Cómo escribir una propuesta en 10 sencillos pasos [Plantillas incluidas]

¿Qué es una propuesta?

Una propuesta es un documento que describe un proyecto o servicio para aclarar los detalles y obtener el acuerdo de todas las partes involucradas. Las propuestas suelen incluir el enfoque general del servicio, plazos importantes y entregables clave.

Para obtener los mejores resultados, utilice el software de propuestas en lugar de un PDF. De esta manera, obtendrá características importantes para las ventas, como firmas electrónicas, control de marca y contenido, y visibilidad completa de la actividad de visualización del cliente.

Las 9 partes importantes de una propuesta

Hay muchas maneras diferentes de estructurar una propuesta. A través de nuestra investigación de propuestas exitosas, descubrimos que los documentos ganadores generalmente incluyen estas secciones clave:

1. Portada

2. Resumen ejecutivo

3. Acercarse

4. Sobre nosotros

5. Entregables

6. Precios

7. Términos y condiciones

8. Estudios de casos (o prueba social)

Cada propuesta puede nombrar estas secciones clave de manera diferente o ponerlas en un orden diferente.

Independientemente de las secciones que elija, asegúrese de incluir una tabla de contenido. Si usa Proposify, la tabla de contenido se muestra automáticamente en el lado izquierdo, por lo que los clientes pueden hacer clic fácilmente para revisar las diferentes secciones nuevamente. Como puede imaginar, la sección de precios a menudo se ve varias veces antes de tomar una decisión.

Propuestas vs informes

Mientras que una propuesta se usa para lanzar un nuevo proyecto o servicio (ya sea a un cliente o internamente a su jefe), un informe está diseñado para compartir detalles sobre un proyecto que ya se llevó a cabo. Utilice informes para auditar las operaciones comerciales o compartir el éxito de una campaña de marketing.

Cómo escribir una propuesta en 10 sencillos pasos

Siga nuestro proceso paso a paso, ya que usamos nuestra plantilla de propuesta publicitaria . Si bien el contenido de los ejemplos es específico de la publicidad, esta plantilla se puede ajustar fácilmente para adaptarse a cualquier industria o tipo de proyecto.

Paso 1. Descubre las necesidades y requisitos

No se puede escribir una gran propuesta sin un gran lanzamiento.

Tómese el tiempo para comprender qué necesita su cliente, cuáles son sus objetivos, qué le preocupa y qué resultados le interesan más.

Si está presentando un proyecto internamente, asegúrese de hablar con diferentes partes interesadas y miembros de su equipo.

Consejos para el descubrimiento:

• Durante las sesiones de descubrimiento, haga las preguntas adecuadas para averiguar si el cliente merece su tiempo. ¿Se ajustan a tu perfil de cliente ideal? ¿Están listos para implementar su solución? Establezca criterios para determinar si este prospecto está listo incluso para recibir una propuesta para usted. Y asegúrese de actualizar sus criterios con el tiempo a medida que aprende más sobre su cliente ideal.

• Descubra y maneje proactivamente las objeciones. Pregúntele al cliente sobre cualquier inquietud, vacilación o momentos en los que los proveedores de servicios lo hayan quemado anteriormente. De esta manera, sabrá exactamente qué puntos cubrir en su propuesta.

• Obtenga un acuerdo verbal del cliente sobre su presentación y enfoque antes de ponerlo por escrito con una propuesta.

Paso 2. Crea la portada

Comience la escritura de su propuesta con una portada convincente (también conocida como la página de título). Las imágenes y el estilo ocupan un lugar central aquí: después de todo, es su primera impresión. En cuanto al texto, solo necesita un título de propuesta y detalles clave como el nombre de su empresa, el nombre del cliente, la fecha y su información de contacto.

Nuestro ejemplo de propuesta presenta un diseño brillante y audaz y todos los detalles que necesita. No existe una "única forma" de hacer esto correctamente, siempre y cuando siga las pautas de su marca.

