J'ai essayé la règle 1-3-5 pour rester au top de mon emploi du temps

Si vous êtes tombé d'une manière ou d'une autre sur ce billet de blog, cela ne peut signifier qu'une chose : vous en avez assez des gourous de la productivité qui essaient de vous vendre leurs cours en ligne pour 4,99 $ la pièce.

Ironiquement, je suis ici pour parler d'une chose similaire. Mais, il y a une torsion à cela - j'ai en fait essayé une technique de productivité utile et je vais tout vous raconter comment ça s'est passé, gratuitement.

Après avoir lutté pour rester productif pendant des jours, j'ai parcouru inlassablement Internet à la recherche de conseils de productivité utiles que je pourrais essayer en tant qu'écrivain. Mais, en vain, je suis resté assis devant mon ordinateur à regarder dans l'abîme et à espérer qu'au moins quelques mots apparaîtraient devant moi.

C'est alors que mes espoirs ont été exaucés avec la règle 1-3-5 - une méthode de productivité qui vous aide à rester au top de votre emploi du temps, avec du temps libre.

Naturellement, j'étais sceptique au début, mais je devais tenter le coup.

Ceci est mon récit de la façon dont l'ensemble du processus s'est déroulé, avec toutes les idées, les avantages et les inconvénients, et le verdict final sur l'utilité de la technique de productivité de la règle 1-3-5.

Qu'est-ce que la règle 1-3-5 ?

Décrire la règle 1-3-5 est relativement simple, mais la mettre en pratique peut être difficile en raison de la nature intangible de cette technique de productivité.

Essentiellement, le 1-3-5 signifie :

• 1 grand,
• 3 moyen , et
• 5 petites tâches.

À première vue, on dirait que vous commandez un repas complet dans un restaurant - vous avez vos repas principaux alternés, entrées, salades, boissons et desserts. Et ils ont tous une taille de portion prédéfinie.

Ensuite, lorsque vous examinez plus en détail cette technique de productivité, vous vous rendez compte que c'est exactement ce dont il s'agit - un repas complet destiné à combler votre appétit de productivité.

À savoir, la règle 1-3-5 stipule que, pour rester productif pendant une journée de travail, vous devrez bloquer vos activités et responsabilités par leur :

• Priorité,
• Taille, et
• Difficulté.

La 1 grande tâche

La grande tâche est votre priorité pour la journée.

Si vous travaillez dans un environnement d'entreprise, la tâche fait généralement référence à :

• Terminer un projet,
• Respecter un délai,
• Gérer une réunion importante, ou
• Relever le principal défi de la journée.

Bien sûr, il existe une multitude d'exemples, mais vous comprenez l'essentiel : le problème qui vous agace tout au long de la journée est celui que vous devez résoudre immédiatement.

Brian Tracy, l'auteur de l'un des meilleurs livres sur la productivité, a souvent qualifié la tâche la plus importante de la journée de « grenouille ».

Il a utilisé le terme « manger la grenouille » pour expliquer que la meilleure façon de rester productif est de s'attaquer d'abord à la tâche la plus importante de la journée et ensuite seulement de passer aux tâches ou projets suivants de la journée.

Les 3 tâches moyennes

Une fois que votre grande tâche prioritaire est terminée, vous pouvez passer au bloc de responsabilités suivant - les 3 tâches moyennes. Les tâches moyennes représentent généralement les activités qui sont étroitement liées à la grande tâche.

Par exemple, si vous organisez une grande réunion pour discuter des conditions d'un nouveau contrat, les tâches moyennes impliqueraient :

• Appel ou notification des parties,
• Mise en place de la salle de conférence ou création d'un espace de travail virtuel, et
• Fournir aux participants les informations nécessaires relatives à l'ordre du jour de la réunion.

Selon la nature de la grande tâche, vous devrez faire une liste à puces pour déterminer laquelle des 3 tâches moyennes devra être accomplie en premier et concevoir un ordre général d'achèvement.

Les 5 petites tâches

Enfin, vous passez aux 5 tâches plus petites, qui sont généralement décrites comme des "tâches gênantes".

Leur description ne reflète pas leur importance générale, mais elle montre leur pertinence par rapport aux tâches saillantes et moyennes.

Si votre journée de travail le permet, vous pouvez déplacer de petites tâches et les terminer lorsque vous avez un moment pour souffler.

La règle 1-3-5 ne vous empêche pas de déplacer ces tâches au jour ouvrable suivant, mais uniquement si vous savez que vous aurez suffisamment de temps pour les terminer, parallèlement aux 5 nouvelles tâches plus petites.

