10 modèles d'e-mails qui vous aident à dire "Désolé" pour la réponse tardive

Ne soyez pas trop dur avec vous-même si vous oubliez parfois de répondre immédiatement à vos e-mails.

Tout le monde sait que la vie devient mouvementée, mais lorsqu'il s'agit d'e-mails professionnels reçus d'un collègue ou d'un client, vous devrez admettre votre retard à un moment donné.

Toutes les entreprises ne peuvent pas gérer la communication asynchrone, en particulier si vous travaillez directement avec des clients ou des fournisseurs externes.

Donc, si vous êtes redevable aux e-mails, il existe un moyen de rédiger une réponse tardive d'une manière à la fois sincère et pleine de tact. Si vous venez de vous souvenir d'un e-mail que vous avez mis en attente la semaine dernière (ou le mois dernier !), essayez de ne pas vous inquiéter. Voici quelques modèles d'e-mails que vous pouvez utiliser pour vous aider à vous excuser pour la réponse tardive.

1. Expliquez que vous êtes occupé
2. Montrez que vous vous souciez
3. Annoncer de mauvaises nouvelles
4. Excusez-vous à l'avance
5. Ne t'excuse pas

"Excuses pour la réponse tardive; J'ai été occupé avec X"

Si vous avez reçu un e-mail d'un collègue, même supérieur, ou d'un client important, nul besoin de quitter votre emploi pour éviter la maladresse d'une réponse tardive. Même si vous avez oublié d'envoyer un document urgent ou de fournir des informations indispensables, mieux vaut tard que jamais. Si un projet comportait plusieurs parties mobiles et, dans le shuffle, un e-mail a été mis en attente trop longtemps ou oublié, avouez et essayez l'une de ces solutions :

Mes excuses pour la réponse tardive. J'ai été occupé à rechercher vos [documents, données, fichiers, etc.] demandés et votre message s'est perdu dans le désordre. Enfin, tout est attaché. S'il vous plaît laissez-moi savoir si j'ai raté quelque chose.

Désolé pour la réponse tardive. Notre [insérer le titre d'un collègue ou d'un supérieur] a été sur la route cette semaine, et j'aimerais avoir une autre paire d'yeux sur les documents que vous avez demandés pour m'assurer que la qualité est irréprochable. Je vous recontacterai à son retour la semaine prochaine. Désolé de vous répondre si tard. Le projet m'a pris un peu plus de temps que prévu, et je voulais m'assurer de vous en envoyer la meilleure version. Il est maintenant attaché. Je promets que cela ne se reproduira plus !

Pour accélérer le processus, répondez directement dans un outil plus synchrone comme votre plateforme de messagerie partagée. Cela garantira que la réponse atterrira directement sur leurs genoux et ne sera pas négligée.

"Désolé pour ma réponse tardive; Comment ça va avec X ? »

Si vous avez reçu un e-mail amical d'un collègue ou d'un client que vous appréciez et que vous avez oublié de répondre, pensez à vous excuser en leur montrant que vous vous souciez d'eux et en poursuivant la relation. Au lieu de simplement dire que vous êtes désolé et de radoter sur les raisons pour lesquelles vous avez omis de répondre plus tôt, pensez à quelque chose de précis qu'ils vous ont dit ou à quelque chose qu'ils aimeraient montrer que vous avez leurs centres d'intérêt à l'esprit. Essayez l'un de ceux-ci :

Merci pour votre note réfléchie il y a quelques [jours, semaines, mois]. Les choses ont été mouvementées de mon côté, mais j'aimerais toujours rattraper mon retard. Êtes-vous toujours [en train de travailler sur un projet X/de lancer une campagne X/de faire un voyage à X] ? J'ai hâte d'en savoir plus lorsque nous nous rencontrerons.

Désolé pour le silence radio – il se passe beaucoup de choses chez [entreprise]. Si vous avez le temps cette semaine, j'aimerais [prendre un café, prendre un appel] et discuter de votre [projet, initiative, promotion, voyage]. J'ai hâte d'en parler plus bientôt !