Consejos para crear portadas:

• Dale a tu proyecto un título orientado a los resultados que inmediatamente pondrá en perspectiva todo el discurso y la inversión.

• Asegúrate de elegir una plantilla de propuesta que coincida con el estilo de tu marca, ya que será fácil cambiar los colores y el texto más adelante.

Paso 3. Escribe la carta de presentación

Ahora es el momento de escribir su carta de presentación. Esta es una de las secciones de propuesta más desafiantes para escribir porque realmente establece el tono para el resto de su presentación.

La carta de presentación (también conocida como resumen ejecutivo) debe hacer más que solo proporcionar una descripción general. Esta sección debe ser lo suficientemente persuasiva para convencer a su cliente de leer el resto de la propuesta.

Apela a sus deseos, aborde sus puntos débiles clave y haga que se entusiasmen con la transformación que puede brindarles. Asegúrese de crear mensajes convincentes y relevantes específicamente para cada comprador individual.

Consejos para escribir cartas de presentación:

• Asegúrese de que la copia esté en la marca. Eso podría significar divertido e irreverente o serio y formal.

• Céntrese en el resultado del servicio, ya sea la adquisición de clientes, la mejora de la seguridad de las instalaciones o un evento memorable.

Paso 4. Crea una biografía de la empresa

Antes de pasar al enfoque del proyecto y la fijación de precios, es inteligente contarle al cliente potencial un poco sobre su empresa.

Esta sección podría incluir información básica, como su fecha de fundación y el nicho en el que se enfoca, así como los derechos de fanfarronear de las pequeñas empresas, como premios, resultados promedio o alcance de la audiencia.

Si se trata de un lanzamiento interno, puede escribir sobre su equipo en lugar de toda la empresa.

En nuestra propuesta de ejemplo, hay una página para la biografía de la empresa y una página para las estadísticas de la empresa que son importantes para el cliente potencial.

Consejos para escribir biografías de empresas:

• Aunque esta sección es sobre usted, encuentre formas de hacerla sobre su posible cliente. Incluya los detalles de la empresa que demuestren que puede obtener los resultados que buscan.

• Se creativo. En lugar de solo un muro de texto, ¿puedes usar íconos o estadísticas para mostrar quién eres?

• Asegúrese de guardar esta sección como plantilla para reutilizarla en futuras propuestas. No tiene que modificar esto para cada cliente, pero es posible que desee crear biografías de empresas ligeramente diferentes para diferentes servicios (si ofrece servicios muy diferentes).

Paso 5. Agrega prueba social

Le recomendamos que incluya pruebas sociales inmediatamente después de la sección de biografía de su empresa. De esta manera, usas las palabras de tus clientes anteriores para respaldar las cosas buenas que acabas de decir sobre ti.

La prueba social puede ser testimonios, miniestudios de casos, reseñas y promedios de calificación de estrellas.

Si está realizando trabajos creativos o de construcción, es posible que desee incluir un par de ejemplos de carpetas.

Consejos para usar la prueba social:

• Haga coincidir el testimonio o la reseña con el tono. Tenga un banco de testimonios para elegir para que siempre pueda elegir los más relevantes.

• Sé conciso. Es posible que desee recortar o editar testimonios largos para que cada uno tenga menos de 50 palabras. De lo contrario, es posible que los posibles clientes no los lean.

• Continúe recopilando pruebas sociales de manera proactiva. Pídeles a los clientes satisfechos que escriban un testimonio o te evalúen en línea

Paso 6. Resuma el enfoque central

Ahora es el momento de vender sus servicios. Cree una sección de enfoque para mostrar lo que quiere que planee ofrecer al cliente.

Hay tantas maneras diferentes de escribir esta sección, ya que realmente depende de lo que estés lanzando. Puede dividir el trabajo en categorías con viñetas o descripciones para cada categoría. O bien, puede escribir algunos párrafos que describan la solución propuesta y por qué cree que es la mejor opción para el cliente.

