¿Qué es la Redacción Técnica? Definición y ejemplos

Es fácil dar por sentado una buena redacción técnica. Cuando se hace bien, las comunicaciones tecnológicas hacen que las herramientas complejas parezcan fáciles de usar y mantener. Pero ese barniz pulido es el resultado de una habilidad de alto nivel y un trabajo arduo.

¿Qué es la escritura técnica? Siga leyendo para obtener una definición y ejemplos.

¿Qué hace un escritor técnico?

La escritura técnica, también llamada comunicación técnica, transmite información sobre tecnología de forma clara y comprensible. Algunos escritos técnicos sirven a una audiencia especializada y utilizan terminología industrial de alto nivel. Algunos documentos se dirigen a una audiencia general resumiendo información compleja.

Este tipo de escritura es una herramienta de comunicación crucial para muchas industrias, desde el desarrollo de software hasta la fabricación. Está presente en todos los aspectos de las operaciones de una empresa, desde los planes comerciales hasta la gestión de proyectos.

Tipos de redacción técnica

Las empresas de tecnología y los fabricantes de productos crean muchos tipos de documentos. Algunos, como los manuales de usuario y las guías de inicio rápido, son familiares para el público en general. Otros tipos de redacción técnica, como estudios de casos y documentos técnicos, no parecen técnicos en absoluto, y eso es lo que los hace valiosos.

A continuación, encontrará una introducción a las categorías de contenido más comunes, junto con ejemplos de escritura técnica para ayudarlo a imaginarlos.

Documentación del producto

También llamada documentación técnica, la documentación del producto es lo que la mayoría de la gente imagina cuando imagina la escritura técnica. Explica cómo funciona el producto y/o cómo usarlo, dos objetivos muy diferentes para el escritor técnico.

Manuales de productos

Un manual de producto, a veces llamado manual del usuario o del propietario, es una descripción completa de un producto técnico. Cuando está bien escrito, es el único documento que un usuario necesita para trabajar con un producto en el día a día.

Si es propietario de un automóvil, probablemente tenga un ejemplo de un manual de producto en la guantera. Los manuales de usuario de automóviles describen todos los componentes a los que un conductor necesita acceder, desde los neumáticos hasta el sistema de señales de diagnóstico a bordo (OBD). También incluyen instrucciones para el mantenimiento en el hogar, como verificar la presión de las llantas:

1. Retire la tapa de la válvula del neumático.
   2. Presione la punta del manómetro para neumáticos en la válvula del neumático.
   3. Lea la presión utilizando las graduaciones del manómetro.
   4. Si la presión de inflado de los neumáticos no está en el nivel recomendado, ajuste la presión. Si agrega demasiado aire, presione el centro de la válvula para desinflar.
   5. Después de completar la medición y el ajuste de la presión de inflado de los neumáticos, aplique agua jabonosa a la válvula y verifique que no haya fugas.
   6. Vuelva a colocar la tapa de la válvula del neumático.1

Los manuales de automóviles están diseñados para los consumidores. Por lo tanto, utilizan un lenguaje cotidiano y diagramas no técnicos. Un manual de producto diseñado para un usuario industrial se vería muy diferente.

Si bien un manual para el consumidor debe estar libre de jerga, un manual industrial puede usar terminología que un profesional entendería:

Conecte la línea de escape a un sistema de reducción con suficiente rendimiento, si el proceso lo requiere. Las bombas DRYVAC se apagarán debido a la sobrepresión si el sistema de reducción es demasiado pequeño.2

Los usuarios de esta bomba de vacío industrial entenderían la terminología. No hay necesidad de definiciones.

Guías de usuario

La gente a menudo debate la diferencia entre un manual y una guía, incluso dentro de la industria de la comunicación técnica. El consenso general es que una guía es un término más amplio, que abarca cualquier tipo de documentación instructiva destinada al usuario.

Lo que es más importante, una guía del usuario no tiene que ser un documento técnico largo y detallado. Puede ser un video instructivo que se centre en una función en particular o un inserto que explique los botones de su nuevo reloj.