J'aurais aimé vous l'avoir envoyé plus tôt, mais félicitations pour la [promotion, campagne réussie, lancement d'un nouveau produit, etc.] ! J'aimerais vous emmener [café, déjeuner, boissons] pour célébrer. Quel est le bon moment cette semaine ?

"J'espérais répondre plus tôt, mais j'ai peur d'avoir de mauvaises nouvelles"

Peut-être que votre procrastination était vraiment un espoir secret que la situation se dissiperait dans l'éther pour que vous n'ayez jamais à répondre du tout. Parfois, un e-mail sans réponse nécessite une réponse que vous n'avez pas le courage de donner. Soit vous devez dire à quelqu'un qu'un projet s'est effondré, soit informer un candidat que le poste a été pourvu par quelqu'un d'autre. Dans tous les cas, la mauvaise nouvelle doit être annoncée et elle doit être annoncée par vous. Si vous avez laissé quelqu'un en suspens et que vous devez maintenant le laisser tomber, voici comment le faire gentiment :

Désolé pour la réponse tardive. J'espérais répondre plus tôt, mais j'ai peur d'avoir de mauvaises nouvelles. [Vous n'avez pas obtenu le poste/Nous avons décidé de ne pas aller jusqu'au bout du projet X]. Cependant, j'avais de grands espoirs pour [vous amener/voir ce projet prendre vie], et donc je vous garderai certainement à l'esprit si quelque chose change dans un proche avenir. Merci beaucoup pour votre patience et j'espère que nos chemins se recroiseront.

Désolé pour la réponse tardive - les choses se sont enfin arrangées de mon côté. Malheureusement, depuis notre dernière conversation, l'entreprise a décidé [d'aller avec une autre agence, d'apporter nos efforts en interne, de reporter l'embauche pour le poste]. Nous apprécions vraiment d'avoir la chance de parler avec vous et d'apprendre comment vous pourriez nous aider avec le projet X. J'aimerais rester en contact au cas où une autre opportunité se présenterait à l'avenir.

Mes plus sincères excuses pour la lenteur de la réponse. J'espère que tout va bien pour vous depuis notre dernière conversation ! Après réflexion, notre équipe ne pense pas que cela fonctionnera pour le [rôle, projet] actuel - nous recherchons [quelqu'un qui peut venir au bureau, une agence qui peut accueillir X]. Cependant, nous avons [une ouverture pour un rôle X, un besoin de service X]. Est-ce quelque chose que vous êtes prêt à explorer avec nous ?

Excusez-vous à l'avance

Si vous avez reçu un e-mail mais que vous savez qu'il vous faudra un certain temps pour donner une réponse appropriée ou fournir certaines informations demandées, vous feriez mieux de vous excuser à l'avance. Essayez une réponse comme celle-ci :

Je voulais juste confirmer la réception de votre e-mail. Cela peut prendre un certain temps pour [répondre correctement/fournir ce que vous avez demandé] et je m'en excuse. Veuillez patienter avec moi et je vous répondrai dès que possible.

Ce genre d'honnêteté proactive vous mènera loin.

Peut-être que vous n'avez pas à dire que vous êtes désolé

Bien sûr, toutes les réponses tardives par e-mail ne nécessitent pas d'excuses. Si une connaissance occasionnelle a contacté le réseau mais que vous étiez trop occupé par des questions plus urgentes pour répondre, vous n'aurez peut-être pas besoin de vous excuser. Remercier l'expéditeur d'avoir tendu la main et d'avoir exprimé votre intérêt à vous connecter est suffisant si vous répondez des jours, voire des semaines plus tard. Vous pouvez même vous en tirer en reconnaissant le temps écoulé, avec quelque chose comme :

Merci beaucoup de m'avoir contacté il y a quelques semaines ! Si vous êtes toujours intéressé à vous connecter autour d'un café, je suis disponible les mardis et jeudis soirs. Est-ce que l'un ou l'autre fonctionne pour vous ? J'ai hâte d'entendre parler de votre [projet actuel/poste/entreprise] lorsque nous nous rencontrerons.

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