Cómo escribir un comunicado de prensa: 11 consejos para una copia fresca

Si bien los comunicados de prensa son una parte esencial del marketing en línea y las comunicaciones digitales, son difíciles de escribir y pocas personas entienden su estructura. Debido a esto, muchas empresas y comerciantes contratan a escritores o periodistas expertos para que escriban comunicados de prensa para ellos. Sin embargo, es importante comprender el formato y cómo escribir un comunicado de prensa para que pueda reconocer un buen comunicado de prensa cuando lo vea.

Entonces siempre puede evaluar el contenido de su comunicado de prensa y tener más éxito al promocionar su imagen de marca y nuevos productos.

Si bien los comunicados de prensa pueden parecer extraños, todos contienen elementos específicos que deben estar presentes en cada comunicado de prensa que emita.

En palabras de Robert Wyne, un destacado colaborador de Forbes, los comunicados de prensa “son fórmulas por naturaleza, pero también lo son la poesía, los tuits, las columnas y otras comunicaciones escritas. Todo el mundo tiene limitaciones. Los chefs trabajan en una sartén de 8 pulgadas para crear una tortilla, y los grandes saben cómo elegir los mejores ingredientes y mezclarlos para crear una sensación sabrosa. Los escritores pueden aderezar sus oraciones dentro de los límites de un comunicado”.

Cuando sepa qué incluir en su comunicado de prensa y cómo estructurarlo, su material de relaciones públicas será más oficial, creíble y útil para los lectores. Esto es cierto ya sea que planee escribir sus comunicados de prensa usted mismo o contratar a otra persona para que lo haga por usted.

Síganos mientras compartimos los 11 pasos necesarios para crear un comunicado de prensa elaborado por expertos.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es una declaración oficial de una empresa u organización que comparte noticias con los medios de comunicación y el público. Es un documento formal utilizado para distribuir información relevante en un formato simple de una página. El objetivo de un comunicado de prensa es atraer la atención de los medios de comunicación y del público.

¿Cuándo debe usar un comunicado de prensa?

Como documento oficial de los medios, los comunicados de prensa deben reservarse para eventos de interés periodístico. Si se usa con demasiada frecuencia para actualizaciones insignificantes, es posible que se ignoren sus lanzamientos.

Los comunicados de prensa se utilizan comúnmente para los siguientes tipos de anuncios o eventos:

• Lanzamiento de productos
• Cambios significativos en el servicio
• Contratación o salida de ejecutivos de empresas
• Anuncios de financiación
• Noticias de última hora
• Eventos públicos y privados
• Grandes inauguraciones e inauguraciones

Comunicados de prensa versus anuncios de la empresa

Para el lector inexperto, un comunicado de prensa puede parecer un término elegante para un anuncio de la empresa. Si bien un comunicado de prensa es técnicamente un anuncio, desde una perspectiva periodística, se considera una fuente principal que se puede citar.

Los comunicados de prensa son la fuente de información oficial. Si una empresa comparte la misma noticia de otra manera, como un tweet o un blog, es probable que se vincule al comunicado de prensa oficial.

Dado que están estructurados de manera más formal, los comunicados de prensa también se diferencian de otros tipos de anuncios porque están destinados a ser compartidos por los medios de comunicación.

11 pasos para escribir un comunicado de prensa

No importa qué tipo de negocio tenga, los comunicados de prensa son fundamentales. Son un medio ideal para informar a los medios, a Google y a sus lectores cuando ha sucedido algo nuevo y emocionante dentro de su empresa. Use comunicados de prensa para anunciar asociaciones, lanzamientos de productos, nuevas contrataciones y más.

Si su empresa nunca antes ha escrito un comunicado de prensa, no se preocupe. Nuestros 11 consejos fundamentales lo guiarán a través del proceso.

