Cómo hacer que un horario de jornada laboral de 8 horas funcione

En los últimos 10 años, hemos visto artículos y expertos hablar sobre cómo los horarios de trabajo freelance son el futuro. Que el trabajo que hacemos está cambiando, y especialmente los trabajadores del conocimiento, no ven ningún beneficio en la jornada laboral de 8 horas que se inventó para los trabajadores de las fábricas. Sin embargo, todavía hay trabajadores que no pueden adherirse a las elogiadas jornadas laborales de 3 a 4 horas. La estructura que viene con un horario de 9 a 5 realmente funciona para un gran número de personas.

Hoy, estamos aquí para arrojar una luz más positiva sobre el horario de 9 a 5, por qué funciona mejor para algunos (incluyéndome a mí) y cómo puede hacer su propio horario laboral de 8 horas que brinde tanto equilibrio y la libertad como flexible.

¿Qué hace que las horas de trabajo flexibles sean tan populares?

Aunque hay devotos tanto en el campamento de 9 a 5 como en el de horario flexible, este último suele parecer más atractivo. Y con razón:

• Puedes hacer tu propio horario;
• No tienes que forzar la productividad durante 8 horas seguidas;
• La jornada laboral parece más corta;
• Sientes que eres el jefe de tu propio tiempo.

Y si bien todo esto es cierto, no significa que los horarios tradicionales de trabajo sean una antigüedad que ya no funcione. La flexibilidad de horarios da más libertad y margen a quien sabe administrar su tiempo de forma magistral. Mientras que un "9 a 5" se adapta a aquellos que necesitan límites claros entre el trabajo y la vida, y no pueden confiar completamente en la automotivación.

En defensa del “9 a 5”

Por supuesto, no estamos aquí para hacer de abogado del diablo. Para algunas personas, el modelo de trabajo tradicional simplemente no funciona y está perfectamente bien. Estamos aquí para presentar un caso para cualquiera que encuentre que "9 a 5" funciona mejor para ellos que un horario flexible.

Estas son las principales ventajas de un horario de trabajo clásico de 8 horas:

1. El enfoque es más fácil de mantener
2. Tus límites son más claros
3. La gente sabe exactamente cuándo contactarte
4. Hay menos horas extra
5. Tu equilibrio trabajo-vida es mejor

Ahora. profundicemos un poco más en los detalles de cada uno de estos.

1. El enfoque es más fácil de mantener

Personalmente, me resulta difícil trabajar 3 horas, luego tomar un descanso de una o dos horas, hacer mandados y luego volver a sumergirme en otro bloque de 3 horas de trabajo en el escritorio. Cuando traté de trabajar como autónomo en un horario más flexible, inmediatamente tuve recuerdos de cuando era profesor.

Mi día de enseñanza consistiría en 5 horas de enseñanza real, intercaladas con "descansos" requeridos mientras los estudiantes tenían otras clases. En esos casos, llené mi tiempo calificando exámenes, ayudando con el trabajo administrativo o escribiendo planes de lecciones.

Lo que generalmente sucedería es que obtendría el 25% de las pruebas de calificación cuando se suponía que debía ir a clase y "cambiar" al modo de enseñanza. Significaba concentrarme en un tipo de tarea muy diferente y asegurarme de no dar vueltas mientras intentaba entrar en la zona. Y después de esos 45 minutos, estaba de vuelta en la sala de profesores, con la cabeza zumbando por las preguntas de los niños, los ejemplos de los libros de texto y las impresiones, tratando de concentrarme en calificar trabajos nuevamente. Me retrasaría mucho y terminaría llevándome el trabajo a casa.

En resumen, estaba cambiando de contexto tan pronto como llegué a la zona. Y con cada nueva tarea, necesitaba algo de tiempo para concentrarme, porque eran de naturaleza muy diferente.

Para mí, hubiera sido mucho mejor si pudiera tener todas mis clases, seguidas, con un descanso para almorzar, y luego poder hacer otro trabajo o irme a casa.

Cómo ayuda una jornada laboral de 8 horas con el cambio de contexto

Con un "bloqueo" de tiempo tan grande, para llamarlo, sabes que tienes todo ese tiempo para terminar las tareas del día. No anticipa el momento en el que tendrá que dejar de trabajar para ir al banco, comprar alimentos o preparar el almuerzo. Y después de que haya terminado los mandados, volver a su "modo de escritorio" requerirá un poco de reenfoque, lo que básicamente le costará tiempo.

Nota: Cambiar contextos de un tipo de trabajo a otro a veces es inevitable, como tener que ir a pagar tus cuentas durante el horario de trabajo debido al horario de trabajo del banco. Sin embargo, un horario flexible implica que su entorno de trabajo cambiará con cada nueva tarea a lo largo del día. Y entrar en la zona para cada tarea diferente significa que al comienzo de cada nueva tarea, pasas un tiempo tratando de concentrarte en un contexto completamente nuevo.

