces cinq sinistres statistiques ? Nous passons plus de temps à consulter nos e-mails chaque jour qu'à travailler, et chaque interruption consomme près d'une demi-heure de notre attention. Le fait est que les e-mails peuvent attendre, surtout lorsque vous êtes concentré sur une tâche. Il est conçu pour être asynchrone et vous êtes mieux servi en utilisant le chat d'équipe, les appels téléphoniques ou vidéo pour des conversations en temps réel.

Réservez des blocs de temps spécifiques dans la journée pour vérifier et répondre aux e-mails. Appliquez la règle des deux minutes de David Allen : Si un e-mail peut être répondu en moins de deux minutes, répondez immédiatement plutôt que de le mettre de côté. Gardez votre boîte de réception organisée pour mieux suivre les tâches et les suivis en attente, et passez moins de temps sur les e-mails. Fermez le client de messagerie lorsque vous avez terminé et résistez à la tentation de répondre immédiatement aux nouvelles alertes par e-mail. Si c'est trop difficile, pensez à désactiver les notifications push et à désactiver votre téléphone lorsque vous travaillez.

Mettez votre calendrier au travail

Utilisez votre calendrier pour réserver du temps, pas seulement des réunions. Planifiez des blocs de temps de 30 à 60 minutes sur votre calendrier pour segmenter votre journée de travail et vous assurer d'avoir le temps de travailler sur les tâches prioritaires. Cela permet à vos coéquipiers de savoir quand vous êtes occupé, ce qui réduit considérablement les interruptions pendant le travail ciblé. Veillez à ne pas en faire trop, sinon ils auront l'impression que vous n'êtes pas disponible tout le temps.

Les services de calendrier modernes comme Google Calendar fonctionnent sur tous les appareils, vous pouvez donc programmer du temps même lorsque vous êtes en déplacement et il se synchronisera automatiquement avec votre poste de travail. Intégrez Google Agenda à Flock pour voir tous vos événements au même endroit et en programmer de nouveaux directement à partir d'un chat ou d'un canal partagé. Une autre fonctionnalité sous-estimée mais puissante est la possibilité de créer des calendriers qui se chevauchent pour les rendez-vous personnels et professionnels afin de ne pas vous réserver en double. Dans la mesure du possible, réservez des réunions consécutives afin d'avoir le reste de la journée pour travailler sans interruption.

Réservez de courtes réunions, gardez-les concentrés

Privilégiez le temps de vos collègues. Une longue réunion hors sujet est une perte de temps pour tous les participants et chacun prend du retard sur ses tâches respectives. N'oubliez pas que les conversations tangentielles et autres commentaires secondaires peuvent être faits de manière asynchrone via des e-mails ou des outils de chat comme Flock. Lorsque vous planifiez des réunions, réservez-les pour moins de temps que vous ne le pensez. Le temps de réunion supplémentaire encourage les participants à étirer les choses. Inversement, créer un sentiment d'urgence peut aider tout le monde à rester concentré. Cette réunion d'une heure ? Rasez-vous 15 minutes et voyez comment ça se passe. Bien? Pressez-le en 30 minutes ! Moins de temps en réunion équivaut à plus de temps pour accomplir vos tâches.

Travaillez hors ligne quand vous le pouvez

Appels téléphoniques, alertes par e-mail, messages de chat, mentions sociales et notifications d'applications : nous travaillons dans un monde de distractions persistantes et sans fin. Même la plus petite des interruptions, répétée assez souvent, peut vous coûter beaucoup de temps productif. C'est pourquoi le travail hors ligne est un excellent moyen de limiter les distractions et de concentrer votre attention sur les tâches prioritaires.

Encouragez votre équipe à se communiquer les heures de « disponibilité électronique », en leur demandant d'appeler ou d'envoyer un SMS en cas d'urgence pendant les heures hors ligne. Encouragez également l'utilisation régulière de la fonction Ne pas déranger de Flock, qui signale lorsqu'un utilisateur n'est pas disponible et donne un délai pour son retour. Cela permet à tous les membres de l'équipe de savoir quand ils peuvent s'attendre à des réponses rapides et en temps réel de leurs collègues, et quand ils ne le devraient pas.