1. Use el lenguaje de lanzamiento correcto

Al enviar un comunicado de prensa a un medio de comunicación, debe informarles cuándo desea que se publique. Si está listo para que su comunicado de prensa salga al público ahora mismo, use las palabras "PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA" en la parte superior.

Sin embargo, si necesita retener el lanzamiento hasta una fecha determinada (esto es común con los lanzamientos de productos), coloque "RETENER EL LANZAMIENTO HASTA" junto con la fecha especificada.

Esta es una parte importante de su artículo de comunicado de prensa porque les dice a los lectores y periodistas cuándo desea ver su artículo en la web o impreso. También le brinda control sobre cuándo el comunicado de prensa llega a los medios, lo que puede tener un impacto masivo en el éxito de sus esfuerzos de lanzamiento de prensa.

2. Use el logotipo y los colores de su empresa

La marca en un comunicado de prensa es crucial si desea que sus lectores sepan lo que representa su marca. Para que sus comunicados de prensa sean más impactantes y reconocibles, utilice los logotipos y colores de su empresa en la sección de titulares.

Vea cómo la empresa de conducción autónoma Motional agregó su logotipo en la parte superior de un comunicado de prensa reciente:

3. Incluya palabras clave en los titulares de sus comunicados de prensa

Al igual que en otros tipos de contenido en línea, debe incluir palabras clave de SEO en los titulares de sus comunicados de prensa. Esto facilita que los motores de búsqueda encuentren y clasifiquen su comunicado de prensa al tiempo que garantiza que los medios y sus lectores entiendan de qué se trata su comunicado de prensa.

Recuerde: no desea exagerar con las palabras clave, solo inclúyalas de forma natural como lo hace con otro contenido.

Vea cómo Apple hace esto en un comunicado de prensa publicado el 6 de diciembre de 2022. En este caso, puede asumir con seguridad que las palabras clave a las que se dirigió Apple incluyen "precios de la App Store":

Otra consideración es la capitalización de sus titulares. Si está siguiendo el estilo oficial de mayúsculas de AP, todas las palabras en su título deben estar en mayúsculas, excepto las preposiciones y las palabras de menos de cuatro letras.

Como puede ver en el ejemplo anterior, Apple solo puso en mayúscula los nombres propios. Sin embargo, publicaron el comunicado de prensa en su sitio web. Si hubieran publicado el comunicado de prensa en un sitio web oficial de noticias, elegir el uso de mayúsculas y minúsculas sería la mejor opción.

Para obtener los mejores resultados, mantenga sus títulos por debajo de los 160 caracteres. Más tiempo que eso y los lectores pueden perder interés, y corre el riesgo de que Google trunque su título.

Su titular debe despertar el interés de un grupo demográfico muy limitado: los periodistas. Si bien es posible que desee escribir para sus clientes, un comunicado de prensa es para la prensa. Asegúrese de que su título sea fáctico, informativo y que llame la atención.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a escribir titulares de comunicados de prensa más efectivos:

• Use números : los números son más fáciles de entender que las descripciones vagas. Por ejemplo, ¿preferiría leer: “Aumento de ventas en el cuarto trimestre” o “Aumento de ventas en un 40% en el cuarto trimestre”?
• Piense en un comunicado de prensa como un artículo de periódico: si lee una lista de titulares de artículos de periódico y titulares de comunicados de prensa, es probable que no pueda diferenciarlos. Cuando escriba el título de su comunicado de prensa, piense como un periodista y genere el mayor impacto posible con un espacio limitado.
• Use el tiempo presente: incluso si algo ya sucedió, un comunicado de prensa debe hablar de ello en tiempo presente, especialmente en el titular. En lugar de "La empresa X contrató a un nuevo director ejecutivo", cámbielo a "La empresa X contrató a un nuevo director ejecutivo".
• Evite el lenguaje de ventas: puede ser tentador alentar a las personas a comprar algo de su negocio en un comunicado de prensa. Sin embargo, los comunicados de prensa son para compartir información, no para promocionar productos. Si está compartiendo información sobre el lanzamiento de un nuevo producto, su título debe hablar sobre por qué el producto es importante, no por qué alguien debería comprarlo.

