5 outils logiciels gratuits et abordables pour gérer vos événements scolaires

Quand j'étais au lycée, l'un de mes événements préférés était les matchs de football hebdomadaires du vendredi soir. Je n'étais pas fan des jeux eux-mêmes, mais j'aimais voir des amis de l'école, me promener, prendre des collations à manger et faire une ou deux farces occasionnelles.

En dehors de ma propre bulle, je n'ai jamais réalisé à quel point l'organisation de ces événements hebdomadaires était importante, de la coordination de la livraison de nourriture à l'organisation de tombolas. Grandir dans une petite ville signifiait que les matchs de football étaient des événements majeurs.

Je me souviens très bien que les systèmes d'enregistrement des gestionnaires d'événements de mon école étaient entièrement constitués de papier et de stylo. Un système basé sur le papier dépense non seulement des tonnes de ressources, mais laisse la porte ouverte à des erreurs potentielles et à des problèmes d'efficacité. Les logiciels d'administration scolaire , en particulier les logiciels scolaires conçus pour la gestion d'événements , peuvent être exactement ce dont vous avez besoin pour augmenter la productivité tout en réduisant les coûts afin de gérer les matchs de football et tous les autres événements que vous avez planifiés.

Outils logiciels gratuits et abordables pour les événements scolaires

En 2016, le Center on Budget and Policy Priorities a signalé que la plupart des États avaient soit réduit le financement des écoles élémentaires / secondaires dans les années qui ont suivi la Grande Récession et continuent de procéder à des réductions à ce jour. Ces réductions signifient moins d'argent pour les dépenses « frivoles » telles que les mises à jour logicielles.

C'est pourquoi il est important de trouver des logiciels intéressants, gratuits ou à un prix raisonnable. Qu'est-ce qu'un logiciel abordable ? Selon The Washington Post , le coût par étudiant aux États-Unis varie de 6 555 $ à 19 818 $ avec un coût moyen de 10 700 $.

Pour cette pièce, j'ai plafonné les prix des logiciels à moins de 1 200 $ par an. Cela signifie que les dépenses mensuelles ne dépassent pas 100 $ par mois, ce qui représente des cacahuètes lorsqu'elles sont réparties entre une multitude d'étudiants. Une fois que vous atteignez cent étudiants, le coût du logiciel s'élève à seulement 1 $ par étudiant. En ce qui concerne les écoles qui ne peuvent pas modifier ces prix, j'ai également inclus une liste d'options logicielles d'événements gratuites qui vous présenteront ces systèmes jusqu'à ce que vous puissiez effectuer la mise à niveau.

Voici 5 outils logiciels gratuits et abordables pour gérer vos événements scolaires.

[REMARQUE : les options sont répertoriées par ordre alphabétique]

Logiciel événementiel gratuit

1. Odoo

Odoo propose une grande variété d'applications pour toutes sortes de besoins, mais leur application de gestion d'événements se démarque vraiment. Leur interface utilisateur moderne et leurs fonctionnalités donnent toutes l'impression d'un système de gestion d'événements coûteux, mais tant que vous vous en tenez à une seule application (dans ce cas, l'application de gestion d'événements), Odoo est entièrement gratuit.

En plus des fonctionnalités de base que l'on peut attendre d'un système de gestion d'événements, Odoo prend également en charge l'intégration avec Google Analytics et d'autres outils de référencement pour s'assurer que vos campagnes d'événements sont optimisées et fonctionnent comme elles le devraient. Avec des écoles aussi à court d'argent qu'elles le sont, chaque événement doit compter et ces outils d'analyse et de rapport sont parfaits pour mesurer le succès et anticiper les résultats à l'avenir.

Si vous décidez d'intégrer d'autres applications Odoo, telles que le créateur de site Web ou le marketing par e-mail, les prix commencent à 25 $ par utilisateur et par mois.

