¿Cuál es el proceso para generar una factura electrónica?

En India, debe generar facturas electrónicas en el formato EWB-01 prescrito cuando el valor de los bienes transportados excede Rs. 50,000. Puede generar fácilmente tales facturas electrónicas utilizando el portal de factura e-Way (EWB). Es una plataforma en línea que le permite:

• Generar facturas electrónicas individuales o consolidadas
• Actualice el número de vehículo si cambia el modo de transporte
• Cancelar facturas e-way generadas previamente generadas previamente

Alternativamente, también puede crear las facturas E-Way enviando códigos SMS específicos o mediante invocación electrónica (las facturas se generan automáticamente utilizando sistemas de invocación electrónica).

¿Todavía confundido y quieres saber más? En este artículo, comprendamos todos estos tres modos de generación de facturas electrónicas en detalle.

Algunos requisitos previos válidos para cualquier método de generación

Antes de generar una factura electrónica, debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Registro en el portal de EWB

Debe estar registrado en el portal EWB. Sin registro, no puede acceder al sistema para generar facturas.

• Factura/ challan/ bill por bienes

Debe mantener listos los challan, la factura o la factura de los productos. Estos documentos contienen detalles importantes sobre el envío (valor, cantidad y naturaleza de los bienes). Necesitará estos detalles al generar su factura.

• Detalles requeridos para el transporte por carretera

Si los productos están siendo transportados por carretera, necesita la identificación del transportador (un número único asignado al transportador) o el número de vehículo.

• Detalles requeridos para el transporte por ferrocarril, aire o barco

Para estos modos de transporte, debe tener una ID de transportador, un número de documento de transporte y una fecha en el documento de transporte.

Los 3 modos de generar una factura electrónica

Se puede generar una factura electrónica utilizando cualquiera de los siguientes modos:

Modo I: a través de EWB Portal

Siga estos pasos para generar una factura electrónica utilizando el portal EWB:

• Vaya al portal EWB e inicie sesión.

• Busque la opción 'Bill e-Way' en el lado izquierdo del tablero.
• Haga clic en 'Generar nuevo' para comenzar el proceso de creación de facturas electrónicas.
• Ahora, verá un formulario con múltiples campos. Complete los siguientes detalles:
  • Tipo de transacción:
    • Seleccione 'hacia afuera' si está enviando los productos (proveedor).
    • Seleccione 'interno' si está recibiendo los productos (destinatario).
  • Subtipo:
    • Elija el subtipo relevante que se aplique a su transacción.
  • Tipo de documento:
    • Elija el tipo de documento que está utilizando (como factura, factura, challan, nota de crédito, etc.).
  • Número de documento:
    • Ingrese el número de factura o el número de documento de la transacción.
  • Fecha del documento:
    • Seleccione la fecha en que se emitió el documento. El sistema no permitirá fechas futuras.
  • De/ a:
    • Complete los detalles del remitente (desde) o receptor (a). Si el remitente/receptor no está registrado, mencione 'URP' para una persona no registrada en el campo Gstin.
  • Detalles del artículo: Proporcione los detalles de los productos que se transportan:
    • Nombre del producto

• Descripción
• Código HSN
• Cantidad
• Unidad
• Valor imponible
• Tasas impositivas (CGST, SGST, IGST) según corresponda
• Tasa impositiva de cese (si corresponde)

• Detalles del transportador:
  • Mencione el modo de transporte (barco, aire, carretera, ferrocarril).
  • Ingrese la distancia aproximada en kilómetros.
  • Ingrese el nombre del transportador, la identificación del transportador, el número de documento del transportador y la fecha
  • Ingrese el número de vehículo si sabe qué vehículo llevará los productos.

• Envíe el formulario y genere la factura electrónica
• El sistema verificará la información que ingresó.
• Si hay un error (como los detalles faltantes), mostrará una alerta.
• Si todo es correcto, la factura E-Way (EWB-01) se generará con un número único de 12 dígitos.

Este modo de generación de facturas electrónicas es altamente adecuado para vendedores de alta frecuencia activos en mercados en línea y ubicaciones físicas, ya que son necesarios para realizar envíos frecuentes.

Modo II: a través de SMS

En este modo, puede usar la instalación de SMS para generar facturas electrónicas utilizando su número de teléfono móvil registrado. Para hacerlo, primero tendrá que registrarse para ello. Sigue estos pasos:

• Inicie sesión en el portal EWB usando sus credenciales.
• En el lado izquierdo del tablero, haga clic en 'Registro' y seleccione 'Para SMS' en el menú desplegable.
• El número de teléfono móvil vinculado a su número de identificación de impuestos de bienes y servicios (GSTIN) se mostrará en parte en la pantalla.
• Haga clic en 'Enviar OTP' para recibir una OTP (contraseña única) en este número de teléfono móvil.
• Ingrese el OTP recibido y haga clic en 'Verificar OTP' para completar el proceso.

Tenga en cuenta que solo se pueden usar números móviles registrados con su GSTIN. Puede registrar hasta dos números móviles para un GSTIN. Si su número de teléfono móvil está vinculado a más de una ID de usuario (nombre de usuario), aparecerá una pantalla que muestra todas las ID de vinculación. Aquí selecciona la ID de usuario deseada y luego haga clic en 'Enviar' para completar el registro para esa ID de usuario específica.

Ahora, una vez registrado, debe escribir este formato SMS - WBG Trantype Recgstin Delpincode Invno Invdate TotalValue HSNCode Apprdist Vehicle

Tenga en cuenta que debe haber un solo espacio entre cada entrada.

Una vez escrito, envíe el SMS al 7738299899. Recibirá una respuesta inmediata con los detalles de la factura de E-Way. Esta respuesta confirma que el proyecto de ley E-Way se ha generado con éxito.

Modo III: a través de la inversión electrónica

En la inversión electrónica, no genera facturas en el portal GST. En cambio, las empresas deben enviar una factura previa a la generación en un portal de invocación electrónico dedicada.

Aquí la factura se genera en el propio sistema de la empresa, pero antes de que pueda usarse a efectos fiscales, debe cargarse en el portal de registro de la factura (IRP) administrado por GSTN.

En IRP, tales facturas se autentican y se asignan un número de referencia de factura (IRN). A continuación, los datos de la factura se envían desde el IRP directamente al portal GST y al portal de facturas electrónicas en tiempo real.

A partir del 1 de agosto de 2023, empresas con una facturación anual superior a Rs. 5 millones de rupias deben cumplir con la inversión electrónica para sus transacciones B2B.

Conclusión

Según las reglas de GST, debe generar una factura electrónica si el valor de los bienes transportados es más de Rs. 50,000 en India. Este sistema reduce el papeleo y previene la evasión fiscal. Además, beneficia a todas las partes involucradas, como empresas, transportadores, NBFC y autoridades fiscales al proporcionar seguimiento y transparencia en tiempo real.

Actualmente, puede generar una factura electrónica a través de estos tres métodos:

• Usando el portal EWB
• A través de SMS
• A través de la inversión electrónica

Sin embargo, antes de usar cualquier método, debe registrarse en el portal EWB. Sin un registro válido, no puede generar facturas electrónicas.