Por qué necesita una guía de estilo (y cómo hacer una)

Estilo, ¿lo tienes? No me refiero en el sentido de la moda, aunque también estoy interesado en eso. Pero en concreto, ¿su organización tiene una guía de estilo? ¿Y lo usas?

Hace años, cuando trabajaba en la publicación de revistas, una de mis primeras tareas fue crear una guía de estilo para la publicación. Esto no fue algo que me lanzaron como nuevo empleado; más bien, fue un proyecto autoiniciado. Entré a la oficina y rápidamente me di cuenta de que no había nada que consultar cuando me enfrentaba a una pregunta sobre separación de palabras, elección de palabras o uso de mayúsculas. Me propuse arreglar eso rápidamente.

¿Por qué hacerme esto a mí mismo? Porque sin él, no nos veríamos profesionales. Imagina que estás leyendo una revista (en papel o en línea) y la mitad de los títulos de los artículos están en mayúsculas así y la otra mitad están en mayúsculas así. ¿Ves lo que quiero decir? Te estarás preguntando si hubo alguna rima o razón para la diferencia, o si el editor simplemente no fue profesional.

¿Qué es una guía de estilo?

Una guía de estilo es un documento que define, referencia y guía el estilo de su empresa. Piense en ello como la marca escrita. Es posible que ya tenga un libro de estilo que muestre los colores y logotipos de su empresa y cómo se utilizan las diversas marcas e imágenes: tamaños mínimos, espacios libres, etc. La guía de estilo, para sus escritores, es su complemento.

Las guías de estilo serán consultadas principalmente por personas en roles de marketing y comunicación. Pero cualquier persona que envíe cualquier comunicación, incluidos los vendedores que envían correos electrónicos, debe consultarla.

¿Qué va en una guía de estilo?

La guía de estilo es la hoja de ruta para su estilo de comunicación. Por lo general, una guía de estilo incluye todo, desde la forma en que usa mayúsculas para los nombres de su empresa y productos hasta la terminología utilizada en la industria y su postura sobre si usar una coma de Oxford. Otras consideraciones: si deletrea números o usa numerales, si debe incluir puntos después de cada letra en un acrónimo y si está bien usar contracciones. Es posible que desee que sus escritores usen ok, ok o ok; la guía de estilo les permitirá saber cuál usar.

También puede incluir una nota sobre la voz, el tono y la personalidad de su empresa, para que sus escritores sepan si está bien hacer juegos de palabras o si deben ser serios y directos. Hágales saber si está bien usar jerga y si hay palabras o marcas prohibidas.

La guía no tiene que ser un tomo. Claro, puede ser largo y exhaustivo, cubriendo todos y cada uno de los escenarios. Pero también puede ser una sola página que describa los puntos clave.

Siempre que tenga algún tipo de documentación, estará en el buen camino.

Porqué lo necesitas

Mencioné esto un poco al principio, pero hay algunas razones por las que necesita una guía.

La consistencia es la principal. Quiere que toda la copia que sale de su oficina refuerce su marca de una manera específica y bien pensada. Las inconsistencias distraen al lector y hacen que su empresa parezca un poco descuidada.

Una guía de estilo también lo ayuda a ser profesional, para garantizar que cada palabra que use sea reflexiva, considerada y correctamente puntuada. Y hace la vida más fácil para sus escritores.

¿Quién necesita una guía de estilo?

Crear una guía de estilo no es solo un lujo de las empresas corporativas gigantes. Tampoco es un requisito de solo formar empresas emergentes. Es algo en lo que las empresas de todos los tamaños deberían tomarse el tiempo para pensar y crear. La guía se utilizará internamente y también se debe compartir con colaboradores independientes (sus correctores de estilo se lo agradecerán).

Creación de una guía de estilo

Si no tienes una guía de estilo, está bien. Es por eso que estamos hablando de eso. Puedes empezar ahora.

Y para que no piense que esto le llevará años, no tiene por qué hacerlo. No tienes que materializar esto de la nada. Puede apoyarse en algunos recursos probados y verdaderos.

Primero, designe a una persona o equipo para que sea el propietario de la guía. Es probable que sea alguien del equipo de marketing o comunicaciones.

A continuación, considere cuál es su estilo. ¿Eres casual o corporativo? ¿coloquial o abotonado? Aquí es donde puedes ponerte un poco poético: volver a la personalidad de tu empresa, la declaración de misión y las raíces. También desea considerar a su clientela y cómo les gusta que les hablen.

Ahora, empieza a ser granular. Considere si gravita hacia una escuela de pensamiento, por ejemplo, ¿cómo se siente acerca de los puntos y comas? ¿Oraciones que comienzan con “y”? ¿Fragmentos?

Puede consultar a los expertos, como el manual de Associated Press (AP) en el que se apoyan los periódicos, o el Manual de estilo de Chicago (CMOS), en esta etapa, para ayudarlo a establecer su marco. De hecho, en un apuro de recursos, puede dirigir a su personal a uno de esos sitios web y llamarlo bueno. (Sin embargo, elija uno u otro. AP y Chicago son diferentes).

