¿Qué hace que una tecnología financiera ganadora se acumule?

Lo que ponga en su pila de tecnología financiera habilitará a su equipo. El conjunto de herramientas correcto puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso: desea obtener información correcta rápidamente y no desea que su tecnología sea una barrera para realizar el trabajo. Hablamos con Johan Strid, Director de FP&GA en Juni, para averiguar qué constituye la pila tecnológica del equipo de Finanzas y qué debe incluir al crear la suya.

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Cómo construir la pila de tecnología adecuada para su negocio

Mapear las necesidades de su negocio es la clave para construir una pila de tecnología financiera exitosa. El tipo de negocio con el que está trabajando y su complejidad influirán directamente en el software en el que debe invertir.

Está ejecutando una organización sencilla si tiene necesidades contables simples y una estructura de entidad legal, como una entidad legal que vende uno o dos productos. Debe elegir una solución que se adapte a eso, que sea fácil de configurar y que sea más rentable para su negocio. A medida que crezca, deberá atender más procesos y requerir más funciones.

En comparación, está viendo una pila tecnológica completamente diferente si tiene varias entidades, muchos productos diferentes, varias fuentes de ingresos o varias monedas. Necesitará una solución más avanzada, cuya implementación llevará más tiempo y será más compleja de ejecutar, pero que en última instancia le brindará una gama más completa de funciones para satisfacer sus necesidades.

En resumen, lo que hará que su pila de tecnología ganadora sea individual para su negocio. Esta es nuestra opinión sobre qué incluir en una pila de tecnología en las diferentes etapas de un negocio, y lo que tenemos en el nuestro.

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Gestione los procesos del día a día con ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) es un software que gestiona los procesos diarios mediante la recopilación y organización de información empresarial clave para satisfacer las necesidades contables. ERP es esencial para un negocio en crecimiento, ya que reúne información financiera de toda la empresa en un solo lugar. Comprender cómo funciona el negocio en los diferentes departamentos es fundamental para una planificación financiera exitosa, y su ERP puede ayudar con eso.

Usamos Oracle NetSuite porque se adapta mejor a nuestras necesidades como una ampliación compleja. Podría beneficiarse de un ERP como Quickbooks, Xero en el Reino Unido o Fortnox en Suecia si tiene necesidades comerciales más sencillas.

Su ERP es el corazón de su pila de tecnología financiera, independientemente del tamaño de su empresa. A medida que su negocio crezca, considere obtener un ERP que se integre con otras piezas de su pila tecnológica, como cuentas por pagar y software FP&A, para que compartir y centralizar sus datos sea más manejable. Un ERP puede admitir la gestión de inventarios, la gestión de pedidos y la facturación de clientes, ya sea en el propio ERP o mediante la integración con otras herramientas.

Tenga en cuenta que el software ERP generalmente no está diseñado para visualización y análisis. Es posible que desee traer un segundo software, como una solución FP&A, si esa es una necesidad importante.

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Mire hacia el futuro con FP&A

La planificación y análisis financiero (FP&A) es fundamental a la hora de gestionar las finanzas de una empresa, más aún en el contexto económico actual.

Como un negocio simple, podría ser suficiente descargar sus datos, fusionarlos en Excel y desarrollarlos. Pero, si desea beneficiarse de la automatización, mayores capacidades de pronóstico y una mayor visualización, es posible que desee invertir en software FP&A.

La tecnología adecuada puede ayudarlo a administrar sus datos y usarlos para modelar escenarios futuros para su negocio. Al igual que con la mayoría de la automatización financiera, el software de FP&A adecuado puede ayudarlo a liberar tiempo del manejo manual de sus datos y, en su lugar, permitirle concentrarse en el análisis.

Elegimos Pigment, que ofrece generación de informes, visualización y modelado sin interrupciones junto con capacidades de colaboración. También nos ayuda a combinar datos de nuestro ERP con métricas de otras fuentes. Al seleccionar un software de FP&A, busque uno que se integre con sus otras plataformas para brindarle un flujo de trabajo continuo de datos para analizar y trabajar.

El principal atractivo de una gran herramienta de FP&A es el modelado. Desea ver su historial financiero, cómo se ve en la actualidad y cómo podría verse en el futuro en función de diferentes escenarios.

Un caso de uso típico que se beneficia de FP&A es el trabajo presupuestario. Con la herramienta adecuada, puede ver datos históricos junto con vistas prospectivas de su modelo. Además, puede invitar a colegas de diferentes equipos para que den su opinión sobre las opiniones al formar el presupuesto. El aspecto colaborativo y la fuente única de la verdad limita los errores y hace que el proceso sea más eficiente.

Una herramienta de FP&A también puede ayudar a visualizar las finanzas con tablas o vistas específicas, lo cual es útil para equipos con necesidades personalizadas que desean ver sus datos de cierta manera.

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Manejar cuentas por pagar a escala

Las cuentas por pagar (AP) suelen ser algo que administra en su ERP. Pero hay integraciones o funciones que puede buscar que facilitarán el proceso.

Hacer un seguimiento de las cuentas por pagar a gran escala puede llevar tiempo y esfuerzo, lo que aumenta a medida que crece una empresa o se diversifican las ofertas de productos. A medida que aumenta el volumen de las facturas de los proveedores, también aumenta la carga de trabajo. El software de cuentas por pagar que puede automatizar el proceso es una gran herramienta para agregar a su pila de tecnología.