Un ejemplo es la guía de inicio rápido, que encontrará en el empaque minorista de la mayoría de los productos electrónicos de consumo. Hoy en día, muchas guías de inicio rápido tienen muchas ilustraciones y solo incluyen texto según sea necesario. Otros incluyen instrucciones básicas junto con ilustraciones, como en esta guía para Ninja Coffee Bar:

• Gire el depósito de agua en el sentido contrario a las agujas del reloj y retírelo para llenarlo fácilmente.
• Llene con agua fresca y filtrada hasta la línea de la jarra, marcada en el exterior del depósito de agua. Auto-iQ sabe exactamente la cantidad correcta de agua que debe extraer para el tamaño y la preparación que seleccione. Antes de preparar, siempre asegúrese de que el depósito de agua esté lleno por encima de la línea de llenado mínimo para el tamaño deseado.
• Gire el depósito de agua en el sentido de las agujas del reloj para que encaje en su lugar.3

Tenga en cuenta que la guía no explica cómo reparar el depósito o qué hacer si su cafetera no funciona. Para eso, necesitaría el manual completo del producto.

Documentación API

La documentación de la interfaz de programación de aplicaciones (API) está en todas partes en el mundo hiperconectado de hoy.

Una API es un conjunto de funciones e instrucciones que permite que un programa se comunique con otro. Una API está detrás de la opción "pagar con PayPal" en su tienda en línea favorita. Impulsa la función "iniciar sesión con Facebook" que simplifica el inicio de sesión en varias aplicaciones.

Para que las API funcionen, los desarrolladores deben incluir esas interacciones en su código. La documentación de la API guía al desarrollador a través de ese proceso. También proporciona sugerencias para la solución de problemas, información sobre el diseño de la experiencia del usuario e instrucciones para resolver los problemas de los usuarios.

Debido a que está diseñado para desarrolladores y codificadores, la documentación de la API es muy técnica. Los escritores de API deben tener experiencia en software o codificación.

Documentación del proceso

La documentación del proceso es un conjunto de instrucciones detalladas paso a paso para ejecutar una tarea. Se diferencia de la documentación del producto, que cubre cómo usar o reparar un elemento técnico. En cambio, la documentación del proceso describe los procedimientos de trabajo. Aquí están algunos ejemplos.

Documentos de procedimientos operativos estándar

Los documentos de procedimiento operativo estándar (SOP) definen las expectativas de una organización en torno a un proceso específico. También pueden llamarse instrucciones de trabajo estándar, estándares comerciales o documentos de política.

La documentación SOP viene en múltiples formas, incluyendo:

• Listas de verificación de operaciones
• Instrucciones ilustradas
• diagramas de flujo
• Vídeos con guión

Cuanto más técnico sea el proceso, más detallado será el documento SOP. Considere este documento que describe los procedimientos de seguridad para un torno en un taller de máquinas universitario:

Antes de iniciar el torno, asegúrese de que el trabajo del husillo tenga el centro de la copa incrustado [sic]; los apoyos de la cola, la culata y la herramienta están bien sujetos; y hay un espacio adecuado para el material rotativo. 4

Documentos como estos requieren un conocimiento profundo del procedimiento. El escritor puede obtener ese conocimiento de la experiencia directa en la industria, las interacciones con expertos en la materia o el tiempo práctico con el producto.

Esquemas de procesos comerciales

Este tipo de documentación del proceso puede ser menos técnico, aunque es posible que se requieran conocimientos técnicos según lo que se trate.

Por ejemplo, una startup de software puede crear documentación de procesos para organizar el proceso de desarrollo. El documento establecería lo que sucede en cada etapa, desde la planificación hasta el lanzamiento.

Los programas de prueba son un tipo común de documentación de procesos para los desarrolladores de software. Crean un plan paso a paso para probar el software, incluido quién es responsable de qué paso y qué equipo se requiere.