2. Tus límites son más claros

Cuando trabajamos en horarios regulares, en un entorno de oficina, tendemos a sentirnos más relajados y ansiosos por que el reloj marque el final de la jornada laboral. Y si usted es el tipo de persona que tiene dificultades para salir del trabajo a tiempo, entonces un horario de trabajo más rígido es el menor de los dos males.

Sabemos que el tiempo de trabajo ha terminado y nuestros cerebros comienzan a cambiar al modo de "vida personal". A menos que haya necesidad de horas extras, el resto del día está libre para otras actividades.

Con un horario de trabajo flexible, nunca tienes realmente “tiempo libre”. Por lo general, una persona salpicaría sus tareas durante la mayor parte del día, para igualar sus niveles de energía. Lo cual, en sí mismo, es excelente para la productividad, pero realmente desdibuja la línea entre el tiempo de trabajo y el tiempo libre. Nunca puedes relajarte por completo.

3. La gente sabe exactamente cuándo comunicarse contigo

Si sus horas de trabajo están dispersas a lo largo del día y su horario cambia a diario, entonces su disponibilidad para otras personas también cambiará. Esto puede convertirse en un problema para informar a amigos y familiares cuando no pueden comunicarse con usted, para que pueda tener tiempo de trabajo ininterrumpido.

Tal vez estarás libre 2 horas por la mañana el lunes, luego el martes, una hora por la mañana y 2 por la tarde, luego otra hora por la noche, por ejemplo. Necesitaría alguna forma de informar a los clientes, amigos y familiares semanalmente, lo que requiere más esfuerzo y planificación.

Entonces, si las distracciones externas son un problema particularmente grande para usted, entonces una jornada laboral de 8 horas funcionará mejor. Simplemente puede establecer su estado en "Ausente", desactivar las notificaciones telefónicas, poner un letrero en la puerta u otra cosa, hasta que haya terminado con el trabajo. La disponibilidad será clara para todos los que te rodean.

4. Hay menos horas extra

Ahora, hemos mencionado cómo el cambio de contexto genera cierta pérdida de tiempo. Normalmente tardamos 20 minutos en entrar en la zona con una tarea específica. Y cuantas más veces cambiemos, más tardaremos en volver a centrarnos.

Todo este tiempo perdido se suma al final del día, lo que puede hacer que te retrases en el trabajo. O bien, un horario laxo hace que las horas extra parezcan menos exigentes. Muy pronto, te encuentras trabajando hasta altas horas de la noche.

5. Tu equilibrio entre el trabajo y la vida es mejor

Ahora, el equilibrio global entre el trabajo y la vida es un conjunto de numerosos factores diferentes. Pero aquí abordaremos el tiempo límite de trabajo. Naturalmente, cuando hay menos horas extras y sus límites son más claros, el equilibrio entre el trabajo y la vida es más fácil de mantener.

• Con una jornada laboral de 8 horas tienes una hora límite clara;
• No hay necesidad de estar alerta durante todo el día, esperando el próximo bloque de tiempo de trabajo;
• Menos probabilidades de que otras actividades "se infiltren" en su tiempo de trabajo (por ejemplo, ir a la tienda de comestibles lleva más tiempo de lo planeado y cambia todo su horario);

Con horas de trabajo salpicadas a lo largo del día, no hay límites reales. Puedes hacer tus tareas después de cenar, relajarte en familia o después del gimnasio. Actividades generalmente reservadas para el tiempo libre. Al dividir el tiempo de trabajo, también se divide el tiempo de descanso, y los dos se entrelazan, sin importar cuánto intente equilibrarlos.

Personalmente, me resulta difícil pasar mis mañanas lento y constante, preparando café y desayuno y escribiendo en un diario, mientras me despierto. Me gusta comenzar mi trabajo dentro de los 15 minutos después de levantarme (ya que trabajo de forma remota), para poder terminar todo a las 3 p.m.

La sensación del reloj marcando las 3:01 y yo sabiendo que la jornada laboral ha terminado... no hay nada mejor.

Entonces, analicemos cómo puede hacer que una jornada laboral de 8 horas sea productiva y no un trabajo duro.

Cómo hacer un horario funcional de 8 horas

En esta sección, desglosaremos los pasos que puede seguir para crear un programa productivo que abarque 8 horas de trabajo consecutivas.

Encuentre su horario de trabajo óptimo

Si puede, elija cuándo tendrá lugar su tiempo de trabajo de 8 horas, ya sea por la mañana o por la tarde.

