Cómo hacer un desglose de tu jornada laboral (con plantillas)

El proceso de creación de un horario de trabajo se mejora cada día. Porque un buen desglose de la jornada laboral lo hace avanzar y, mejor aún, lo deja con la sensación de un día completo. Esta breve pero dulce guía está aquí para presentar una forma diferente de desglosar su día, tareas y prioridades, y muestra cómo centrarse en otras cosas que no sean los plazos da mejores resultados.

Decidir sobre las prioridades diarias

No todas las tareas son las más importantes.

Antes del comienzo de cada día, tome medidas enérgicas contra esa lista de tareas pendientes y encuentre las más importantes. Por lo general, son de 1 a 3 tareas, y puede identificarlas fácilmente:

• Otras personas dependen de que usted haga su parte para poder hacer la suya;
• Son urgentes o tienen una fecha límite que se acerca rápidamente;
• Afectan su carrera a largo plazo.

Para ilustrar esto, y todos los siguientes aspectos del desglose de su jornada laboral, veremos mi horario por un momento y cómo trato de aprender sobre mis hábitos de trabajo y mejorar poco a poco todos los días.

Aquí hay un ejemplo de cómo puede verse mi lista de prioridades para el miércoles:

Está entrando un nuevo empleado y lo estoy asesorando. Es bueno tanto para mí como para su carrera, por lo que la mayor parte de mi energía debería dedicarse a esta tarea. También hay un trabajo que no pude terminar el día anterior, y aunque la fecha límite no es hasta el lunes, puedo intentar terminarlo hoy. Por último, hay una presentación con la que realmente quiero impresionar. El resto es trabajo regular que puedo tomar con calma.

¿Por qué necesito una lista de prioridades?

A partir del ejemplo, podemos ver cómo identificar qué tareas son las más importantes para usted elimina el "ruido blanco" de otros trabajos.

Sabes exactamente dónde gastar la mayor cantidad de energía, lo que a su vez te ayuda a evitar perder el tiempo y estresarte por otras cosas. Esta lista es fácilmente el primer paso vital de cada buen desglose de la jornada laboral.

Dibujar una sección antes del trabajo

Como siguiente paso, define qué cosas relacionadas con el trabajo haces para prepararte para el día.

¿Escribes una lista de cosas por hacer?

¿Revisas tus metas para la semana?

¿O te pones en contacto con tus compañeros de trabajo?

Tal vez te preparas un café y revisas el correo electrónico.

Todos tenemos diferentes rituales que aumentan la productividad, e incluso pueden variar de un día a otro. Y si no tienes un ritual, este es un buen momento para encontrar uno. Aquí hay otro vistazo a mi horario diario:

Fuente: plantilla de desglose de la jornada laboral de Clockify

Como puede ver en la tabla anterior, cada día puede comenzar con diferentes actividades. Y para el miércoles, me preparo para la segunda tarea prioritaria, el trabajo sobrante, repasando lo que me perdí y cómo terminarlo.

¿Por qué necesito una sección "antes del trabajo"?

Un ritual de trabajo matutino tranquilo es una excelente manera de presentar su día. En lugar de comenzar primero con las tareas más exigentes, conserva energía con algo ligero y se prepara mentalmente para las tareas futuras.

Dibujar una sección durante el trabajo

La siguiente gran parte de su desglose es el trabajo en sí. Las tareas más duras o la carne y las papas, por así decirlo.

Hay muchos recursos para dividir tareas grandes en partes más pequeñas y programarlas, por lo que no entraremos en detalles aquí. Sin embargo, es importante mencionarlos.

Puede:

1. Use timeboxing para crear una guía hora por hora de su día;
2. Utilice la matriz de Eisenhower para ordenar sus prioridades;
3. El método Get Things Done evitará que te sientas abrumado.

Sin embargo, en lo que me concentraría es en dividir esta parte del trabajo en dos segmentos: antes del descanso para comer y después.

Si ha leído algunos de nuestros otros artículos sobre productividad, podría haber notado cómo mencionamos el manejo de los niveles de energía a lo largo del día. Y es importante reconocer cómo varía su energía después de haber tenido un buen almuerzo en el trabajo. En particular, pregúntese:

• ¿Cómo te sientes media hora o una hora antes del almuerzo?
• ¿Te sientes con energía después del almuerzo?
• ¿Tienes sueño?
• ¿Cuánto tiempo después del almuerzo comienzas a sentir que tu concentración disminuye (o aumenta)?
• ¿Empiezas a tener antojos de azúcar y cómo te afectan?

La comida juega un papel importante en la montaña rusa de energía del cuerpo y, por lo general, no le prestamos atención. Más aún porque estamos en casa, o afuera, o no requerimos demasiado enfoque. Sin embargo, en el trabajo, puede convertirse en un detrimento.

¿Por qué necesito la sección "antes y después de las comidas"?

Dividir un horario de trabajo antes y después del almuerzo puede ayudar con varias cosas.

Primero, puede revelar cómo las diferentes comidas afectan tu enfoque. Los más pesados ​​te darán sueño, mientras que los más ligeros te ayudarán a mantenerte alerta. Así puedes, por ejemplo, darte cuenta de que tienes una gran reunión el jueves a las 15:00, y decidir comer pescado y una ensalada en lugar de bistec y patatas, si esto último suele hacerte desear una siesta después.