Pourquoi la règle 1-3-5 est-elle utile ?

En théorie, cette règle de productivité sonne bien - vous divisez votre journée en fonction de vos priorités, faites une liste de ce que vous devez faire, puis vous le faites.

Mais, comment tout cela fonctionne-t-il en pratique et pourquoi ?

Eh bien, la plupart des gens s'appuient sur des listes de tâches, qui sont efficaces.

Cependant, si le travail dans lequel vous travaillez est très exigeant, il est probable que vous n'aurez pas assez de temps pour terminer tout ce que vous avez prévu de faire en un jour ouvrable.

En fait, les statistiques modernes montrent qu'environ 59 % de toutes les listes de tâches sont terminées pendant la journée et que 41 % des tâches restent à flotter dans la dimension "jamais terminée".

La règle 1-3-5 fonctionne car il n'y a aucune pression sur l'utilisateur pour qu'il complète tout. De plus, la règle valorise la priorisation plus que toute autre chose, et la pyramide 1-3-5 sert plus d'instruction que d'obligation. Cela permet également la clémence lorsqu'il s'agit de modifier le calendrier en fonction de l'urgence.

Mettre la règle du 1-3-5 en pratique : Mes observations

Donc, après avoir collecté toutes les données et m'être convaincu que je savais tout sur la règle 1-3-5, j'ai décidé de tenter le coup le lendemain alors que j'étais sur le point de me lancer dans un nouveau projet d'écriture.

Voici mon récit du déroulement de ces jours.

Jour 1 : Ignorance

Comme vous pouvez le deviner d'après le titre, le premier jour a été un cauchemar pour moi.

Je me suis réveillé, j'ai allumé mon ordinateur portable et j'ai commencé à rédiger un brouillon pour toutes mes responsabilités de la journée. L'objectif principal de ce lundi redouté était de faire des recherches pour un projet censé contenir au moins 5 000 mots.

Naturellement, je n'étais pas un peu ravi - mais je savais que le reste des tâches que j'avais à faire ce jour-là étaient simples :

• Contactez l'équipe de conception et demandez-leur de créer une illustration de couverture pour mon prochain blog,
• Avoir une réunion de travail avec un nouvel employé,
• Discutez du projet d'architecture avec un collègue et
• Créer un concept visuel de ce que je vais écrire.

Cela semble facile, non ? Très faisable et hautement faisable.

Eh bien, une fois que mon voisin du dessus a commencé à percer un trou dans mon plafond et à percer accidentellement le câble Ethernet, tout a changé.

Comment s'est passé mon premier jour de pratique de la règle 1-3-5

Dès le matin, j'ai dû faire mes valises, aller au café du coin et y faire mes recherches.

Cependant, il y avait beaucoup de monde et il est presque devenu impossible d'avoir mes réunions là-bas. Il était même logique qu'une meute de lycéens entre dans les locaux dans les minutes qui ont suivi avec une énorme envie de voir qui parlerait le plus fort.

Submergé d'anxiété, j'étais sur le point d'abandonner et d'arrêter, mais la prémisse de la règle 1-3-5 m'est apparue - " Terminez votre tâche principale et passez aux suivantes en conséquence."

J'ai rassemblé mes pensées (et mes 125 onglets ouverts) et j'ai commencé à lire. Une fois que je me suis concentré sur la tâche prioritaire et que j'ai éliminé l'anxiété de ne pas terminer les autres tâches, j'ai réalisé qu'un énorme fardeau avait été enlevé de ma poitrine.

Au fil de la journée, le café est devenu moins encombré et j'ai pu mener la réunion avec le nouveau collègue et même créer une ébauche de mon travail sur la base des recherches menées.

Quand il était 17h00, j'ai réalisé que je n'avais pas fini tout ce que j'avais prévu de faire, mais le concept "sans routine" de la règle 1-3-5 m'a permis de déplacer les tâches inachevées vers les suivantes jour et aller dormir paisiblement.

Voici mon projet de représentation Plaky du 1-3-5 :

Pour supposer, la construction d'un brouillon et la conduite de la réunion de travail entre collègues m'ont pris une heure chacun, tandis que la recherche s'est étalée sur toute la journée.

La journée ressemblait à ceci, vue à travers les lentilles Clockify :

Jour 2 : Réalisation

C'est reparti - café, ordinateur portable et moi-même contre la machine.

Mais d'abord, j'ai décidé de mettre de côté les 2 premières heures et demie de mon temps de travail pour m'occuper des tâches que je n'ai pas finies hier.

