Cómo escribir una carta de propuesta para cualquier caso de uso [+ Plantillas]
Publicado: 2023-03-09¿Qué es una carta de propuesta?
Una carta de propuesta está diseñada para atraer al destinatario a leer su propuesta en su totalidad. Puede ser formal o informal y, por lo general, cubre la declaración del problema, los objetivos, la solución propuesta y los próximos pasos. También puede incluir detalles sobre el presupuesto o el cronograma del proyecto.
Las cartas de presentación se envían junto con todo tipo de propuestas, que incluyen:
Propuestas de venta
Planes de negocios
Acuerdos de asociación empresarial
Respuestas a solicitudes de propuestas
Propuestas de renovación de proyectos o servicios
Colaboración interna y propuestas de proyectos
Propuestas de subvención
Propuestas de investigación
Propuestas de patrocinio
Por qué necesita una carta de propuesta
Aquí hay razones importantes por las que no debe omitir la carta:
Establezca el tono : su carta de propuesta establecerá el escenario para la propuesta. Puede insinuar los resultados que recibirá el posible cliente o podría cubrir los requisitos de RFP que se cumplieron.
Proporcionar contexto : una carta de propuesta proporciona contexto sobre por qué se envía la propuesta. Esto es útil ya sea que la propuesta haya sido solicitada o no, porque le da al lector una razón para estar en su bandeja de entrada.
Resalte las áreas clave de la propuesta : puede usar la carta para resaltar cualquier detalle que desee, ya sea un testimonio, un resultado de cliente promedio, una promoción de bajo precio, una oportunidad de mercado o lo que más entusiasme a su lector.
Anime al destinatario a leer la propuesta en su totalidad : al final del día, una gran carta de propuesta debe servir como puerta de entrada. Brinda suficiente información para convencer al lector de que le preste toda su atención y revise la propuesta completa.
5 pasos para escribir una carta de propuesta
Utilice estos 5 sencillos pasos para elaborar la carta de presentación de propuesta perfecta.
Para obtener los mejores resultados, debe escribir su propuesta antes de escribir la carta. De esta manera, ya habrás investigado el proyecto, cliente o idea de negocio potencial.
1. Conoce tus metas
Antes de comenzar a escribir, dé un paso atrás y considere realmente lo que está tratando de lograr. ¿Está tratando de llamar la atención de un posible cliente que sabe que será difícil de vender? ¿Necesita mostrarle al lector que se ha adherido a pautas estrictas que se describieron en una RFP gubernamental? ¿O simplemente le está dando a la persona un aviso de que la propuesta está lista para su revisión?
Conocer sus metas le asegurará tomar las decisiones correctas en los Pasos 2, 3 y 4 a continuación.
2. Determinar el formato y el nivel de formalidad
A continuación, es importante elegir el formato y el estilo correctos para su carta.
En este mundo digital, las cartas de propuesta escritas o impresas son muy anticuadas. Es mejor que utilice el software de propuestas, que le permite almacenar plantillas de correo electrónico, plantillas de propuestas, personalizar cosas según sea necesario, notificar y recordar automáticamente a los destinatarios que firmen su propuesta, realizar un seguimiento de las vistas y más.
En cuanto al estilo, asegúrate de escribir con la voz de tu marca. La formalidad de su estilo de escritura también debe coincidir con su industria y las expectativas del destinatario.
En la mayoría de los escenarios comerciales, cuanto más larga, compleja y formal sea su propuesta, más larga, compleja y formal será también su carta de propuesta .
3. Comience con una plantilla o ejemplo
El siguiente paso es encontrar una plantilla o un ejemplo de carta que te ayude a guiar tu proceso de escritura. Esto es especialmente útil si envía una carta de propuesta por primera vez y no está seguro de qué incluir exactamente.
Debajo de estos pasos, encontrará 3 plantillas de cartas de propuesta para diferentes casos de uso y una carta de ejemplo para cada una.
Por supuesto, también puede dirigirse a las imágenes de Google y buscar el tipo exacto de carta de propuesta que está escribiendo para encontrar toneladas de ejemplos.