Debido a que estos son documentos internos, tienden a ser muy técnicos, como en este ejemplo de un prototipo de registro de curso:

El propósito de ensamblar el prototipo arquitectónico fue probar la factibilidad [sic] y el desempeño de la arquitectura seleccionada. Es fundamental que se prueben todas las interfaces del sistema y subsistema, así como el rendimiento del sistema en esta etapa inicial. No se realizarán pruebas de funcionalidad y características del sistema en el prototipo.5

El plan también incluye descripciones de tareas, fechas de hitos y una lista de entregables.

Contenido de ventas y marketing

Las empresas dependen de los escritores técnicos para ayudar a vender sus productos. Los desarrolladores comprenden los detalles de las características y capacidades de un producto. Los equipos de ventas y marketing necesitan comunicar esas características de una manera atractiva.

Los escritores técnicos pueden cerrar esa brecha. Pueden tomar documentación de productos altamente técnica, incluidas especificaciones detalladas, y hacerla relevante para un comprador potencial. Esto requiere un conocimiento de las mejores prácticas de ventas y una comprensión de la tecnología involucrada.

Los activos de marketing más cortos, como las descripciones de los productos, suelen ser dominio del redactor. Pero cuando el contenido es más profundo y requiere descripciones más detalladas de las funciones del producto, se necesita un redactor técnico para hacer el trabajo.

Libros blancos

Los libros blancos son informes detallados o artículos técnicos sobre un punto de dolor común o un problema de la industria. Son educativos y persuasivos, por lo general se centran en los productos de una empresa como una solución comprobada al problema.

Las empresas elaboran libros blancos para demostrar experiencia y liderazgo intelectual. Un libro blanco debe investigarse a fondo y estar lleno de información valiosa, incluidos hechos y estadísticas que van más allá de lo obvio.

La mayoría de los lectores de libros blancos están familiarizados con la industria en cuestión. Esperan que el material les ofrezca una nueva visión de un problema y profundice más que un artículo en línea típico.

Los escritores técnicos calificados pueden ofrecer esa profundidad mientras mantienen el artículo legible e interesante. Un libro blanco técnico es denso en hechos, pero aun así debe involucrar al lector con una narrativa cohesiva. Por ejemplo, este documento técnico explica los beneficios de una nueva tecnología que soluciona problemas de software de manera eficiente:

Debido a que las sondas están escritas en C o Java, puede escribir sondas para hacer cualquier cosa que estos lenguajes puedan hacer, incluidas funciones de llamada en su propia aplicación, funciones de llamada en aplicaciones de terceros o aplicaciones compartidas, incluso examinar y modificar los registros de la computadora. Esto significa que puede examinar o cambiar el contenido de los búferes, obtener y establecer propiedades, desencadenar excepciones o condiciones de error, recopilar estadísticas de tiempo, iniciar subprocesos y procesos, etc. 6

Escribir un libro blanco como este requiere conocimientos técnicos y la capacidad de presentar ese conocimiento de manera concisa. Incluso los profesionales de la tecnología interactúan mejor con una historia que con una lista de especificaciones técnicas. Un buen libro blanco técnico logra eso.

Estudios de caso

Los estudios de casos muestran cómo el producto de una empresa resolvió un problema o satisfizo una necesidad. Cuentan la historia del viaje de un cliente de principio a fin, comenzando con el punto de dolor que lo llevó a la puerta de la empresa patrocinadora. La estructura cubre:

• Una descripción del problema
• Otras soluciones que intentó el cliente y por qué no funcionaron
• Lo que trajo al cliente a la empresa patrocinadora
• Cómo la empresa abordó el problema
• Resultados medibles
• Por qué funcionó la solución

Los estudios de casos están dirigidos a clientes potenciales con problemas similares. Cuando está bien escrito, el estudio de caso ayuda al lector a ver cómo podría beneficiarse de los productos o servicios de la empresa.

