¿Qué es la planificación de escenarios? Por qué debería importarle y lo que necesita saber

Según el Hype Cycle de Gartner, la planificación de escenarios está a menos de dos años de alcanzar un nivel de uso estable y constante para las instituciones de educación superior (contenido completo disponible para los clientes de Gartner). Si su pequeña empresa aún no ha implementado esta metodología de gestión, querrá incorporarse pronto.

Si es nuevo en la planificación de escenarios, esta guía lo tiene cubierto. Y para brindarle ayuda adicional, creamos una plantilla para ayudarlo con la planificación de escenarios.

La planificación de escenarios es una metodología de gestión que ayuda a las organizaciones a obtener una previsión estratégica mediante la visualización y el análisis de posibles resultados. A los efectos de esta guía, un escenario es una narración sobre cómo podría ser el futuro, creada a través de un proceso destinado a fomentar el pensamiento estratégico.

La planificación de escenarios es importante porque brinda a las organizaciones la oportunidad de idear y "probar en el futuro" una variedad de estrategias comerciales, sopesar riesgos y prepararse para tomar decisiones clave con anticipación y/o durante períodos de incertidumbre.

Un concepto similar a la planificación de escenarios es la planificación de contingencia, que las organizaciones pueden usar para ayudarse a pivotar en caso de un cambio repentino. La planificación de escenarios ayuda a las empresas a predecir cambios más graduales, como una pérdida de ingresos o los efectos prolongados de la pandemia de COVID-19.

Si los últimos años les han enseñado algo a los líderes de las pequeñas empresas, es que no podemos predecir el futuro. Nadie anticipó que en 2020, la economía se detendría, los restaurantes y las tiendas físicas se verían obligados a cerrar y los empleados comenzarían a trabajar desde casa en masa.

Avance rápido hasta 2022, y la incertidumbre se ha convertido en la nueva normalidad, con la aparición de nuevas variantes de COVID, disturbios políticos y la cadena de suministro global en crisis. Ahora que los líderes de pequeñas empresas saben que deben esperar lo inesperado, los beneficios de la planificación de escenarios son más claros que nunca.

La planificación de escenarios brinda a los líderes de pequeñas empresas la oportunidad de generar ideas sobre posibles escenarios con los empleados y las partes interesadas, y convertir esos conocimientos y recomendaciones en un recurso al que la empresa puede referirse en el futuro. Completar una plantilla de planificación de escenarios, como la siguiente, es una forma en que las PYMES pueden diseñar escenarios y calcular respuestas que sean efectivas y procesables:

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La planificación de escenarios es más efectiva cuando es colaborativa, así que considere realizar un taller de planificación de escenarios donde los empleados trabajen en equipos para imaginar escenarios y completar la plantilla en consecuencia. También puede considerar invitar a las partes interesadas a participar o solicitar su opinión a través de una entrevista, que es una sugerencia del Scenario Planning Playbook de Gartner (contenido completo disponible para los clientes de Gartner).

La planificación de escenarios beneficia a cualquier organización que sea vulnerable al cambio. Aunque la pandemia de COVID-19 no es la única razón por la que las empresas están considerando la planificación de escenarios, es un evento catalizador que ha revelado la necesidad de estar preparados para cualquier situación.

La educación superior, los recursos humanos y la planificación comunitaria/desarrollo inmobiliario son tres ejemplos de áreas que se beneficiarían de la planificación de escenarios en general, pero particularmente a la luz de la crisis sanitaria mundial y los desafíos que ha presentado.

Educación más alta

No se puede negar que la pandemia de COVID-19 ha remodelado el panorama de la educación superior. Solo en los Estados Unidos, la inscripción ha disminuido en un 5,1%, mientras que el 84% de los estudiantes universitarios han cambiado sus clases en línea.

La educación superior es un área en la que los administradores no solo tuvieron que actuar rápidamente para mitigar los efectos a corto plazo de la pandemia, sino también desarrollar estrategias que abordaran sus impactos a largo plazo. Hacia el final del semestre de la primavera de 2020, los líderes de la Universidad Purdue de Fort Wayne (PFW) participaron en un proceso de planificación de escenarios de tres semanas para determinar si podían reabrir el campus de manera segura y mantener un entorno de bajo riesgo para la instrucción en persona durante el 2020. -2021 año escolar. Reunieron 22 grupos de trabajo compuestos por 140 profesores y personal para sopesar los pros y los contras de ocho escenarios diferentes. Gracias a sus esfuerzos de colaboración, el campus de PFW permaneció abierto durante todo el año escolar 2020-2021.