Traits:

• Gestion des participants
• Conférences/Séminaires
• Conventions
• Gestion des expositions/fournisseurs
• Gestion de la liste des invités
• Gestion des inscriptions
• Promotion sociale
• Gestion des parrainages
• billetterie

Résumé des avantages :

• Caractéristiques de base solides
• Analyses et intégrations étendues
• Interface utilisateur attrayante

Résumé des inconvénients :

• Manque de marketing par e-mail, sauf si vous payez un supplément pour une application supplémentaire

2. Gestionnaire d'événements open source

Open Source Event Manager (OSEM) est une option logicielle de gestion d'événements gratuite et open source avec toutes les fonctionnalités de base nécessaires pour planifier, organiser et gérer des événements scolaires. Même si OSEM est une option logicielle gratuite, j'ai été immédiatement impressionné par l'interface utilisateur épurée et moderne, dotée de fonctionnalités que l'on trouve même sur certains logiciels événementiels haut de gamme, tels que la gestion des blocs de salles et le suivi multi-événements.

Étant donné que l'OSEM est open source, il présente également l'avantage supplémentaire de la personnalisation grâce à des modifications du code source, tant que votre école a le talent de programmeur pour gérer ces changements.

Traits:

• Gestion des participants
• Conférences/Séminaires
• Conventions
• Gestion de la liste des invités
• Gestion des inscriptions
• Gestion des blocs de chambres
• Configuration de l'espace/de la pièce
• Gestion des parrainages
• billetterie

Résumé des avantages :

• Interface utilisateur attrayante, en particulier pour un logiciel open source
• Comprend des fonctionnalités premium telles que la gestion des blocs de chambres et le suivi de plusieurs événements

Résumé des inconvénients :

• Personnalisation du code source difficile sans connaissances en codage

Logiciel événementiel abordable

1. EventLeaf

EventLeaf est une plateforme de gestion d'événements qui comble le fossé entre les logiciels gratuits et abordables. L'utilisation globale de cet outil est gratuite, mais si votre événement facture des frais d'admission, EventLeaf facture 1 $ plus 5 % du montant du billet. Ce système de tarification fonctionne mieux pour les écoles avec de nombreux événements gratuits et/ou des événements payants avec moins de participants, car les frais par inscrit peuvent s'additionner rapidement sur plusieurs événements. Si vous dirigez une petite école privée ou une école spécialisée avec un petit groupe d'étudiants, EventLeaf peut vous faire économiser de l'argent par rapport à un logiciel avec un abonnement mensuel.

Malgré le coût potentiel, EventLeaf va en profondeur pour une plate-forme (principalement) gratuite, y compris la conception de pages d'événements personnalisées, l'analyse d'événements, l'intégration de sites Web tiers et le filtrage des inscriptions.

Une fonctionnalité unique offerte par EventLeaf que l'on trouve rarement sur les logiciels gratuits, même sur de nombreuses options payantes, est l'intégration de la technologie RFID pour suivre les participants et les guider tout au long de vos événements.

Fonctionnalités

• Gestion des participants
• Gestion des badges
• Gestion de la restauration
• Gestion des clients/clients
• Conférences/Séminaires
• Conventions
• Gestion des expositions/fournisseurs
• Gestion de la liste des invités
• Récupération de prospects
• Gestion des inscriptions
• Technologie RFID
• Gestion des blocs de chambres
• Promotion sociale
• Configuration de l'espace/de la pièce
• Gestion des parrainages
• Enquêtes et commentaires
• billetterie
• Salons professionnels
• Gestion des voyages

Tarification : 1$ par transaction + 5% par inscrit

Note des utilisateurs de Capterra : 5 étoiles sur 5

Résumé des avantages :

• Liste des fonctionnalités chargées, y compris la technologie RFID
• Reporting et intégration approfondis
• Interface utilisateur attrayante

Résumé des inconvénients :

• Le système de tarification par inscrit a le potentiel de s'additionner rapidement

Si vous avez déjà utilisé EventLeaf, assurez-vous de laisser un avis sur notre page !