En segundo lugar, comenzará a tomar mejores decisiones de programación. Cambiar tareas alrededor de sus niveles de energía es una táctica menos pensada, pero que ha demostrado ser muy efectiva en la práctica.

En tercer lugar, te obliga a no descuidar la comida como parte vital de tu día. Por lo general, estamos tan abrumados con el trabajo que cambiamos los horarios de las comidas hasta que es demasiado tarde, o los omitimos por completo. Esto corre el riesgo de que tenga demasiada hambre y opte por un refrigerio rápido, solo para evitarlo. Además, será menos paciente y se sentirá más frustrado si no tiene un descanso adecuado con una comida. Lo que a su vez impide su rendimiento laboral.

Aquí hay un ejemplo de mi horario:

En esta sección, decidí continuar mi mañana con el trabajo sobrante, mientras aún está fresco en mi mente. Se programó una reunión antes del almuerzo, justo a tiempo para relajarse. Durante el almuerzo, surgió un problema de emergencia, pero lo pospuse hasta después del almuerzo, para asegurarme de llegar renovado. La capacitación del nuevo empleado vino después de mi café, ya que noté que la cafeína anula la somnolencia del almuerzo.

Ahora, es posible que se pregunte si es posible lograr este tipo de mentalidad calculadora. La respuesta es sí, pero con mucho trabajo y ensayo y error. Echemos un vistazo a cómo.

Cómo ser consciente de los niveles de energía

Lograr este tipo de organización… intuición, por así decirlo, no es imposible. Es importante recordar que aprender a escuchar a su cuerpo y darse cuenta de su comportamiento y hábitos es algo que debe hacer activamente a lo largo del día.

En el momento en que note un cambio en el enfoque o los niveles de energía, tome nota, ya sea en un post-it o a través de una aplicación de grabación de voz. Puede parecer poco profesional al principio, que es algo inadecuado para un entorno de trabajo, pero míralo como una inversión. Cuanta más información obtenga, mejor programará sus tareas para el día.

Además, tómese un tiempo para investigar recetas saludables que aumenten la productividad del cerebro. Puede ser un gran experimento adicional.

Tenga en cuenta sus distracciones

Del mismo modo, presta especial atención a tus distracciones más (poco) comunes.

Pueden descarrilar toda la tarde y hacer que se pospongan ciertas tareas o que se olviden por completo de ellas. Si tiene problemas particulares para identificar cuáles son sus pérdidas de tiempo, entonces puede usar la misma táctica que con los niveles de energía.

Cuando esté haciendo un desglose de su jornada laboral, trate de darse cuenta del momento en que comienza a navegar en las redes sociales por más de 5 minutos, cada vez que acepta ayudar a un compañero de trabajo sin pensar en su propia carga de trabajo, o cada reunión improvisada convocada por su gerente.

Arriba hay un ejemplo de dos distracciones durante dos días separados. Resumir y analizarlos como en nuestra tabla le dará los detalles necesarios sobre dónde se pierde la mayor parte de su tiempo. Entonces, puede comenzar a trabajar en soluciones o formas de evitar dichas distracciones.

A menudo no damos dos pensamientos sobre por qué nos distraemos o cuándo. Pero usar un método como este puede mejorar enormemente la forma en que aborda las distracciones y aumenta su éxito para eliminarlas.

A veces, simplemente instalar un bloqueador de sitios web no es suficiente.

Incluir un tiempo de reutilización del día laboral

Un tiempo de reutilización de la jornada laboral es la transición entre el trabajo y el tiempo libre. Incluye tareas que nos gusta llamar “rituales de fin de jornada laboral”. Al igual que tiene rituales matutinos para aumentar la preparación para el día, también debería tener algunos para relajarse al final.

Por lo general, terminamos nuestra última tarea del día, apagamos la computadora y comenzamos a preguntarnos qué hacer a continuación (si no tenemos tareas como lavar platos, comida, recoger a los niños, citas, etc.). E incluso con este último, la transición es tan repentina que nuestro cerebro tarda bastante en apagar el "modo de trabajo".

¿Por qué necesito un tiempo de reutilización del día laboral?

Un amigo cercano me dijo una vez que solía caminar a casa durante 40 minutos en lugar de andar en bicicleta, porque necesitaba alejarse de la frustración del día. Porque si llegaba a casa antes, simplemente lo incorporaría a su vida personal y “mancharía” el resto de su tiempo libre.

Del mismo modo, necesita algunas tareas diminutas al final del día para indicarle a su cerebro que comience a relajarse. Echemos un vistazo a los siguientes:

Las imágenes de arriba son partes de mi horario que muestran las tareas del final de la jornada laboral: escribir el resumen del día (a la derecha) y hacer un borrador de la lista de tareas pendientes para el día siguiente. Estos son tan dolorosamente simples, pero muy efectivos para darle una sensación de cierre. La jornada laboral ha quedado atrás y ahora es el momento de descansar.

Plantilla de desglose de la jornada laboral de Clockify

Los extractos del horario que hemos usado aquí son de una plantilla que puede encontrar en nuestro blog.

No es solo una hoja de tiempo, sino un cronograma que se enfoca en desglosar su día para brindarle la información más útil sobre su flujo de trabajo.

Si desea probarlo usted mismo, puede descargar las plantillas en PDF desde los siguientes enlaces:

Descargue la plantilla de desglose de Workday aquí.

Descargue la plantilla de la lista de prioridades aquí.

Descargue la plantilla de desglose de distracciones de Workday aquí.