4. Escribe un párrafo de resumen

Cada comunicado de prensa incluye un párrafo de resumen colocado después del título. Esto resume brevemente su anuncio. Además, la mayoría de estos párrafos de resumen se quedan entre una y cinco oraciones. Algunos incluso están formateados como viñetas.

Este pequeño párrafo es fundamental porque ayuda a los lectores a comprender de inmediato si deben interactuar con el comunicado de prensa o seguir adelante para encontrar algo que se adapte mejor a sus necesidades. También puede ayudar a los periodistas ocupados a comprender por qué su comunicado de prensa es importante y decidir si quieren cubrirlo.

Aquí hay un ejemplo de cómo se ve un buen párrafo de resumen, de un comunicado de prensa reciente de Ford:

Notarás que Ford incluye un resumen de una oración en cursiva para que se destaque.

Considere escribir este párrafo al final para asegurarse de que siga siendo un resumen. De esa forma no incluyes ninguna información nueva.

Agregar una o dos palabras clave en este párrafo también podría ser útil, según la longitud de su resumen. Es fácil olvidar el nombre de su empresa en un título, así que asegúrese de que esté en el resumen si lo omite.

Finalmente, con una cantidad limitada de información para incluir, asegúrese de que cada oración sea lo más clara y concisa posible. Solo tiene unas pocas oraciones para convencer a sus lectores de que su comunicado de prensa vale la pena.

5. Incluya la ciudad, el estado, el mes, el día y el año

Si bien los comunicados de prensa están destinados a audiencias amplias, también es importante relacionarlos con su ubicación geográfica. Esto significa incluir la información de su ubicación. Mientras escribe su comunicado de prensa, agregue la ciudad, el estado, el mes, el día y el año de publicación.

Aquí hay un ejemplo de eso del mismo comunicado de prensa de Ford:

Esta información agrega contexto a su comunicado de prensa y ayudará a orientar al lector sobre cuándo salió la información. Además, la ciudad actual y la fecha de publicación ayudan a los lectores a reconocer el comunicado de prensa como reciente y relevante.

6. Elabora tu primer párrafo

El primer párrafo, también conocido como el "principio" del comunicado de prensa, debe contener el propósito principal de su comunicado de prensa.

Hay seis elementos que debe incluir aquí:

• Quién: ¿De quién es el comunicado de prensa? ¿Quién es la empresa, o los principales actores involucrados en este documento?
• Qué: ¿Cuál es el tema del comunicado de prensa? ¿Por qué debería importarle a los lectores?
• Por qué: ¿Por qué está enviando el comunicado de prensa? ¿Cómo afecta a tus clientes o lectores?
• Cuándo: ¿Cuándo tiene lugar el tema del comunicado de prensa?
• Dónde: ¿Dónde está ubicada su empresa? Si hay un evento que la gente necesita saber, ¿dónde se lleva a cabo?
• Cómo: ¿Cómo proporciona valor el tema de su comunicado de prensa? ¿Cómo ayuda a tus lectores?

Incluir esta información orientará mejor al lector y lo ayudará a comprender el propósito de su comunicado de prensa.

Mira cómo la NASA incluye todos estos elementos en un comunicado de prensa emitido el 11 de diciembre de 2022:

La NASA responde a cada pregunta:

• ¿OMS? Nave espacial Orión de la NASA
• ¿Qué? Amerizaje de la nave espacial Orion
• ¿Por qué? Muestra la progresión de la misión para volver a la Luna
• ¿Cuando? 11 de diciembre de 2022 a las 9:40 a. m. PST
• ¿Dónde? Océano Pacífico, al oeste de Baja California
• ¿Cómo? Anuncia misión espacial sin precedentes

7. Desarrollar el Cuerpo del Comunicado de Prensa

El cuerpo de su comunicado de prensa debe ampliar el contenido del primer párrafo. Cada párrafo no debe tener más de tres o cuatro oraciones. Divida el cuerpo en consecuencia, pero asegúrese de que cada párrafo sea cohesivo y fluya bien desde el párrafo anterior.

