3 tendances de gestion d'événements que vous devez connaître pour 2018

2017 nous a apporté beaucoup de nouveautés. Twitter a augmenté son nombre de caractères à 280, nous ne sommes qu'à dix ans d'inverser la paralysie et la théorie de la relativité d'Einstein s'est avérée correcte.

C'est bien de se tenir au courant des événements actuels, mais c'est encore mieux de se préparer à la façon dont ils vous affecteront à l'avenir. La chance favorise les préparés, en particulier les planificateurs d'événements préparés qui savent ce qui se passe dans leur secteur.

J'ai mis en évidence trois des plus grandes tendances affectant l'industrie de la gestion d'événements, y compris les nouvelles technologies et les changements de marché. Ces tendances affecteront la façon dont vous organisez vos événements, la façon dont vous dépensez votre argent (que ce soit sur un logiciel de gestion d'événements ou une autre nouvelle technologie) et le nombre d'événements que vous organiserez.

Voici trois tendances clés en matière de gestion d'événements que vous devez garder à l'esprit pour 2018.

1. Utilisation de drones pour le tournage et la sécurité

La vidéo donne désormais vie aux événements comme jamais auparavant grâce à de nouvelles technologies et capacités telles que la vidéo à 360 degrés et la diffusion en direct sur les principaux sites de médias sociaux. Les drones donnent aux planificateurs d'événements et aux participants la possibilité d'enregistrer et de diffuser l'action à partir de nouveaux sommets et perspectives.

Vol de drone lors d'événements

Non seulement les drones sont parfaits pour diffuser votre événement, mais ils vous offrent également la possibilité d'apporter une sécurité supplémentaire :

Les drones sont devenus un atout pour la sécurité publique, en particulier avec l'aide de technologies d' intelligence opérationnelle (OI) comme Mission Insight pour améliorer la connaissance de la situation dans l'espace aérien partagé. Ils sont régulièrement utilisés pour mener des missions de recherche et de sauvetage, évaluer des scènes de crime et surveiller et gérer des événements spéciaux. Les grands événements tels que la récente inauguration présidentielle ou le prochain Super Bowl nécessitent le type de mesures de sécurité intenses que les drones fournissent uniquement.

Bien sûr, si vous sautez dans le train des drones en 2018, vous devez connaître les lois qui régissent leur utilisation. Les lois varient d'un État à l'autre, mais il y a quelques règles universelles que vous devez garder à l'esprit si vous souhaitez utiliser des drones lors de vos événements, selon Know Before You Fly :

Exigences du pilote à distance :

• Doit être âgé d'au moins 16 ans
• Doit détenir un certificat d'aviateur de pilote à distance avec une petite qualification UAS ou être sous la supervision directe d'une personne titulaire d'un certificat d'aviateur de pilote à distance
• Doit réussir les vérifications applicables de la Transportation Security Administration (TSA)

Exigences UAS :

• Doit peser moins de 55 livres.
• Doit subir une vérification pré-vol par le pilote à distance aux commandes (c'est-à-dire vous ou la personne supervisant l'opération)

Une fois que vous êtes en conformité avec les réglementations qui régissent l'utilisation commerciale des drones, profitez de cette nouvelle technologie pour filmer votre événement et le garder en sécurité comme jamais auparavant.

2. Crowdshaping de vos événements en temps réel

Maximillion a nommé le crowdshaping comme l'une des grandes tendances de la gestion d'événements qui transformera l'industrie pour les années à venir.

Imaginez avoir la possibilité de modifier des variables telles que le genre musical, la température de la salle et le volume de la musique sur place en fonction de l'humeur de vos invités. Le crowdshaping donne aux gestionnaires d'événements cette capacité grâce à l'utilisation de smartphones et de technologies portables, qui collectent ces données en temps réel.

L'utilisation d'applications d'enregistrement qui permettent aux utilisateurs de se connecter via leurs comptes de médias sociaux vous donne un aperçu des préférences de vos invités, ainsi que des demandes de renseignements supplémentaires via des enquêtes mobiles en temps réel et la localisation GPS. En utilisant ces informations, vous pouvez créer un événement pour votre public en temps réel. La salle est-elle trop chaude ? Vous pouvez demander et découvrir à tout moment. La musique est-elle trop forte ou n'est-elle pas du goût de vos invités ? La technologie de crowdshaping vous permet de savoir.

Cette technologie a connu un succès avéré en 2014 lorsqu'elle a fait ses débuts au SXSW avec le « Concert bioréactif » de Pepsi.

Concert bioréactif via Pepsi

Ce concert a utilisé un bracelet interactif pour mesurer le mouvement des foules afin de savoir quelle musique les faisait bouger, la température des invités pour déterminer si le thermostat devait baisser et si les niveaux de volume étaient trop forts pour les invités.

Trois ans plus tard, cette technologie n'est pas réservée aux grands acteurs comme Pepsi, et les organisateurs d'événements qui cherchent à attirer les foules n'ont pas toujours besoin de distribuer des bracelets. Les invités apportent leurs propres smartphones et montres connectées, fournissant toute la technologie dont vous avez besoin pour recueillir des informations sur votre événement.

3. Les frais de déplacement augmentent

Les frais de déplacement augmentent, selon le rapport 2018 Meetings and Events Future Trends de la division Meetings and Events de Carlson Wagonlit Travel :

Les coûts augmentent sur les principaux marchés des M&E à l'échelle mondiale. Avec une augmentation de 3,7 % du nombre d'hôtels et de 3,5 % des tarifs aériens prévus pour l'année à venir, cette tendance devrait se poursuivre. -Cindy Fisher, vice-présidente senior et responsable mondiale, CWT M&E

Ces augmentations de prix rendent plus difficile pour les organisateurs d'événements d'attirer des invités aux événements, surtout si ces événements nécessitent de longs déplacements.

Afin de lutter contre ces augmentations, il existe des trucs et astuces pour vous éviter, ainsi qu'à vos invités, de payer trop cher les tarifs aériens et hôteliers. Certaines astuces incluent le choix de lieux non traditionnels pour les événements, la vérification constante des tarifs aériens à l'aide de navigateurs incognito pour éviter que les compagnies aériennes ne suivent vos recherches via des cookies (et la définition de tarifs en fonction de ces recherches), et l'utilisation d'applications de recherche de vols telles que Skiplagged et de sites de recherche d'hôtels tels que Kayak.

Assurez-vous d'informer vos invités de ces hacks et astuces lors de la planification de vos événements afin de ne pas perdre de participants en raison des coûts.

Autres guides utiles pour les gestionnaires d'événements

Nous nous efforçons de maintenir le blog Capterra sur la gestion d'événements au-dessus de tout ce que vous devez savoir sur l'industrie, en particulier les guides pratiques de gestion d'événements pour les nouvelles pratiques et technologies.

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