Trabajamos con diferentes niveles de energía. Prefiero empezar a trabajar a las 7 de la mañana y terminar a las 3 de la tarde porque mi concentración cae significativamente al final de la tarde. Al mismo tiempo, tengo compañeros de trabajo que trabajan mejor en las horas de la tarde, ya que tienen tiempo para descansar durante el día y terminar otras actividades.

Identifique sus pérdidas de tiempo y encárguese de ellas

Manejar todas y cada una de las distracciones que se le presenten será más fácil cuando sepa qué es lo que más le molesta.

¿Recibe a menudo llamadas telefónicas, mensajes de chat u otras notificaciones telefónicas o de aplicaciones? ¿Eres culpable de procrastinar a través de YouTube o Instagram? ¿Las distracciones están relacionadas con el trabajo o son personales?

La forma en que maneje la interrupción dependerá de:

• Su tipo (relacionado con el trabajo o personal);
• Cuánto tiempo te distrae;
• Cuánto tiempo te lleva recuperar el enfoque después;
• Si es algo que se puede manejar con una aplicación (por ejemplo, aplicación de bloqueo de teléfono para el enfoque).

En cualquiera de estos casos, primero debe pasar un día trabajando regularmente, tomar nota cada vez que se distraiga y analizar sus hallazgos al final. Esta es una de las mejores maneras de identificar correctamente sus pérdidas de tiempo.

Mantenga una tarjeta de tiempo o una hoja de tiempo

Una gran parte de mantener un horario saludable de 9 a 5 es la responsabilidad. En este caso, usted quiere ser responsable ante usted mismo en primer lugar.

Para obtener todos los beneficios de una jornada laboral de 8 horas, necesita saber cuándo comienza y cuándo termina su día. Es la única manera de mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. Esto se puede hacer de dos maneras: manteniendo una tarjeta de tiempo o manteniendo una hoja de tiempo.

Mantener una tarjeta de tiempo

Las tarjetas de tiempo son una forma más general de realizar un seguimiento de su tiempo. Simplemente inicie sesión cuando comiencen sus horas de trabajo y vuelva a iniciar sesión cuando finalicen. Simple como eso.

El meollo del resto de su horario se puede manejar en una aplicación de calendario, una lista de tareas pendientes, una plataforma de gestión de proyectos, etc. Una tarjeta de tiempo puede verse así:

La tarjeta de tiempo está destinada a tomar nota del comienzo y el final de su jornada laboral de 8 horas y la cantidad de horas extra que tiene. Todo se usa para calcular cuánto puedes ganar por semana. Clockify también tiene una calculadora integrada en su versión de navegador, lo que hace que este proceso sea aún menos complicado. No se requiere una descarga de software por separado.

Mantener una hoja de tiempo

Sin embargo, si necesita una comprensión más firme de su horario, entonces no puedo recomendar una hoja de tiempo lo suficientemente detallada. La opción más práctica sería mantener una hoja de tiempo digital, porque es fácil de usar, la opción de autocompletar, crear plantillas y, en general, solo ahorra tiempo.

Por ejemplo, Clockify te permite hacer un horario de trabajo de 8 horas de varias maneras.

• Si lo hace directamente desde la propia aplicación, puede crear una hoja de horas en función de cuánto trabaja en cada proyecto todos los días. Esto es excelente si sus proyectos duran más de una semana y no necesita un horario estricto por horas.

• Si desea un marco más detallado, puede elegir la integración de Google Calendar de Clockify (o usar la vista de calendario integrada de la aplicación). Anotar tareas en Google Calendar hace que su horario sea preciso, y los bloques de colores le dan una idea inmediata de cómo fluye su día, qué tareas se repiten o cuándo toma descansos, por ejemplo.

En la imagen de arriba, puede ver cómo, a pesar de que es un horario de 8 horas, las tareas son lo suficientemente variadas como para garantizar un día productivo, con un cambio de contexto razonable.

Como beneficio adicional, con el temporizador Clockify en el calendario, puede cronometrar con precisión cada tarea en el calendario.

Las tarjetas de tiempo y las hojas de tiempo son, por lo tanto, una necesidad absoluta para la auto-responsabilidad y la productividad. Cuando sabe cómo invierte sus horas, hace que las decisiones de programación futuras sean más fáciles.

Esta integración de Clockify para Google Calendar funciona mejor para aquellos que están pegados a sus suites de aplicaciones de Google. Utiliza Zapier y funciona a la perfección, ya sea que confíe en su dispositivo móvil, computadora de escritorio o navegador.