4. Elabora la carta
¡Ahora es el momento de escribir!
La mayoría de las cartas de propuesta deben tocar todos estos puntos (en orden):
Saludo para el destinatario
Declaración de agradecimiento o emoción por compartir la propuesta
El cliente o problema del proyecto y objetivos.
Su solución propuesta y detalles clave
Por qué su empresa es apta para ayudar
Próximos pasos
Su firma
Mientras escribe, haga todo lo posible para que coincida con el estilo y el tono que ha elegido, pero siempre puede ajustarlo a la perfección mientras edita.
5. Revisa antes de enviar
La carta de propuesta es su primera impresión. Hágalo bien y es muy probable que el destinatario lea su propuesta. Si se equivoca, es posible que ni siquiera abran su propuesta. Es por eso que no debes apresurarte. Revise su carta de propuesta 2 o 3 veces, y en días diferentes si su fecha límite lo permite.
¡Ahora toca las plantillas y los ejemplos de cartas de propuesta!
Plantilla de carta de propuesta n.º 1 (discurso de venta)
Si bien hay muchos tipos diferentes de propuestas, los argumentos de venta son probablemente el tipo más común. Los gerentes o ejecutivos de cuentas envían propuestas a clientes potenciales y clientes para presentar servicios, software y otras soluciones. Usa esta plantilla para ayudarte a crear la carta perfecta para acompañar tu propuesta.
Plantilla #1
[Tu nombre y apellido]
[Nombre de la empresa u organización]
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Empresa del destinatario]
[Hola o querido (nombre del destinatario),]
[Use la primera oración para compartir su gratitud o entusiasmo por la oportunidad de enviar una propuesta.]
[Defina el problema central y las metas del cliente potencial en una a tres oraciones.]
[Describa su solución propuesta y por qué eligió este enfoque en una a tres oraciones.]
[Use una oración para aclarar el precio de la solución propuesta, o si prefiere mantener el precio fuera de la carta, enumere entregables o plazos específicos en su lugar.]
[En una o dos oraciones, describa por qué su empresa es la más adecuada para implementar la solución o cómo completó proyectos similares].
[Dígale al posible cliente los próximos pasos a seguir, como leer y firmar la propuesta.]
[Su aprobación y firma]
Ejemplo 1
fulano de tal
software as
Hola, Alex,
Gracias por la oportunidad de compartir esta propuesta con ustedes.
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Lea la propuesta y cierre la sesión cuando esté listo. O déjame saber si tienes alguna pregunta sobre lo que está incluido.
¡Esperamos con interés trabajar con usted!
fulano de tal
Ejecutivo de cuentas
software as
Plantilla de carta de propuesta #2 (Presupuesto de proyecto)
Al enviar una propuesta o cotización para un proyecto grande, es probable que deba adoptar un enfoque más formal con su carta de propuesta. Esta plantilla y el ejemplo son perfectos si está respondiendo a una RFP para una agencia gubernamental u otra organización.
Plantilla #2
[Tu nombre y apellido]
[Nombre de la empresa u organización]
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Empresa del destinatario]
[Hola o querido (nombre y apellido del destinatario)]
[En el primer párrafo, aclare por qué está presentando una propuesta ya quién. Por lo general, mencionará la entidad que envió una RFP y el título, tema o número de la RFP.]
[Describa los contenidos básicos y los requisitos de la RFP en tres a cinco oraciones.]
[Describa el alcance de los servicios descritos en su propuesta en tres a cinco oraciones.]
[Ofrezca el precio del proyecto propuesto y el cronograma en una o dos oraciones.]
[Aclare a quién debe contactar el destinatario si tiene preguntas o solicita revisiones de propuestas.]
[Su aprobación y firma]
Ejemplo #2
fulano de tal
As de la construcción
13 de julio de 2023
Alex Ross, ingeniero civil sénior
En cualquier lugar, California
Estimado Sr. Alex Ross,
Gracias por la oportunidad de enviar esta propuesta. Ace Construction está respondiendo a la RFP para la construcción de áreas de juegos y parques para Sunny Park solicitada por la ciudad de Anywhere, California.