Al igual que los libros blancos, los estudios de casos necesitan escritores que comprendan la industria, el problema y la solución. El escritor necesita comprender el proceso y ser capaz de identificar los puntos importantes, como en este ejemplo:

Simultáneamente a la migración de la aplicación, DPS diseñó e implementó un entorno de Azure Cloud para alojar los servidores de archivo, impresión y dominio del cliente. Mientras esta solución estaba en Azure, DPS aún la diseñó para incluir copias de seguridad adecuadas y soluciones de recuperación ante desastres. El cambio a la nube de Azure también fue perfecto porque el entorno de Azure se creó y probó mientras el personal utilizaba su sistema local.7

Este contenido altamente técnico demuestra el valor del servicio de manera concisa y significativa. El lector se aleja confiando en la experiencia y la capacidad de la empresa patrocinadora para resolver su problema.

Propuestas y Solicitudes de Propuestas

Cuando una empresa tiene un proyecto próximo, el proceso de propuesta le ayuda a encontrar el socio adecuado. La empresa que ejecuta el proyecto emitirá una solicitud de propuestas (RFP), que describe el proyecto y su alcance. Este ejemplo solicita a un contratista una evaluación de riesgos de seguridad de los sistemas de información:

Se anticipa que se realizará una evaluación anualmente, y la evaluación inicial cubrirá el SSP completo (18 grupos de control). Esta evaluación inicial utilizará las pruebas de penetración realizadas en el primer trimestre de 2020. Las evaluaciones anuales posteriores incluirán un subconjunto identificado de los grupos de control contenidos en el SSP para permitir que se complete una evaluación completa del grupo de control durante un período de 3 años. Las pruebas de penetración se realizarán anualmente como parte de las evaluaciones en curso. Este es un enfoque preferido, con la presentación del proveedor especificando la solución propuesta.8

La audiencia de una RFP está bien informada, por lo que el documento puede ser muy técnico. Si un lector se siente calificado para postularse, responde a la RFP con propuestas detalladas. Las propuestas exitosas incluyen:

• Planes para satisfacer las necesidades del solicitante
• Ventajas de elegir al proponente
• Una lista de los servicios ofrecidos y los costos correspondientes.

La propuesta es un documento persuasivo. Necesita ganarse la confianza del cliente potencial y presentar a la empresa proponente como la mejor opción posible.

A menudo, una empresa técnica necesitará proponer sus servicios a un cliente en otra industria. La propuesta debe demostrar experiencia sin intimidar o confundir al lector. Un redactor técnico está excepcionalmente calificado para esta desafiante tarea.

Investigaciones e Informes

Los escritores técnicos también trabajan con investigadores académicos en campos como la ciencia, la ingeniería y la medicina. Estos profesionales son expertos en sus campos, pero pueden no ser expertos en comunicar lo que saben.

Los escritores técnicos son expertos en sintetizar material complejo de alto nivel. Leen los hallazgos de los investigadores y usan lo que aprenden para producir contenido informativo claro. Ese contenido puede aparecer en revistas académicas o estar dirigido a un público objetivo más general.

Por ejemplo, los colegios y universidades a menudo informan sobre investigaciones clave de profesores o estudiantes. Los escritores técnicos pueden describir ese trabajo de una manera que los lectores no tecnológicos entiendan sin "simplificarlo" o perder el impacto de descubrimientos impresionantes. Aquí hay un ejemplo de una nueva pinza robótica del Instituto de Tecnología de Massachusetts:

La pinza consta de dos dedos de rayos de aleta flexibles que se adaptan a la forma del objeto con el que entran en contacto. Los propios dedos se ensamblan a partir de materiales plásticos flexibles fabricados en una impresora 3D, lo cual es bastante estándar en el campo. Sin embargo, los dedos que normalmente se usan en las pinzas robóticas suaves tienen puntales cruzados de apoyo que se extienden a lo largo de sus interiores, mientras que Liu y Adelson ahuecaron la región interior para poder crear espacio para su cámara y otros componentes sensoriales.9

Los escritores también pueden ayudar a las empresas tecnológicas a describir su trabajo a una audiencia empresarial. Los escritores técnicos pueden comunicar ese trabajo de una manera que obtenga financiamiento y mantenga los proyectos en el radar de un ejecutivo.

