10 meilleurs logiciels de réunion gratuits pour l'efficacité du bureau

Bien que je pense qu'il existe de nombreuses réunions que n'importe qui pourrait résumer dans un e-mail, il est important de rencontrer vos collègues ou d'autres personnes d'intérêt lorsque les sujets nécessitent une touche plus personnelle.

Par exemple, si j'ai besoin de réponses à quelques questions sur un projet, je n'ai probablement pas besoin d'organiser toute une réunion pour obtenir ces réponses. Je peux simplement discuter, envoyer des e-mails ou parler avec mes collègues. Là encore, discuter de l'avenir stratégique de ce projet avec mes supérieurs nécessiterait une réunion en raison du long fil de courrier électronique qui s'ensuivrait autrement.

Organiser des réunions est assez facile avec les logiciels de planification d'événements d'aujourd'hui, que vous soyez tous locaux ou répartis sur différents continents. Avec un logiciel, vous pouvez éviter de confondre les heures, les dates et les lieux des réunions, ainsi que le sujet des réunions elles-mêmes. Sans logiciel, il faudra se fier à leur mémoire, qui n'est pas si fiable puisqu'on retient 10% de ce qu'on lit et 20% de ce qu'on lit ici.

Vous et votre équipe pouvez utiliser ces outils de réunion pour accéder à toutes les informations dont ils auront besoin pour garantir une réunion efficace où chacun emporte quelque chose avec lui

Logiciel de réunion abordable et gratuit

Afin de rationaliser vos réunions, j'ai compilé une liste de neuf options de logiciel de réunion qui vont de la planification de la réunion à l'exécution et tout le reste.

Les applications ont été choisies en fonction de la longueur de la liste des fonctionnalités, des capacités mobiles, de leur facilité d'utilisation, de leurs capacités d'intégration et de leurs prix.

Les seuils de prix pour les applications devaient remplir au moins l'un de ces critères :

• Libre
• Au moins un niveau « par mois et par utilisateur » ne dépassant pas 15 USD
• Un niveau avec des frais mensuels ne dépassant pas 1 000 $ par an.

Ces applications sont répertoriées par ordre alphabétique sous chaque section :

• Logiciel d'ordonnancement et de planification
• Logiciel de prise de notes
• Logiciel de visioconférence

Ces trois sections ont été choisies afin de présenter ce dont vous aurez besoin pour préparer et exécuter une réunion efficace.

Logiciel d'ordonnancement et de planification

1. Google Agenda

Google Agenda est entièrement gratuit, sauf si vous recherchez un stockage supplémentaire dans le cloud et les e-mails pour les grandes entreprises qui cherchent à marquer et à centraliser leurs opérations sur Google. Heureusement, ce n'est pas un problème si vous n'avez pas besoin de toute la bande passante supplémentaire de l'édition Business payante.

Google Calendar est un outil de planification personnalisable et social. Non seulement vous pouvez envoyer des invitations à des réunions aux participants, mais vous pouvez également ajouter des emplacements, des codes de couleur pour les réunions et programmer des rappels pour la réunion. Les autres fonctionnalités incluent les invitations par e-mail, le partage de calendrier et la prise de notes dans Google Docs. Plus sur cela plus tard.

Google Agenda est disponible sur tous les principaux navigateurs Web et se synchronise avec vos applications d'agenda mobiles natives pour Android, iOS et Blackberry.

Vous recherchez des solutions avec des fonctionnalités comparables ? Commencez avec ces alternatives à Google Agenda.

2. Aller à la réunion

GoToMeeting est la dernière application de ma liste. GoToMeeting inclut toutes les fonctionnalités de réunion nécessaires, y compris la planification, la visioconférence, la prise de notes, l'enregistrement de la réunion, la prise de notes et les fonctionnalités de présentation (documents, feuilles de calcul et diaporamas).

Cette commodité a un prix. GoToMeeting ne facture pas par utilisateur comme certaines des applications de cette liste, mais facture plutôt des frais mensuels fixes en fonction du niveau que vous choisissez.

La version Starter comprend des fonctionnalités de base telles que la visioconférence HD, le partage d'écran et la connexion audio pour dix participants à 19 $ par mois. Pro va encore plus loin pour 29 $ par mois, y compris toutes les fonctionnalités Starter ainsi que les outils de dessin, l'enregistrement, les applications mobiles et les salles de réunion personnelles en ligne pouvant accueillir jusqu'à cinquante participants. Enfin, le niveau Plus offre tout ce qui est énuméré ci-dessus ainsi qu'un répertoire de participants actifs pour cent participants à 49 $ par mois.