Usamos Fast Four, una integración AP para NetSuite. Fast Four automatiza el manejo de facturas de proveedores al escanear sus detalles usando OCR, que convierte una imagen de texto a otro formato. Traducir una factura en un documento que nuestro ERP pueda entender reduce el riesgo de errores y ahorra un tiempo valioso que, de lo contrario, se gastaría en ingresar información manualmente. Fast Four también brinda un mejor control al proporcionar una matriz de aprobación para las aprobaciones de facturas de proveedores. Todas las facturas son aprobadas por una o más personas de alto nivel según la naturaleza, el departamento o los montos.

Antes de elegir cómo manejar las cuentas por pagar, debe elegir su ERP. Si tiene una empresa más pequeña que usa un ERP como Xero o Fortnox y tiene un volumen pequeño de facturas, es relativamente sencillo manejarlas allí. Sin embargo, para las empresas con una solución ERP más compleja, usar un OCR para traducir sus facturas reducirá su carga de trabajo manual.

La clave para usar con éxito una herramienta de OCR para manejar las cuentas por pagar es organizar correctamente los datos maestros en su ERP. Para complementar esto, cree buenos procesos al incorporar a un proveedor para ayudar a obtener la información bancaria y fiscal correcta en la factura, lo que permite un flujo de trabajo fluido.

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Comprender el rendimiento con inteligencia empresarial

Business Intelligence (BI) le ayuda a identificar tendencias en los datos. El software de BI es una herramienta valiosa, pero si está ejecutando una operación pequeña, puede comenzar eligiendo una solución simple.

Una empresa puede tener diferentes datos provenientes de muchas fuentes. Un software que reúne todo esto en información utilizable puede ayudarlo con el análisis de datos. Cuando se usa correctamente, el software de BI es una excelente manera de comprender de manera integral el rendimiento, desde la cadena de suministro hasta las ventas.

Usamos Metabase para manejar la inteligencia comercial, lo que nos ayuda a visualizar datos y crear paneles fáciles de entender que se comparten en toda la empresa.

Juni Insights es otra forma de ver sus datos de comercio electrónico. Desde el flujo de efectivo y el gasto publicitario hasta los análisis de Amazon y Shopify, Juni puede actuar como la única fuente de verdad para todas sus finanzas de comercio electrónico para ayudarlo a tomar mejores decisiones.

Si bien puede modelar y crear vistas prospectivas, la mayoría de las herramientas de inteligencia comercial no suelen estar diseñadas para eso. En cambio, una buena herramienta de inteligencia comercial lo ayudará a observar las tendencias de datos actuales y realizar un seguimiento de los objetivos. Si tiene necesidades complejas de modelado financiero, debería considerar una herramienta FP&A.

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Rellena los huecos con Excel

Excel no debe ser subestimado. Es un elemento básico para todos los equipos financieros, sin importar en qué etapa de crecimiento se encuentre.

Para equipos más pequeños, Excel puede ser una herramienta suficiente para FP&A y un gran complemento para su ERP. Para equipos más grandes, sigue siendo versátil e ideal para profundizar en sus números. Desde FP&A hasta la gestión de gastos, Excel puede tener su lugar en su pila de tecnología.

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Agilice la gestión de contratos

Los contratos son esenciales para las operaciones diarias, pero gestionarlos no tiene por qué ser complicado.

Puede manejar fácilmente los contratos de forma manual si tiene una empresa más pequeña. A medida que crece una empresa, también lo hace la cantidad de partes interesadas que deben seguir los procesos legales adecuados. Tener una herramienta para ayudar a optimizar los flujos de trabajo y coordinar a las partes interesadas puede ahorrar tiempo y facilitar la colaboración.

PandaDoc nos simplifica la creación, gestión y firma de contratos. Es fácil compartir documentos y obtener firmas digitales. Tener una biblioteca de plantillas de contrato facilita la colaboración y el cumplimiento.

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Mejore la gestión del flujo de caja con Juni

Juni está diseñado para ayudar a los equipos de finanzas a aumentar la visibilidad y mejorar la productividad con más control. Nuestras tarjetas virtuales, cuentas multidivisa e integraciones de contabilidad y publicidad le brindan una visión unificada de sus finanzas. Además, obtenga una mayor visibilidad de su flujo de caja y transacciones con herramientas de análisis e información. Obtenga el control de sus transacciones con configuraciones de notificación personalizadas y revisiones de transacciones mediante la asignación de tarjetas a los gerentes. Juni puede ayudarlo a aumentar su flujo de efectivo con reembolsos en todos sus gastos elegibles y acceder a capital flexible con plazos extendidos*.

Independientemente de lo que elija para su pila de tecnología, las necesidades de su negocio son lo más importante a considerar. A medida que su negocio evoluciona, es esencial evaluar continuamente si su tecnología todavía funciona para usted o si necesita invertir en nuevos programas. Después de todo, la tecnología está ahí para facilitar su trabajo y hacerlo más fácil.

*Actualmente solo disponible para empresas registradas en el Reino Unido. La elegibilidad, la línea de crédito y el aumento de la línea de crédito están sujetos a la solicitud, revisión y circunstancias financieras. Plazos de pago de 37 días garantizados, con hasta 60 días disponibles. Aplican terminos y condiciones.