Consejos para escribir secciones de enfoque:

• Considere darle a esta sección un nombre único, como La ruta del proyecto , Nuestro plan o Manos a la obra .

• Reforzarlo con detalles adicionales. Puede incluir una lista de entregables, un desglose más detallado del alcance de los servicios o una ilustración de la línea de tiempo con hitos importantes.

  

• Si no tiene opciones de paquetes y solo hay un precio en la lista, entonces esta sección debe ser muy detallada. Si hay precios y opciones de servicio, entonces esta sección será más simple y la siguiente sección tendrá los desgloses del servicio (opciones por paquete).

Paso 7. Crea una tabla de precios

Al escribir propuestas, asegúrese de dedicar suficiente tiempo y atención a la sección de precios. Todos los detalles y opciones que proporcione ayudarán a los clientes a comprender mejor lo que obtienen.

Recomendamos llamar a esta sección "Su inversión", ya que ayuda a recordar a los compradores potenciales la inversión que están haciendo en su negocio.

En nuestro ejemplo a continuación, verá 3 opciones de paquetes en la primera página de la sección de precios. Y luego, el cliente puede seleccionar su opción de paquete en la segunda página. Esto actualizará automáticamente el precio total de la propuesta.

Consejos para la propuesta de precios:

• Use precios opcionales cuando sea posible, como paquetes, duración de proyectos o complementos, porque se sabe que estos métodos afectan positivamente las tasas de cierre.

• Asegúrese de aclarar los diferentes tipos de costos, como los costos por hora versus los costos fijos para una presentación de gestión de eventos.

Paso 8. Escribe biografías para los miembros de tu equipo

En el Paso 4, creó una biografía para su empresa para vender la experiencia de su empresa y demostrar que tiene lo que se necesita para tener éxito en el servicio que está ofreciendo.

Ahora es el momento de mostrarle a su cliente los seres humanos reales con los que trabajará si decide trabajar con usted. Piense en esto como la sección "está en buenas manos" .

Incluya las caras con las que el cliente interactuará, asegurándose de especificar los talentos únicos de su equipo y lo que aportan.

Consejos para escribir biografías de equipos:

• Solo incluye biografías para un máximo de 6 personas. Podría escribir biografías para toda la empresa (para una empresa muy pequeña), el equipo ejecutivo o las personas que manejarán la cuenta si se gana la propuesta.

• Use esta sección para mostrar no solo sus credenciales sino también su personalidad. Diviértete con él, pero como siempre, mantente en la marca. Una propuesta formal podría saltarse las bromas y ceñirse solo a los elogios.

Paso 9. Agrega tu contrato comercial

Esta sección de la propuesta debe incluir los detalles contractuales que formalizarán el acuerdo. De esta manera, puede enviar la propuesta comercial y no tiene que enviar también un contrato por separado.

Es posible que tenga varias páginas de cláusulas legales o una simple declaración de trabajo.

Consejos para redactar contratos de propuesta:

• Si la declaración de trabajo no está ya aclarada en la parte central de la propuesta, asegúrese de incluirla aquí.

• Incluir una cláusula sobre devoluciones, cancelaciones y modificaciones del proyecto.

• Asegúrese de que su equipo legal lo ayude a redactar la sección del contrato para que sepa que cumple con los requisitos de su empresa.

Paso 10. Firme y envíelo para su firma

Y, por último, debe escribir su página de firmas electrónicas y agregar una firma electrónica para usted y otra para su cliente.

Tan pronto como un cliente haya elegido sus opciones de precios, puede firmar la propuesta para comenzar el proyecto.

Sugerencias para agregar firmas electrónicas de propuestas:

• Escriba un mensaje encima de la firma que ayude a cerrar el trato. Hable sobre lo emocionado que está por comenzar y aclare cuáles serán los siguientes pasos inmediatos después de que se firme la propuesta.

• ¡Firma siempre tus propuestas antes de enviarlas! Nuestra investigación muestra que es más probable que una propuesta se cierre si ya la ha firmado cuando el cliente la abre.