GoToMeetings propose également une application gratuite de planification de réunion qui vous offre des capacités de partage d'écran et d'audioconférence pour jusqu'à trois participants à la fois.

Besoin de trouver des solutions logicielles avec des fonctionnalités similaires ? Ces alternatives GoToMeeting pourraient être ce que vous recherchez.

3. Calendly

Calendly est un outil de planification de réunions qui vous aidera à ignorer les « va-et-vient des e-mails ».

Cet outil s'intègre à la plupart des programmes de calendrier, y compris Google Calendar, Outlook et le calendrier iCloud. Ce qui distingue cette application de la planification standard sur les applications de calendrier, ce sont les fonctionnalités intelligentes qui détectent les différences de fuseau horaire, définissent des temps tampons entre les réunions pour éviter les chevauchements et limitent le nombre de réunions planifiées dans une journée.

Ce programme est également polyvalent dans son intégration avec d'autres applications existantes, telles que Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack et MailChimp.

Calendly propose une option gratuite ainsi que deux mises à jour payantes. Le niveau gratuit offre toutes les fonctionnalités de base répertoriées ci-dessus, mais il manque la personnalisation de la marque, des mesures et des rapports, ainsi que les intégrations d'applications externes, à l'exception des applications de calendrier.

Leurs niveaux Premium (8 $ par mois et par utilisateur) et Pro (12 $ par mois et par utilisateur) offrent toutes les fonctionnalités répertoriées, mais Pro ne dispose pas de l'intégration et de la prise en charge de Salesforce offertes par la version Premium.

Si vous souhaitez explorer des produits avec des fonctionnalités similaires, ces alternatives Calendly sont un excellent point de départ.

Logiciel de prise de notes

1. Evernote

Evernote est une application de prise de notes collaborative, idéale pour les réunions. Les utilisateurs peuvent copier des informations importantes pendant les réunions, tandis que les observateurs ont la possibilité de commenter et de discuter des notes en temps réel.

En plus de la prise de notes, Evernote inclut également des fonctionnalités de liste de tâches, l'intégration d'images, le découpage de pages Web et l'enregistrement d'e-mails directement dans vos notes.

Evernote est disponible gratuitement avec toutes les fonctionnalités de base énumérées ci-dessus, mais cette absence de prix s'accompagne d'une limite de téléchargement de 60 Mo.

Les deux autres niveaux (Plus : à 34,99 $ par an et Premium à 69,99 $ par an) offrent toutes les fonctionnalités de base ainsi que des limites de téléchargement plus élevées, un support client, une navigation dans l'historique, une intégration PDF et Word et des présentations de notes. Ils ont également des applications mobiles pour les téléphones iOS, Android et Windows.

Vous souhaitez trouver des solutions logicielles avec des fonctionnalités comparables ? Ces alternatives Evernote pourraient être ce que vous recherchez.

2. Google Documents

Il est utile d'avoir un système transparent qui vient avec l'utilisation d'applications toutes du même fournisseur. Il n'y a pas de problèmes de compatibilité. C'est pourquoi j'utilise personnellement Google Docs pour la plupart de mes prises de notes.

Lorsque j'étais en formation pour devenir un spécialiste de la technologie pour Apple, je prenais furieusement des notes pendant la formation, tout en ajoutant des visuels et d'autres aides dans le texte en utilisant les capacités de recherche de l'application. Il est utile d'avoir le plus grand moteur de recherche au monde comme application de notes.

Google Docs n'est pas seulement un logiciel de prise de notes. Il s'agit d'un traitement de texte à part entière, mais les fonctionnalités sociales associées à l'utilisation des applications Google Suite en font une alternative comparable aux programmes de prise de notes traditionnels, comme Evernote. La meilleure partie de Google Docs est le prix gratuit tant que vous n'avez pas besoin de tonnes d'espace pour des milliers de documents ou de fichiers volumineux.

Cependant, si vos réunions utilisent de nombreuses présentations et vidéos volumineuses qui nécessitent beaucoup de stockage, un compte payant est la meilleure solution.

Cela aide également que cette application soit tout aussi facile à utiliser au format d'application mobile sur iOS et Android.

Vous souhaitez explorer des solutions logicielles avec des fonctionnalités similaires ? Ces alternatives à Google Docs sont un bon point de départ.

3. Bloc-notes Zoho

Zoho Notebook est une application de prise de notes unique.

