3 bonnes pratiques clés en matière de recouvrement B2B

Les recouvrements interentreprises (B2B) peuvent être difficiles.

S'ils sont bien gérés, les recouvrements amélioreront non seulement votre trésorerie , mais contribueront également à fidéliser les relations avec les clients .

Cela peut également contribuer à bâtir votre réputation de fournisseur solidaire et professionnel sur votre marché.

Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des meilleures pratiques pour les recouvrements B2B, basé sur notre expérience et notre expertise.

Meilleure pratique 1 : Gardez le B2B à l'esprit

Les clients B2B ont souvent besoin d'options de paiement flexibles et sur mesure pour répondre à leurs besoins commerciaux complexes. Et contrairement à leurs homologues business-to-consumer (B2C ), l'acquisition et l'intégration de nouveaux clients B2B peuvent prendre beaucoup plus de temps et d'efforts.

Suivre les meilleures pratiques en matière de comptes clients vous aidera à maintenir une bonne réputation et à conserver vos relations B2B.

Qu'est-ce que les comptes clients (AR) ?

Les comptes débiteurs (AR) sont de l'argent dû à une entreprise ou à un particulier pour des services ou des produits déjà fournis.

En théorie, cela pourrait inclure une facture qui n'est pas payée immédiatement. En pratique, cela ne s'applique généralement qu'aux retards de paiement, aux frais de retard ou aux crédits accordés sur des plans de paiement plus complexes ou à long terme.

Qu'est-ce que la gestion des comptes clients ?

La gestion des comptes clients est le processus par lequel les paiements dus à une entreprise sont gérés.

Cela comprend la façon dont les factures et autres comptes en souffrance sont enregistrés, émis, traités, suivis et suivis.

Cela implique également d'autres problèmes de paiement tels que des frais de retard ou des coûts imprévus liés à votre service, ainsi que la prise de contact avec les clients et la collecte des paiements.

Les entreprises choisissent de plus en plus d'externaliser leur gestion des comptes clients, en raison de tâches manuelles lourdes qui ralentissent les équipes et détournent l'attention de l'innovation.

La gestion des comptes B2B est-elle différente de la gestion des comptes clients B2C ?

La nature des activités B2B signifie que le fonds de roulement et les conditions de paiement nécessitent souvent une planification minutieuse, des cycles commerciaux plus longs et des systèmes de crédit spécialement structurés.

En raison de ces conditions, la valeur à vie d'un client B2B est susceptible d'être beaucoup plus élevée que celle d'un consommateur du marché de masse. Cela signifie que vous devez respecter les différents besoins des clients B2B.

Établir une vente est une chose, mais entretenir et entretenir ces relations avec les clients met l'accent sur l'expérience client, du « bouton d'achat » jusqu'à la facturation et au-delà.

Le monde B2B est petit et les entreprises parlent souvent. Si seulement quelques décideurs perçoivent négativement votre politique de recouvrement ou votre processus de recouvrement des paiements, vous pourriez constater que votre entreprise acquiert la réputation d'être difficile à traiter.

Bonne pratique 2 : Communiquer clairement

Communiquer clairement votre compte et votre processus de paiement devrait être une priorité absolue de la gestion des comptes B2B.

Soyez précis mais explicite dans vos communications. Si des informations importantes sur les dates d'échéance, les frais de retard et le processus de recouvrement sont écrites en jargon juridique dans vos contrats en petits caractères, elles risquent de passer inaperçues.

Toutes les conditions de paiement, les délais et les étapes de suivi des retards de paiement doivent être clairement répertoriés et mis à la disposition de votre client.

Assurez-vous de mentionner ces détails verbalement ou dans d'autres communications dès le début de la relation et indiquez où ils peuvent être trouvés. Cela peut même être intégré au processus de relance automatique.

Bonne pratique 3 : suivez des étapes de collecte cohérentes

Cependant, si votre client n'a pas payé ou répondu via les canaux de communication normaux en temps opportun, les étapes suivantes s'imposent.

6 étapes pour les meilleures pratiques de recouvrement des comptes clients

1. Premières questions de base que votre entreprise devrait se poser

Tenez compte de la liste de contrôle suivante dès le début de votre processus de prise de décision :

• La facture a-t-elle été envoyée par et à la bonne personne ?
• Avez-vous essayé de contacter directement le propriétaire de l'entreprise ?
• Une première réponse a-t-elle été reçue ?
• Y a-t-il une tendance avec leurs factures en souffrance ?