La RFP de Sunny Park solicita presentaciones de contratistas con experiencia en la construcción de parques, diseño y construcción de áreas de juegos, paisajismo y paisajismo. La RFP requiere una licencia CSLB activa y el cumplimiento del presupuesto asignado.
Nuestra propuesta cumple totalmente con todos los aspectos de la RFP de Sunny Park. Proponemos la construcción de tres áreas de picnic con sombra, dos áreas de juegos para niños de diferentes edades (de 12 meses a 4 años y de 5 a 12 años), un campo de juego para una variedad de deportes familiares informales, paisajismo con materiales de origen local y paisajismo con plantas tolerantes a la sequía.
El precio estimado del proyecto para todo el diseño y la construcción descritos en nuestra propuesta es de $900,000 y esperamos entregar el proyecto completo en tres fases para que las nuevas características del parque estén disponibles para uso público lo antes posible.
Si tiene alguna pregunta sobre el contenido de esta propuesta, comuníquese conmigo directamente.
Gracias por su consideración,
fulano de tal
Gerente de operaciones comerciales, Ace Construction
(555) 555-1234
Plantilla de carta de propuesta n.º 3 (Asociación comercial)
Cuando escribes una carta para presentar una propuesta de asociación comercial, el nivel de formalidad dependerá mucho de la persona o entidad a la que te diriges y de qué tan bien la conoces. Ya sea formal o informal, la siguiente plantilla lo ayudará a cubrir sus bases.
Tenga en cuenta que esta plantilla puede modificarse fácilmente para adaptarse a propuestas de proyectos internos y planes de negocios.
Plantilla #3
[Tu nombre completo y apellido]
[Nombre de la empresa u organización]
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Empresa del destinatario]
[Hola o querido (nombre y apellido del destinatario)]
[Comience su carta de propuesta con una descripción de una oración de por qué está entusiasmado con el potencial de trabajar con la otra persona o por qué cree que estará interesada en la oportunidad].
[Describa la oportunidad de mercado, el público objetivo y el análisis de la brecha competitiva en dos a cuatro oraciones.]
[Describa cómo competirá su empresa para ganar en dos a cuatro oraciones.]
[Describa el tipo de sociedad que está proponiendo en una oración (sociedad general, sociedad limitada, etc.)]
[Aclare los próximos pasos que le gustaría que tome el destinatario, como leer y firmar la propuesta o programar una llamada con usted para analizar cualquier pregunta].
[Su aprobación y firma]
Ejemplo #3
fulano de tal
Inicio as
Hola, Alex,
Estoy muy emocionado de enviarle esta propuesta de asociación comercial, porque sé que esta industria es lo suyo. Con su experiencia y mi audiencia, creo que podremos hacer grandes cosas juntos.
El mercado de alimentos congelados veganos directos al consumidor está lleno de productos caros que cuestan de $8 a $11 por porción y se describen constantemente como "no llenan" en las reseñas. No es de extrañar: 400 calorías no son suficientes para la cena.
Según mi investigación, creo que podemos satisfacer las necesidades (y los estómagos) de los veganos ocupados al proporcionar productos de cocción rápida con opciones de recetas que se pueden combinar fácilmente con ingredientes frescos disponibles. Esto reducirá el tamaño de nuestros envases, los costos y los costos de envío, al mismo tiempo que facilitará a los consumidores ajustar las recetas a sus propios gustos y tamaños de porción típicos.
Propongo una sociedad general, donde invertimos cantidades iguales de tiempo y dinero, y también compartimos las ganancias o pérdidas potenciales por igual.
Revise esta propuesta en su totalidad y programemos una cita la próxima semana para repasar todos los detalles.
Mejor,
fulano de tal
Escriba con su voz de marca única y la formalidad adecuada. Anime al destinatario a leer la propuesta y aclare los próximos pasos que desea que tome. Haga estas cosas bien y cerrará esa propuesta en poco tiempo.