¿Qué es un estado de situación financiera? Y por qué es importante para su negocio

¿Ocupado en el comercio, realizando llamadas de ventas o administrando empleados? ¿Quién tiene tiempo para las finanzas?

Los propietarios de pequeñas empresas hacen malabarismos con múltiples responsabilidades y, en el ajetreo, la contabilidad a menudo pasa a un segundo plano. Pero a pesar de que su saldo bancario parece estar bien, podría haber una disminución de los fundamentos que pueden no aparecer hasta que sea demasiado tarde.

Si es dueño de un negocio, inversionista o parte de la administración, el camino más rápido hacia la tranquilidad es conocer los números de su negocio. Ya sea que contrate talento contable interno, subcontrate sus necesidades contables o lo haga usted mismo, es crucial saber cuál es su posición financiera.

Una de las mejores maneras de controlar sus finanzas es a través de un estado de situación financiera, también llamado balance general. Es el más comúnmente preparado de todos los estados financieros básicos.

En este artículo, explicamos qué es un estado de situación financiera y por qué es una herramienta poderosa para determinar la salud financiera de su negocio. También brindamos algunos consejos para prepararlo y analizarlo fácilmente utilizando tecnología de análisis y planificación financiera.

¿Qué es un estado de situación financiera?

Un estado de situación financiera es otro nombre para el balance de su empresa. Revela lo que posee su empresa (activos), cuánto debe (pasivos) y el valor que se devolvería a los inversores si su empresa fuera liquidada (patrimonio).

Un estado de situación financiera se prepara al final de un período contable, que suele ser de 12 meses, y proporciona una instantánea de la situación financiera general de su empresa en un momento dado. Esto contrasta con otros estados financieros, como un estado de resultados que muestra dónde se gasta el dinero día a día.

¿Quién utiliza un estado de situación financiera?

Los dueños de negocios, los inversionistas y la administración utilizan un estado de posición financiera para obtener rápidamente una descripción general de las fortalezas financieras y el potencial de un negocio. Estas partes interesadas utilizan la declaración para guiar sus decisiones fiscales para el futuro.

Los dueños de negocios y los jefes de departamento utilizan un estado de situación financiera para tomar decisiones internas sobre:

• Comprar más inventario basado en la acumulación de inventario actual. El componente de activos corrientes en el estado de situación financiera permite a los dueños de negocios tomar decisiones estratégicas sobre cuánto expandirse en términos de producción.
• Solicitud de crédito en base a pagos pendientes. Antes de solicitar un crédito, los dueños de negocios deben analizar cómo se financia actualmente su empresa (mediante capital o pasivos) y decidir si pueden permitirse obtener más crédito.
• Recorte de gastos a partir de un análisis comparativo de varios gastos corrientes. Los dueños de negocios deben determinar en qué artículos su empresa gasta más y reducir los gastos innecesarios. Pueden usar números de ventas de otros estados financieros (el estado de resultados, por ejemplo) para establecer una correlación entre los gastos y los ingresos.

Los accionistas e inversores utilizan un estado de situación financiera para:

• Comprenda cómo se construyen los activos en un negocio: demasiada deuda puede ser peligrosa para los nuevos inversionistas.
• Decide si un negocio presenta una buena oportunidad de inversión.
• Compare el desempeño financiero actual de una empresa con su desempeño anterior o el desempeño de sus pares en la industria.

Los acreedores están más interesados ​​en utilizar un estado de situación financiera para:

• Comprender la capacidad de una empresa para pagar la deuda.
• Evaluar y gestionar el riesgo involucrado en la concesión de crédito a una empresa.

En general, un estado de situación financiera ayuda a los usuarios de la información financiera a mantener la rentabilidad del negocio tanto a corto como a largo plazo. También ayuda a reafirmar la visión y la misión de las partes interesadas al evaluar el ritmo hacia sus metas y refinar sus estrategias.