En estos párrafos, compartirá datos sobre el tema de su comunicado de prensa. Por ejemplo, si está anunciando un nuevo producto, compartiría detalles sobre sus características. Sin embargo, si está contratando a un nuevo director ejecutivo, compartiría algunos antecedentes sobre la nueva persona.

El cuerpo de un comunicado de prensa debe incluir una cita, si es posible. Si hay alguien significativo que pueda ofrecer un comentario relevante y valioso, debe agregarlo. Esto les dará a sus lectores una visión objetiva de su comunicado de prensa y, si cita a expertos, hará que su comunicado de prensa se destaque como creíble.

Considere este ejemplo de un comunicado de prensa de American Airlines. La aerolínea se mudó a una nueva terminal en el aeropuerto JFK y recibió una cita del gobernador de Nueva York:

También puede considerar agregar contenido multimedia adicional, como fotos o videos. Sin embargo, debe limitar esto a dos piezas de contenido. En algunos casos, como si está enviando un correo electrónico con su comunicado de prensa, podría ser mejor incluir un enlace a la fuente en lugar de insertarlo en el comunicado de prensa. Por ejemplo, incluya un enlace a un video que el lector pueda encontrar en YouTube en lugar de aumentar el tamaño de su comunicado de prensa.

8. Termine con un último párrafo convincente

Considere su último párrafo como un espacio para sus comentarios finales. Si está lanzando un nuevo producto, coloque los productos disponibles aquí. También puede poner la marca comercial del producto y cualquier información pertinente que pueda tener y que no quepa en el cuerpo.

Este párrafo debe brindarle a su lector toda la información que necesita para comprender los "próximos pasos". Incluso si esos detalles son dónde encontrar su próximo evento o cómo contactar a su nuevo gerente de recursos humanos.

9. Acerca de la empresa (información repetitiva)

Después de los párrafos del cuerpo, debe agregar la información de su empresa, llamada repetitivo. Aquí es donde puede compartir algunos de los méritos y logros de su empresa, pero no se extienda demasiado, ya que esto lo pondrá en riesgo de sonar como si estuviera vendiendo su empresa con fuerza.

La información repetitiva está diseñada para dar a los periodistas información general que pueden incluir en sus escritos sobre su empresa. Esto les dará a sus lectores más contexto y ayudará a que su empresa sea más profesional y reconocible. La información repetitiva rara vez cambia, por lo que puede usar el mismo texto una y otra vez. Simplemente verifique dos veces su precisión cada vez en caso de que algo haya cambiado.

Aquí hay un ejemplo del mismo comunicado de prensa de American Airlines:

Observe cómo incluye información de la compañía tanto para American Airlines como para British Airways. Esto se debe a que el comunicado de prensa trata sobre ambas empresas. Si escribe un comunicado de prensa sobre una sociedad comercial, debe incluir información repetitiva para todas las empresas involucradas.

10. Agregue su información de contacto actual

Después de leer su comunicado de prensa, los periodistas o clientes potenciales querrán saber cómo contactarlo. Por eso es crucial incluir su información de contacto actual en su comunicado de prensa.

Para obtener los mejores resultados, incluya su dirección de correo electrónico, número de teléfono y un enlace al sitio web y los perfiles sociales de su empresa. Asegúrese de que la información que incluya esté actualizada para que las personas nunca tengan problemas para ponerse en contacto con usted.

11. Átalo con un lazo

Al final de su comunicado de prensa, debe incluir la palabra FIN o tres signos de almohadilla (###). Esto les dirá a sus lectores que han llegado al final y que no vendrá nada más.