Il a été conçu spécifiquement pour les téléphones mobiles Android et iOS (bien qu'ils aient publié une version de bureau pour Mac). Zoho Notebook prend non seulement des notes, mais dispose également de cartes préformatées pour les listes de tâches et dispose même d'une fonction de notes audio intéressante. Cette fonctionnalité est parfaite pour planifier et mener des réunions lorsque vos mains peuvent être liées à d'autres tâches.

Zoho Notebook organise toutes vos notes dans des piles de cartes de notes basées sur des sujets et des thèmes personnalisés. Cela rend la recherche de notes pour des réunions spécifiques beaucoup plus facile à trouver, plutôt que de longues listes de documents.

La meilleure partie de Zoho Notebook est son prix gratuit sur les magasins d'applications Android, iOS, Windows et Mac.

Intéressé par des produits aux fonctionnalités similaires ? Ces alternatives Zoho Notebook pourraient être ce que vous recherchez.

4. Todoiste

Ce logiciel de réunion gratuit est une de mes applications préférées.

En tant que personne qui a du mal à rester organisée, que je sois en réunion ou à mon bureau, Todoist a été d'une grande aide pour moi (et pour d'autres personnes chez Capterra aussi !). Cette application est parfaite pour garder les réunions organisées ainsi que pour détailler les informations exploitables après une réunion spécifique.

Avec ToDoist, vous pouvez définir des rappels et planifier des tâches à effectuer avant, pendant et après les réunions afin de ne jamais manquer aucune demande importante. J'utilise Todoist pour programmer toutes les tâches que mon éditeur me donne lors de réunions ainsi que des projets personnels que je veux terminer en temps opportun et ce rappel supplémentaire fait toute la différence.

Ma caractéristique préférée de cette application est sa facilité d'utilisation sur mobile. Tout ce que je fais sur mon bureau se reflète automatiquement sur mon smartphone via le cloud. Cela rend la configuration des tâches en déplacement très pratique, surtout si je n'ai pas accès à mon ordinateur à ce moment-là.

Todoist a trois niveaux : gratuit, premium et professionnel.

J'utilise l'option gratuite, qui me permet de planifier des tâches, de suivre leur achèvement, de hiérarchiser les tâches et de définir des rappels. Cependant, il y a une limite. L'option gratuite vous permet uniquement de programmer quatre-vingts projets à la fois et d'inviter seulement cinq personnes par projet.

Le niveau suivant, Todoist Premium, est également davantage orienté vers les individus que vers des équipes entières, mais augmente la limite de projets actifs à deux cents et le nombre de personnes par projet à vingt-cinq. Certains avantages supplémentaires de la prime incluent des rappels basés sur l'emplacement, des sauvegardes automatiques de votre liste de tâches et des téléchargements de fichiers. Tout cela est disponible pour 28,99 $ par an.

Enfin, Todoist Business est conçu pour une équipe, ce qui signifie que toutes les fonctionnalités disponibles de Premium sont étendues ainsi que certaines fonctionnalités différentes. Todoist maintient la limite de projets actifs à deux cents, mais augmente le nombre de personnes par projet à cinquante.

Le niveau Business comprend également la gestion d'équipe, les factures, l'assistance logicielle prioritaire et le suivi des connexions. Cette option est plus adaptée aux grandes équipes tandis que les petites équipes de dix ou quinze personnes ou moins peuvent s'en tirer en utilisant l'option Premium. Todoist Business est au prix de 28,99 $ par utilisateur et par an.

Todoist est disponible sur Windows, Mac, Android et iOS.

Vous voulez trouver des produits avec des fonctionnalités similaires ? Ces alternatives à Todoist sont un bon point de départ.

Logiciel de visioconférence

1. Google Hangouts

Google Hangouts est le dernier des produits Google Suite de cette liste. La meilleure partie de l'utilisation de Google Hangouts est sa stabilité. En raison de sa disponibilité de 99 %, vous aurez rarement, voire jamais, à vous soucier du manque d'accès à leur logiciel. Google Hangouts Meet inclut vos fonctionnalités de chat vidéo de groupe standard, telles que le chat en direct et les transferts de fichiers, mais inclut également des présentations de documents et de feuilles de calcul.

Google Hangouts n'a pas d'option gratuite, contrairement à leurs autres produits Suite. Leur option de base pour Hangouts Meet commence à 5 $ par utilisateur et par mois. À ce prix, les utilisateurs bénéficient de 30 Go de stockage dans le cloud, de contrôles de sécurité et d'administration et d'une assistance 24h/24 et 7j/7.