Componentes de un estado de situación financiera

Para representar cómo una empresa adquiere recursos para ejecutar operaciones, un estado de situación financiera destaca tres secciones: activos, pasivos y patrimonio. En cualquier momento dado, los activos deben ser iguales a los pasivos más el patrimonio de los propietarios.

En el estado de situación financiera, los activos se representan a la izquierda y los pasivos y el patrimonio a la derecha. Los activos y pasivos se subdividen en corrientes y no corrientes (oa largo plazo) según la facilidad con la que los activos se pueden convertir en efectivo y los pasivos se pueden liquidar.

• Activo circulante: Recursos que se pueden convertir en efectivo dentro de los próximos 12 meses. Los ejemplos incluyen equivalentes de efectivo y cuentas por cobrar.
• Pasivo circulante: Obligaciones que deben ser pagadas dentro de un año. Un ejemplo es el dinero que su empresa debe a los acreedores (cuentas por pagar).
• Activos no corrientes: también llamados activos fijos o a largo plazo, estos recursos no se pueden convertir en efectivo dentro de un año y se utilizan para administrar el negocio. Los ejemplos incluyen muebles (activos tangibles) y patentes (activos intangibles).
• Pasivos no corrientes: Obligaciones o deudas (o sus partes) que tardan más de un año en ser pagadas. Un ejemplo es la pensión de sus empleados.
• Patrimonio de los accionistas: la cantidad que recibirá un inversionista o un accionista si su empresa se liquida después de liquidar todas las obligaciones de deuda.

Tipos de estado de situación financiera (con ejemplos visuales)

Las empresas pequeñas e independientes tienden a tener estados de situación financiera más simples en comparación con las empresas grandes, que generalmente tienen muchas clasificaciones complejas en todos los componentes. Independientemente del tamaño de la empresa, hay tres formas en que los contadores dan formato a un estado de situación financiera: tamaño común, comparativo y vertical.

Es el formato más popular para preparar un estado de situación financiera. A diferencia de otros formatos, cada columna en un balance general de tamaño común anota la información como un porcentaje de los activos totales.

Muestra información en forma de ecuación contable con activos a la izquierda y pasivos y acciones a la derecha (ilustrado a continuación). En la práctica, sin embargo, no necesariamente tiene que seguir el formato de ecuación para la representación; también puede utilizar la presentación vertical.

Este formato representa el rendimiento de los tres componentes a lo largo del tiempo. Muestra cifras históricas junto con las últimas cifras y el cambio porcentual. La división derecha e izquierda (como en un balance general) generalmente no se usa en este formato.

En formato vertical, los componentes se presentan en una sola columna, comenzando con los activos y luego con el patrimonio y los pasivos. Además, dentro de cada categoría, las partidas se organizan en orden de liquidez, de menos líquido (como activo a largo plazo o no circulante) a más líquido (como equivalentes de efectivo). La liquidez se refiere a la facilidad con la que un recurso puede convertirse en efectivo.

Tenga en cuenta el problema del valor en un estado de situación financiera

Ejercer el juicio al sacar conclusiones de los números en un estado de situación financiera. El método utilizado para preparar los estados financieros tiene ciertas limitaciones que debe tener en cuenta. Éstos son algunos de ellos:

• Un activo no puede valorarse en un estado de situación financiera a menos que haya estado involucrado en una transacción. Entonces, si una empresa ha desarrollado una plataforma web, su valor no se mencionará en la declaración.
• Los activos como la maquinaria no pueden valorarse correctamente a pesar de tener en cuenta la depreciación (debido al desgaste), ya que no tienen en cuenta los cambios en el valor actual debido a las fluctuaciones del mercado.
• La declaración solo muestra una instantánea de la situación financiera de una empresa al final del año. Por lo tanto, mostrará que una empresa es financieramente saludable incluso si liquida sus deudas el último día del período contable. No busca la consistencia.

Al preparar un estado de situación financiera, sea más crítico que un usuario pasivo del estado de situación financiera.