Por qué necesita un proceso de flujo de trabajo creativo

Todos hemos estado allí. Terminamos nuestra parte de un proyecto y lo enviamos a la cadena para que el siguiente en línea lo revise. Ellos, junto con sus superiores, encuentran más cosas incorrectas que correctas, y regresan con una gran cantidad de solicitudes de cambio.

Esta historia de terror ya es bastante complicada. No importa cuán profesionales y experimentados seamos, aún es difícil hacer pedazos nuestro trabajo. Es aún más difícil cuando este ciclo de retroalimentación nunca termina, cuando nada es lo suficientemente bueno, nadie da la aprobación final y es un ciclo interminable de revisiones.

Tal vez aún más aterrador es un escenario similar: usted, su jefe y el equipo están encantados con la dirección de un proyecto y listos para lanzarlo al mundo, pero en el último momento se entera de que alguien de un mundo completamente diferente pero importante. el departamento necesita aprobarlo. Y, por supuesto, quieren cambiarlo todo. Estás ciego.

¿Te ha pasado alguna de estas situaciones? Realmente espero que no. Pero la realidad es que es probable que los experimentes en algún momento de tu carrera creativa o de marketing. Estos días hay muchos cocineros proverbiales en nuestras cocinas. Todos tienen una opinión y quieren compartirla, y no siempre están organizados sobre cuándo y dónde brindan comentarios.

Aquí es donde puede ser útil establecer un proceso de flujo de trabajo creativo.

Reglas de juego

Antes de entrar en detalles, permítanme exponer algunas ideas:

En primer lugar, aquí no existe un remedio único para todos. Cada organización y equipo es diferente.

En segundo lugar, a pesar de sus mejores esfuerzos para establecer un proceso y obtener la compensación de todos los involucrados, las cosas (y las personas) se volverán deshonestas. Usurparán el proceso, ascenderán en la cadena o darán su opinión tarde.

No puede esperar que un proceso de flujo de trabajo creativo sea perfecto y se use a la perfección. Pero tener un marco fundacional es al menos un punto de partida.

¿Qué es un flujo de trabajo creativo?

En su forma más básica, un flujo de trabajo creativo es el proceso mediante el cual su organización o equipo genera, aprueba y aprueba cosas. Implica identificar quién está a cargo de qué, y cuándo, dentro de su organización. Es un documento que muestra la jerarquía y/o el flujo de movimiento, desde el concepto hasta las revisiones y la finalización. El "proceso de flujo de trabajo creativo" también puede denominarse "operaciones creativas" o "gestión de flujo de trabajo". Puede aplicarse a medios digitales o impresos, y al arte o la palabra.

¿Por qué necesita un proceso de flujo de trabajo creativo?

La respuesta corta es ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza.

Esos escenarios hipotéticos que describí al principio traen frustración y mucho trabajo extra. En el mejor de los casos, terminas con un escenario como el que describí: entradas y ediciones excesivas para descubrir qué comentarios anulan el resto. En el peor de los casos, puede paralizarte a ti y a tu proyecto e impedir que puedas enviarlo.

Vengo de un fondo de periodismo impreso. En ese campo, hay consecuencias reales por no hacer que las cosas lleguen a tiempo. Mi batalla constante fue llevar nuestra revista a la imprenta antes de la fecha límite. Habíamos acordado una fecha de llegada para nuestros archivos: tiempo programado en la prensa que estaba reservado solo para nosotros. Nuestros materiales tenían que estar allí a tiempo. Si perdíamos nuestra cita, alguien más se adelantaba y se adelantaba a nosotros. Claro, había una opción para pagarle a la imprenta una tarifa urgente, lo que a veces hacíamos, pero el presupuesto no permitía eso todos los meses. Y además de no cumplir con los plazos de impresión, hubo otras consecuencias, como lectores molestos quejándose de recibir una revista de junio en agosto, o anunciantes molestos cuyos anuncios sensibles al tiempo se publicaron tan tarde que se volvieron discutibles.

Es cierto que en el mundo web digital de hoy, es más fácil no cumplir con los plazos y aún así estar bien. La tecnología en la nube nos permite actualizar nuestros sitios web y anuncios prácticamente en cualquier momento y desde cualquier lugar. Pero todavía hay consecuencias, como que alguien tenga que trabajar hasta tarde y hacer esas actualizaciones. Es enloquecedor examinar rondas aparentemente interminables de ediciones, tratando de conciliar cuáles pertenecen a quién y cuáles son las más importantes del grupo. Es el tipo de cosas que hacen que el departamento creativo quiera arrancarse los pelos o renunciar.

No estoy diciendo que un proceso de gestión del flujo de trabajo solucione todos estos problemas, pero ciertamente puede ayudar a optimizar sus operaciones y establecer expectativas para todos los involucrados. Y ese es un gran comienzo.

¿Cuándo necesitas un proceso de flujo de trabajo creativo?

Como mínimo, le recomiendo que establezca un sistema de flujo de trabajo para grandes proyectos, como rediseños de sitios web, lanzamientos de nuevos productos y eventos. Pero tendrá más poder si también puede crear un miniproceso para salidas más pequeñas, como correos electrónicos para clientes y publicaciones en redes sociales.

Al igual que planificar un calendario editorial, tener un proceso de flujo de trabajo claro lo ayuda a alinear y cumplir con los plazos. Este plan puede ayudarlo a concentrarse en la tarea y reducir el riesgo de que las personas tropiecen entre sí para hacer lo mismo. Si se hace bien, también debería ayudarlo a mantener el control de las diferentes versiones de un contenido. Todas estas eficiencias pueden ayudar a su equipo a ahorrar tiempo, y tal vez incluso dinero.

