Auditoría de pila tecnológica: pongamos sus herramientas bajo un microscopio

¿Alguna vez ha considerado si su pila tecnológica podría ser la causa de operaciones ineficientes?

Su pila puede tener las mejores herramientas de la industria para respaldar su marketing, ventas, servicio al cliente, operaciones internas y otros aspectos cruciales del negocio. Pero cuando lo miras desde la perspectiva de un ecosistema, debes asegurarte de que todas tus herramientas se integren perfectamente entre sí para eliminar ineficiencias.

Demos un paso atrás para analizar cómo una auditoría de pila tecnológica puede beneficiar a su organización y cómo puede realizarla.

¿Qué es una pila tecnológica?

Cualquier cosa que utilice para respaldar sus operaciones comerciales abarca su pila tecnológica.
Desde Martech (tecnología de marketing) hasta cualquier software de habilitación de ventas, o desde plataformas de servicio al cliente hasta sistemas de comunicación interna, cada herramienta o software que utiliza se combina para formar su pila tecnológica.

Herramientas en una pila tecnológica

En los últimos años, especialmente con el auge de RevOps, ha habido un cambio significativo en la forma en que las empresas priorizan la eficiencia operativa. El modelo RevOps Flywheel nos ayudó a obtener información para lograrlo a través de algunas estrategias simples:

1. Mayor colaboración y alineación entre los equipos.
2. Menos es más
3. Información centralizada
4. Optimización de procesos
5. Formación y desarrollo continuo.

Cuando se aplica al tercer pilar de RevOps, también conocido como tecnología, las empresas no solo reducen los costos asociados con herramientas innecesarias, sino que también mejoran la sinergia general y la eficacia de su estrategia GTM.

Aquí es donde entra en juego una auditoría de la pila de tecnología. Al realizar una evaluación exhaustiva de su pila de tecnología, puede identificar cualquier brecha o redundancia y realizar los ajustes necesarios para optimizar sus operaciones. Una pila de tecnología moderna debe ser optimizada, eficiente y escalable, lo que permite una colaboración fluida y una productividad mejorada.

¿Por qué necesita una auditoría tecnológica?

1. Los datos aislados dificultan la colaboración y la alineación

Reiterando lo que dijimos anteriormente, simplemente tener las mejores herramientas a tu disposición no garantiza el éxito. Si su ecosistema tecnológico no integra perfectamente todas sus herramientas, puede generar silos de datos que causan ineficiencias, esfuerzos duplicados y pérdida de tiempo y recursos.

La comunicación interna efectiva es vital para lograr los objetivos organizacionales. Sin embargo, cuando cada departamento utiliza su tecnología sin capacidades de integración, dificulta la alineación y la colaboración entre los equipos. Esto puede desviar a los equipos de sus objetivos organizacionales a largo plazo, haciendo que se concentren únicamente en sus objetivos departamentales individuales.

Además, si los equipos no acceden a datos de la misma fuente, resulta difícil determinar el éxito general y discernir qué estrategias son efectivas.

2. Recorrido del cliente fragmentado

Cuando se producen silos de datos y los departamentos dentro de una organización no están alineados, se crea un recorrido del cliente fragmentado que puede obstaculizar la comunicación efectiva con los clientes. Sin una visión unificada de las interacciones y los puntos de contacto del cliente, resulta difícil comprender sus necesidades y preferencias.

Sin esto, los equipos de ventas y marketing no pueden brindar experiencias personalizadas y los clientes que esperan fluidez en los puntos de contacto se encuentran con interrupciones que erosionan la satisfacción y la lealtad.

3. Herramientas infrautilizadas que agotan su presupuesto

¿Tiene problemas para explicar la cantidad que ocupa su pila tecnológica en su presupuesto anual?

A menudo tendemos a saltar e invertir en nuevas herramientas que son nuevas en el mercado (que la mayoría de nosotros podemos sentir fácilmente atraídos u obligados a usar) o que tienen "productividad" o "eficiencia" asociada a ellas. En lugar de verlo de manera integral desde la perspectiva de un ecosistema tecnológico, en otras palabras, invertir en herramientas que sean multifuncionales y tengan capacidades de integración, seguimos aumentando nuestra pirámide de tecnología. Esto causa un impacto perjudicial en el presupuesto de una organización que puede generar tensiones financieras.

Aunque algunas de estas herramientas pueden haber parecido interesantes cuando se invirtió recientemente en ellas, tienden a perder su chispa con el tiempo y son empujadas a un rincón oscuro donde nadie se molesta en usarlas. Esta infrautilización se puede ver claramente en el siguiente gráfico extraído del informe de Zylo sobre la gestión de SaaS, donde arroja luz sobre la cantidad de tecnología que se desperdicia en empresas de diferentes tamaños.

Fuente: Informe del índice de gestión de SaaS de Zylo 2023

4. Los datos incorrectos obstaculizan el progreso

Garantizar la integridad de los datos dentro de su pila tecnológica es crucial para tomar decisiones informadas. Sin embargo, es importante abordar los desafíos relacionados con las preocupaciones de seguridad y las inconsistencias de los datos que pueden plantear peligros potenciales.

Con un número cada vez mayor de violaciones de seguridad y preocupaciones sobre la privacidad de los datos, las organizaciones a menudo se sienten obligadas a revisar y fortalecer sus medidas de seguridad dentro de su paquete tecnológico.