El Dr. Jeffrey Malanson, Director de Planificación Estratégica e Implementación en PFW, atribuye a la planificación de escenarios el hecho de brindar a los docentes y al personal oportunidades para brindar aportes, y también por la forma en que permitió que el liderazgo actuara sobre esos aportes para crear un cambio social significativo. Uno de esos resultados de la iniciativa de planificación estratégica de PFW es PFW Prepared, un sitio web que proporciona a los estudiantes, profesores y personal datos actualizados periódicamente sobre casos, cuarentena y vacunación.

PFW es un excelente ejemplo de las formas en que las instituciones de educación superior pueden implementar la planificación de escenarios. A medida que los colegios y universidades continúan navegando por el aprendizaje remoto y las interrupciones en la vida del campus, la planificación de escenarios debe implementarse como una iniciativa continua.

Recursos humanos

De acuerdo con el Instituto de Certificación de Recursos Humanos (HRCI), la planificación efectiva de escenarios depende de una futura fuerza laboral preparada. ¿Y quién está mejor equipado para tomar la iniciativa en el desarrollo de estrategias proactivas de fuerza laboral que los profesionales de recursos humanos?

Carla Patton, Directora de Personas en RAPP, dice: "Es importante que Recursos Humanos piense fuera de la caja, estudie tendencias y analice lo que está sucediendo en el mundo que podría afectar el lugar de trabajo y sus empleados". Entre esas tendencias se encuentra una escasez generalizada de talentos que ha afectado los esfuerzos de reclutamiento en todo el país. Cuando les pedimos a 300 reclutadores que calificaran la dificultad de encontrar, atraer y reclutar a personas que buscan trabajo en una escala de uno (nada difícil) a siete (extremadamente difícil) como parte de nuestra Encuesta de estrategia de reclutamiento de 2021, la mayoría (65 %) eligió un cinco o más.

La planificación de escenarios se puede utilizar como parte del proceso de planificación estratégica de recursos humanos, que Gartner define como la forma en que los líderes de recursos humanos planifican los riesgos y oportunidades comerciales al priorizar y asignar recursos a las iniciativas de recursos humanos. La planificación de escenarios puede ayudar a los profesionales de recursos humanos a determinar las necesidades de personal actuales y futuras mediante el desarrollo de múltiples escenarios.

Según la Oficina de Administración de Personal de EE. UU., el aspecto narrativo de la planificación de escenarios ofrece a las empresas una forma más cualitativa de considerar los resultados futuros para su fuerza laboral que simplemente observar tendencias basadas en datos cuantitativos.

La planificación de escenarios puede ayudar a los profesionales de recursos humanos al permitirles considerar cómo las condiciones futuras afectarán a su organización, evaluar las ramificaciones para su fuerza laboral y los requisitos de competencia, y desarrollar estrategias de cierre de brechas de habilidades, entre otras cosas.

Planificación comunitaria y desarrollo inmobiliario.

Según un informe de Wantman Group (WGI) de 2021, los procesos tradicionales de planificación comunitaria no fueron diseñados para manejar incertidumbres críticas. Incluso antes de la pandemia, las comunidades de todo el mundo vieron “cambios extraordinarios en varios frentes, desde el torrente de tecnologías disruptivas hasta eventos relacionados con el clima sin precedentes”.

¿Cómo faltaban los procesos tradicionales de planificación? El transporte convencional y la planificación del uso de la tierra observaron las tendencias pasadas para predecir el futuro. Los planificadores regionales midieron el tráfico y la demanda de viviendas utilizando datos de patrones anteriores de crecimiento y migración. Pero estos procesos solo estaban considerando datos cuantitativos que no reflejan los cambios culturales significativos que han ocurrido en los últimos dos años.