• Por último, pero no menos importante, a algunos de nosotros nos gusta volver a las “viejas formas” de lápiz y papel. Por supuesto, puede saltarse todo el alboroto y simplemente completar un calendario físico sentado en su escritorio, o hacer un calendario de diario usted mismo.

La forma más fácil de comenzar a controlar su tiempo con un horario físico es encontrar plantillas prefabricadas (¡a menos que hacer las suyas propias sea algo que también le brinde diversión!). Hay numerosas fuentes excelentes para elegir, e incluso hemos ido tan lejos como para crear algunas de nuestras propias plantillas de hojas de tiempo, según el tipo de horario que necesite:

• Mensual;
• Quincenal;
• Semanalmente;
• Diario;
• Cada hora.

Todas las hojas de tiempo se pueden descargar e imprimir en formato Word, Excel, Google Docs, Sheets y .pdf.

Acostúmbrese a controlar su tiempo

Para que una jornada laboral de 8 horas funcione y sea tan equilibrada como la necesita, debe tomarse en serio el seguimiento del tiempo.

Al tomar notas sobre cuándo y cómo se distrae (que hemos discutido), cuándo son sus horas pico y cuándo utiliza los descansos, acumula los datos necesarios para optimizar su flujo de trabajo.

Cuando miras los números de manera objetiva, y especialmente los tratas como un analista (sin sentirte culpable o reprenderte por los errores), puedes dibujar patrones, causas y efectos para ciertos comportamientos. De repente, será mejor para evaluar qué hora es mejor para tomar descansos para comer, a qué horas se le antojan las redes sociales y más. Es como un científico desbloqueando todo el potencial de su excelente IA... excepto que en este caso, ustedes son ambos.

Trátese a sí mismo como un científico y una pieza de una máquina de última generación afinada que necesita equilibrio. El seguimiento del tiempo es la base para descubrir sus secretos.

Disfruta de los descansos sin pedir disculpas

El hecho de que esté enmarcado por un horario de 8 horas no significa que no pueda disfrutar de múltiples descansos. Sin embargo, vale la pena señalar que no puede pasar la hora del almuerzo viendo una película completa. Entonces esto se convertiría en un horario flexible.

Con una jornada laboral de 8 horas (o cualquier bloque de trabajo más largo), se recomienda tomar un descanso de 5 minutos cada 25 minutos de trabajo, o uno de 10 minutos cada 50 minutos (el llamado método Pomodoro).

Por supuesto, este no es un enfoque único para todos. Al igual que con este horario, el punto es encontrar algo que se adapte a ti. Pruebe varios métodos diferentes de trabajo/descanso y vea cuál lo mantiene productivo, pero también deja espacio para la relajación y el reinicio. Estas son algunas de esas opciones (¡con guías!):

• ¡Cómete esa rana!
• Primeros pasos con la técnica Pomodoro
• La matriz de Eisenhower
• Las 18 técnicas de gestión del tiempo más efectivas

Una vez que encuentre la técnica de gestión del tiempo perfecta, puede abordar el programa con más confianza.

No te esfuerces por llenar cada momento de esas 8 horas

Celebre los días en que termine la carga de trabajo en menos de 8 horas. Y trate de no ceder a la tentación de comenzar una nueva tarea o modificar su horario para concentrarse en una actividad más relacionada con el trabajo. Es vital saber cuándo dejar de trabajar, y el horario de 8 horas es un gran lugar para practicar eso.

Debido a que un horario flexible difumina la línea entre el trabajo y el tiempo libre, el tradicional te empuja a terminar lo que puedas antes. De esa manera, esperas tener más tiempo para ti. Como lo expresó el profesor de psicología canadiense Jordan Peterson en una entrevista sobre la productividad tóxica,

“Estás buscando una mejora, pero estás buscando una mejora sostenible. Y así, si te esfuerzas demasiado, destruyes la sostenibilidad a lo largo del tiempo”.

Por lo tanto, al incorporar un horario de 9 a 5, desea la confiabilidad y la sostenibilidad que puede brindar: hay tiempo suficiente para hacer todo, siempre que planifique bien. Para mejorar su productividad en este marco, debe adoptar la estructura, pero también disfrutar del tiempo libre cuando termina temprano.

Conclusión

El hecho de que nos estemos moviendo hacia horarios de trabajo menos rígidos no significa que vaya a pasar de moda por completo. Un horario de 9 a 5 puede brindar estructura, confiabilidad, expectativa y disciplina que algunas personas necesitan y buscan seriamente en sus vidas. No todo el mundo está preparado para trabajar esporádicamente a lo largo del día, y eso está perfectamente bien. Necesitamos normalizar la elección de tener una jornada laboral de 8 horas, porque trae ciertos beneficios. Al igual que con muchas cosas relacionadas con la productividad laboral, se trata de preferencias personales.