¿En quién confiará para elegir su próximo sistema de base de datos de la iglesia?

¿Está preparado para elegir su próximo sistema de base de datos de la iglesia?

Podría estar utilizando este sistema durante los próximos siete a 10 años. Su sistema de base de datos es la base electrónica de toda su iglesia, y realiza un seguimiento de los miembros, voluntarios, donaciones y más.

“La elección del método de selección correcto para su cultura no se puede enfatizar demasiado. Un buen ajuste puede producir una experiencia de transición emocionante y fructífera con altas tasas de adopción”, dice Tavie Allan, director de operaciones de Think Ministry.

Pero “un enfoque al azar puede hacer que (su equipo) se sienta resentido y decepcionado, y luego se convierta en usuarios desconectados. Vale la pena invertir el tiempo para elegir el proceso que unirá a su equipo cuando termine”.

Por lo general, vemos iglesias que adoptan uno de varios enfoques para elegir su próximo sistema de base de datos:

• Una persona vuela sola en todo el proceso de investigación y selección.
• Se reúne un equipo interno para aportar diversas perspectivas al proceso de toma de decisiones.
• Se contrata a un consultor externo para ayudar a tomar una decisión informada.

Si bien cada uno de los enfoques anteriores puede funcionar, tienen ventajas y desventajas definidas, que desglosaremos a continuación.

Pero no importa quién tenga la tarea de elegir su próximo sistema de base de datos de la iglesia, asegúrese de presentar criterios escritos que cubran sus necesidades críticas, los sistemas que deben reemplazarse, los sistemas existentes que desea integrar en su nuevo sistema y el dolor actual. puntos.

1. El enfoque de una persona

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Hacer que una persona elija el sistema de base de datos de la iglesia es un enfoque más común de lo que podría pensar.

Cuando asumí el cargo de administrador de una iglesia con 15 miembros del personal y una asistencia semanal de 1500 miembros, emprendí un proyecto individual para elegir nuestro nuevo ChMS. Tuve la bendición del pastor y elegí entre sistemas con los que ya tenía algo de experiencia. Encuentro que la mayoría de los plantadores de iglesias lo hacen de esta manera.

ventajas

1. Velocidad. Una persona puede revisar las opciones, las reuniones y las demostraciones de software de manera oportuna.
2. Sencillez. Al sopesar diferentes opciones de bases de datos de iglesias entre sí, hay muchos detalles que absorber. Mantener a un equipo al tanto de todos esos detalles puede ser complicado.
3. Decisión. Si una persona está a cargo de la decisión, solo hay una opinión y perspectiva para administrar.

Contras

1. Responsabilidad. Si echa a perder esta decisión al tomar una decisión desinformada, tendrá que aceptar todas las consecuencias y culpar por el error.
2. Falta de perspectiva. Si está tomando esta decisión por su cuenta, es posible que no sepa qué necesidades tiene cada departamento específico.
3. Parcialidad. Como individuo, hay más oportunidades para que su sesgo personal afecte la elección final. Por ejemplo, puede otorgar una importancia desproporcionada a factores como el bajo costo, el reconocimiento de la marca o funciones de nicho como el soporte de chat las 24 horas, los 7 días de la semana.

Recomendación: solo adopte el enfoque individual cuando no tenga otra opción debido a limitaciones de tiempo o de personal. Desarrolle un conjunto de requisitos y parámetros para tomar esta decisión. Comparta ese criterio con su equipo antes de que comience el proceso de selección y antes de que se seleccione un finalista. Permita que las partes interesadas revisen al candidato principal antes de realizar la selección final.

Si su iglesia tiene una asistencia semanal promedio de más de 500 personas por semana, evite este enfoque por completo. Con ese tamaño, inevitablemente habrá personas en su iglesia que estén preparadas para ayudarlo con este proyecto de investigación. Lo más probable es que tenga miembros del equipo que deberían dar forma a la decisión, y puede ser beneficioso para ellos tener poder de veto para evitar un error costoso.

2. El enfoque de equipo

Un trabajo en equipo hace que el sueño funcione

Descubrimos que reunir un equipo para seleccionar su próximo ChMS es el enfoque más común utilizado por las iglesias más grandes. Tiene sentido por razones obvias: el sistema debe abordar las necesidades del personal y los voluntarios en una variedad de roles, incluido el equipo de contabilidad, el equipo de tecnología, el equipo de instalaciones, los ministerios de primera línea y los ministerios con preocupaciones especiales, como los niños y los miembros. cuidado, solo por nombrar algunos.