Al mismo tiempo, las inconsistencias de los datos pueden generar inexactitudes en los informes y disparidades entre diferentes herramientas, lo que dificulta la obtención de una visión unificada de los datos de los clientes.

Esto presenta un desafío importante que las organizaciones deben priorizar, no solo para mitigar los riesgos de seguridad sino también para garantizar conocimientos confiables y coherentes para la toma de decisiones estratégicas.

5. La tecnología obsoleta está afectando la escalabilidad

No se puede hablar de crecimiento sin optimización.

La tecnología desempeña un papel crucial en la optimización de procesos y flujos de trabajo, pero no se puede subestimar el impacto de una pila tecnológica ineficiente en la escalabilidad.

Cuando no audita o revisa su pila tecnológica de vez en cuando, se limita a los recursos existentes que pueden no ser tan eficientes y productivos como otros, lo que obstaculiza el crecimiento y la escalabilidad.

Este desafío se ve agravado aún más por consideraciones de seguridad y cumplimiento, a medida que los sistemas obsoletos se vuelven vulnerables a los riesgos. Es esencial abordar estos riesgos de seguridad asociados con una tecnología obsoleta, especialmente en el estricto panorama regulatorio actual donde el cumplimiento no es negociable.

6. Disminución de la productividad y frustración entre los empleados.

Imagínese intentar navegar a través de una compleja red de herramientas, perder un tiempo valioso e interrumpir su flujo de trabajo. Este es el tipo de ineficiencia que puede surgir de una pila tecnológica mal optimizada.

Y la frustración no termina ahí: los empleados que tienen que lidiar con herramientas torpes a menudo experimentan una disminución en la productividad y la satisfacción. Se encuentran constantemente buscando soporte técnico, desviando su atención de sus responsabilidades principales.

Esta insatisfacción no se limita sólo a la organización; se extiende a las partes interesadas, incluidos empleados y clientes, que expresan su descontento. Es como escuchar un suspiro colectivo de frustración por el estado actual del entorno tecnológico. Abordar estos problemas no se trata únicamente de tecnología; se trata de fomentar una cultura laboral positiva y eficiente que resuene en todos los involucrados en el viaje.

En general, una auditoría exhaustiva de la pila tecnológica demuestra ser una inversión estratégica para optimizar la eficiencia, reducir costos y fortalecer la seguridad de sus operaciones comerciales.

¿Cómo realizar una auditoría de pila tecnológica?

Ahora que hemos cubierto qué es una pila tecnológica y cómo se beneficiaría al auditarla; profundicemos en cómo realizar realmente una auditoría de pila tecnológica:

1. Inventario Integral:

Comience la auditoría compilando una lista completa de todas las herramientas que se utilizan actualmente en varios departamentos. Este inventario servirá como piedra angular para realizar un análisis meticuloso de toda la pila tecnológica.

2. Análisis funcional:

Explore las funcionalidades de cada herramienta y comprenda su función, sus características y cómo contribuye a los procesos operativos. Este análisis ofrece información valiosa sobre si una herramienta se alinea con las necesidades actuales de su negocio.

3. Agrupación Funcional:

Clasifique herramientas con funcionalidades similares para identificar redundancias y optimizar las operaciones. Este paso lo ayudará a identificar superposiciones, eliminar herramientas duplicadas y crear un ecosistema tecnológico más eficiente.

4. Evaluación de utilización:

Evalúe el uso de cada herramienta e identifique aquellas que estén infrautilizadas o que no se utilicen en absoluto. Considere el valor que estas herramientas aportan a la organización y si sus funcionalidades pueden sustituirse o integrarse en soluciones más integrales.

5. Evaluación de Integración:

Examinar las capacidades de integración de cada herramienta. Evalúe la eficacia con la que trabajan juntos para formar un ecosistema tecnológico unificado y armonioso. Identifique posibles brechas o conflictos en la integración y priorice herramientas que se complementen perfectamente entre sí.

6. Optimización e Implementación:

Una vez que haya obtenido una comprensión clara de la función, la funcionalidad y las capacidades de integración de cada herramienta, es hora de optimizar su pila tecnológica para alinearla con los objetivos de su organización. Implemente cambios estratégicos para garantizar que la pila revisada no solo satisfaga sus necesidades actuales sino que también respalde la escalabilidad y el crecimiento futuros.

¿Cómo debería ser una pila tecnológica moderna?

En conclusión, es crucial para la eficiencia y el éxito de sus operaciones comerciales tener una pila tecnológica armoniosamente integrada.

Una pila de tecnología moderna va más allá de ser una mera colección de herramientas líderes en la industria; es un ecosistema que se integra perfectamente para eliminar ineficiencias. Como se mencionó anteriormente, una auditoría integral de la pila tecnológica lo ayuda a descubrir estas ineficiencias que se esconden a simple vista y ayuda a iniciar el proceso para construir una pila tecnológica efectiva.

Entonces, ¿cómo debería ser una pila tecnológica moderna?

Debe ser optimizado, eficiente y escalable, permitiendo la colaboración, reduciendo costos y fortaleciendo la seguridad. A medida que exploramos los desafíos, como los datos aislados, los recorridos fragmentados de los clientes, las herramientas infrautilizadas, los datos incorrectos y la tecnología obsoleta, se hace evidente la importancia de una pila tecnológica cohesiva y optimizada. Al abordar estos desafíos, una pila tecnológica moderna y bien auditada se convierte en la piedra angular de la excelencia operativa, allanando el camino para el crecimiento y el éxito sostenidos.