3 beneficios de adoptar la automatización del flujo de trabajo para los bufetes de abogados

La automatización de procesos, especialmente los procesos de rutina, puede transformar su bufete de abogados al ahorrarles a los profesionales legales tiempo en tareas administrativas.

Si bien la automatización de procesos no es nueva, lo es para muchos en la industria legal, que tradicionalmente ha sido reacia a adoptar nuevas tecnologías en el pasado. Ahora, sin embargo, más firmas de abogados están eligiendo automatizar tareas.

Según la Encuesta de Gestión Legal 2021 de Capterra*, el 74 % de los despachos de abogados ya han intentado automatizar tareas rutinarias o administrativas.

La mayoría de las firmas que han decidido automatizar tareas informan haber visto mejoras en los procesos y la eficiencia dentro de sus firmas de abogados.

Echemos un vistazo a tres beneficios que los profesionales del derecho como usted informan que experimentan con la automatización, y cómo puede obtener beneficios similares utilizando el software de gestión de prácticas legales, el software de gestión de documentos legales y el software de facturación legal.

1. Dedique más tiempo a ejercer la abogacía

Cuando se trata de integrar la automatización en su empresa, Gartner recomienda apuntar primero a los elementos de trabajo de alto volumen y bajo riesgo (investigación completa disponible para los clientes).

Y la mayoría de estos elementos de trabajo de alto volumen y bajo riesgo probablemente serán aquellas tareas administrativas rutinarias que consumen mucho tiempo de un abogado. De hecho, el 86% de los abogados dicen que dedican demasiado tiempo a las tareas administrativas y no lo suficiente al ejercicio de la abogacía.

Al automatizar tareas, como la admisión de clientes, la programación y la asignación de tareas a equipos e individuos, puede ahorrar tiempo a su empresa y ofrecer a sus clientes una mejor experiencia, lo que también les permite ahorrar dinero.

“Los requisitos de horas facturables recompensan la ineficiencia”, dijo Tim Nitsch, abogado y socio de KCO Legal, Inc. en Naperville, IL. "... La automatización será el camino a seguir para que los bufetes de abogados sean más eficientes y rentables".

Nuevo formulario de admisión de clientes en PracticePanther Legal Software ( Fuente )

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2. Ahorre tiempo con la gestión de documentos

La documentación, especialmente en la industria legal, lo es todo. Sin documentos adecuados y organizados, un bufete de abogados puede desmoronarse y perder la confianza de sus clientes.

Los profesionales legales entienden la importancia de una buena gestión de documentos, razón por la cual la redacción de documentos (39 %) y el almacenamiento/archivo de documentos (34 %) se encuentran entre las tres tareas principales que los bufetes de abogados quieren automatizar primero.

Y por una buena razón: la gestión de documentos, si bien es importante, puede ser tediosa y especialmente propensa a errores humanos.

“La automatización no solo brinda a los bufetes de abogados más tiempo para concentrarse en sus servicios principales, sino que también ayuda a reducir los errores al organizar y archivar [documentos]”, dijo Nachum Balofsky, representante de marketing de Law Offices of Cibik & Cataldo.

Al utilizar el software de gestión de documentos, digitaliza su sistema de archivo para dejar menos margen de error y facilitar la búsqueda del documento que está buscando.

Precisamente facilita a los usuarios la aprobación de contratos ( Fuente )

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3. Reciba el pago correcto, a tiempo

Los abogados que no reciben pago son abogados insatisfechos: al automatizar algunos flujos de trabajo de facturación y facturación de rutina, puede ahorrarle tiempo a su departamento de contabilidad y asegurarse de que sus abogados reciban el pago que se merecen.

El cuarenta y cinco por ciento de los bufetes de abogados informan que la facturación es la principal tarea que desean automatizar. Y por suerte para ellos, es bastante fácil hacerlo.

Esto reduce el margen de error humano, lo que hace felices tanto a los abogados como a los clientes.

Solo recuerde que la automatización no es una solución para siempre: las tareas que elija automatizar deben monitorearse y ajustarse según sea necesario.

“Nunca habrá ningún 'configúrelo y olvídese', ni debería haberlo”, dijo Rick DeMedeiros, fundador de DeMedeiros Injury Law en Atlanta. “Los tomadores de decisiones siempre deben verificar para asegurarse de que la automatización se esté convirtiendo en un activo firme y no en un pasivo”.

Configuración de facturación recurrente en Rocket Matter ( fuente )

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Automatización para todos los presupuestos

La automatización puede aumentar la productividad de su bufete de abogados, entonces, ¿por qué no se suben más bufetes de abogados al carro de la automatización? Una de las principales barreras para la automatización es el precio: el 46 % de los bufetes de abogados informan que no automatizan las tareas porque las soluciones son demasiado caras.

Puede que no sea realista para su bufete de abogados automatizar cada uno de sus flujos de trabajo, por lo que es importante elegir con cuidado y comprender sus diferentes opciones de software.

Antes de invertir en software de automatización:

1. Determina tus necesidades
2. Determina tu presupuesto
3. Determine su enfoque (p. ej., ¿invertirá en un paquete de software o a la carta?)

Por ejemplo, no necesita invertir en soluciones separadas para software de administración de prácticas legales, software de administración de documentos legales y software de facturación legal. Tienden a superponerse un poco, pero vienen con algunas diferencias.

El software de gestión de la práctica legal tiende a ser una solución general, que ofrece funciones de gestión de casos, facturación legal y gestión de documentos, entre otras. Sin embargo, estas soluciones también tienden a ser más costosas, lo que podría no tener sentido para el presupuesto de su bufete de abogados.

El software de administración de documentos legales y el software de facturación legal, por otro lado, ofrecen una funcionalidad más enfocada y tienden a ser más asequibles para empresas pequeñas o presupuestos pequeños. Si no necesita una solución que lo haga todo, tal vez decida centrar sus esfuerzos de automatización solo en la facturación o solo en la gestión de documentos.

Antes de automatizar, al igual que con la adopción de cualquier nueva tecnología, debe comprender las necesidades de su empresa y pensar críticamente sobre las tareas que desea automatizar y cómo la automatización afectará los flujos de trabajo relacionados.

Si recién está comenzando a considerar la automatización para su bufete de abogados y se siente abrumado con las posibilidades, recuerde que está bien comenzar poco a poco y automatizar gradualmente en lugar de todo a la vez.

De hecho, se anima.

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Metodología

La Encuesta de gestión legal 2021 de Capterra se realizó en mayo de 2021 entre 401 profesionales del derecho (240 de los cuales eran abogados) para obtener más información sobre la automatización, la seguridad y otras prácticas de los bufetes de abogados. Los encuestados fueron evaluados para empleo de tiempo completo en bufetes de abogados pequeños (de uno a 14 abogados) y medianos (de 15 a 49 abogados). La encuesta excluyó a los profesionales independientes sin empleados.

Nota: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una característica en contexto y no pretenden ser respaldos o recomendaciones. Se han obtenido de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.