Entonces, ¿no tiene sentido tener varios de estos diferentes equipos representados durante el proceso de selección?

ventajas

1. Mayor perspectiva. Cuantas más perspectivas se apliquen durante el proceso de selección, puede resultar en una decisión que se adapte a las necesidades de una gama más amplia de su personal.
2. Aceptacion. Si las partes interesadas sienten que su aporte fue valorado y considerado durante el proceso de toma de decisiones, es más probable que acepten una vez que se haya realizado la selección.
3. Implementación más fluida. Después de participar en el proceso de investigación, demostración y selección, su equipo de selección debe tener todo lo que necesita para convertirse en el equipo de implementación una vez realizada la selección.

Contras

1. Llegar a un consenso. Ponerse de acuerdo sobre qué criterios son los más importantes, por no hablar de tomar una decisión final, requerirá más esfuerzo y cooperación que el enfoque de una sola persona.
2. Sesgo departamental. Se debe tener cuidado para asegurarse de que la voz de un departamento (por ejemplo, los pastores principales) no se vuelva desproporcionadamente influyente en el proceso de toma de decisiones.
3. Dispersión de personal. La vinculación de varias personas a través de una fase de investigación prolongada puede afectar otras prioridades.

Recomendación: En la mayoría de los casos, este es el enfoque a seguir, pero mantenga su equipo de selección lo más pequeño posible sin dejar de representar una sección transversal del personal. Asegúrese de mantener actualizado al resto del personal a lo largo del camino. No descuide las ventas internas necesarias una vez identificado un candidato y antes de firmar un contrato.

Consulte esta útil infografía que ilustra cómo un equipo de este tipo podría trabajar en conjunto.

Selección de un nuevo ChMS

3. El enfoque del consultor

“Si lo hiciera, ¿nos guiaría a través de un día típico para usted?”

El consultor adecuado puede aportar experiencia y estructura a esta importante decisión. No vemos este enfoque con tanta frecuencia, pero siempre marca una diferencia positiva en la objetividad del proceso. El consultor debe traer un conjunto bien definido de preguntas para que su equipo determine los criterios clave que necesita para su nuevo sistema. .

Le ayudarán a priorizar sus criterios y medir los sistemas candidatos. Puede esperar que los proveedores que están trabajando con su consultor traigan su juego A a la presentación, sabiendo que están trabajando con un experto, e incluso puede que su ingeniero de ventas dirija las demostraciones de software.

ventajas

1. Un plazo específico. Un buen consultor debería poder darle un cronograma definitivo para hacer la selección final.
2. Profesionalismo. Puede esperar que un buen consultor haga cosas como enviar una solicitud de propuesta (RFP) profesional a los posibles proveedores.
3. Confianza. Si bien la ruta del consultor puede costar más que tomar la decisión internamente, tendrá la confianza de saber que utilizó a un experto para encontrar el sistema de base de datos de la iglesia adecuado para su iglesia.

Contras

1. Costo. Tendrá que pagar a un consultor por sus servicios.
2. Sesgo invisible. El consultor puede aportar sus propios prejuicios al proceso de selección, por ejemplo, relaciones amistosas con proveedores específicos.
3. Alcance. Al optar por la ruta del consultor, puede excluir a algunos proveedores más pequeños que no cuentan con un departamento de propuestas para responder a las RFP.

Recomendación: si puede permitirse el lujo de contratar a un consultor experimentado, este enfoque es excelente. La empresa o persona que contrate debe tener un conocimiento actualizado del mercado y las mejores opciones disponibles. Su conocimiento sobre diferentes proveedores y sistemas puede ayudarlo a evitar elegir sistemas basados ​​únicamente en cómo se sintió su equipo acerca de algunas interacciones con un vendedor.

Hemos visto varias RFP de un par de grupos bien establecidos que ofrecen este servicio, incluidos los Servicios Comerciales del Ministerio y Enable Ministry Partners.

Una elección informada es una buena elección

Ya sea que finalmente elija dejar esta importante decisión en manos de una sola persona, un comité interno o un consultor externo, establecer las expectativas de antemano es clave para seleccionar un sistema de base de datos de la iglesia que sirva bien a su iglesia en los años venideros.

Para una mirada aún más profunda al proceso involucrado en la selección de un sistema de gestión de la iglesia, vea Un proceso para elegir un sistema de gestión de la iglesia basado en la web: un estudio de caso por Wallis C. Metts , Jr. Ph.D.

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