J'ai eu une réunion avec un collègue pour discuter des concepts et des ébauches de nos projets suivants, qui a duré environ une heure.

Ensuite, j'ai créé des repères visuels pour m'aider dans le processus d'écriture, qui comprenait des notes et des graphiques.

Une fois cela réglé, il était temps de me concentrer sur ma tâche principale de la journée - écrire l'introduction et la première section de mon projet d'écriture.

Comment s'est passé mon deuxième jour de pratique de la règle 1-3-5

Ce que j'ai immédiatement remarqué, c'est que le processus d'écriture semblait un peu particulier - sain, pour être exact. En d'autres termes, je n'ai pas ressenti le stress d'écriture du "Je ne finirai jamais ça à temps".

J'ai dû admettre que la règle 1-3-5 a porté ses fruits dans ce cas.

Connaissant le déroulement de ma journée et les horaires qui m'attendaient, je pouvais déjà imaginer le rythme et la structure de mon texte. Lorsque j'avais précédemment créé les repères visuels, j'ai également pris 10 minutes pour bloquer ma journée en fonction des activités et des tâches que j'avais à faire. Je n'ai pas connu un tel niveau d'organisation avant d'essayer cette technique.

Je me suis rendu compte que je devais laisser de côté le créneau entre 15h00 et 17h00 pour faire des recherches supplémentaires, mais j'avais aussi une réunion d'équipe de 11h30 à 12h30 Cela me laissait une fenêtre de 2 et une demi-heure pour se concentrer uniquement sur l'écriture.

Naturellement, le "mode délai" s'est déclenché parce que je m'étais conditionné à penser que l'écriture devait être faite ce jour-là - et cela a fonctionné.

Rédiger l'introduction et effectuer des recherches supplémentaires m'ont pris environ 4 heures et demie, et les tâches inachevées combinées à la réunion d'équipe ont duré environ 3 heures et demie.

Pour plus de précisions, voici mon entrée de calendrier Clockify pour la journée :

Jour 3 : Acceptation

Poussé par la foi retrouvée dans la règle 1-3-5, j'avais entrepris de conquérir le lendemain, sans savoir qu'une tempête parfaite était sur le point de frapper.

La tâche principale de la journée consistait à écrire le corps du texte, idéalement 1 000 mots.

Cependant, tout a changé une fois que j'ai créé mon brouillon 1-3-5 pour la journée avec les informations suivantes :

• Mon compte bancaire était bloqué et j'ai dû le résoudre dès que possible,
• J'ai dû planifier une réunion pour discuter de l'œuvre d'un blog précédent sur lequel j'avais travaillé,
• J'ai eu une autre réunion d'équipe,
• J'ai dû quitter mon appartement entre 13h00 et 15h00 (le voisin a encore frappé), et
• J'ai dû faire des recherches supplémentaires .

Mais, ne vous inquiétez pas, car le 1-3-5 était là pour me sauver.

Eh bien, c'était un peu le cas, mais pas vraiment - je vais vous expliquer pourquoi.

Comment s'est passé mon troisième jour de pratique de la règle 1-3-5

Essentiellement, j'ai utilisé les deux heures que mes voisins du dessus consacrent habituellement à la rénovation pour aller à la banque et faire des recherches au café - heureusement, pas de lycéens cette fois.

À mon retour, je savais que je devais me concentrer sur l'écriture et repousser l'autre réunion d'au moins 2 heures, afin que je puisse rédiger un peu. Je suis resté plus longtemps dans la journée pour compenser les heures passées à la banque, mais c'était le temps que j'allouais à la réunion - et cela me convenait parfaitement.

Malheureusement, je n'ai pas écrit le nombre de mots que j'avais prévu — mais je savais que j'avais moins d'obligations dans les jours suivants, ce qui me permettrait par conséquent de me concentrer uniquement sur l'écriture.

La course bancaire a duré environ 2 heures et la réunion d'équipe a duré environ une heure, soit environ 3 heures. Lorsque le mode focus a démarré, j'ai écrit pendant environ 2 heures et j'ai ensuite eu une réunion avec l'équipe de conception.

En plus de répondre aux e-mails, toute la journée a été tracée comme ceci :

Les deux jours suivants : Finalisation

Alors que mon emploi du temps chargé touchait à sa fin, je n'avais rien d'autre à faire qu'écrire.

Par conséquent, les jours suivants, j'ai essayé très fort de ne pas perdre la tête en écrivant 1 000 mots par jour.

Bien sûr, il y a eu des interruptions occasionnelles – aider et obtenir de l'aide de collègues, répondre à des e-mails et participer à des ateliers et des discussions en ligne.