Le niveau Business inclut toutes ces fonctionnalités, mais augmente votre stockage cloud à un niveau illimité et ajoute des fonctionnalités d'archivage, des rapports d'activité des utilisateurs et l'intégration dans des programmes de messagerie tels qu'Outlook.

Vous recherchez des solutions avec des fonctionnalités comparables ? Ces alternatives à Google Hangouts pourraient être ce dont vous avez besoin.

2. Skype Entreprise

Skype est le plus grand nom des applications de chat vidéo, en grande partie en raison de la qualité de leurs produits (bien qu'il soit également intéressant de rechercher des alternatives à Skype).

Skype est gratuit pour les utilisateurs individuels et si vos réunions se composent de vous et d'un seul autre client ou collègue, il n'est pas nécessaire de mettre à niveau. Cependant, une fois que vos visioconférences franchissent le seuil des réunions de groupe, vous devrez passer à Skype Entreprise.

Étant donné que Skype Entreprise appartient à Microsoft, il propose la solution avec toutes les applications Office 365, telles que Word, Excel et PowerPoint. Ces outils sont également utiles lors de la tenue de réunions en tant qu'aides visuelles via le partage d'écran.

La fonctionnalité la plus impressionnante de Skype Entreprise est la fonctionnalité "Meetings Broadcast", qui permet des rassemblements en ligne de masse pouvant accueillir jusqu'à dix mille personnes. Cela signifie que ce logiciel de réunion n'est pas seulement un outil de réunion vidéo efficace, mais qu'il a également le potentiel de servir également d'application de diffusion d'événements.

Le prix est basé sur les tarifs d'Office 365, qui incluent : Plan en ligne 2 (seulement l'application Skype Entreprise) pour 5,50 $/utilisateur/mois avec engagement annuel, Office 365 Business Essentials (Skype Entreprise plus les versions en ligne des applications Office) pour 5 $ par utilisateur et par mois avec un engagement annuel, et Office 365 Business Premium (Skype Entreprise et toutes les applications Office) pour 12,50 $ par utilisateur et par mois.

Skype Entreprise est disponible pour les téléphones Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry et Windows.

3. Mou

Slack est un puissant outil de chat qui fait plus que simplement envoyer des messages. Le système d'organisation de Slack vous permet de créer des groupes séparés destinés à des tâches et des équipes spécifiques. Ces groupes sont parfaits pour planifier des réunions avec des collègues ou organiser des sessions de chat lors d'une vidéoconférence.

Slack propose trois niveaux de tarification. Le premier est leur option pour les équipes qui découvrent Slack, qu'ils proposent gratuitement. Ils archiveront jusqu'à dix mille messages dans le cadre du forfait gratuit et proposeront des appels vidéo/vocaux pour une utilisation individuelle.

Leur prochaine option est le niveau Standard à 6 $ par mois et par utilisateur actif. ce plan comprend une archive illimitée, une intégration d'applications illimitée et des appels vidéo et vocaux de groupe.

Le dernier plan, Plus, offre tout dans le plan Standard ainsi qu'une assistance logicielle 24h/24 et 7j/7, un stockage de fichiers de 20 Go par membre de l'équipe, une disponibilité garantie à 99 % et une exportation complète des archives de messages. Plus coûte 12,50 $ par mois et par utilisateur.

Slack est disponible pour Windows, Mac, Android et iOS.

Curieux de découvrir des logiciels similaires ? Découvrez ces alternatives Slack pour des produits aux fonctionnalités comparables.

Autres ressources de planification de réunions et de gestion d'événements

Non seulement Capterra vous fournit des listes de logiciels recommandés, mais nous fournissons également de nombreux contenus exploitables pour la planification de réunions et d'événements sur notre blog de gestion d'événements. Voici quelques autres ressources qui vous aideront dans les deux cas :

• 5 conseils pour planifier la réunion virtuelle ultime
• Le guide ultime sur la façon de démarrer votre entreprise de planification d'événements
• 4 outils de visioconférence open source pour les petites entreprises
• Les 10 meilleurs livres que chaque gestionnaire d'événements devrait lire

Selon vous, y a-t-il d'autres applications de planification de réunions qui auraient dû figurer sur cette liste ? Ou devrait être supprimé?

Quel est l'aspect le plus important de la planification d'une réunion ? Y a-t-il des secrets de la planification des réunions qui sont systématiquement manqués ? Faites-moi part de vos réflexions dans la section des commentaires ci-dessous!