La importancia de la redacción técnica de calidad

Los escritores técnicos son esenciales en el mundo hiperconectado de hoy. Enseñan a las personas cómo usar sus dispositivos electrónicos favoritos y hacen que la maquinaria sea utilizable para su público objetivo.

Para las empresas, los redactores técnicos son intermediarios esenciales entre los desarrolladores y el público. Sus habilidades de redacción técnica ponen los productos en manos de los usuarios y aumentan la usabilidad de cada producto, haciéndolo más valioso para los consumidores y la empresa. Considere estos importantes beneficios:

Éxito de usuario confiable

La documentación de calidad ayuda a los usuarios a lograr sus objetivos, reduciendo la confusión y la necesidad de pedir ayuda. En lugar de perder el tiempo averiguando cómo funciona algo, el usuario puede completar su tarea de forma rápida y precisa. Los usuarios se sienten más exitosos, lo que mejora la reputación del producto y mejora la comerciabilidad.

Soporte técnico menos costoso

Cuando los usuarios pueden operar un producto de forma independiente, pasan menos tiempo hablando por teléfono con el fabricante o el desarrollador. Esto ahorra dinero en ambos lados. El usuario hace las cosas más rápido y la empresa pierde menos de su presupuesto de soporte en la resolución de problemas. En cambio, ese dinero puede destinarse a innovar nuevas funciones o promover el éxito del cliente.

Registros de seguridad más sólidos

La documentación del producto a menudo incluye recomendaciones y advertencias de seguridad. Ayudan a los profesionales de la fabricación y el almacén a operar maquinaria compleja de manera segura, lo que reduce la probabilidad de lesiones. Cuando son efectivas, estas advertencias de seguridad reducen los juicios costosos y los reclamos de compensación laboral.

Las advertencias de seguridad también ayudan a las empresas de consumo a evitar juicios y mala prensa. Este es un ejemplo de una advertencia para el consumidor del manual de instrucciones de la RAV4 Prime 2021:

Opere la ventana eléctrica o el techo corredizo o el techo corredizo panorámico después de verificar que no haya posibilidad de que ningún pasajero tenga alguna parte del cuerpo atrapada en la ventana o el techo corredizo o el techo corredizo panorámico. Además, no permita que los niños operen la llave mecánica. Es posible que los niños y otros pasajeros queden atrapados en la ventanilla eléctrica, el techo corredizo o el techo corredizo panorámico.10

Advertencias como estas mantienen a las familias seguras.

Mayores Audiencias y Mejores Ventas

Sabes que tu producto puede transformar la vida de los usuarios. Los escritores técnicos transmiten ese mensaje con el máximo impacto, ayudándolo a llegar a más clientes.

Nuevas ideas realizadas

Los inversores y ejecutivos no financian especificaciones técnicas. Financian beneficios para el usuario que inspiran compras. Los escritores técnicos pueden describir proyectos de una manera que resuene con audiencias no técnicas, ayudando a los desarrolladores a obtener financiación.

Tecnología compleja simplificada

No importa el proyecto, los escritores técnicos eliminan el misterio de la tecnología. Revisan las especificaciones y los informes, extrayendo la información que es importante para los compradores y financiadores. Al comunicar esa información de una manera que los lectores puedan entender, los escritores de tecnología hacen que los productos se sientan más accesibles y fortalecen las conexiones con los clientes.

Encontrar los mejores redactores técnicos

Un redactor técnico experto vale su peso en oro, pero no siempre es fácil encontrarlo. Las empresas pueden pasar horas estudiando minuciosamente los currículos para puestos internos o revisando las carteras de los trabajadores independientes. Es mucho mejor emplear ese tiempo en promover productos innovadores o hacer ventas.

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