Cómo configurar un proceso de flujo de trabajo creativo para su organización

Soy fanático del aprendizaje práctico, así que ahora hagamos un ejercicio paso a paso. Tome un bloc y un bolígrafo y pongámonos a trabajar para delinear las piezas de un flujo de trabajo creativo para su organización.

• Paso uno: Resuma la jerarquía de su equipo
  ¿Quién en su equipo necesita revisar? ¿Quién tiene la firma final-final? ¿Hay otros equipos o miembros del equipo que necesitan intervenir? Todos estos son detalles importantes para identificar. Escriba los nombres de las personas y los equipos clave que deben opinar. Coloque una estrella junto al revisor final. Y tenga en cuenta que esto realmente necesita ser una persona. No se permite la aprobación por comité. Solo te traerá más dolores de cabeza.
• Paso dos: evalúe la personalidad de su organización con precisión
  Esto es un poco más subjetivo. Pero, ¿cómo funciona tu equipo? ¿Como realmente?

En verdad, cada persona, y equipo, funciona de manera diferente. Para configurar un flujo de trabajo que realmente funcione, debe analizar detenidamente cómo opera su equipo de forma natural y luego seguir ese modelo. Desea construir un orificio redondo para una clavija redonda en lugar de introducir otra geometría que simplemente no funcionará. Quiere asegurarse de que esta nueva capa para las operaciones fluirá y encajará bien y, por lo tanto, se utilizará.

Entonces, piensa en tu equipo. ¿Está compuesto por un grupo de contribuyentes individuales e introvertidos? ¿O su equipo es colaborativo y un gran fanático de las interacciones cara a cara? Haz esas notas.

• Paso tres: determine dónde se llevarán a cabo las revisiones, y cómo y cuándo
  Da un paso atrás y mira lo que has descubierto. ¿Crees que a tu equipo le irá mejor con reuniones en persona o asignaciones de tareas individuales? Sea honesto: no se trata de lo que usted quiere, sino de lo que es mejor para el equipo. Por ejemplo, si todos son introvertidos, probablemente no desee planificar una revisión en persona de todo el equipo para que las personas puedan compartir sus opiniones, para que no termine en una sala llena de personas silenciosas y con cara de piedra que enviarle un correo electrónico más tarde con sus pensamientos. … Así también, si su equipo es mucho más práctico y colaborativo, del tipo que no hará nada a menos que estén en una sala con alguien que les pida comentarios AHORA MISMO, entonces es mejor no enviar un correo electrónico preguntando para que realicen una revisión en su propio tiempo. Porque, seamos realistas: simplemente no sucederá. Escriba la mejor manera de recopilar comentarios, como por correo electrónico o en una reunión general.

Además, determina qué herramientas usarás. Por ejemplo, ¿prefiere capturar notas digitalmente, como a través de un archivo compartido en un servicio como Dropbox o SharePoint? ¿O sus revisores enviarán sus comentarios por correo electrónico? ¿Deberían imprimirlo y "marcar" su trabajo y luego colocar los archivos en su escritorio? Si se reúne en persona, ¿quién es el tomador de notas responsable de capturar todos los comentarios en una pizarra o bloc de notas?

Además, confirme a qué hora y fecha vencen las revisiones. Aclare lo que quiere decir con "cierre del negocio" o "final del día"; ¿Son las 6 de la tarde, por ejemplo, o medianoche?

Otra decisión clave: ¿Habrá límites en la cantidad de comentarios que cada persona puede proporcionar?

No puedo responder a todas estas preguntas por usted. Pero, quiero plantearlos para que puedas evaluar lo que necesitas definir. Es importante ser detallado y específico en sus expectativas.

Júntelo: cree su proceso de flujo de trabajo

Una vez que tenga todas estas piezas, es hora de armar su flujo de trabajo.

Comience con lápiz o pizarra, ya que es muy probable que las cosas cambien. Comience identificando las distintas piezas: quién crea el contenido, quién es responsable de la revisión inicial y en qué fecha, quién hace las revisiones y cuándo, quién está en el equipo de la segunda revisión, quién hace los cambios finales y quién es el último. -Persona de cierre final.

Una vez que haya creado un borrador que le guste, introdúzcalo en un diagrama de flujo. Puede usar una herramienta de visualización como Visio o PowerPoint para ilustrar el flujo y la jerarquía, o incluso hacer una lista rudimentaria en Word.

Obtener la liquidación del equipo

¡Felicitaciones! Estás bien encaminado. Pero hay un paso más antes de que pueda implementar esto y comenzar a usarlo: debe compartir el flujo de trabajo con su equipo para asegurarse de que comprendan y acepten los términos y el proceso. Solicite sus comentarios (irónico, ¿verdad?) y haga los ajustes necesarios. Puede omitir este paso, pero, si lo hace, es muy probable que su arduo trabajo no se utilice y se ignore. A la gente le gusta opinar, como hemos señalado.

Consejos de bonificación

• Limite el número de evaluaciones para que no revise y revise sin parar. ¡A nadie le gusta sentirse como un hámster en una rueda! Trate de limitarlo a dos rondas de revisiones, tal vez tres como máximo.
• Establezca una convención de nomenclatura para los archivos revisados, a fin de evitar confusiones y sobrescribir el trabajo. Por ejemplo, agregue archivos con nombres simples como "v1" o la fecha, así como las iniciales del revisor.
• Si realmente quiere ser elegante, puede convertir su proceso de flujo de trabajo en elementos de calendario y recordatorios.

No puedo prometer que un proceso de flujo de trabajo creativo resuelva las ediciones de última hora y reduzca todo el estrés de la revisión, pero al menos debería establecer cierto orden y límites en torno al proceso.

Me encantaría saber de usted: ¿Cómo maneja múltiples rondas de revisiones?