2. Module de planification

Planning Pod va au-delà pour démontrer les fonctionnalités de leur logiciel avant de faire une démonstration et d'acheter, ce qui va très loin dans mon livre. Chaque fonctionnalité est présentée et expliquée en détail, à l'aide d'exemples visuels afin que vous sachiez exactement dans quoi vous vous embarquez. En parlant de visuels, Planning Pod a également une interface utilisateur attrayante pour démarrer. L'interface utilisateur visuellement attrayante et simple en fait un bon choix pour les écoles ayant très peu d'expérience en matière de logiciels.

Le seul domaine dans lequel Planning Pod est insuffisant (mais pas en tant que facteur décisif) est la liste plus courte des fonctionnalités. Toutes les fonctions de base attendues d'un logiciel de gestion d'événements sont présentes, cependant pour un logiciel payant, certaines fonctionnalités plus avancées telles que la promotion sociale ou la gestion des parrainages seraient agréables à avoir.

Le prix de Planning Pod est particulièrement attractif car aucun des packages de niveau standard ne dépasse 100 $ par mois. Les niveaux de tarification sont divisés en nombre d'événements que vous prévoyez d'organiser chaque mois, allant d'un événement par mois à soixante-dix événements par mois.

Traits:

Prix ​​: À partir de 9,99 $ par mois

Note des utilisateurs de Capterra : 4 étoiles sur 5

Résumé des avantages :

• Interface utilisateur attrayante
• Très abordable
• De nombreuses capacités d'intégration

Résumé des inconvénients :

• Liste de fonctionnalités plus courte
• Manque de promotion sociale

Si vous avez déjà utilisé Planning Pod par le passé, assurez-vous de laisser un avis sur notre page !

3. Regpack

Regpack est en fait le numéro cinq des vingt « logiciels de gestion d'événements les plus populaires ».

Dès le départ, l'interface utilisateur attrayante de Regpack a attiré mon attention. Chaque fonction est clairement étiquetée avec une différenciation des couleurs qui facilite la navigation dans le système pour le personnel de l'école ayant peu d'expérience en matière de logiciels. Cependant, la meilleure partie de Regpack réside dans ses capacités d'automatisation grâce à un «moteur logique conditionnel», qui facilite le processus de remplissage des formulaires et guide les candidats tout au long du processus d'inscription.

En ce qui concerne les fonctionnalités, Regpack offre toutes les fonctionnalités de base attendues d'un logiciel de gestion d'événements, mais manque quelques fonctions utiles, telles que la gestion des badges et la configuration de l'espace/de la salle. Dans l'ensemble, Regpack est une option solide et abordable.

Traits:

• Gestion des participants
• Gestion des clients/clients
• Conférences/Séminaires
• Conventions
• Gestion des expositions/fournisseurs
• Gestion de la liste des invités
• Récupération de prospects
• Réunions
• Gestion des inscriptions
• Promotion sociale
• Gestion des parrainages
• Sondages et commentaires
• billetterie
• Salons professionnels
• Gestion des voyages

Tarification : 49 $ par mois + 2,1 % de traitement des paiements par inscrit

Évaluation des utilisateurs de Capterra : 4,5 étoiles sur 5

Résumé des avantages :

• Système d'enregistrement automatisé
• Interface utilisateur attrayante
• Offre toutes les fonctionnalités de gestion d'événements de base

Résumé des inconvénients :

• Le prix est mensuel ET par inscrit
• Manque quelques fonctionnalités potentiellement utiles

Si vous avez utilisé Regpack dans le passé, assurez-vous de laisser un avis sur notre page !

Améliorez le reste de votre école

Abandonner le stylo et le papier pour la technologie ne s'arrête pas à la gestion de vos événements scolaires. De nombreux domaines de l'éducation sont prêts pour une mise à niveau, mais par où commencer ?

Découvrez de nouvelles façons d'introduire des logiciels et d'autres technologies dans votre école en vous tenant au courant de notre blog d'administration scolaire . Voici quelques articles utiles pour commencer :

• Combien coûte un logiciel de gestion scolaire ?
• Comment utiliser Minecraft Education Edition dans votre école
• Les 4 principales tendances technologiques en éducation à surveiller en 2017

N'oubliez pas de laisser un commentaire si vous avez utilisé l'une de ces options logicielles ou toute autre dans notre répertoire. Nous apprécions votre contribution !