• Est-ce une période particulièrement chargée pour l'industrie ou l'entreprise du client ?
• Existe-t-il un plan de paiement alternatif que vous pouvez leur proposer ?

2. Autres canaux de communication

Dans de nombreux pays, les communications B2B et commerciales sont réglementées différemment du B2C.

Par exemple, aux États-Unis, le Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) limite les méthodes de recouvrement de créances de consommation telles que les appels répétés, les appels au travail ou la divulgation d'informations sur la dette à des tiers.

Cependant, dans le monde commercial, les entreprises peuvent contacter plusieurs personnes au sein de la même entreprise avec des appels fréquents et utiliser des traceurs de saut.

Qu'est-ce que le suivi des sauts ?

Skip tracing (également connu sous le nom de traçage des débiteurs ) est la recherche d'informations sur les débiteurs qui ont "sauté la ville".

L'utilisation d'un service de traceurs de benne facilite les efforts de recouvrement en effectuant le travail fastidieux autour de la recherche et de la collecte d'informations nécessaires avant de contacter certains clients.

3. Mise en demeure

Si vos champs d'enquête standard sont ignorés pendant une période prolongée, envisagez d'envoyer une mise en demeure.

Qu'est-ce qu'une lettre de mise en demeure ?

Les mises en demeure sont des documents généralement rédigés par des avocats au nom de l'organisation. Ils visent à résoudre un litige de paiement ou autre entre entreprises (contrat rompu, clauses rompues, etc.).

Les mises en demeure sont à la fois le premier pas vers une action en justice et un effort pour l'empêcher.

Ils détaillent le différend et créent une trace écrite qui peut être utilisée comme preuve plus tard, si nécessaire.

Combien de temps jusqu'à ce que vous deviez envoyer une lettre de mise en demeure ?

Cela varie selon les entreprises et la relation spécifique avec le client. Vos relations futures avec le client pourraient être affectées si vous l'envoyez trop tôt.

En règle générale, nous suggérons d'attendre une période de temps clairement délimitée, c'est-à-dire 30, 60 ou 90 jours avant d'envoyer une mise en demeure.

4. Recouvrement de créances

Si vos efforts de recouvrement échouent toujours, l'embauche d'une agence de recouvrement B2B spécialisée est une prochaine étape logique pour de nombreuses entreprises.

Beaucoup préfèrent leur expertise, car ils sont plus susceptibles de mieux comprendre la nature du compte et des clients impliqués que ceux qui se concentrent sur les comptes de consommateurs.

En cas de succès, cette voie pourrait résoudre le litige et vous faire gagner, à vous et à votre client, du temps devant les tribunaux.

5. Contentieux

N'envisagez d'aller en justice qu'une fois que tous les autres efforts ont échoué et que vous êtes tout à fait convaincu d'un résultat positif.

Perdre une affaire pourrait non seulement être coûteux, mais cela pourrait également avoir un impact sur la probabilité que d'autres clients potentiels utilisent vos produits ou services.

6. Réduire vos pertes ?

Faire appel à un cabinet d'avocats peut coûter cher et prendre un temps précieux. Éviter le sophisme du coût irrécupérable n'est pas facile.

Si le recouvrement de la dette semble peu probable, les efforts internes consomment trop de ressources de l'entreprise, ou le règlement sera inférieur à vos frais juridiques, il pourrait être temps pour une entreprise d'annuler la dette.

Abandonner est une décision difficile, mais cela signifie que vous pouvez consacrer plus de ressources aux clients qui comptent.

Conclusion

La gestion du processus de recouvrement est une surcharge indésirable qui épuise les ressources de l'entreprise.

Suivre nos meilleures pratiques de recouvrement B2B peut aider à minimiser ces efforts.

Une communication claire de vos conditions et un alignement avec les processus de vos clients sont essentiels. Des suivis journalisés et documentés vous aideront à maintenir une approche professionnelle, de bonnes relations et un flux de trésorerie.

Celles-ci sont cruciales car les collectes B2B sont différentes des collectes grand public. Il existe un bassin relativement restreint de clients B2B et il a des pratiques de facturation et de crédit uniques.

Ces points vous aideront non seulement à traiter efficacement les cas de recouvrement, mais les rendront également moins susceptibles de se produire.

L'établissement de paramètres et de processus clairs est susceptible de se traduire par des relations enrichissantes à long terme avec vos clients.