• Revise el análisis de su propuesta para saber cómo hacer un seguimiento con los clientes. Por ejemplo, si un cliente aún no ha abierto la propuesta, recuérdele que lo haga. Pero si lo han abierto varias veces, pregúntales si tienen alguna pregunta o si les gustaría modificar el proyecto.

Directrices de redacción de propuestas específicas de la industria

Cada industria tiene su propia propuesta de redacción de mejores prácticas. Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta.

Software

Al escribir una propuesta de software, asegúrese de incluir amplia información sobre cómo ayudará al cliente a implementar y utilizar su software. Eso podría parecer sesiones de capacitación del personal, integraciones personalizadas, una implementación piloto, etc.

Construcción

En la industria de la construcción, es probable que reciba una solicitud de propuestas (RFP) de grandes corporaciones y agencias gubernamentales. Así que asegúrese de verificar los detalles de la RFP para que su propuesta solicitada cubra toda la información requerida.

Por lo general, debe incluir un desglose muy detallado de precios y cronogramas, y es posible que deba mostrar su cumplimiento de los requisitos estatales y del condado, ya sea para certificaciones, protecciones ambientales, etc.

Marketing

El marketing tiene que ver con los resultados. Debe incluir un par de formatos diferentes de prueba social, como estadísticas con resultados de clientes y testimonios. El marketing también requiere mucha creatividad, independientemente del canal, así que asegúrese de mostrar el lado creativo de su empresa con encabezados de propuestas e imágenes únicas.

Eventos

Cuando esté escribiendo una propuesta para la gestión de eventos, catering o algún otro servicio, debe tener en cuenta un par de cosas. Primero, asegúrese de obtener testimonios de los asistentes al evento, no solo de sus clientes directos. Además, su sección de precios debe incluir los costos fijos (como un lugar) y los costos variables (como las horas de su equipo decorando el evento o la barra del lugar al final de la noche). Para cualquier costo variable, proporcione una estimación que sea un 10% más alta de lo que realmente espera.

3 plantillas de propuesta

Proposify ofrece docenas de plantillas de propuestas para guiar su escritura y ayudarlo a ganar acuerdos. Estos son algunos de nuestros favoritos.

1. Plantilla de propuesta de trabajo de construcción

Esta plantilla, preparada para la industria de la construcción, incluye proyectos anteriores que sirven como piezas de cartera, un resumen detallado del proyecto con los elementos que se espera que proporcione el cliente y un cronograma del proyecto.

2. Modelo de propuesta contable

Si bien esta plantilla se creó para los servicios de contabilidad, se puede modificar fácilmente para adaptarse a varios servicios de consultoría. Las secciones superiores incluyen la carta de presentación, la página sobre nosotros, el resumen del proyecto con los objetivos y el desglose del servicio, y una estimación de precios detallada.

3. Plantilla de propuesta de catering

Con esta plantilla de propuesta de catering para eventos, obtendrá una página de presentación breve y agradable, una biografía de la empresa más larga, una muestra de comida, detalles del evento (excelente para manejar de manera proactiva cualquier confusión o mezcla), un panel de estado de ánimo temático y una muestra de menú. .

Esta propuesta podría adaptarse a otros tipos de trabajo creativo, como fotografía, decoración de tiendas minoristas o servicios de maquillaje.

Próximos pasos: escribe tu propia propuesta

Para redactar una propuesta efectiva, debe comenzar con una sólida comprensión de las necesidades del cliente. De esta manera, puede poner los resultados deseados y la transformación al frente y al centro. Escriba una carta de presentación, un resumen del proyecto, una biografía de la empresa y una tabla de precios para aclarar lo que recibirá el cliente y al mismo tiempo vender su empresa como el mejor proveedor de soluciones.

Puede escribir fácilmente una propuesta utilizando nuestras plantillas de propuesta detalladas y bellamente diseñadas.

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