Je pouvais ressentir et récolter les bénéfices du respect de la règle 1-3-5.

En toute honnêteté, il existe des emplois et des professions où cette méthode pourrait grandement façonner la culture de travail d'une personne, comme les emplois très exigeants avec une multitude de tâches quotidiennes.

Quant à moi, consultez mes 2 cents sur les avantages, les inconvénients et les conclusions que j'ai trouvées sur la règle 1-3-5 dans les lignes suivantes.

Les avantages de la règle 1-3-5

Malheureusement, je n'ai pas pu ressentir les effets de cette règle dans toute sa splendeur car je n'avais pas autant de tâches par jour que d'autres personnes.

Cependant, je pouvais dire que les outils organisationnels qui accompagnent l'utilisation de cette technique ont vraiment aidé à alléger certains des fardeaux que nous subissons tous au quotidien.

D'après ce que j'ai trouvé dans la pratique, le 1-3-5 vous permet de planifier votre journée à l'avance, de contourner le problème lorsque vous recevez de nouvelles tâches et de jongler avec tout le reste. Lorsque quelque chose ne va pas dans votre sens, vous pouvez toujours changer certaines choses et rendre votre emploi du temps plus confortable.

De plus, planifier votre journée et organiser vos responsabilités au bon moment affectera grandement vos compétences en matière de suivi et de gestion du temps, en général.

Les inconvénients de la règle 1-3-5

Comme vous pouvez le constater, les avantages de la règle 1-3-5 ne sont pas pleinement visibles lorsque vous avez quelques tâches principales dans une journée et aucune tâche plus petite.

De plus, le 1-3-5 ne peut pas vraiment vous aider à vous concentrer à moins que vous ne décidiez vraiment qu'il est temps de faire quelque chose.

C'est pourquoi il est recommandé d'utiliser des méthodes supplémentaires pour vous aider à rester concentré, en plus du 1-3-5.

Par exemple, de nombreux experts suggèrent d'écouter de la musique de jeux vidéo pendant le travail. Les bandes sonores originales de jeux vidéo ont été conçues pour garder le joueur en « transe » et entièrement occupé par le gameplay – mais des recherches ont montré que le même effet peut être obtenu dans un environnement de travail, si vous ne choisissez judicieusement votre bande sonore.

Par exemple, la musique du « boss principal » peut être utilisée pendant que vous vous occupez d'une tâche importante, et vous pouvez utiliser les bandes sonores d'arrière-plan « création de tension » pour des tâches plus petites. C'est amusant et cela améliore votre concentration !

Ma note globale de la règle 1-3-5

De ma courte expérience, j'ai conclu que l'attraction principale derrière la règle 1-3-5 est le manque de facteurs obligatoires.

Cette technique de gestion du temps ne vous confine pas aux dogmes de travail traditionnels.

Même si vous travaillez probablement un quart de travail de 8 heures, la répartition du temps et des responsabilités dépend de vous et de vos prouesses organisationnelles - pour le meilleur ou pour le pire.

J'ai également remarqué que cette règle peut être appliquée à des problèmes non liés au travail. Si vous partez en vacances et que vous essayez de regrouper de nombreuses activités dans une escapade d'une semaine, la méthode 1-3-5 peut certainement être bénéfique.

De plus, vous n'avez pas besoin de modèles fantaisistes lorsque vous avez besoin de planifier votre journée - vous pouvez être aussi démodé que vous le souhaitez et noter tout ce dont vous avez besoin sur un morceau de papier.

Note finale : ★★★★☆

Réflexions finales sur la règle 1-3-5

En substance, je recommanderais la règle 1-3-5 à tout le monde - employés, étudiants et tous ceux qui ont peur de trop travailler. Il vous aide à rester au courant des choses, à concevoir le meilleur plan d'action et à tout terminer à temps.

Je n'appellerais pas nécessairement cela la meilleure technique/règle de gestion du temps, mais cela sert l'objectif. C'est une façon soignée et clairement structurée de se rassembler pendant les périodes de désordre - et, en fin de compte, cela vous donne l'impression que votre temps de travail en valait la peine.

️ Il existe de nombreuses techniques et méthodes de gestion du temps à essayer. Si vous en connaissez un qui diffère du 1-3-5, assurez-vous de nous le faire savoir à [email protected] et nous pourrions inclure vos réflexions dans l'un de vos prochains blogs. De plus, si vous avez apprécié la lecture de cet article, veuillez le partager avec quelqu'un qui pourrait le trouver utile.