Consejos rápidos para mejores comunicados de prensa

Con una comprensión de la estructura general del comunicado de prensa, estará mejor equipado para reconocer un buen comunicado de prensa cuando lo vea. Para que sus comunicados de prensa sean aún mejores, aquí hay algunos consejos más:

1. Escritura

• Escriba en tercera persona: a menos que esté usando una cita directa, las palabras "yo", "nosotros" y "usted" no tienen cabida en los comunicados de prensa. Una voz profesional es fundamental y hará que su comunicado de prensa se sienta más autorizado.
• Escriba a sus lectores: los comunicados de prensa están destinados a los lectores. Ponte en su lugar para comprender mejor su perspectiva y sus preocupaciones.
• Sea breve: los comunicados de prensa deben tener una página o entre 400 y 500 palabras.
• No se ande con rodeos: un comunicado de prensa no es lugar para una comunicación ineficiente. Usted es su punto claramente y elimine cualquier palabra, frase o enfoque que no aclare inmediatamente su punto.
• Mantenga los adjetivos al mínimo: los adjetivos distraen y son difíciles de leer. Limítelos para obtener comunicados de prensa más claros y eficientes.
• Manténgalo objetivo: los lectores responden mejor a un comunicado de prensa que brinda los detalles necesarios de un producto/evento sin exagerar. Cuanto más objetivo y neutral pueda ser su comunicado de prensa, mejor.
• Deshágase de la jerga: la jerga hace que su comunicado de prensa sea difícil de entender e inaccesible para muchos lectores. Cortarlo siempre que sea posible.
• Corrija y edite cuidadosamente: lea su comunicado de prensa cuidadosamente para ayudar a evitar errores costosos. Los errores ortográficos, gramaticales o fácticos pueden hacer que su comunicado de prensa parezca poco profesional. Antes de publicar, lea el comunicado de prensa en voz alta para asegurarse de que suene bien.

2. Distribución

• No sindicar: una vez que el método preferido de distribución de comunicados de prensa, la sindicación ahora está muerta. Si bien algunas marcas suelen gastar miles de dólares cada mes para distribuir sus comunicados de prensa, expertos como Time Grice han llegado a decir que "no hay valor en la sindicación de comunicados de prensa para fines de SEO". En lugar de apostar por este enfoque, comparta su comunicado de prensa con los medios de comunicación locales. Disfrutará de un mejor retorno de la inversión y sus comunicados de prensa obtendrán más tracción.
• Seguimiento por teléfono o correo electrónico: una vez que haya enviado sus comunicados de prensa a los medios de comunicación locales, haga un seguimiento con una llamada telefónica o correo electrónico. Este toque personal puede ayudar a cimentar su comunicado de prensa en el radar de un periodista y hacer que sea más fácil de recordar.
• Publique en su sitio web: si bien el propósito de los comunicados de prensa es compartir con los medios de comunicación públicos, también debe publicarlos en su propio sitio. Muchas empresas crean una página dedicada a "noticias" para toda su información de interés periodístico o adaptan sus comunicados de prensa para publicarlos en su blog.

3. Optimización

• Incluya palabras clave relevantes: estas palabras clave deben poder buscarse y ser relevantes para su comunicado de prensa.
• No exagere: Exagerar con las palabras clave le dará a su comunicado de prensa una sensación densa y de spam que no desea. No sobrecargue o corre el riesgo de apagar a sus lectores.
• Use multimedia: los elementos multimedia, como videos o imágenes, pueden ser fantásticos para mejorar su comunicado de prensa. Sin embargo, utilícelos con moderación para no sobrecargar el texto.

Los mejores comunicados de prensa comienzan aquí

Saber lo que se necesita para escribir un gran comunicado de prensa puede brindarle un mejor control sobre la imagen de su marca. Ya sea que los escriba internamente o contrate a alguien más para que lo haga, comprender lo que está buscando puede conducirlo a un mayor éxito.

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