Al igual que la planificación estratégica de recursos humanos, la planificación de escenarios agrega un elemento cualitativo muy necesario a los métodos de planificación más tradicionales utilizados por los desarrolladores inmobiliarios en sus planes y diseños de proyectos. Ayuda a las partes interesadas y participantes en el proceso de planificación comunitaria a centrarse en la probabilidad de ciertas tendencias, así como en el nivel de riesgo de ciertas geografías o poblaciones para un evento como una inundación u otro clima extremo.

La imagen de arriba es de Highwoods Preserve Parkway en Tampa, Florida: "La rotonda a prueba de futuro". Esto fue parte de un esfuerzo de rediseño de la intersección en el que WGI ideó varios escenarios de volumen de tráfico para determinar el diseño óptimo y cuánto crecimiento futuro podría acomodar la rotonda.

La planificación de escenarios puede ayudar a los planificadores comunitarios y desarrolladores inmobiliarios al generar un plan tangible, una política o un diseño de producto respaldado por investigaciones tanto cuantitativas como cualitativas. También puede ayudar a los equipos a realizar pruebas de estrés en los diseños existentes al imaginar múltiples escenarios y futuros alternativos.

Después de los últimos dos años, los beneficios de la planificación de escenarios se han vuelto más evidentes no solo para las PYMES, sino también para los proveedores de software. Aquí hay algunos sistemas que soportan esta metodología:

software CRM

El software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) permite la interacción con el cliente, el soporte y la gestión de relaciones. Si bien la planificación de escenarios no es una función típica de las plataformas de CRM, algunos proveedores ofrecen una función de modelado de escenarios que permite a los usuarios diseñar y explorar escenarios en función de las tendencias económicas y sociales. Pregúntele a un representante si esto es algo que ofrece su plataforma antes de comprar el software CRM, o explore nuestra base de datos para obtener más información.

Software de gestión financiera

El software de gestión financiera se utiliza para rastrear y analizar la estabilidad financiera de las organizaciones, así como para hacer predicciones sobre su desempeño financiero futuro. Las características incluyen planificación financiera, previsión, elaboración de presupuestos, planificación de escenarios, consolidación y herramientas de colaboración.

Software de gestión de riesgos

El software de gestión de riesgos ayuda a las organizaciones a medir los niveles de riesgo en los proyectos y procesos en curso y generar información significativa y planes de acción para mitigar el riesgo. El software ofrece herramientas para documentar el gobierno corporativo, el riesgo y las tareas de cumplimiento, así como para garantizar que estos elementos se alineen con los objetivos comerciales.

La planificación de escenarios requiere un compromiso significativo de tiempo y esfuerzo. También existe la realidad de que, si bien planificamos escenarios para abordar las incertidumbres, los factores que afectan los planes pueden cambiar de un día para otro. Esto significa que la planificación de escenarios debe ser una iniciativa continua, y no solo una actividad de lluvia de ideas única.

Si su empresa aún no puede comprometerse con la planificación de escenarios, aquí hay algunas alternativas:

Organice reuniones de equipo periódicas: incluso si no piensa en posibles escenarios, sigue siendo una buena idea reunirse periódicamente con los empleados y las partes interesadas para analizar el estado de su empresa. Estas reuniones también serán una buena oportunidad para intercambiar ideas sobre cualquier inquietud que surja, ya sea obtener suministros para un próximo proyecto o discutir cómo su empresa quiere manejar la aplicación de las pautas de salud pública en su área.

Hable con colegas en su industria: cuando desarrolla relaciones con propietarios de pequeñas empresas similares, puede intercambiar ideas y descubrir cómo están respondiendo a las dificultades.

Ahorre para un día lluvioso: si bien la planificación de escenarios puede ayudarlo a resolver los detalles de un evento que resulta en una pérdida de ingresos, es una buena idea invertir en un fondo de emergencia, si puede, para que su empresa tenga algo que hacer. recurra si recibe un golpe financiero.

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Metodología de la encuesta

Encuesta de estrategia de reclutamiento de Capterra 2021

La Encuesta de estrategia de reclutamiento de Capterra se realizó en julio de 2021. Recopilamos 300 respuestas de trabajadores con responsabilidades de reclutamiento en empleadores de EE. UU. El objetivo de esta encuesta era saber cuánto luchan las empresas con el reclutamiento y la contratación, y qué soluciones han considerado para mejorar los resultados del reclutamiento y la contratación.