El siguiente paso es crear una lista corta de palabras específicas de la industria y la empresa. Cosas que surgen mucho en sus comunicaciones. Eso puede incluir jerga, abreviaturas y frases específicas de la industria que necesita usar y puntuar correctamente.

A partir de ahí, complete los elementos adicionales que considere apropiados para su empresa. Por ejemplo, puede incluir un glosario de todos y cada uno de los términos posiblemente citados en sus comunicaciones. Puede agregar reglas sobre citas, ética en los informes y otras mejores prácticas. O bien, puede ceñirse a lo básico y mantenerlo simple y breve.

Cómo imponer tu estilo

Alguien debe ser el oficial de policía para verificar que su equipo se adhiere a esta guía de estilo. no mentiré; esta no es la parte más divertida del trabajo. Pero si tu objetivo es la consistencia en tus comunicaciones, es necesario. Es importante que cada miembro de su equipo, cualquiera que vaya a escribir o comunicarse, conozca la voz de su marca y se apegue a ella.

Cuando implemente por primera vez la nueva guía (o una actualización), organice una capacitación interna para asegurarse de que todos conozcan las reglas de estilo. Todos los nuevos empleados deben leer la guía. Para miembros específicos del equipo que usarán mucho esto (a menudo aquellos en funciones de comunicación), es posible que desee realizar una prueba sorpresa.

Sus correctores de estilo deben tener una copia de la guía cerca y abierta, y comparar todo el contenido con ella.

Finalmente, verifique al azar (verificación al azar, verificación al azar... ¿ve cuántas opciones hay para hacer?) su copia periódicamente y empuje a los infractores reincidentes. Sí, eso puede significar una conversación incómoda con su director general o nuevo pasante. Descubrí que ignorar la guía de estilo no discrimina entre las clasificaciones.

Una nota sobre el diseño

No todas las guías de estilo incluyen notas sobre el diseño. Muchos tienen mucho texto, están repletos de pros y contras gramaticales y ortografía. Pero si desea crear una guía completa, algo en lo que sus escritores e ilustradores puedan apoyarse por igual, considere ampliar su guía para incluir notas sobre diseños, colores de la empresa, familias de fuentes y uso del logotipo.

Dónde guardar tu guía de estilo

Al comienzo de mi carrera, la impresión todavía era una cosa, en realidad, la cosa. Eso significaba que crearíamos estas guías de estilo, imprimiríamos y encuadernaríamos algunas copias y las guardaríamos en un estante de recursos comunes para que los miembros del personal las consultaran según fuera necesario. Significaba que se quedaron por un tiempo y se volvieron obsoletos (más sobre eso en un segundo).

Hoy en día, puede crear estos documentos y almacenarlos en sitios compartidos como la intranet o la página wiki de su empresa. Y actualícelos fácilmente, regularmente. (Ponle fecha a tus actualizaciones).

¿Con qué frecuencia debe actualizar la guía de estilo?

Una guía de estilo es un documento vivo que puede y debe actualizarse. ¿Con qué frecuencia? Una parte de mí quiere decirte que lo actualices y lo revises constantemente. Pero eso hará que usted y su personal se vuelvan locos.

Para mantener la cordura, considere una limpieza profunda anual con actualizaciones periódicas cada seis meses. Su chequeo anual puede o no ser una revisión importante; a veces simplemente reconfirmas las opciones anteriores. Esto permite un poco de espacio para que las personas procesen cualquier cambio y se acostumbren a ellos sin tener que revisar las reglas sin cesar.

Ejemplos de guías de estilo

Aprendo mucho con el ejemplo, así que terminaré compartiendo algunos de los mejores. Estos ejemplos pueden inspirarlo sobre qué incluir (o no) en su propia orientación:

• The Economist: me gusta especialmente el texto introductorio aquí. Establece el escenario de lo que se avecina: describe los principios generales de estilo a los que se adhiere la publicación. A continuación se incluye un glosario alfabético de términos.
• Los elementos del estilo: me tomó hasta casi el final de esta publicación mencionar este clásico de Strunk and White, pero no lo olvidé. William Strunk lo escribió en 1918 y EB White lo revisó y actualizó en 1959. Este libro, utilizado por legiones de periodistas y especialistas en inglés, autores de libros, escribas de revistas y redactores web, es quizás el abuelo de las guías de estilo.
• The New York Times tiene su propio conjunto de reglas, como la práctica de emparejar títulos de cortesía con apellidos (ejemplo: Sr. O'Neal). A veces, puede parecer anticuado, pero definitivamente es su estilo. Reconoces un artículo del Times cuando lo lees.

Tenga en cuenta que no todas las guías de estilo son, bueno, elegantes. Es más importante dictar las reglas y guardarlas en un archivo de texto que hacer que la guía sea hermosa. Pero, si tiene el tiempo y los recursos, puede hacer que su guía de estilo sea algo que la gente realmente quiera estudiar detenidamente. Estos son algunos ejemplos de hermosas guías que combinan palabras y diseño.